Un­ter­schrift in Word einfügen

Häufig wird auch of­fi­zi­el­le Kor­re­spon­denz im privaten oder be­ruf­li­chen Rahmen per E-Mail versendet. Sie haben un­ter­schied­li­che Mög­lich­kei­ten, ein Word-Dokument einfach zu un­ter­schrei­ben. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Un­ter­schrift in Word einfügen.

Kurz­an­lei­tung: Un­ter­schrift in Word einfügen

1. Drücken Sie auf „Einfügen“ und wählen Sie die Option „Si­gna­tur­zei­le“ aus.
2. Fügen Sie auf der ein­ge­füg­ten Word-Un­ter­schrift-Linie eine zuvor gescannte Un­ter­schrift als Bilddatei ein („Einfügen“ -> „Bilder“ -> „Dieses Gerät“).
3. Justieren Sie die Größe der Signatur, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Wann sollte man eine Signatur in Word einfügen?

Oftmals gehört es nicht nur zum guten Stil, ein Dokument mit einer Un­ter­schrift zu versehen, sondern kann auch eine recht­li­che Not­wen­dig­keit sein. Sie ga­ran­tiert die Echtheit eines Dokuments und bestätigt, dass der Un­ter­zeich­nen­de den Inhalt ver­stan­den hat und sein Ein­ver­ständ­nis gibt. Auch bei der Kor­re­spon­denz im digitalen Raum ist eine Un­ter­schrift unter Umständen aus eben diesen Gründen notwendig. Es gibt un­ter­schied­li­che Methoden, um ein Word-Dokument zu un­ter­schrei­ben, die drei gän­gigs­ten und ein­fachs­ten erklären wir Ihnen im Folgenden.

Un­ter­schrift in Word als Grafik einfügen

Sie können Ihre Signatur als Grafik in das fertige Dokument einfügen. Diese Methode ist ganz leicht durch­zu­füh­ren, al­ler­dings benötigen Sie dafür einen Scanner oder ein Smart­phone. Um Ihre Un­ter­schrift in Word ein­zu­fü­gen, gehen Sie in diesem Fall wie folgt vor:

1. Setzen Sie Ihre Un­ter­schrift auf ein weißes Stück Papier. Nutzen Sie einen Ku­gel­schrei­ber oder Füll­fe­der­hal­ter, damit die Signatur sich gut abhebt.
2. Scannen Sie die Un­ter­schrift ein. Wählen Sie zum Speichern ein gängiges Gra­fik­for­mat wie PNG oder JPG. Wählen Sie möglichst nur den Aus­schnitt mit Ihrer ei­gent­li­chen Un­ter­schrift aus. Die Qualität Ihres Scans sollte min­des­tens 300 dpi betragen.
3. Öffnen Sie das Bild und schneiden Sie es zu. Es sollten möglichst nur kleine weiße Ränder bleiben. So lässt sich die Un­ter­schrift besser in Word einfügen.
4. Wenn Sie das Bild fertig be­ar­bei­tet haben, speichern Sie es erneut im ge­wünsch­ten Bild­for­mat. Sie können diese Un­ter­schrift auch in Zukunft für andere Dokumente verwenden.
5. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie un­ter­schrei­ben möchten, klicken Sie in der oberen Leiste auf „Einfügen“ -> „Bilder“ -> „Dieses Gerät“ und wählen Sie den Spei­cher­ort der an­ge­fer­tig­ten Signatur-Datei aus.

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6. Plat­zie­ren Sie die Un­ter­schrift an der ent­spre­chen­den Stelle und speichern das Dokument. Hierfür verwenden Sie entweder die Option „Datei“ -> „Speichern“ oder die ent­spre­chen­den Word-Tas­ten­kom­bi­na­tio­nen.

