Aus­füll­ba­re PDF-Formulare erstellen – mit Acrobat und Freeware

PDF (kurz für Portable Document Format) ist wohl eines der be­lieb­tes­ten Da­tei­for­ma­te in den meisten Büros – dank seiner of­fen­sicht­li­chen Vorteile: Es kann sei­ten­wei­se Text und Dutzende Bilder umfassen und dennoch bleibt die Da­tei­grö­ße ver­gleichs­wei­se gering, sodass sich PDF-Dateien schnell und einfach via E-Mail ver­schi­cken oder in der Cloud hochladen lassen. Darüber hinaus ge­währ­leis­ten PDFs, dass Dokumente auf einem be­lie­bi­gen Gerät ori­gi­nal­ge­treu wie­der­ge­ge­ben werden, ohne dass die Dar­stel­lung leidet oder For­ma­tie­rung durch­ein­an­der­ge­bracht wird.

Ebenso wenig aus dem Ar­beits­all­tag weg­zu­den­ken sind Formulare: Seien es einfache Teil­neh­mer­lis­ten für Kon­fe­ren­zen, Be­wer­bungs- und An­mel­de­bö­gen oder aber komplexe Rech­nun­gen und Fi­nanz­über­sich­ten – Formulare regeln Abläufe, halten In­for­ma­tio­nen fest und schaffen Übersicht.

Zu­sam­men­ge­setzt ergeben die beiden Dinge etwas, das den Pa­pier­krieg in Un­ter­neh­men deutlich mindern kann: PDF-Formulare, die sich direkt am PC ausfüllen lassen. Das geht weitaus schneller und ist weniger feh­ler­an­fäl­lig als das Eintragen von In­for­ma­tio­nen per Hand. Zudem kann man die digitalen Dokumente leichter mit Kunden oder Kollegen teilen, auswerten und ar­chi­vie­ren.

Wir erklären, wie Sie solche in­ter­ak­ti­ven PDF-Formulare erstellen können.

Schuld daran, dass man mit Word keine aus­füll­ba­ren PDF-Formulare erstellen kann, ist also schlicht die nicht voll­stän­di­ge Kom­pa­ti­bi­li­tät zwischen den haus­ei­ge­nen Da­tei­for­ma­ten von Microsoft und Adobe, welche die beiden Firmen vor­aus­sicht­lich nicht so schnell beheben werden. Somit sind mit der Microsoft-Anwendung ge­stal­te­te und im PDF-Format ab­ge­spei­cher­te Be­wer­bungs­bö­gen und Umfragen lediglich dafür geeignet, auf Papier aus­ge­druckt und per Hand aus­ge­füllt zu werden. Unter diesen Umständen können Sie al­ler­dings auch genauso gut auf in­ter­ak­ti­ve Ein­ga­be­fel­der ver­zich­ten und statt­des­sen eine Tabelle mit leeren Zellen erstellen. Für simple An­we­sen­heits­lis­ten ist das sicher aus­rei­chend, bei kom­ple­xe­ren Vorhaben lässt diese Lösung aber zu wünschen übrig.

Per Dop­pel­klick auf ein be­lie­bi­ges in­ter­ak­ti­ves Element können Sie dessen Ei­gen­schaf­ten bis ins Detail anpassen. Dazu gehören sowohl Höhe und Breite eines Ein­ga­be­fel­des sowie auch sein Rahmen, Titel und Dar­stel­lungs­stil (flach oder mit „3D-Effekt“). Um die Arbeit an Ihrem Formular zu ver­ein­fa­chen, können Sie Elemente auch mitsamt allen daran vor­ge­nom­men Ein­stel­lun­gen kopieren und an anderer Stelle erneut einfügen. Schalten Sie den Ent­wurfs­mo­dus hin und wieder aus, um Ihre in­ter­ak­ti­ven Elemente zu testen.

Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Datei“ à „Ex­por­tie­ren als PDF“, um aus Ihrem Open­Of­fice-Dokument ein aus­füll­ba­res PDF zu machen. Selbiges können Nutzer pro­blem­los mit nahezu jedem be­lie­bi­gen PDF-Reader öffnen, ausfüllen und wahlweise aus­dru­cken oder ab­spei­chern und direkt an Sie zu­rück­sen­den.

Obgleich es also möglich ist, völlig kostenlos ein PDF zum Ausfüllen zu erstellen, schwört so mancher User trotzdem auf die pro­fes­sio­nel­le, wenn auch kos­ten­in­ten­si­ve Stan­dard­lö­sung: Adobe Acrobat.

Das mag ei­ner­seits daran liegen, dass womöglich nicht jeder Kunde oder Kollege über eine MS-Office-Lizenz verfügt oder Open­Of­fice bzw. Libre­Of­fice verwenden will. Zudem bietet Adobe mit seinem haus­ei­ge­nen Programm einige spezielle Features, mit denen die Kon­kur­renz nicht mithalten kann. Das her­vor­ste­chends­te: das au­to­ma­ti­sche und über­ra­schend zu­ver­läs­si­ge Erkennen von For­mu­lar­fel­dern in digitalen Dateien und sogar ein­ge­scann­ten Papier-Do­ku­men­ten. Mit der Adobe-Software können Sie sogar Ihr in MS-Word an­ge­fer­tig­tes Formular doch noch in ein aus­füll­ba­res PDF umwandeln.

