Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook ein­rich­ten (inkl. Vorlagen)

Haben Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz erstellt, wollen Sie sie in der Regel als au­to­ma­ti­sche Antwort in Ihrem E-Mail-Programm ak­ti­vie­ren. Bei Outlook können Sie genau festlegen, wer Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz erhält, und Regeln ein­rich­ten, damit E-Mails be­stimm­ter, vorher fest­ge­leg­ter Verfasser anders be­ant­wor­tet werden als die anderer Kontakte. Wir erklären Ihnen, wie Sie bei Outlook eine Ab­we­sen­heits­no­tiz ganz nach Ihren Be­dürf­nis­sen ein­rich­ten.

Outlook-Ab­we­sen­heits­no­tiz als au­to­ma­ti­sche Antwort ein­rich­ten

Klicken Sie in Outlook oben links auf „Datei“. Daraufhin öffnet sich ein Me­nü­fens­ter mit Ihren Kon­to­in­for­ma­tio­nen und einigen Optionen.

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Klicken Sie dann auf die Schalt­flä­che „Au­to­ma­ti­sche Antworten“. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster.

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In diesem Fenster können Sie die au­to­ma­ti­sche Antwort ak­ti­vie­ren und einen Zeitraum festlegen, in dem Outlook Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz au­to­ma­tisch versendet. Wenn Sie „ab sofort“ nicht verfügbar sind, lassen Sie den Haken bei „Nur in diesem Zeitraum senden“ einfach weg.

Im unteren Feld haben Sie zwei Re­gis­ter­kar­ten. Dort können Sie zwei Ab­we­sen­heits­no­ti­zen erstellen. „Innerhalb meiner Or­ga­ni­sa­ti­on“ heißt, dass Kontakte mit gleichem Do­mä­nen­teil (nach dem „@“) diese Ab­we­sen­heits­no­tiz bekommen, wenn diese Sie an­schrei­ben.

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Alle anderen Kontakte erhalten auf Wunsch diejenige Ab­we­sen­heits­no­tiz, die Sie in der rechten Re­gis­ter­kar­te eingeben. In vielen Fällen können beide Be­nach­rich­ti­gun­gen identisch sein, wodurch ein einfaches Kopieren und Einfügen der ersten Ab­we­sen­heits­no­tiz ausreicht. Manchmal möchten Sie aber un­ter­schied­li­che Ab­we­sen­heits­no­ti­zen for­mu­lie­ren: zum Beispiel eine eher lustige für Ihre Kollegen und eine seriöse für Kunden. Sie können auch festlegen, dass nur Personen in Ihrem Adress­buch eine au­to­ma­ti­sche Antwort erhalten.

Wenn Sie Ihre Ab­we­sen­heits­no­tiz(en) fertig ein­ge­rich­tet haben, klicken Sie auf „Ok“. Ihre au­to­ma­ti­sche Antwort samt Ab­we­sen­heits­no­tiz ist dann in Outlook aktiviert.

Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook mit der Regel-Funktion ein­rich­ten

Sie sind im Urlaub und möchten in dieser Zeit keine E-Mails von Kollegen oder Kunden lesen, aber für Ihren Chef im Notfall er­reich­bar sein? Warten Sie un­ge­dul­dig auf die Antwort eines Ver­triebs­part­ners und möchten diese auch im Urlaub einsehen können? Sie wollen zumindest für Ihre Abteilung er­reich­bar sein? Solche Son­der­fäl­le lassen sich in Outlook in der Kategorie „Regeln für au­to­ma­ti­sche Antworten“ de­fi­nie­ren. Klicken Sie einfach im Dia­log­feld „Au­to­ma­ti­sche Antworten“ unten links auf „Regeln…“.

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Über „Regel hin­zu­fü­gen“ können Sie nun nach und nach Aus­nah­me­re­geln für bestimmte Kontakte oder E-Mails erstellen.

