Geschäftliche E-Mail-Vorlagen: Für jeden Anlass die passende Vorlage

Eine gut verständliche E-Mail sollte immer gleich aufgebaut sein. Da hilft es, für geschäftliche E-Mail-Formulierungen Beispiele zur Hand zu haben und nicht jede Mail komplett neu zu schreiben. Wir haben die wichtigsten E-Mail-Vorlagen für Ihr Business zusammengestellt.

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Worin liegt der Vorteil von Geschäfts-E-Mail-Vorlagen?

Eine E-Mail ist in der Geschäftspraxis oft der erste Kontaktpunkt zwischen Unternehmen und potenziellen Kunden. Im besten Fall kommt Ihre Mail nicht nur im direkt zum Punkt, sondern überzeugt das Gegenüber auch und bewegt zu einer Handlung.

Im beruflichen Kontext sollten Sie gewisse Standards beachten und einhalten, sodass professionelle E-Mails zu schreiben niemals willkürlich sein sollte. Gerade wenn Sie viele geschäftliche Mails verfassen müssen, lohnen sich E-Mail-Vorlagen, die grundlegende Standards innerhalb der Vielzahl von ausgehenden Mails definieren. Ob bei der Terminfindung, der Vorstellung des Dienstleistungsportfolios oder der Übermittlung eines konkreten Angebots: Hierzu Muster zu verwenden, spart nicht nur Zeit, sondern sichert auch die Qualität bei immer wiederkehrenden Kommunikationsanlässen.

Geschäftliche E-Mail-Vorlagen für die Kontaktaufnahme

Eine erste Kontaktaufnahme, eine Terminfindung oder ein Austausch, um Details des Dienstleistungsangebots zu besprechen: Die Kommunikation rund um die Koordinierung und den Kontakt nimmt oft den größten Anteil der E-Mails ein und bietet sich dadurch ideal für die Nutzung von Vorlagen an.

Die exemplarischen E-Mails, die Sie im Folgenden finden, bewegen sich im Rahmen einer höflich-formellen Kundenbeziehung, was besonders zu Beginn eines Austauschs meist angebracht ist. Je nach Branche und bisherigem Austausch bieten sich auch passendere Grußformeln an, die der Kommunikation eine persönlichere Note geben.

Empfangsbestätigung, beispielsweise über ein Kontaktformular auf der Firmenwebsite

Betreff: Danke für Ihr Interesse!

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

vielen Dank für Ihre Nachricht und das damit verbundene Interesse an [Unternehmensname] und unseren Leistungen.

Wir werden Ihre Nachricht schnellstmöglich beantworten und stehen Ihnen auf Wunsch auch gerne persönlich zur Verfügung. Bis dahin erhalten Sie Informationen rund um unsere [Produkte/Dienstleistungen] beispielsweise auch auf [Link zu Social Media, z. B. YouTube] oder in unserem [Link zum Download, z. B. Unternehmenspräsentation oder Whitepaper].

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Team von [Unternehmensname]

Erneute Kontaktaufnahme per E-Mail

Betreff: Wie können wir Sie weiter unterstützen?

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

wir standen vor einiger Weile zu [Anfrage/Produkt/Projekt] im Austausch. Daran möchte ich gerne anknüpfen und in einem persönlichen Gespräch Möglichkeiten zur Zusammenarbeit besprechen. Haben Sie in der kommenden Woche Zeit für einen Termin?

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Tipp

Auch die persönliche Signatur am Ende einer Mail ist ein wesentliches Element Ihres Auftritts. Die Praxis zeigt: Eine saubere und klar strukturierte Signatur fördert die Kontaktaufnahme, da die wichtigen Informationen bei einer professionellen E-Mail-Signatur besser erfasst werden.

Begrüßung neuer Kunden

Betreff: Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit!

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

wir freuen uns, dass Sie sich für uns und unser/e [Produkt/Dienstleistung] entschieden haben. Ich habe für einen schnellen Einstieg eine Reihe von Unterlagen zusammengestellt, die Sie unter [Link] finden. Für alle weiteren Fragen rund um die Nutzung wenden Sie sich gerne direkt an mich, und ich koordiniere alles Weitere.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Follow-up-Mail nach erstem Austausch/Termin

Betreff: Weitere Informationen rund um das Angebot von [Unternehmensname]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

es freut mich, dass ich bei unserem ersten Austausch [per Mail / per Telefon / auf Social-Media-Plattform etc.] Ihr Interesse für [Unternehmensname] wecken konnte. Im nächsten Schritt würde ich Ihnen gerne noch genauer unseren Ansatz im Bereich [Name des Themas] vorstellen.

