Outlook mit Google Kalender syn­chro­ni­sie­ren: Anleitung

Zur Ver­wal­tung von Terminen und Er­in­ne­run­gen be­vor­zu­gen viele Outlook oder Google Kalender. Häufig kommen auch beide Programme gleich­zei­tig zum Einsatz, was jedoch schnell zu einem Ter­min­cha­os führen kann. Abhilfe schafft eine Syn­chro­ni­sie­rung – bei­spiels­wei­se mit dem Tool Outlook Google Calendar Sync –, die die Er­eig­nis­se beider Kalender zu­sam­men­führt.

Kurz­an­lei­tung: Syn­chro­ni­sa­ti­on von Outlook und Google-Kalender

1. Melden Sie sich in Ihrem Google-Kalender an.
2. Öffnen Sie das Ein­stel­lungs­me­nü des zu abon­nie­ren­den Kalenders, indem Sie in der Leiste links auf die drei Punkte neben dem ent­spre­chen­den Kalender klicken und an­schlie­ßend „Ein­stel­lun­gen und Freigabe“ auswählen.
3. Kopieren Sie unter der Rubrik „Kalender in­te­grie­ren“ entweder die öf­fent­li­che oder die private iCal-Adresse Ihres Kalenders.
4. Ändern Sie die Outlook-Ansicht zur Kalender-Ansicht und klicken Sie unter dem Reiter „Start“ auf „Kalender hin­zu­fü­gen“ > „Aus dem Internet“.
5. Fügen Sie die kopierte URL ein und klicken Sie auf „Ok“.

Ihr Google-Kalender wird nun in Outlook sichtbar sein, und wird laufend ak­tua­li­siert.

Outlook-Kalender mit Google-Kalender syn­chro­ni­sie­ren: 3 Mög­lich­kei­ten

Es gibt ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, die Termine aus Outlook und Google-Kalender zusammen auf einem Blick zu haben, ohne dafür beide Kalender gleich­zei­tig öffnen zu müssen.

• Durch den Export und Import können Sie den aktuellen Ter­min­stand eines Kalenders in einen anderen über­füh­ren.
• Wenn Sie diese Termine auch ändern und erweitern möchten, können Sie Ihre Kalender über eine Dritt­an­wen­dung mit­ein­an­der syn­chro­ni­sie­ren. Auf diese Weise werden Än­de­run­gen in beiden Kalendern wirksam.
• Es ist außerdem möglich, eigene oder öf­fent­li­che Kalender (bei­spiels­wei­se von Sport­ver­ei­nen) und deren Termine zu abon­nie­ren. So können Sie auch diese in Ihre Wochen- und Mo­nats­pla­nung mit­ein­be­zie­hen.

Wie Sie diese drei ver­schie­de­nen Ver­knüp­fungs­me­tho­den umsetzen, erfahren Sie im Folgenden.

Google-Kalender in Outlook im­por­tie­ren

Wenn Sie einen Kalender im­por­tie­ren, erhalten Sie eine Mo­ment­auf­nah­me der Er­eig­nis­se des Kalenders zum Zeitpunkt des Imports. Das heißt aber auch, dass die im­por­tier­ten Er­eig­nis­se nicht au­to­ma­tisch ak­tua­li­siert werden, wenn Sie im Aus­gangs­ka­len­der Än­de­run­gen vornehmen. Das Im­por­tie­ren von Terminen ist daher vor allem dann eine gute Methode, um den Outlook-Kalender mit Google-Kalender zu syn­chro­ni­sie­ren, wenn Sie Ihrem Kalender feste Termine wie Ge­burts­ta­ge, Bü­ro­schließ­zei­ten usw. hin­zu­fü­gen wollen. Um den Google-Kalender in Outlook bzw. einen anderen Kalender im­por­tie­ren zu können, müssen Sie diesen zunächst ex­por­tie­ren.

