Viele E-Mails werden heute im HTML-Format gesendet, in dem sie sich – im Gegensatz zum reinen Textformat – mit unterschiedlichen Schriftarten und Farben formatieren lassen. Wer im Rahmen eines einheitlichen Erscheinungsbilds der eigenen Firmenkommunikation eine bestimmte Schriftart verwenden möchte, kann diese also auch als Standardschriftartin Outlook-E-Mails nutzen. Erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten, wie Sie die Outlook-Standardschrift in den verschiedenen Versionen des Mail-Clients von Microsoft einstellen können.
Wie die Änderung der Standardschriftart in Outlook genau funktioniert, hängt von der jeweiligen Outlook-Version ab. Die folgenden Anleitungen zeigen Schritt für Schritt, wie Sie die Standardschrift in Outlook ändern – je nachdem, welche Version Sie benutzen.
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AdressbuchKalenderVirenschutzMit der Version 2010 haben Menübänder mit Symbolpaletten die einfachen Pulldown-Menüs der Microsoft-Office-Anwendungen wie Outlook ersetzt. In allen Versionen seit Outlook 2010 stellen Sie die Outlook Standardschrift daher folgendermaßen ein:
Schritt 1: Rufen Sie die Registerkarte „Datei“ auf und wählen den Menüpunkt „Optionen“.
Schritt 2: In den Outlook-Optionen rufen Sie die Kategorie „E-Mail“ auf und klicken dort die Schaltfläche „Briefpapier und Schriftarten“ an.
Schritt 3: Im neuen Fenster „Signaturen und Briefpapier“ lassen sich drei Schriftarten auswählen, die sich für verschiedene Zwecke in E-Mails eignen:
Für alle drei Profile können Sie zusätzlich zu der Schriftart auch Größe, Schriftschnitt (kursiv, fett etc.) und Farbe auswählen. Ein entsprechend formatierter Beispieltext wird angezeigt, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern.
Im gleichen Menü (unter dem Reiter „E-Mail-Signatur“) lässt sich im Übrigen auch eine E-Mail-Signatur festlegen, die automatisch unter jeder verfassten E-Mail erscheint.
Schritt 4: Haben Sie die Einstellungen für die Outlook-Standardschriften wie gewünscht geändert, schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.
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In den älteren Outlook-Versionen mit klassischer Oberfläche und Pulldown-Menüs gehen Sie wie folgt vor, um die Standardschrift in Outlook zu ändern:
Schritt 1: Wählen Sie im Menü „Extras“ den Punkt „Optionen“ aus.
Schritt 2: In der Registerkarte „E-Mail-Format“ wählen Sie nun unter „Nachrichtenformat“ aus, ob Sie E‑Mails als HTML, als reinen Text oder lieber im Rich-Text-Format (RTF) senden möchten. Letzteres unterstützen heute allerdings nur noch wenige Clients.
Schritt 3: Mit einem Klick auf „Schriftarten“ öffnen Sie ein weiteres Fenster. Hier können Sie wie in den neueren Outlook-Editionen drei verschiedene Schriftarten für die Outlook-Standardschriftart in folgenden Szenarios auswählen:
Bei Outlook.com, der Webversion von Outlook, die Sie direkt im Browser verwenden können, lassen sich ebenfalls Schriftarten einstellen.
Schritt 1: Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf das Zahnrad-Icon und im daraufhin erscheinenden Schnellmenü auf „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
Schritt 2: Wählen Sie unter „E-Mail“ die Option „Verfassen und Antworten“.
Schritt 3: In der Rubrik „Nachrichtenformat“ definieren Sie nun, ob Sie E-Mails standardmäßig im HTML-Format oder als reinen Text verfassen möchten.
Eine Zeile darunter wählen Sie Schriftart, Größe, Auszeichnung und Farbe des Mail-Textes aus. Unterschiedliche Schriftarten für selbst verfasste, weitergeleitete oder beantwortete E-Mails stehen hier allerdings nicht zur Verfügung.
Schritt 4: Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf „Speichern“ und schließen Sie das Dialogfeld.
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Extrem große Schriften und auffällige Farben für den E-Mail-Text sind typische E-Mail-Anfängerfehler. Derart formatierte E-Mails bringen die meisten Empfänger auf den ersten Blick mit Spam-E-Mails in Verbindung und stufen sie deshalb als unseriös ein. Verzichten Sie auch auf verschnörkelte Dekorschriften, da diese schwer und auf Smartphones oft gar nicht lesbar sind.
Ähnliches gilt für die Verwendung von Smileys in Outlook: In privaten E-Mails kann man damit Gefühle und Ironie ausdrücken, in geschäftlichen E-Mails sollte man sie lieber weglassen.
Hyperlinks werden in Outlook im Übrigen automatisch erstellt und blau formatiert, wenn im Text eine Internetadresse erkannt wird. Sie können aber jederzeit auf einem beliebigen Wort in der E-Mail einen Hyperlink einrichten. Markieren Sie dazu das Wort, klicken es mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü „Link“. Anschließend gilt es nur noch, die Adresse einzutragen.
Um einen Hyperlink zu entfernen, klicken Sie diesen erneut mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü „Link entfernen“. Das funktioniert auch bei automatisch erzeugten Links.
Wie bei jeder bekannten Software gibt es auch zu Outlook zahlreiche, größtenteils kostenlose, Alternativen, die in einigen Fällen auch ein Mehr an Funktionsumfang bieten. Hier lohnt es sich auf jeden Fall, sich einmal umzusehen.
In allen lokal installierten Outlook-Versionen können Sie Standardschriftarten für drei Textbereiche festlegen: selbst verfasste Texte, Antworten und weitergeleitete Texte. In Outlook.com lässt sich hingegen nur eine Outlook Standardschrift einstellen. Auch die Textdarstellung von reinen Text-E-Mails können Sie ändern.
In den Outlook-Versionen 2019 bis 2010 sowie Microsoft 365 finden Sie die Einstellungen unter:
In den Outlook-Versionen2007 und 2003 befinden sich die entsprechenden Einstellungen unter
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