Dazu können wir einen Termin ausmachen oder ich schicke Ihnen zusätzliches Informationsmaterial zu – gerne auch beides in Kombination.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Terminbestätigung

Betreff: Bestätigung Ihres Termins am [Datum/Uhrzeit]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

hiermit bestätige ich den Termin am [Datum] um [Uhrzeit] für [Besprechung/Präsentation] in unseren Räumlichkeiten / per Microsoft Teams / Zoom etc. Wir freuen uns auf den Austausch und stehen natürlich auch im Vorfeld für etwaige Fragen zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

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Business-E-Mail-Vorlagen rund um Angebote und Rechnungen

Wenn sich nach ersten Gesprächen gemeinsame Projekte und potenzielle Aufträge anbahnen, ist es an der Zeit, Angebote und nach geleisteter Arbeit auch Rechnungen zu versenden. Gerade für diese Standard-E-Mails lohnt sich die Nutzung von Vorlagen, um Zeit zu sparen. Einfach Datum, Rechnungsnummer etc. eintragen, Datei als PDF anhängen und absenden!

Versand eines ersten Angebots

Betreff: Ihr individuelles Angebot

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

ich freue mich, Ihnen ein maßgeschneidertes Angebot für [Produkt/Dienstleistung] zukommen zu lassen. Im angehängten Dokument finden Sie eine detaillierte Aufstellung der einzelnen Komponenten. Wenn Sie hierzu Fragen oder Anpassungswünsche haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Nachfassen zu einem Angebot

Betreff: Nachfassen zu unserem Angebot vom [Datum]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

wir haben uns vor einer Weile zu einer Aufstellung der Kosten zu [Produkt/Dienstleistung] ausgetauscht. Haben Sie das Angebot erhalten und bereits die Zeit gehabt, dieses durchzuschauen? Haben Sie diesbezüglich Fragen oder benötigen Sie zusätzliche Informationen? Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass das Angebot nur noch bis zum [Datum] gilt und wir danach erneut über eine Beauftragung im gewünschten Rahmen sprechen müssten.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Rechnungsstellung zu erfolgter Dienstleistung / verkauftem Produkt

Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] – bitte bis [Datum] begleichen

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

hiermit schicke ich Ihnen die detaillierte Aufstellung der bisher geleisteten [Arbeitsleistung] / der von Ihnen gekauften [Produktname].

Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum [Datum] auf das im Rechnungsdokument angegebene Geschäftskonto. Für Rückfragen bezüglich der Informationen stehe ich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Erinnerung bei unbezahlter Rechnung

Betreff: Zahlungserinnerung - Rechnung #[Rechnungsnummer]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

ich möchte Sie höflich daran erinnern, dass die Zahlung für die Rechnung #[Rechnungsnummer] bis zum [Fälligkeitsdatum] noch aussteht. Bitte überweisen Sie den Betrag auf das angegebene Konto. Bei Fragen zur Rechnung stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Sollten Sie bereits eine Zahlung veranlasst haben, betrachten Sie diese Mail als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Mahnung bei unbezahlter Rechnung innerhalb der angegebenen Frist

Betreff: Wichtig: Erste Mahngebühren werden erhoben – Rechnung unbezahlt

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass die fristgerechte Bezahlung der Rechnung [Rechnungsnummer] immer noch aussteht und wir uns damit gemäß der Vertragsvereinbarung gezwungen sehen, Mahngebühren in Höhe von [Betrag] zu erheben.

Bitte kommen Sie umgehend der Begleichung der Rechnung nach, um weitere Mahngebühren zu vermeiden.

Sollten Sie bereits eine Zahlung veranlasst haben, betrachten Sie diese Mail als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Tipp

Ein professioneller Unternehmensauftritt zeigt sich natürlich nicht erst im Inhalt einer E-Mail, sondern fängt bereits bei der passenden E-Mail-Adresse an. Mit IONOS haben Gewerbetreibende und Unternehmen die Möglichkeit, ihre eigenen Wunsch-E-Mail-Adressen zu generieren und so von der ersten Kontaktaufnahme an zu überzeugen.

Geschäftliche E-Mail-Schreiben als Muster für Akquiseanlässe

Neben der Regelkommunikation rund um Termine und Rechungen dienen E-Mails auch immer wieder zum Erstkontakt potenzieller Unternehmen und Neukundinnen und -kunden. Auch Infomaterialien in Form von Präsentationen lassen sich per Mail bereits beim ersten Kontakt als virtuelle Visitenkarte versenden.