Google-Kalender ex­por­tie­ren

Um Ihren Google-Kalender zu ex­por­tie­ren, loggen Sie sich zunächst auf gewohntem Weg in Ihren Google-Account ein. An­schlie­ßend klicken Sie auf den „Kalender“-Button, um das Programm zu starten. Über das Zahnrad-Symbol in der oberen Me­nü­leis­te öffnen Sie durch einen weiteren Klick auf den ent­spre­chen­den Me­nü­ein­trag die Ein­stel­lun­gen der Kalender-App.

Wählen Sie nun „Im­por­tie­ren & Ex­por­tie­ren“ im linken Na­vi­ga­ti­ons­me­nü aus und klicken Sie unter „Ex­por­tie­ren“ auf den Ex­por­tie­ren-Button. An­schlie­ßend erzeugt Google au­to­ma­tisch eine ZIP-verpackte Datei Ihrer Ter­min­in­for­ma­tio­nen im iCal-Format.

Die ex­por­tier­te Datei brauchen Sie nun lediglich mithilfe der passenden Software (z. B. WinRAR) zu entpacken, um sie an­schlie­ßend in Outlook im­por­tie­ren zu können.

Google-Kalender in Outlook im­por­tie­ren

Um Ihren Google-Kalender über die Outlook-Desktop-App zu im­por­tie­ren, starten Sie diese im ersten Schritt. Rufen Sie den Reiter „DATEI“ auf und wählen Sie den Punkt „Öffnen und ex­por­tie­ren“ aus. Klicken Sie auf „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“, um den As­sis­ten­ten für den Import und Export von Dateien und Ein­stel­lun­gen zu öffnen.

Wählen Sie hier die Option „iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) im­por­tie­ren“ aus und klicken Sie auf „Weiter“. Se­lek­tie­ren Sie nun die ex­tra­hier­te .ics-Datei und geben Sie an, ob Sie den Kalender in Ihren im­por­tie­ren oder als neuen Kalender öffnen möchten. Je nachdem, welche Option Sie gewählt haben, werden die Termine des Google-Kalenders in Ihrem Outlook-Kalender stehen oder unter der Rubrik „Andere Kalender“ in einem separaten Kalender er­schei­nen.

Wie im­por­tie­re ich den Google-Kalender in die Outlook-Web-App (OWA)?

Sie können den ex­por­tier­ten Google-Kalender natürlich auch in die Outlook-Web-App im­por­tie­ren, um Outlook mit Google-Kalender zu syn­chro­ni­sie­ren. Hierfür rufen Sie im ersten Schritt die OWA-Log-in-Seite auf und melden sich wie gewohnt mit Ihren An­mel­de­da­ten an. Wechseln Sie an­schlie­ßend in die Ka­len­der­an­sicht, indem Sie das kleine Kalender-Symbol links anklicken.

Um die ex­por­tier­te Google-Kalender-Datei ein­zu­fü­gen, klicken Sie auf „Kalender hin­zu­fü­gen“ und wählen Sie im er­schei­nen­den Menü den Eintrag „Aus Datei hochladen“ aus.

Im Im­port­me­nü wählen Sie nun die ex­por­tier­te .ics-Datei aus, indem Sie die Durch­su­chen-Funktion nutzen. Hier können Sie auch ein­stel­len, in welchen Outlook-Kalender Ihr Google-Kalender im­por­tiert werden soll, sollten Sie ver­schie­de­ne in Ihrem Outlook besitzen. Be­stä­ti­gen Sie den Im­port­pro­zess mit einem Klick auf „Im­por­tie­ren“, um den Kalender zu im­por­tie­ren.

Google-Kalender mit Outlook abon­nie­ren

Um Ihren eigenen Outlook-Kalender mit den neuesten Daten aus Ihrem Google-Kalender zu versorgen, können Sie den Google-Kalender ganz einfach abon­nie­ren. Insofern Sie die in­di­vi­du­el­le Adresse des Kalenders einer anderen Person haben, können Sie auch deren Kalender abon­nie­ren. Auf diese Weise in­te­grie­ren Sie bei­spiels­wei­se den Kalender Ihres Partners, Ihrer Ar­beits­kol­le­gin­nen und -kollegen oder eines Vereins, in dem Sie Mitglied sind. So haben Sie alle Termine auf einem Blick und verpassen kein Meeting oder Event.

