Die besten Trello-Al­ter­na­ti­ven im Überblick

Trello ist ein simples und zugleich ef­fek­ti­ves Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool, das die Planung und Durch­füh­rung von Projekten im privaten und pro­fes­sio­nel­len Bereich ver­ein­facht. 2011 ver­öf­fent­licht, ver­zeich­net Trello mitt­ler­wei­le über 25 Millionen Nutzer. Die Software zeichnet sich durch ihr schlich­tes Design und intuitiv ver­ständ­li­che Funk­tio­nen aus, die in der Regel keine Ein­ar­bei­tungs­zeit vor­aus­set­zen. Trello nutzt Kanban, um aktuelle Aufgaben, Ver­ant­wort­lich­kei­ten und den Fort­schritt der Arbeit geordnet auf dem Board zu zeigen. Ob per­sön­li­che To-do-Liste oder un­ter­neh­mens­in­ter­ne Pro­jekt­plä­ne – Trello stellt alle Projekte und deren Fort­schritt über­sicht­lich dar.

Doch nahezu jede Software weist neben Vorteilen auch Nachteile auf. Und auch für das Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool Trello gilt, dass es für manche Projekte ge­eig­ne­te­re Al­ter­na­ti­ven gibt. Die aus­schlag­ge­ben­den Vor- und Nachteile hängen von per­sön­li­chen An­for­de­run­gen und vom Projekt ab. Warum eine Trello-Al­ter­na­ti­ve sinnvoll sein kann und welche Al­ter­na­ti­ven es gibt, verrät dieser Artikel.

Trello ist eines der meist­ge­nutz­ten Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools. Einer der wich­tigs­ten Faktoren für seine weite Ver­brei­tung ist die klare Struk­tu­rie­rung von Aufgaben auf Boards, Listen und Karten:

• Boards: Ein Board ent­spricht einem Projekt und lässt sich mit Team­mit­glie­dern teilen.
• Listen: Auf den Boards lassen sich belieb viele Listen anlegen. Gängige Beispiele für Listen sind „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.
• Karten: Jede Karte ist einer Liste zu­ge­ord­net und enthält eine Aufgabe. Mit einem Klick lassen sich einer Karte weitere In­for­ma­tio­nen, Kom­men­ta­re oder Anhänge hin­zu­fü­gen.

Der Aufbau von Trello ist simpel und leicht ver­ständ­lich, bietet zugleich aber auch um­fang­rei­che Funk­tio­nen, die eine Or­ga­ni­sa­ti­on von Projekten im Team er­leich­tern. Der visuelle und intuitive Ansatz er­leich­tert die Pro­jekt­ar­beit ohne vor­an­ge­hen­de Ein­ar­bei­tungs­zeit. Trello ist auf dem Desktop, im Browser und als App verfügbar. Durch eine au­to­ma­ti­sche Syn­chro­ni­sa­ti­on sind alle Nutzer immer auf dem neuesten Stand.

Aber wie bereits an­ge­deu­tet, hat Trello nicht nur Vorteile: Während der simple Aufbau für viele Nutzer ein großer Vorteil ist, wird diese Ei­gen­schaft bei komplexen Aufgaben und Projekten schnell zum Nachteil. Das Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool ist auf das Kanban-Board be­schränkt und er­mög­licht keine andere Dar­stel­lung der Aufgaben. Auch bei Projekten mit großen Teams und um­fang­rei­cher Kom­mu­ni­ka­ti­on kann eine Al­ter­na­ti­ve zu Trello sinnvoll sein. Zudem sind in der kos­ten­lo­sen Version Da­tei­an­hän­ge auf eine Größe von maximal 10 MB be­schränkt. Auch bei der Pro-Version reicht es nur für bis zu 250 MB pro Anhang.

Das Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool Trello sowie die in diesem Artikel vor­ge­stell­ten Trello-Al­ter­na­ti­ven sind alle als kos­ten­lo­se Version verfügbar. Diese umfassen die wich­tigs­ten Funk­tio­nen der Software und er­mög­li­chen es Ihnen, ver­schie­de­ne Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools zu testen und sich schließ­lich für einen Favoriten zu ent­schei­den. In den kos­ten­pflich­ti­gen Premium-Versionen stehen Ihnen dann um­fang­rei­che­re Funk­tio­nen zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs Al­ter­na­ti­ven zu Trello im Überblick vor, um Ihnen die Auswahl zu er­leich­tern.

Airtable ist bereits ab der kos­ten­lo­sen Version für den Desktop, als App und im Browser verfügbar und er­mög­licht die Er­stel­lung einer un­be­grenz­ten Tabellen-Anzahl. Die kos­ten­pflich­ti­gen Versionen für 10 $ bzw. 20 $ pro Monat und Nutzer umfassen weitere Funk­tio­nen sowie zu­sätz­li­chen Spei­cher­platz. In der kos­ten­lo­sen Version sind Anhänge auf maximal 2 Gigabyte be­schränkt. Mit den Zu­satz­pa­ke­ten lässt sich diese Be­gren­zung auf 5 bzw. 20 Gigabyte erweitern.

Der Funk­ti­ons­um­fang von Asana ist durch die In­te­gra­ti­on anderer Tools er­wei­ter­bar. So lassen sich bei­spiels­wei­se Gespräche von Microsoft Teams in Ak­ti­ons­punk­te umwandeln, Designs aus der Adobe Creative Cloud teilen oder Be­nach­rich­ti­gun­gen in Slack ak­ti­vie­ren, wenn in Asana Än­de­run­gen vor­ge­nom­men werden. Die Syn­chro­ni­sa­ti­on mit anderen Tools bringt vor allem bei der Zu­sam­men­ar­beit mehrerer Nutzer große Vorteile und gestaltet die Team­ar­beit ef­fi­zi­en­ter. Manche In­te­gra­tio­nen, wie Sa­les­force oder Tableau, sowie das Anlegen von mehr als 15 Nutzern sind jedoch nur mit einer kos­ten­pflich­ti­gen Version möglich.

