Blind Carbon Copy (Bcc) – Blind­ko­pien Ihrer E-Mails

Das Bcc-Feld ist eines von drei Adress­fel­dern im E-Mail-Header und kann zu­sätz­lich zum An- oder Cc-Feld zur Adres­sie­rung von E-Mail-Emp­fän­gern verwendet werden.

Wir erklären Ihnen, was es mit der Bcc-Funktion auf sich hat, wie Sie sie im E-Mail-Verkehr verwenden und in welchen Si­tua­tio­nen Sie besser keine Bcc-Empfänger eintragen sollten.

Die Abkürzung Bcc steht für Blind Carbon Copy. Im Deutschen spricht man von einer Blind­ko­pie. Der Begriff leitet sich vom so­ge­nann­ten Durch­schlag ab, der ma­schi­nen­schrift­li­chen Kopie eines Schrift­stücks mithilfe von Koh­le­pa­pier.

Anders als bei der Carbon-Copy-Funktion (kurz Cc), bei der eine Kopie der Nachricht für alle sichtbar an sämtliche Cc-Empfänger versandt wird, bleibt ein Bcc-Empfänger den anderen Adres­sa­ten verborgen.

Die Bcc-Funktion ist nicht stan­dar­di­siert. In­for­ma­tio­nen im Bcc-Feld werden von E-Mail-Pro­gram­men und Mail-Servern je nach Im­ple­men­tie­rung mitunter sehr un­ter­schied­lich ver­ar­bei­tet.

Üblich ist folgendes Vorgehen:

• Bevor der für Ihr Postfach zu­stän­di­ge Mail-Server eine Nachricht an die von Ihnen adres­sier­ten Kontakte im An-, Cc- oder Bcc-Feld versendet, wird die Bcc-Zeile aus dem E-Mail-Header entfernt. Via Bcc adres­sier­te Kontakte werden als normale E-Mail-Empfänger behandelt und erhalten ebenso wie Cc-Empfänger eine Kopie der Nachricht. Wie alle anderen Adres­sa­ten können Bcc-Empfänger sowohl die Kon­takt­adres­sen im An-Feld als auch im Cc-Feld einsehen – die Adressen anderer Bcc-Empfänger hingegen nicht, da ent­spre­chen­de In­for­ma­tio­nen an keinen der Empfänger wei­ter­ge­lei­tet wurden.

Auch wenn die meisten Mail-Server wie oben be­schrie­ben vorgehen, ist auch eine davon ab­wei­chen­de Ver­ar­bei­tung des Bcc-Felds in Ein­zel­fäl­len möglich.

• Mitunter werden die In­for­ma­tio­nen im Bcc-Feld zwar gelöscht, die Bcc-Zeile im E-Mail-Header jedoch als leeres Feld über­mit­telt. In diesem Fall kann ein Empfänger zwar nach­voll­zie­hen, dass Dritte im Bcc adres­siert wurden – nicht jedoch, wer die Bcc-Empfänger sind.
• Möglich ist auch, dass die Bcc-Zeile lediglich bei Emp­fän­gern entfernt wird, die via An- oder Cc-Feld adres­siert wurden. Bcc-Empfänger hingegen erhalten die Mail mit Bcc-Zeile und finden dort entweder nur die eigene Adresse oder – bei einer besonders un­güns­ti­gen Im­ple­men­tie­rung – alle via Bcc adres­sier­ten Kontakte.

Bcc-Empfänger erhalten an andere Empfänger adres­sier­te E-Mails in Kopie, ohne dass die ei­gent­li­chen Adres­sa­ten darüber in­for­miert werden. Das klingt zunächst nach frag­wür­di­ger Ge­heim­nis­krä­me­rei, hat in be­stimm­ten Kom­mu­ni­ka­ti­ons­si­tua­tio­nen jedoch seine Be­rech­ti­gung – und zwar immer dann, wenn die E-Mail-Adressen der Bcc-Empfänger geschützt werden sollen.