Wenn Sie einen Kalender abon­nie­ren, wird dieser mit Ihrem Kalender verbunden. Im Grunde funk­tio­niert das wie beim Abon­nie­ren in sozialen Netz­wer­ken. Sobald der oder die Be­sit­zen­de eines von Ihnen abon­nier­ten Kalenders etwas an dem Kalender ändert oder hinzufügt, wird dies auch in Ihrem Kalender angezeigt.

Google-Kalender mit Outlook-Desktop abon­nie­ren

Um Ihren eigenen Google-Kalender von Ihrem Outlook-Account aus abon­nie­ren zu können, benötigen Sie die ent­spre­chen­de iCal-Adresse. Da Sie diese in den Ein­stel­lun­gen des Google-Kalenders finden, müssen Sie zu­al­ler­erst die Google-Anwendung aufrufen und dort das Ein­stel­lungs­me­nü durch einen Klick auf „Ein­stel­lun­gen und Freigabe“ öffnen.

Unter der Rubrik „Kalender in­te­grie­ren“ finden Sie die benötigte URL-Adresse im iCal-Format. Dient der Export des Kalenders aus­schließ­lich privaten Zwecken, kopieren Sie die URL unter der Be­zeich­nung „Pri­vat­adres­se im iCal-Format“. Haben Sie Ihren Kalender öf­fent­lich gemacht, können Sie al­ter­na­tiv die öf­fent­li­che Adresse auswählen und kopieren.

Nun wechseln Sie zu Ihrem Outlook-Konto. Nachdem Sie die Kalender-Ansicht ein­ge­stellt haben (1.), wählen Sie „Kalender hin­zu­fü­gen“ und „Aus dem Internet…“ (2.) aus.

Es erscheint das Fenster „Neues In­ter­net­ka­len­der­abon­ne­ment“, wo Sie nun die zuvor kopierte iCal-URL Ihres Google-Kalenders einfügen, bevor Sie ab­schlie­ßend auf „OK“ klicken. Der Google-Kalender wurde damit mit Ihrem Outlook-Konto abonniert. Sie sollten nun alle aktuellen sowie künftig ein­ge­tra­ge­nen Termine aus Ihrem Google-Kalender auch in Outlook sehen können.

Google-Kalender mit Outlook-Web abon­nie­ren

Das Abon­nie­ren des Google-Kalenders mit der Outlook-Web-App funk­tio­niert im Grunde sehr ähnlich wie bei der Desktop-App: Zunächst müssen Sie natürlich auch in diesem Fall die not­wen­di­ge iCal-Adresse des Google-Kalenders in Erfahrung bringen, bevor Sie sich in ihrem Outlook-Konto anmelden. Dort wechseln Sie wie beim Desktop-Client in die Ka­len­der­an­sicht und klicken auf „Kalender hin­zu­fü­gen“.

Unter den genannten Optionen wählen Sie „Aus dem Internet abon­nie­ren“ aus:

Fügen Sie im Textfeld die iCal-URL Ihres Google-Kalenders ein und legen Sie den ge­wünsch­ten Namen dafür fest. Optional können Sie dem Kalender eine Farbe und/oder ein Symbol zuordnen. Klicken Sie auf „Im­por­tie­ren“, um den Kalender zu abon­nie­ren.

Nun können Sie Ihren abon­nier­ten Google-Kalender jederzeit abrufen und so die dort ein­ge­tra­ge­nen Termine auch in Outlook einsehen. Al­ler­dings können Sie keine eigenen Termine in einen abon­nier­ten Kalender eintragen.

