Nextcloud Workspace vs. Microsoft 365 – Ein Vergleich

In der modernen Arbeitswelt sind effiziente, digitale Arbeitsumgebungen unverzichtbar. Nextcloud Workspace und Microsoft 365 sind beides Lösungen für Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenmanagement. Die Systeme bieten umfangreiche Funktionen, unterscheiden sich jedoch in Bezug auf Hosting, Datenschutz und Flexibilität. Dieser Artikel zeigt Ihnen die wichtigsten Unterschiede und hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu wählen.

Übersichtstabelle: Nextcloud Workspace vs. Microsoft 365

Kurzvorstellung: Nextcloud Workspace

Nextcloud Workspace ist eine integrierte Officesuite für Unternehmen, die Wert auf Sicherheit, Flexibilität und Datenschutz legen. Sie kombiniert Dateien, Office-Anwendungen, Kommunikationstools und Automatisierungsfunktionen in einer zentralen Arbeitsumgebung. Alle Daten werden auf IONOS-Servern in deutschen Rechenzentren gehostet, sodass Sie die volle Kontrolle behalten.

Die modulare Architektur erlaubt es, genau die Funktionen zu aktivieren, die Ihr Unternehmen benötigt. Groupware-Apps wie Mail, Calendar, Contacts oder Deck sorgen für eine effektive Teamorganisation. Office-Tools und der AI Assistant ermöglichen produktives Arbeiten in Echtzeit, während Nextcloud Talk sichere Kommunikation via Chat oder Videokonferenz bietet. Zusätzlich können Automatisierungen über Flow, Tables und die API individuell umgesetzt werden.

Kurzvorstellung: Microsoft 365

Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Plattform für Produktivität, Kommunikation und Zusammenarbeit, die weltweit in Unternehmen aller Größen eingesetzt wird. Sie bietet bekannte Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sowie Tools zur Kommunikation, Projektplanung und Teamarbeit. Mit Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive stehen Unternehmen umfassende Möglichkeiten zur E-Mail-Verwaltung, Dateiablage und Echtzeit-Zusammenarbeit zur Verfügung.

Microsoft 365 ist vollständig in der Cloud realisiert, wodurch Nutzerinnen und Nutzer jederzeit und von jedem Gerät auf ihre Daten zugreifen können. Abonnements pro User regeln die Lizenzierung, und regelmäßige Updates stellen sicher, dass alle Funktionen stets auf dem neuesten Stand sind. Die Plattform richtet sich insbesondere an Unternehmen, die standardisierte, vollständig verwaltete Lösungen bevorzugen und keinen eigenen Serverbetrieb wünschen.

Nextcloud Workspace vs. Microsoft 365: Vergleich der einzelnen Aspekte

Obwohl es sich bei beiden Lösungen im Grunde genommen um Collaboration-Tools handelt, findet man im direkten Vergleich Microsoft 365 vs. Nextcloud Workspace einige Unterschiede.

Hosting und Datenkontrolle

Nextcloud Workspace bietet maximale Sicherheit beim Hosting. Dank des Hostings bei IONOS in deutschen Rechenzentren bleiben alle Daten vollständig unter eigener Kontrolle und sensible Informationen gelangen nicht automatisch in die Cloud eines nicht vertrauenswürdigen Drittanbieters. Diese Variante eignet sich besonders für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen oder gesetzlichen Vorgaben, wie sie in der EU üblich sind. Microsoft 365 ist vollständig cloudbasiert, und abhängig davon, wo Sie den Dienst buchen, werden die Daten in Microsoft-Rechenzentren gespeichert. Zwar gibt es Sicherheits- und Verschlüsselungsmechanismen, die Kontrolle über die physische Datenhaltung ist jedoch eingeschränkt.

Kosten

Im Vergleich von Nextcloud vs. Microsoft 365 setzen beide Lösungen auf Abonnementbasis pro User. Die Preise variieren bei Microsoft je nach Plan und enthalten unterschiedliche Funktionspakete, wobei Nutzerinnen und Nutzer nur in den teuersten Plänen erweiterte Funktionen und Features wie Identitäts- und Zugriffsverwaltung erhalten. Microsofts KI-Assistent Copilot kann als kostenpflichtiges Add-On erworben werden. Bei Nextcloud Workspace erhalten alle Kundinnen und Kunden denselben Funktionsumfang, also die umfangreiche Office-Suite inklusive des AI-Assistenten, die Preise variieren dabei nur abhängig von der Anzahl der Nutzenden.