Das funk­tio­niert fol­gen­der­ma­ßen:

1. Klicken Sie in der Werk­zeug­leis­te auf „Formulare“ à „For­mu­laras­sis­ten­ten starten“ (Vor­ge­hens­wei­se und Men­übezeich­nun­gen können sich von Version zu Version stark un­ter­schei­den; unsere Anleitung bezieht sich auf Adobe Acrobat 9).
    
2. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie nun die Quelle Ihres Formulars aus. Acrobat kann sowohl bereits vor­han­de­ne, elek­tro­ni­sche Formulare (PDF-, Word-, oder Excel-Dateien sowie vielen andere Formate) öffnen als auch ein­ge­scann­te Pa­pier­do­ku­men­te in ein Formular kon­ver­tie­ren (al­ter­na­tiv können Sie auch mittels Vorlagen ein völlig neues Formular erstellen).
    
3. Der For­mu­laras­sis­tent erkennt nun au­to­ma­tisch alle sta­ti­schen For­mu­lar­fel­der und benennt sie anhand des sie um­ge­ben­den Texts. Dieser Prozess passiert innerhalb eines Au­gen­bli­ckes und hat eine hohe Er­folgs­quo­te. Es kann aber auch vorkommen, dass Acrobat ein Feld vergisst oder aber eine visuelle Trenn­li­nie als Un­ter­schrifts­feld miss­in­ter­pre­tiert. In diesem Fall können Sie den Fehler schnell be­sei­ti­gen, indem Sie For­mu­lar­ele­men­te selbst einfügen, ver­schie­ben oder löschen.

Abgesehen von diesem prak­ti­schen Hilfs­mit­tel ähnelt die Auswahl und Funk­ti­ons­wei­se der Werkzeuge in Adobe Acrobat stark denen in MS Word, Open­Of­fice und Libre­Of­fice: Text­fel­der, Kon­troll­käst­chen, Options-, Listen-, Kom­bi­na­ti­ons­fel­der und Schalt­flä­chen lassen sich mittels Fa­den­kreuzan­zei­ge bequem anordnen und per Dop­pel­klick kon­fi­gu­rie­ren.

Darüber hinaus bietet das Programm in­ter­es­san­te Zu­satz­funk­tio­nen, von denen einige nach­fol­gend genauer vor­ge­stellt werden:

• In­ter­ak­ti­ve Formulare lassen sich schneller ausfüllen, indem man mit der Tab-Taste von Ein­ga­be­feld zu Ein­ga­be­feld springt, anstatt jedes Element einzeln mit der Maus an­zu­kli­cken. In Adobe Acrobat lässt sich die Tab-Rei­hen­fol­ge festlegen, um diesen Vorgang möglichst effizient zu gestalten.
   
• In Kom­bi­na­ti­on mit Adobe Sign ist es möglich, For­mu­la­ren ein Feld für eine digitale Un­ter­schrift hin­zu­zu­fü­gen.
   
• Ein weiteres Zu­satz­werk­zeug in Acrobat ist das Barcode-Feld. Dieses setzt sämtliche For­mu­lar­ein­ga­ben au­to­ma­tisch in einen ein­zig­ar­ti­gen Strich­code um, der sich mit ent­spre­chen­der Hardware einlesen und in­ter­pre­tie­ren lässt. Das er­leich­tert die Aus­wer­tung und Ar­chi­vie­rung von For­mu­la­ren, wenn diese in Pa­pier­form per Post oder via Fax an Sie zu­rück­ge­sen­det werden.
   
• Fertige PDF-Formulare lassen sich mit Adobe Acrobat auch an Ihre Kunden und Kollegen verteilen, und zwar per E-Mail oder über einen internen Server. Das Programm er­mög­licht es zudem auch, den Status der Rück­mel­dun­gen zu verfolgen und bei Ter­min­ver­säum­nis­sen au­to­ma­ti­sche Er­in­ne­rungs­mit­tei­lun­gen zu ver­schi­cken.

Für sämtliche Zu­satz­funk­tio­nen bietet Adobe auf seiner Webseite um­fang­rei­che Tutorials an. Zudem gibt es eine kos­ten­lo­se Test­ver­si­on von Adobe Acrobat, die 14 Tage gültig ist und neben der Er­stel­lung auch die Be­ar­bei­tung von PDFs sowie die Ver­klei­ne­rung von Do­ku­men­ten dieses Dateityps erlaubt.

Abgesehen davon exis­tie­ren zahl­rei­che Al­ter­na­ti­ven zu Adobe Acrobat mit ähnlichem Funk­ti­ons­um­fang. Die Er­stel­lung von aus­füll­ba­ren PDF-For­mu­la­ren ist meist aber nur in den Pro-Versionen dieser Programme (z. B. Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) oder aber im Rahmen einer kos­ten­pflich­ti­gen Trialware (z. B. Foxit Phantom PDF, Nitro Pro) möglich.

In­ter­ak­ti­ve PDF-Formulare mindern das Pa­pier­cha­os und sind zudem einfach und schnell zu erstellen. Mit Microsoft Office kann man jedoch nur die ge­stal­te­ri­sche Vorarbeit leisten. Um ein PDF wirklich aus­füll­bar zu machen, braucht es Adobe Acrobat oder ein al­ter­na­ti­ves Programm. Wer dafür aber kein Geld ausgeben will, der kann auch die kos­ten­frei­en Open­Of­fice-Suite statt die teure Adobe-Lösung nutzen. Auch die Freeware liefert zu­frie­den­stel­len­de Er­geb­nis­se, die sich mit nahezu jedem PDF-Reader lesen und ausfüllen lassen.