Kaltakquise bei potenziellen Kundengruppen

Betreff: Lassen Sie sich von unserem Angebot überzeugen

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

ich bin über [LinkedIn/Werbung/Vortrag] auf Ihr Unternehmen aufmerksam geworden. Nachdem ich mir weitere Informationen über Ihr Unternehmen [auf der Website / in der Presse etc.] durchgelesen habe, bin ich davon überzeugt, dass wir [ein passendes Produkt / eine passende Dienstleistung] anbieten, die Ihnen weiterhilft.

Wir sind ein Unternehmen mit Spezialisierung im Bereich [Marketing/Automatisierung etc.] und haben bereits ähnliche Unternehmen wie [Liste passender Unternehmen] beraten und unterstützt.*

Gerne möchte ich Ihnen unser Angebot näher vorstellen. Haben Sie dazu in den kommenden Tagen kurz Zeit? Wie wäre es zum Beispiel am [Terminvorschlag] mit einem kurzen [Telefonat/Videocall]?

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Produktvorstellung per Präsentation oder als erster Termin

Betreff: Produktneueinführung – Entdecken Sie die Vorteile von [Produktname]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

ich würde mich freuen, Ihnen unser neues Produkt, [Produktname], vorstellen zu dürfen. Alle Informationen dazu finden Sie in der angehängten Präsentation. Ich stelle die Details gerne in einem anschließenden Austausch vor und stehe für alle Fragen rund um [Produktname] zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Geschäftliche E-Mail-Formulierungen als Beispiel für Einladungen

Im Zusammenspiel zwischen Unternehmen und neuen sowie bestehenden Kundengruppen gibt es zahlreiche Anlässe, die eine proaktive Kommunikation fordern. Dazu gehören nicht nur Einladungen zu marketingrelevanten Produkten wie Newslettern oder Präsentationen, sondern auch Termine vor Ort, um die persönliche Beziehung bei Events zu stärken.

Einladung zu einer Veranstaltung in Präsenz

Betreff: Einladung zur [Veranstaltungsname] am [Datum] in [Ort]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

ich lade Sie herzlich zur [Veranstaltungsname] am [Datum] um [Uhrzeit] ein. Die Veranstaltung findet in [Veranstaltungsort] statt. Bitte teilen Sie mir bis zum [RSVP-Datum] mit, ob Sie teilnehmen. Ich würde mich freuen, wenn wir die Gelegenheit hätten, uns persönlich auszutauschen und dazu diesen feierlichen Anlass zu nutzen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Einladung zu Webinar oder Webinarreihe

Betreff: Lernen Sie am [Datum] in [Zahl] Minuten alles rund um [Thema]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

ich lade Sie hiermit zu unserem kostenlosen Webinar zum Thema [Name] ein. Das Webinar findet am [Datum] statt und ist auf [Zahl] Teilnehmende begrenzt. Im Anschluss erhalten Sie alle Unterlagen auch per Mail. Ich freue mich auf Ihre Teilnahme.

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Newsletteranmeldung

Betreff: Bleiben Sie immer up-to-date zu [Themenbereich]

Sehr geehrte/r [Damen und Herren],

kennen Sie schon unseren exklusiven Newsletter rund um die Themen [Name, Name und Name]? Alle [X Wochen] erhalten Sie spannende Informationen aus der Praxis und damit Einblicke in [Success Stories / Anwendungsbeispiele / Themenideen etc.].

Melden Sie sich noch heute an und verpassen Sie zukünftig nicht mehr Ihre aktuellen [Thema]-News. Hier geht es zur Anmeldung: [Link]

Mit freundlichen Grüßen,

[Name]

[E-Mail-Signatur]

Fazit: Je häufiger zu einem Anlass kommuniziert wird, desto nützlicher die Vorlage

Jede Vorlage ist nur so gut wie der Businesskontext, in dem sie genutzt wird. E-Mail-Clients ermöglichen die Speicherung der Vorlagen, sodass es auch praxisnah sein kann, für eine Kaltakquise mehrere Vorlagen mit unterschiedlicher Textlänge bereitzuhalten. Ziel sollte es dabei immer sein, den geschäftlichen Nutzen so effizient wie möglich zu halten, was bei vielen wiederkehrenden Anlässe gut funktioniert.

Etwas anders sieht es bei außerplanmäßigen Anlässen aus, beispielsweise wenn eine Enschuldigung nötig ist. Aber auch dafür haben wir passende Tipps, um die perfekte Entschuldigungsmail zu verfassen.