Apps und Module

Nextcloud Workspace setzt auf ein modulares System, das sich flexibel an die Anforderungen unterschiedlicher Unternehmen anpassen lässt. Die Lösung bietet sowohl Office-Anwendungen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen als auch Groupware-Dienste für Mail, Kalender und Kontakte. Darüber hinaus können alle Module durch zusätzliche Apps oder Integrationen erweitert werden. Diese offene Struktur macht Nextcloud besonders vielseitig und individuell konfigurierbar. Microsoft 365 bietet hingegen eine umfassende Sammlung bewährter Anwendungen, die weltweit in Unternehmen zum Einsatz kommen. Die Programme sind stark miteinander vernetzt, was eine konsistente Benutzererfahrung ermöglicht. Allerdings ist die Struktur weitgehend vorgegeben und lässt sich nur eingeschränkt anpassen. Dadurch ist Microsoft 365 übersichtlich und standardisiert, bietet aber weniger individuelle Gestaltungsmöglichkeiten.

Datenschutz und Compliance

Nextcloud Workspace ist besonders für Unternehmen interessant, die strenge Datenschutzvorgaben einhalten müssen. Da die Daten auf Servern in deutschen Rechenzentren liegen, ist volle Kontrolle über Zugriff, Speicherung und Verarbeitung gewährleistet. Nextcloud ist somit vollständig DSGVO-konform und unterliegt dank des Hostings in Deutschland nicht dem CLOUD-ACT. Erwerben Sie das Abonnement direkt bei Microsoft 365, stehen Ihnen zwar Sicherheitsmechanismen und Compliance-Zertifizierungen zur Verfügung, die Datenhoheit liegt jedoch beim Anbieter. Als US-amerikanischer Anbieter muss Microsoft sich außerdem dem CLOUD-ACT beugen. Unternehmen müssen bei der Nutzung von Microsoft 365 auf vertragliche Vereinbarungen setzen, um DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.

Flexibilität und Anpassbarkeit

Nextcloud Workspace lässt sich durch Module, APIs und Automatisierungstools sehr flexibel an Unternehmensprozesse anpassen. Eigene Workflows können erstellt und individuelle Integrationen umgesetzt werden. Im Vergleich Nextcloud Workspace vs. Microsoft 365 ist Letzteres hingegen stark standardisiert. Anpassungen sind nur innerhalb der von Microsoft vorgesehenen Optionen möglich, wodurch Unternehmen schneller arbeiten können, aber weniger Gestaltungsfreiheit haben.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Nextcloud Workspace ermöglicht Echtzeitbearbeitung von Dokumenten, Chats, Videokonferenzen über Talk sowie Aufgabenverwaltung. Die Integration der Module sorgt für reibungslose Workflows. Im Vergleich Nextcloud vs. Microsoft 365 zeigt sich, dass Ersteres ähnliche Funktionen über Teams, Outlook, SharePoint und die Office-Anwendungen bereitstellt. Auch hier ist Echtzeitbearbeitung möglich, die Kommunikation erfolgt jedoch strikt innerhalb der Microsoft-Umgebung.

Support und Community

Bei Nextcloud Workspace erhalten Sie 24/4-Betreuung durch den IONOS-Premium-Kundenservice. Auch Microsoft 365 bietet offiziellen, zentralen Support durch Microsoft und umfangreiche Dokumentationen.

Fazit

Nextcloud Workspace und Microsoft 365 decken ähnliche Anforderungen ab, unterscheiden sich jedoch grundlegend in der Philosophie. Nextcloud eignet sich dank des DSGVO-konformen Hostings besonders für Unternehmen, die Datenschutz, Datenkontrolle und Flexibilität in den Vordergrund stellen. Automatisierungsoptionen und umfassende Anpassbarkeit machen die Plattform ideal für Teams, die ihre Arbeitsumgebung individuell gestalten möchten.

Microsoft 365 punktet dagegen durch standardisierte und sofort nutzbare Tools, die weltweit verbreitet und eng miteinander integriert sind, unterliegt als US-amerikanisches Unternehmen jedoch dem CLOUD-Act, sodass es für datenschutzintensive Anwendungen eher weniger geeignet ist.

In der Praxis zeigen sich klare Einsatzszenarien: Datenschutzorientierte Unternehmen wie beispielsweise im Gesundheitswesen oder in der öffentlichen Verwaltung profitieren von Nextcloud Workspace, da alle Daten auf deutschen Servern verbleiben. Kleine bis mittlere Teams mit dynamischen Workflows nutzen Nextcloud, um Abläufe flexibel zu automatisieren und an eigene Prozesse anzupassen.

Vor allem große, international tätige Firmen setzen häufig auf Microsoft 365, weil die standardisierten Anwendungen eine einheitliche Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg erleichtern.