Word: Suchen und Ersetzen – einfach erklärt!

Die Funktion zum Suchen und Ersetzen in der beliebten Text­ver­ar­bei­tung von Microsoft dient dazu, eine bestimmte Zei­chen­fol­ge in einem Text zu suchen und gegen eine andere aus­zu­tau­schen. Neben den sicht­ba­ren Zeichen wie Zahlen, Buch­sta­ben und Son­der­zei­chen erkennt die Funktion auch Steu­er­zei­chen. Ta­bu­la­to­ren, Ab­satz­zei­chen und Leer­zei­chen können Sie per „Suchen und Ersetzen“ in Word pro­blem­los gegen andere Zeichen aus­tau­schen oder auch ganz löschen. Die Word-Suchen-und-Ersetzen-Funktion ist dabei nicht nur für Texter und Autoren sinnvoll und praktisch. Auch Pro­gramm­skrip­te oder HTML/XML-Texte lassen sich mit dieser Funktion pro­blem­los be­ar­bei­ten. Richtig ein­ge­setzt, kann sie dabei helfen, die Arbeit deutlich ef­fi­zi­en­ter zu gestalten.

Sehr effizient ist die Funktion vor allem dann, wenn ein be­stehen­der Text nur leicht angepasst werden soll. Was viele al­ler­dings nicht bedenken: So einfach und kom­for­ta­bel die Funktion auf den ersten Blick ist, so viele Stol­per­stei­ne birgt sie auch. Es ist daher sehr wichtig, dass Sie vor Benutzung der Funktion genau wissen, wie das Ergebnis aussehen soll. Nehmen wir also an, Sie möchten in einem Text die wie­der­keh­ren­de Phrase „Drücken Sie Knopf A und B“ be­ar­bei­ten.

Wenn Sie nun das Wort „und“ gegen das Wort „oder“ ersetzen möchten, müssen Sie unbedingt auch das Leer­zei­chen vor und nach dem Wort „und“ mit kopieren. Ansonsten ist das Chaos vor­pro­gram­miert: Überall dort, wo Word die Zei­chen­fol­ge „und“ findet, wird es sie gnadenlos durch „oder“ ersetzen. Aus „Rund“ wird dann „Roder“, aus „Verbund“ wird „Verboder“, aus „Ma­te­ri­al­schwund“ wird „Ma­te­ri­alsch­wo­der“ und so weiter. Das Tückische daran ist, dass Sie diese Än­de­run­gen nicht unbedingt sofort erkennen. Es ist zwar sehr wahr­schein­lich, dass die Recht­schreib­prü­fung Ihnen all die sinnlosen Wörter an­streicht. Aber eine echte Si­cher­heit bietet das nicht.

Die Funktion „Suchen und Ersetzen“ führt also wirklich durch­ge­hend die Er­set­zun­gen aus, die Sie ein­ge­ge­ben haben, und nimmt auf mögliche Sinn­ent­stel­lun­gen Ihres Textes keinerlei Rücksicht.

Wenn Sie fest­ge­stellt haben, dass Ihr Suchen-und-Ersetzen-Vorgang in Word nicht wie gewünscht funk­tio­niert hat, können Sie ganz einfach den letzten Schritt un­ge­sche­hen machen. Mit der Rück­gän­gig-Funktion nehmen Sie alles auf einen Schlag wieder zurück.

Der Funktion „Suchen und Ersetzen“ in Word ist es völlig gleich­gül­tig, welcher Art die Zeichen sind, die aus­ge­tauscht werden sollen. Sie können wirklich alles mit allem ersetzen. Bestimmte Zei­chen­fol­gen stehen jedoch für bestimmte Funk­tio­nen. Wenn Sie bei­spiels­wei­se unnötige Ab­satz­mar­ken entfernen wollen, dann können Sie das ebenfalls mit der Suchen-und-Ersetzen-Funktion erledigen: Gehen Sie dafür wie gehabt in die Ein­ga­be­mas­ke der Funktion und öffnen Sie dort die er­wei­ter­ten Such­op­tio­nen. Wählen Sie nun unter „Son­der­for­mat“ die Option „Ab­satz­mar­ke“, trägt Word au­to­ma­tisch „^p“ in das Suchfeld ein.

Wenn Sie dies nun wie­der­ho­len, also zwei Ab­satz­mar­ken nach­ein­an­der eintragen, das Symbol im Feld „Ersetzen durch“ aber nur einmal einfügen und an­schlie­ßend mit „Alle ersetzen“ be­stä­ti­gen, werden alle doppelten Ab­satz­mar­ken gegen eine einzige Ab­satz­mar­ke aus­ge­tauscht. Diese Funktion wird sehr gerne verwendet, wenn Texte von anderen Formaten, bei­spiels­wei­se von Webseiten oder von PDF-Do­ku­men­ten, in ein Word-Dokument kopiert werden sollen.

Wenn Sie Groß­buch­sta­ben gegen Klein­buch­sta­ben tauschen wollen, ak­ti­vie­ren Sie in der Funktion bei „Erweitern“ einfach das Feld „Groß-/Klein­schrei­bung beachten“.

In Word ist „Suchen und Ersetzen“ ein sehr leis­tungs­star­kes Tool. Wir empfehlen al­ler­dings, ein wenig damit zu üben, damit die Funktion Ihnen auch wirklich das ge­wünsch­te Ergebnis liefert.