SVERWEIS in Excel: Beispiel und Erklärung

Der SVERWEIS macht Ihnen die Arbeit in Excel erheblich einfacher. Statt große Da­ten­samm­lun­gen selbst nach einem Wert zu durch­su­chen, übernimmt das die SVERWEIS-Funktion und gibt ihnen das Ergebnis sogar auf­be­rei­tet in einer anderen Zelle wieder. Damit auch Sie von der Nütz­lich­keit der Excel-Funktion pro­fi­tie­ren können, erklären wir Ihnen den SVERWEIS Schritt für Schritt an einem Beispiel und geben Ihnen prak­ti­sche Ideen, wie man die Funktion einsetzen kann.

SVERWEIS einfach erklärt

Der SVERWEIS ist eine der nütz­lichs­ten Funk­tio­nen in Excel und gehört zu den Nach­schla­ge- und Ver­weis­funk­tio­nen. Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle, bestehend aus mehreren Spalten, in denen Sie Daten erfasst haben. Nun benötigen Sie zu einem be­stimm­ten Such­kri­te­ri­um den passenden Wert. Bei­spiels­wei­se könnte dies ein Mit­glieds­ver­zeich­nis sein:

Sie wissen den Namen der Person und möchten hierzu die passende Te­le­fon­num­mer erfahren. Mit der SVERWEIS-Funktion brauchen Sie nicht das komplette Ver­zeich­nis nach dem Namen zu durch­su­chen. Die Funktion durch­sucht eine Spalte des Ver­zeich­nis­ses von oben bis unten, bis sie den gesuchten Namen findet. An­schlie­ßend liefert sie den ent­spre­chen­den Wert aus der Spalte, wo die Te­le­fon­num­mern ge­spei­chert sind.

SVERWEIS ist aber insofern ein­ge­schränkt, dass die Funktion nur ein Ergebnis – nämlich das erste – liefert. Heißen zwei im Ver­zeich­nis ein­ge­tra­ge­ne Personen gleich, bekommen Sie nur die Nummer der ersten Person zurück. Zudem muss das Such­kri­te­ri­um immer in der am weitesten links stehenden Spalte stehen. Die Tabelle muss also so aufgebaut sein, dass keine re­le­van­ten Spalten links von der Spalte auf­tau­chen, in der gesucht wird.

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SVERWEIS: Erklärung der Syntax

Damit Sie den SVERWEIS in Excel richtig einsetzen können, müssen Sie wissen, wie Sie die Funktion korrekt eingeben. Jede Funktion in Excel hat eine bestimmte Syntax, von der man nicht abweichen darf, ansonsten liefert der Befehl entweder nicht das richtige Ergebnis oder gibt sogar eine Feh­ler­mel­dung aus. Für SVERWEIS gilt folgende Syntax:

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Die Parameter genauer erklärt:

• Suchkriterium: Dieser Parameter enthält den Wert oder die Zei­chen­fol­ge, nach der Sie suchen. Sie können das Kriterium entweder direkt in die Formel eintragen, wobei Sie zu suchende Wörter in An­füh­rungs­zei­chen setzen oder eine Zelle angeben, die den Inhalt enthält.
• Matrix: An dieser Stelle geben Sie den Bereich an, in dem die Daten liegen. In Excel-Funk­tio­nen wird als Bis-Zeichen immer ein Dop­pel­punkt ein­ge­setzt.
• Spaltenindex: Der Spal­ten­in­dex benennt die Stelle der Spalte des Rück­ga­be­werts innerhalb der fest­ge­leg­ten Matrix. Demnach muss Spalte D nicht au­to­ma­tisch den Index 4 haben. Wenn Sie den Da­ten­be­reich erst ab Spalte B anfangen lassen, würden Sie 3 als Spal­ten­in­dex eintragen.
• Übereinstimmung: Soll das Ergebnis exakt oder nur ungefähr über­ein­stim­men? Mit 0 oder FALSCH wird nach genau dem an­ge­ge­be­nen Wert gesucht. 1 oder WAHR lässt auch andere Eingaben zu und liefert dann den nächst­klei­ne­ren Wert. Die Eingabe dieses Pa­ra­me­ters ist optional: Wenn Sie die Stelle frei lassen, nimmt die Funktion 1 als Standard an.