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Von oben nach unten können Sie folgende Merkmale näher spe­zi­fi­zie­ren, um Ihre Regeln ein­zu­rich­ten:

• Von…: Hier können Sie bestimmte Kontakte auswählen. Auf E-Mails dieser Kontakte reagiert Outlook dann gemäß der von Ihnen fest­ge­setz­ten Regeln. Sie können auch auf die Schalt­flä­che klicken, um aus dem Adress­buch zu wählen.
• Gesendet an…: Hierdurch bestimmen Sie E-Mails, bei denen Sie einer der Adres­sa­ten sind, z.B. bei einer Ver­tei­ler­mail. Dabei können Sie auch festlegen, ob nur direkt an Sie ge­rich­te­te E-Mails unter die Son­der­re­geln fallen und/oder Kopien von E-Mails, die Ihnen zu­ge­stellt werden.
• Betreff: Wenn der Betreff bestimmte Wörter enthält (z.B. „Wichtig“), wird mit der ent­spre­chen­den Mail gemäß Ihrer Son­der­re­gel verfahren.
• Nach­rich­ten­text: Für Fälle, in denen der Nach­rich­ten­text bestimmte Wort­fol­gen aufweist (z. B. „dringende Antwort“ oder den Namen eines besonders wichtigen Projekts), können Sie ebenfalls eine Son­der­re­gel bestimmen.

Als Aktionen stehen Ihnen folgende Optionen zur Auswahl:

• Hinweisen mit: Über diese Option legen Sie fest, dass bestimmte Ihrer Antwort-Mails einen zu­sätz­li­chen Hin­weis­text erhalten. Auch die Ak­ti­vie­rung eines Sound­ef­fekts ist möglich.
• Löschen: E-Mails, die Ihre zuvor fest­ge­leg­ten Kriterien erfüllen, werden bei Auswahl dieser Aktion einfach gelöscht.
• Ver­schie­ben in: Hiermit können Sie die E-Mails komplett in einen anderen Ordner ver­schie­ben lassen. Das ist praktisch, wenn Sie bestimmte E-Mails sammeln möchten.
• Kopieren in: Es wird eine Kopie der be­tref­fen­den Mail in einen zuvor fest­ge­leg­ten Ordner abgelegt – al­ler­dings bleibt die E-Mail im normalen Post­ein­gang erhalten.
• Wei­ter­lei­ten: Die ent­spre­chen­den E-Mails werden an eine andere Adresse wei­ter­ge­lei­tet, z. B. Ihre Pri­vat­adres­se. Unter „Methode“ haben Sie die Wahl zwischen drei An­zei­ge­op­tio­nen (Standard, Original, Anlage).
• Antworten mit: Hiermit lässt sich eine in­di­vi­du­el­le Ab­we­sen­heits­no­tiz für bestimmte E-Mails ein­rich­ten. Den Text dafür erstellen Sie wie eine E-Mail in einem neuen Dia­log­fens­ter.
• Be­nut­zer­de­fi­niert: Hiermit können Sie eigens im­ple­men­tier­te Vorlagen laden. Das ist eher für Experten gedacht.

Oben rechts unter „Erweitert…“ finden Sie noch spe­zi­el­le­re Regeln.

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Diese Son­der­funk­tio­nen er­mög­li­chen Ihnen folgende Ein­stel­lun­gen:

• Größe: Hiermit lassen sich E-Mails nach Da­tei­grö­ße filtern. Damit können Sie z. B. ver­hin­dern, dass Sie zu große E-Mails empfangen – bei­spiels­wei­se, wenn Sie im ent­spre­chen­den Zeitraum nur über das Mobilnetz Ihre Mails abrufen.
• Erhalten: Hier legen Sie einen Zeitraum fest: E-Mails, die in diesen Zeitraum fallen, werden aus­ge­son­dert.
• Außerdem können Sie Parameter für Wich­tig­keit und Ver­trau­lich­keit festlegen.
• Sie können Son­der­re­geln für un­ge­le­se­ne E-Mails und E-Mails mit Anhängen bestimmen.
• Setzen Sie einen Haken bei „Nur Elemente, die den aus­ge­wähl­ten Be­din­gun­gen nicht ent­spre­chen“, können Sie Ihre kom­plet­ten Be­din­gun­gen umkehren. Wenn Sie z.B. vorher einen Kontakt unter „Von…“ auswählen und diese Funktion ein­schal­ten, bezieht sich die Ge­samt­re­gel dann auf alle Kontakte außer der gewählten Person.
• Außerdem können Sie sich Ei­gen­schaf­ten von ein­ge­spei­cher­ten For­mu­la­ren und Do­ku­men­ten ausgeben lassen. Auch diese Option ist eher für Experten vor­ge­se­hen.

Haben Sie Ihre Regel definiert, erscheint sie in der Übersicht.

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Über diese Liste lassen sich bequem Regeln ein- und aus­schal­ten und be­ar­bei­ten. Im obigen Beispiel haben wir eine Son­der­re­gel für unseren Chef erstellt. Dessen E-Mails sollen auf ein privates E-Mail-Konto wei­ter­ge­lei­tet werden, damit wir in drin­gen­den Fällen für den Vor­ge­setz­ten er­reich­bar sind. Alle anderen Kontakte bekommen eine von zwei Ab­we­sen­heits­no­ti­zen – welche sie erhalten, hängt davon ab, ob es sich um Fir­men­kol­le­gen oder externe Kontakte handelt. Haben Sie alle Regeln fest­ge­legt, werden diese mit einem Klick auf „OK“ ge­spei­chert.

Outlook-Ab­we­sen­heits­no­tiz erstellen: Drei Vorlagen

Wenn Sie eine Outlook-Ab­we­sen­heits­no­tiz ein­rich­ten möchten, bedarf es außerdem natürlich der passenden For­mu­lie­run­gen. Mal benötigt man eine formelle Ansprache, für andere Zwecke ist wiederum eine per­so­na­li­sier­te Notiz besser geeignet. Folgende drei Vorlagen für eine mögliche Ab­we­sen­heits­no­tiz in Outlook bieten Ihnen eine po­ten­zi­el­le In­spi­ra­ti­ons­quel­le.

Uni­ver­sel­le Ab­we­sen­heits­no­tiz

Guten Tag,

Es tut mir leid, aber Sie haben mich gerade verpasst – ich bin am TT/MM/JJ zurück. Während meiner Ab­we­sen­heit können Sie NAME unter E-MAIL-ADRESSE kon­tak­tie­ren. Er/Sie kann Ihnen bei all Ihren Problemen und Fragen wei­ter­hel­fen.

Beste Grüße,

NAME

Formelle all­ge­mei­ne Ab­we­sen­heits­no­tiz

Sehr geehrte Damen und Herren,

haben Sie vielen Dank für Ihre Mail! Ich bin derzeit im Urlaub und ab dem TT/MM/JJ wieder für Sie er­reich­bar.

Ihre Mail wird aus Ver­trau­lich­keits­grün­den nicht wei­ter­ge­lei­tet. Wenden Sie sich in drin­gen­den Fällen bitte an meinen Kollegen KOLLEGE unter: E-MAIL-ADRESSE.

Mit freund­li­chen Grüßen,

NAME

Ab­we­sen­heits­no­tiz im Krank­heits­fall

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Aus per­sön­li­chen Gründen bin ich [vor­aus­sicht­lich] erst am TT.MM. wieder er­reich­bar. Dann werde ich mich gerne direkt bei Ihnen melden. Sollte es bis dahin dringende Anliegen geben, wenden Sie sich bitte an meine/n Kollegin/en NAME unter E-MAIL-ADRESSE.

Mit freund­li­chen Grüßen

NAME