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Word-Un­ter­schrift einfügen per Frei­hand­ein­ga­be

Sie können auch die „Zeichnen“-Funktion verwenden, um Ihre Un­ter­schrift in Word ein­zu­fü­gen. Wenn Sie mit einem Laptop, Tablet oder Smart­phone arbeiten, greifen Sie hierfür einfach auf das Touchpad zurück. Natürlich können Sie Ihre Signatur auch mit einem ent­spre­chen­den Grafik-Tablet und einem digitalen Stift händisch setzen oder einfach die Maus verwenden.

1. Wählen Sie zunächst die Frei­hand­op­ti­on aus, indem Sie im Menüband auf „Zeichnen“ drücken.
2. Wählen Sie für Ihre digitale Un­ter­schrift in Word die Stift­op­tio­nen mit schwarzer oder blauer Farbe aus. Diese sind gut lesbar und sehen pro­fes­sio­nel­ler aus als zu helle oder intensive Töne.
3. Legen Sie die Schrift­stär­ke fest, indem Sie mit dem Plus- und Mi­nus­zei­chen die Stärke anpassen.
4. Nun un­ter­schrei­ben Sie Ihr Word Dokument. Am ein­fachs­ten ist es, wenn Sie die Signatur bereits an die vor­ge­se­he­ne Stelle setzen.

Word-Un­ter­schrift-Linie einfügen – so funk­tio­niert’s

Während die beiden genannten Methoden sich gerade auch dann anbieten, wenn Sie das un­ter­zeich­ne­te Dokument per E-Mail versenden möchten, ist die folgende Option gut geeignet, wenn Sie das Dokument aus­dru­cken wollen. Microsoft Word bietet Ihnen dann nämlich die Mög­lich­keit, eine Si­gna­tur­zei­le ein­zu­fü­gen. Diese sorgt dafür, dass Ihr Dokument gut struk­tu­riert bleibt und Ihre Un­ter­schrift den nötigen Raum bekommt.

1. Stellen Sie Ihr Dokument fertig. Beachten Sie dabei auch den be­nö­tig­ten Platz für Fuß- oder Endnoten in Word.
2. Klicken Sie auf die Stelle, an der Ihre Signatur stehen soll und wählen Sie dann „Einfügen“ -> „Si­gna­tur­zei­le“.
3. Nun klicken Sie die Option „Microsoft Office-Si­gna­tur­zei­le“ an.
4. Sie haben die Mög­lich­keit fest­zu­le­gen, was unter Ihrer Un­ter­schrift stehen soll. Bei privaten Do­ku­men­ten gehört hier Ihr Name hin. Versenden Sie ein be­ruf­li­ches Dokument, geben Sie unter Umständen zu­sätz­lich Ihre Position im Un­ter­neh­men an.
5. Jetzt wird an der ent­spre­chen­den Stelle eine Si­gna­tur­zei­le angezeigt. Drucken Sie das Dokument nun aus und un­ter­zeich­nen es im Anschluss. Al­ter­na­tiv können Sie Ihre Un­ter­schrift direkt in Word einfügen, wie oben erklärt.

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Was gibt es zu beachten, wenn Sie in Word Ihre Un­ter­schrift einfügen?

Wenn Sie Ihre Un­ter­schrift in Word einfügen, gibt es ein paar Punkte, die Sie beachten sollten. Falls Sie das Dokument nicht aus­dru­cken, sondern direkt per E-Mail versenden oder es hochladen, speichern Sie es am besten als PDF ab. Das ist sicherer und ver­hin­dert, dass Ihre Angaben nach­träg­lich noch verändert werden können. Wenn Sie ein Dokument bereits um­ge­wan­delt haben und die Un­ter­schrift nach­träg­lich einfügen möchten, ist es auch pro­blem­los möglich, das PDF zu un­ter­schrei­ben.

Bei sensiblen Do­ku­men­ten, die eine Un­ter­schrift benötigen, ist es sinnvoll, weitere Si­cher­heits­vor­keh­run­gen zu treffen. Ein Was­ser­zei­chen oder ein Ver­schlüs­se­lungs­ver­fah­ren sorgen dafür, dass Ihre Un­ter­la­gen von un­ge­woll­ten Än­de­run­gen oder einem un­er­laub­ten Zugriff verschont bleiben.