In der Praxis würde also eine SVERWEIS-Funktion bei­spiels­wei­se so aussehen:

=SVERWEIS("Schraube";B1:D50;2;FALSCH)

SVERWEIS an einem Beispiel ver­an­schau­licht

Wie funk­tio­niert der SVERWEIS genau? Die Funktion spielt ihre Nütz­lich­keit dann aus, wenn es darum geht, große Da­ten­an­samm­lun­gen zu durch­su­chen und ein be­stimm­tes Ergebnis zu liefern. Nehmen wir also als Beispiel an, dass wir eine Mu­sik­samm­lung haben und dafür ein Ver­zeich­nis in Excel anlegen. Jedes Album erhält einen Eintrag, wobei diese nicht nach Namen sortiert sind, sondern einfach chro­no­lo­gisch nach der Aufnahme in die Sammlung.

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Mit SVERWEIS Werte finden

Nun möchten wir her­aus­fin­den, welches Album sich hinter der In­ven­tar­num­mer 10 befindet. Dafür können wir folgende Argumente verwenden:

=SVERWEIS(10;A2:D17;3;0)

Die Zelle, in der wir die Funktion ein­ge­tra­gen haben, sollte nun Parallel Lines ausgeben.

Nun möchte man diese Suche aber nicht nur einmal durch­füh­ren. Deshalb bietet es sich an, SVERWEIS in eine Art von Formular ein­zu­bin­den, das außerdem noch In­ter­pre­ten und Medium liefert. Dafür geben wir das Such­kri­te­ri­um – in unserem Fall die In­ven­tar­num­mer – nicht direkt in die Funktion ein, sondern machen in dieser nur eine Referenz auf eine weitere Zelle:

=SVERWEIS(G2;A2:D17;3;0)

Die gleiche Funktion setzen wir in zwei weitere Zellen, ändern dabei aber den Spal­ten­in­dex jeweils auf 2 und 4.

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SVERWEIS mit anderen Funk­tio­nen kom­bi­nie­ren

Nun ist das Vorgehen aber in den meisten Fällen genau umgekehrt: Man weiß, nach welchem Album man sucht, und hätte dazu gern die In­ven­tar­num­mer oder den In­ter­pre­ten. SVERWEIS lässt sich mithilfe der WAHL-Funktion in die ge­wünsch­te Form biegen. Damit können wir SVERWEIS vor­spie­len, dass Spalten sich an anderer Stelle befinden, als sie wirklich sind. Man verändert damit also die ei­gent­li­che Matrix. In der WAHL-Funktion geben Sie zum einen bestimmte Bereiche an und zum anderen die Rei­hen­fol­ge, in der diese in­ter­pre­tiert werden sollen:

=WAHL(Index;Wert1;Wert2;…)

Für die Werte setzen wir die Spalten unserer Matrix ein und legen dann im Index eine um­ge­kehr­te Rei­hen­fol­ge fest, in der die Funktion die Spalten in­ter­pre­tiert. Die Angabe des Index geschieht übrigens in ge­schweif­ten Klammern und die einzelnen Ziffern werden mit Punkten von­ein­an­der getrennt. WAHL ersetzt also in unserem Beispiel den Matrix-Parameter:

=SVERWEIS(F2;WAHL({2.1};A2:A17;C2:C17);2;0)

So gibt uns die Funktion zu einem Al­bum­ti­tel die passende In­ven­tar­num­mer. Es ist auch möglich, die Werte in WAHL zu erweitern und so den kom­plet­ten Da­ten­be­reich auf­zu­neh­men. Das ist aber zumindest in unserem Beispiel gar nicht nötig: Über die In­ven­tar­num­mer können wir die anderen Werte wieder in einfachen SVERWEIS-Funk­tio­nen ermitteln.

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