Outlook- und Google-Kalender mit Dritt­an­wen­dung syn­chro­ni­sie­ren

Um die Kalender von Outlook und Google mit­ein­an­der zu syn­chro­ni­sie­ren, können Sie auch zu einem separaten Programm greifen. Hierfür gibt es einige kos­ten­lo­se Programme wie die Open-Source-Software Outlook Google Calendar Sync sowie ver­schie­de­ne kos­ten­pflich­ti­ge Lösungen wie Sync2. Wir zeigen Ihnen die Syn­chro­ni­sie­rung ex­em­pla­risch an diesen beiden.

Syn­chro­ni­sa­ti­on von Outlook und Google-Kalender über Outlook Google Calendar Sync

Schritt 1: Laden Sie Outlook Google Calendar Sync auf der of­fi­zi­el­len Pro­jekt­sei­te herunter.

Schritt 2: Über die her­un­ter­ge­la­de­ne Datei können Sie den Syn­chro­ni­sie­rungs-As­sis­ten­ten direkt per Dop­pel­klick öffnen. Bevor Sie den Syn­chro­ni­sie­rungs­pro­zess starten können, müssen Sie jedoch zunächst Ihre Outlook- und Google-Konten in den Ein­stel­lun­gen angeben. Wechseln Sie hierzu in den Reiter „Settings“, wo Sie zunächst unter „Outlook“ die zu ver­knüp­fen­de Adresse bei Mi­cro­softs Mail­ser­vice angeben. An­schlie­ßend stellen Sie unter „Google“ eine Ver­bin­dung zu Ihrem Google-Konto her, indem Sie auf „Retrieve Calenders“ klicken und sich in Ihrem Konto anmelden.

Über „Sync Options“ legen Sie schließ­lich die Syn­chro­ni­sie­rungs­pa­ra­me­ter fest – z. B. in welchen Abständen die Kalender ak­tua­li­siert oder welche Farben für welche Ka­te­go­rien verwendet werden sollen. Diese Ein­stel­lun­gen sind im Nach­hin­ein jederzeit wieder ver­än­der­bar.

Schritt 3: Speichern Sie die Ein­stel­lun­gen und wechseln Sie zurück in den Start-Tab „Sync“. Klicken Sie auf „Start Sync“, um die Termine der gewählten Outlook- und Google-Kalender endgültig zu­sam­men­zu­brin­gen:

Syn­chro­ni­sa­ti­on von Outlook und Google-Kalender über Sync2

Schritt 1: Laden Sie das Programm von der of­fi­zi­el­len Sync2-Webseite herunter.

Schritt 2: In­stal­lie­ren und starten Sie das Programm auf Ihrem PC. Der Syn­chro­ni­sa­ti­ons-Ein­rich­tungs­as­sis­tent offeriert Ihnen an­schlie­ßend ver­schie­de­ne Optionen – je nachdem welche Konten Sie syn­chro­ni­sie­ren möchten. Für die Ver­knüp­fung von Outlook- und Google-Kalender wählen Sie die Option „Google-Dienste“.

Schritt 3: Nachdem Sie die Option „Google-Dienste“ aus­ge­wählt und die zu syn­chro­ni­sie­ren­den Daten angegeben haben, erscheint das Google-Login-Fenster. Loggen Sie sich wie gewohnt mit Ihren Zu­gangs­da­ten ein.

Schritt 4: Nach dem Einloggen verknüpft Sync2 Ihr Google-Konto au­to­ma­tisch mit dem Outlook-Kalender.

Ihr Google-Kalender ist nun mit Ihrem Outlook-Kalender syn­chro­ni­siert. Um dies zu testen, tragen Sie einen Termin in Ihren Google-Kalender ein. Dieser Termin sollte kurz darauf auch in Ihrem Outlook-Kalender er­schei­nen. Achten Sie hierbei auf die Zeit, die Sie in das Feld „Syn­chro­ni­sa­ti­ons­in­ter­vall“ ein­ge­ge­ben haben. Dieses Intervall können Sie in den Sync2-Ein­stel­lun­gen nach Ihrem Wunsch anpassen.