Im Vor­der­grund stehen dabei drei Motive:

• Da­ten­schutz: Setzen Sie Kontakte nur dann auf Cc, wenn diese ein­ver­stan­den sind, dass ihre E-Mail-Adresse an alle Adres­sier­ten wei­ter­ge­ge­ben werden.
• Spam-Prä­ven­ti­on: Rundmails, bei denen alle Adressen des Ver­tei­lers im An- oder Cc-Feld sichtbar auf­ge­führt werden, sind ein ge­fun­de­nes Fressen für Spammer.
• Schutz vor Viren: Schützen Sie Ihre Kontakte vor Schadware, indem Sie deren E-Mail-Adresse bei Rundmails nicht für jeden Empfänger sichtbar im An- oder Cc- verwenden. Auch In­ter­net­kri­mi­nel­le tragen sich für News-Letter oder Werbe-Mailings ein und verwenden E-Mail-Adressen, die fahr­läs­sig wei­ter­ge­ben werden, für Ihre Zwecke.

Zur Anwendung kommt das Bcc-Feld bei­spiels­wei­se bei Rund­schrei­ben an einen größeren Emp­fän­ger­kreis.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Weih­nachts­gruß an Ihre Kunden, Ge­schäfts­part­ner und Zu­lie­fe­rer versenden. Um sich den Aufwand zu er­leich­tern, ver­zich­ten­den Sie auf in­di­vi­dua­li­sier­te Schreiben und lassen jedem Kontakt statt­des­sen dieselbe E-Mail zukommen. Würden Sie sämtliche Kontakte für alle sichtbar im An-Feld oder per Cc adres­sie­ren? Ver­mut­lich nicht. Um die Daten Ihrer Kunden zu schützen und sich in Bezug auf Ihre Ge­schäfts­be­zie­hun­gen bedeckt zu halten, sollten Sie statt­des­sen das Bcc-Feld verwenden.

Relevant ist Da­ten­schutz jedoch nicht nur im ge­schäft­li­chen Bereich. Auch eine Lehrerin bei­spiels­wei­se, die den Teil­neh­mern eines El­tern­abends In­for­ma­ti­ons­ma­te­ri­al oder ein Protokoll zukommen lässt, sollte auf Kon­takt­lis­ten im Cc ver­zich­ten und die Empfänger statt­des­sen per Bcc adres­sie­ren. Dies Vorgehen schützt die Daten der Adres­sier­ten und ver­hin­dert, dass E-Mail-Adressen un­kon­trol­liert ver­brei­tet werden und dadurch mög­li­cher­wei­se Spammern in die Hände fallen.

Un­ge­eig­net ist die Blind­ko­pie hingegen für interne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zes­se.

Auch intern pflegen Un­ter­neh­men einen regen E-Mail-Verkehr. In diesem Zu­sam­men­hang in­for­mie­ren Mail-Kopien Kollegen und Vor­ge­set­ze über Ar­beits­pro­zes­se und sorgen so für Trans­pa­renz. Die Bcc-Funktion hingegen ist einer trans­pa­ren­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on ab­träg­lich.

Stellen Sie sich vor, Sie be­spre­chen ein Problem per Mail, Ihr Ge­sprächs­part­ner antwortet jedoch nicht nur Ihnen, sondern setzt ohne Ihr Wissen einen Dritten via Bcc in Kenntnis. Sie würden sich ver­mut­lich hin­ter­gan­gen fühlen oder zumindest fragen, warum Ihnen der stille Mitleser ver­heim­licht wurde.

Wir empfehlen Ihnen daher, innerhalb der eigenen Or­ga­ni­sa­ti­on auf die Bcc-Funktion zu ver­zich­ten und statt­des­sen das Cc-Feld zu nutzen. Es sei denn, Sie möchten bestimmte Kollegen bewusst aus längeren E-Mail-Dis­kus­sio­nen her­aus­zu­hal­ten. Hin­ter­grund ist, dass Bcc-Empfänger bei der Funktion „Allen Antworten“ nicht au­to­ma­tisch adres­siert werden. Möchten Sie einen Kollegen einmalig mit Ihrer Mail in Kenntnis setzten, ihm jedoch den nach­fol­gen­den Mail-Verkehr ersparen, empfiehlt es sich, ihn auf Bcc zu setzten und andere Empfänger in der Nachricht explizit auf diesen Umstand hin­zu­wei­sen.