So erstellen Sie in Excel Tabellen

Bevor Sie al­ler­dings mit der Tabellen-Er­stel­lung beginnen können, benötigen Sie zunächst einen ge­eig­ne­ten Datensatz. Falls Sie Features wie die Filter- oder Sor­tier­funk­ti­on nutzen möchten, sollten Sie den Daten außerdem passende Spal­ten­über­schrif­ten vor­an­stel­len. Haben Sie die ge­wünsch­ten Daten bereits in einer externen Quelle parat, können Sie diese ganz einfach mithilfe der Import-Funktion von Excel einbinden. Hierfür wechseln Sie in den Reiter „Daten“ und klicken dort auf die Schalt­flä­che „Daten abrufen“. Zu den un­ter­stütz­ten Im­port­quel­len gehören unter anderem Dokumente (Text, CSV, XML, JSON), Da­ten­ban­ken (u. a. Microsoft Access und SQL Server-Datenbank), Microsoft Azure und Facebook:

Al­ter­na­tiv können Sie die Daten für die geplante Excel-Tabelle manuell eingeben. In folgendem Beispiel, das auch als Basis für die weiteren Schritte dieses Excel-Tutorials dienen soll, haben wir einen kleinen Kun­den­da­ten­satz mit zehn ex­em­pla­ri­schen Kunden angelegt, der jeweils den Namen, das Alter, den Umsatz sowie das Jahr enthält, in dem der Kunde erstmals etwas gekauft hat:

Sobald der ge­wünsch­te Datensatz eingefügt ist, können Sie ihn in eine for­ma­tier­te Excel-Tabelle umwandeln. Hierfür markieren Sie zunächst den voll­stän­di­gen Datensatz, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und dann alle ent­spre­chen­den Excel-Felder auswählen:

Ist der Datensatz markiert, klicken Sie im Reiter „Start“ auf die Schalt­flä­che „Als Tabelle for­ma­tie­ren“. Excel zeigt Ihnen dann eine Übersicht der ver­füg­ba­ren vor­de­fi­nier­ten Vorlagen:

Im nach­fol­gen­den Dia­log­fens­ter be­stä­ti­gen Sie die Felder des Da­ten­sat­zes (im hier ge­lie­fer­ten Beispiel alle Felder von A1 bis D11) und setzen bei „Tabelle hat Über­schrif­ten“ ein Häkchen, falls Sie die Spalten Ihres Da­ten­sat­zes betitelt haben. Klicken Sie ab­schlie­ßend auf „OK“, wird die aus­ge­wähl­te Excel-Tabelle erstellt:

Wenn Sie für Ihren Datensatz eine for­ma­tier­te Excel-Tabelle erstellen, fügt die Microsoft-Anwendung dieser Tabelle stan­dard­mä­ßig auch eine Sortier- und Fil­ter­funk­ti­on hinzu. Diese können Sie nutzen, um die Werte der einzelnen Spalten al­pha­be­tisch oder nach Größe zu ordnen oder nach in­di­vi­du­el­len Kriterien zu filtern. Hierfür klicken Sie in der je­wei­li­gen Spalte einfach auf das Icon in der Über­schrif­ten­zei­le, das einen nach unten zeigenden Pfeil darstellt, und wählen dann die ge­wünsch­te Option aus.

So lässt sich die Tutorial-Excel-Tabelle bei­spiels­wei­se so sortieren, dass die Kunden nach ihrem Umsatz auf­ge­lis­tet werden (beginnend mit dem um­satz­stärks­ten Kunden), indem man in der Spalte „Umsatz“ auf das besagte Icon klickt und „Nach Größe sortieren (ab­stei­gend)“ auswählt:

Wie die Sor­tier­funk­ti­on un­ter­schei­det auch die Fil­ter­funk­ti­on au­to­ma­tisch zwischen Text- und Zah­len­fil­tern, die Sie passend zu den Inhalten der je­wei­li­gen Spalte verwenden müssen. Im Tutorial-Datensatz lässt sie sich bei­spiels­wei­se dazu nutzen, in der er­stell­ten Excel-Tabelle nur solche Kunden an­zu­zei­gen, die jünger als 50 Jahre alt sind. Hierfür wählen Sie zunächst „Zah­len­fil­ter“ und dann „Kleiner als“ aus. Im daraufhin er­schei­nen­den Dia­log­fens­ter „Be­nut­zer­de­fi­nier­ter Au­to­Fil­ter“ geben Sie den Wert „50“ ein und be­stä­ti­gen den Filter via „OK“:

Falls Sie weder die Filter- noch die Sor­tier­funk­ti­on für Ihre erstellte Excel-Tabelle verwenden möchten, können Sie das Feature selbst­ver­ständ­lich auch aus­schal­ten. Wählen Sie hierfür im ersten Schritt eines der Felder mit dem „Pfeil nach unten“-Icon an und klicken an­schlie­ßend in der oberen Me­nü­leis­te auf „Sortieren und Filtern“ (Die Start-Re­gis­ter­kar­te muss auf­ge­ru­fen sein). Drücken Sie dann auf den Menüpunkt „Filtern“, um die Funk­tio­nen aus­zu­schal­ten und dadurch auch die Icons aus­zu­blen­den:

Zu den prak­ti­schen Vorteilen einer for­ma­tier­ten Excel-Tabelle gehört auch die Mög­lich­keit, eine Er­geb­nis­zei­le hin­zu­zu­fü­gen, die au­to­ma­tisch das Resultat ver­schie­dens­ter aus­wähl­ba­rer Re­chen­op­tio­nen prä­sen­tiert. Sie können sich bei­spiels­wei­se die Ge­samt­sum­me, den Mit­tel­wert oder konkrete Ein­zel­wer­te sowie den Minimal- bzw. Ma­xi­mal­wert anzeigen lassen. Um die Er­geb­nis­zei­le Ihrer er­stell­ten Excel-Tabelle an­zu­hän­gen, rechts­kli­cken Sie einfach in ein be­lie­bi­ges Feld der Tabelle und wählen nach­ein­an­der die Me­nü­punk­te „Tabelle“ und „Er­geb­nis­zei­le“ aus:

Auch die Er­geb­nis­zei­le arbeitet mit den bereits bekannten „Pfeil nach unten“-Icons. Klicken Sie also das Icon in jener Ta­bel­len­spal­te an, für die Sie eine Re­chen­op­ti­on auswählen möchten. Wählen Sie dann die ge­wünsch­te Option aus, um sich das ent­spre­chen­de Ergebnis in der Zeile anzeigen zu lassen. Im folgenden Beispiel haben wir Excel die Mit­tel­wer­te für das Alter und den Umsatz der Bei­spiel­kun­den aus­rech­nen lassen:

Wenn Sie eine for­ma­tier­te Excel-Tabelle erstellen, bietet das auch den Vorteil, dass Sie die Daten in Dia­gram­men prä­sen­tie­ren können, die au­to­ma­tisch angepasst werden, wenn Sie Än­de­run­gen an der Tabelle bzw. an den Werten der Tabelle vornehmen. Um ein solches, dy­na­mi­sches Diagramm zu erzeugen, gehen Sie fol­gen­der­ma­ßen vor:

1. Rufen Sie die Re­gis­ter­kar­te „Einfügen“ auf.
2. Markieren Sie alle Zeilen, deren Werte in dem Diagramm prä­sen­tiert werden sollen.
3. Klicken Sie in der Me­nü­leis­te in der Rubrik „Diagramme“ auf „Emp­foh­le­ne Diagramme“ und suchen den ge­wünsch­ten Dar­stel­lungs­ty­pen aus. Al­ter­na­tiv können Sie auch eines der Diagramm-Symbole aus der Vor­auswahl anklicken.

Wenn Sie bestimmte (oder alle) For­ma­tie­run­gen der er­stell­ten Excel-Tabelle nicht mehr benötigen oder Felder ver­se­hent­lich for­ma­tiert haben, können Sie die For­ma­tie­rung der je­wei­li­gen Felder jederzeit rück­gän­gig machen. Die ent­spre­chen­de Funktion finden Sie in der Me­nü­leis­te der Re­gis­ter­kar­te „Start“. Sie lässt sich fol­gen­der­ma­ßen nutzen:

1. Markieren Sie die Zellen, deren For­ma­tie­run­gen Sie aufheben wollen.
2. Klicken Sie in der Menü-Rubrik „Be­ar­bei­ten“ auf den Button „Löschen“.
3. Wählen Sie den Menüpunkt „Formate löschen“ aus.