Zwar stehen bei Asana keine op­tio­na­len Add-ons zur Verfügung, dafür bietet die Trello-Al­ter­na­ti­ve grund­sätz­lich mehr Funk­tio­nen, wie bei­spiels­wei­se die Anzeige des Pro­jekt­fort­schritts sowie die Fest­le­gung einer In­ter­pen­denz von einzelnen Aufgaben. Im Vergleich punktet Trello nach wie vor mit seiner besonders hohen Über­sicht­lich­keit, doch Asana eignet sich besser für Projekte mit mehr als 30 Aufgaben. Asana ist wegen seiner Dar­stel­lung, In­te­gra­tio­nen und Funk­tio­nen dem­entspre­chend besonders für größere Teams und um­fang­rei­che Projekte eine sinnvolle Al­ter­na­ti­ve zu Trello.

Die kos­ten­lo­se Version dieser Trello-Al­ter­na­ti­ve hat einen be­grenz­ten Funk­ti­ons­um­fang: Zwar lassen sich un­be­grenzt viele Pro­jekt­mit­ar­bei­ter hin­zu­fü­gen, jedoch stehen besondere Funk­tio­nen des Tools nur für einen Benutzer zur Verfügung. Dazu zählt zum Beispiel die Ar­beits­zeit­ta­bel­le oder der Kosten- und Rech­nungs­zu­griff. Auch die Anzahl der Projekte ist auf maximal zehn begrenzt. Die kos­ten­pflich­ti­gen Versionen sind, wie bei den meisten hier vor­ge­stell­ten Al­ter­na­ti­ven zu Trello, pro Nutzer zu bezahlen. Unter Umständen ist diese Lösung dennoch auch für größere Teams eine günstige Al­ter­na­ti­ve, sofern sie die Funk­tio­nen ver­schie­de­ner Programme zu­sam­men­füh­ren.

Dennoch deckt die Al­ter­na­ti­ve zu Trello nicht alle Funk­tio­nen ab, die bei Projekten und Team­ar­beit notwendig oder zumindest hilfreich sind. Um die Arbeit mit ver­schie­de­nen Tools trotzdem möglichst effizient zu gestalten, er­mög­licht ClickUp die In­te­gra­ti­on anderer Tools, wie Basecamp, Todoist, Excel oder Trello. Bei einem Wechsel zwischen den Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools haben Sie die Mög­lich­keit, Ihre be­stehen­den Projekte aus Trello ganz einfach in ClickUp zu über­tra­gen.

Die kos­ten­freie Version stößt mit nur 100 MB Spei­cher­platz al­ler­dings schnell an ihre Grenzen. Im Vergleich zu den anderen hier vor­ge­stell­ten Trello-Al­ter­na­ti­ven ist die kos­ten­pflich­ti­ge Version jedoch günstig. Mit nur 4,22 € pro Monat und Nutzer steht Ihnen un­be­grenz­ter Spei­cher­platz sowie eine un­be­grenz­te Anzahl an In­te­gra­tio­nen, Da­sh­boards und Ansichten zur Verfügung. Anders als Trello ist dieses Tool jedoch nur in Englisch verfügbar.

Eine Be­son­der­heit von Zenkit ist das in­klu­dier­te CRM-System, das die Er­stel­lung einer Kun­den­da­ten­bank er­mög­licht. Damit lassen sich unter anderem Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ab­läu­fe verfolgen und wichtige Kun­den­kenn­zah­len kal­ku­lie­ren. Wenn Sie bisher Asana oder Trello genutzt haben, er­mög­licht Zenkit einen einfachen Wechsel mit Im­port­funk­ti­on. An­dern­falls bietet die Trello-Al­ter­na­ti­ve auch die Mög­lich­keit, be­stehen­de Projekte über einen CSV-Import zu über­tra­gen.

Als kos­ten­lo­se Version steht Zenkit inklusive 1 GB Da­ten­spei­cher bis zu drei Nutzern zur Verfügung. Um auch Gantt-Diagramme, Nut­zer­rol­len, 50.000 Items, per­so­na­li­sier­te Designs und 6 GB Da­ten­spei­cher zu nutzen, benötigen Sie den Plus-Tarif für 9 € pro Nutzer und Monat. Beim Business-Tarif für 25 € sind weitere Funk­tio­nen und 50 GB Da­ten­spei­cher in­klu­diert.

Mit der kos­ten­lo­sen Version können Sie bis zu drei Projekte mit einer un­be­grenz­ten Nut­zer­an­zahl erstellen. Die Pro-Version kostet monatlich 8,25 € – un­ab­hän­gig von der Anzahl der User – und er­mög­licht das Anlegen un­li­mi­tier­ter Projekte, mehrerer Check­lis­ten, von Pro­jekt­grup­pen sowie die Er­stel­lung von Sta­tis­ti­ken und Berichten. Damit ist Meis­ter­task im Vergleich zu anderen Trello-Al­ter­na­ti­ven besonders bei der Nutzung durch große Teams sehr günstig.

Der deutsch­spra­chi­ge Support ist in allen Tarifen kos­ten­frei enthalten und kann per Telefon, E-Mail oder Chat erreicht werden. factro gibt es in vier ver­schie­de­nen Tarife: Die kos­ten­freie Basic Cloud kann mit bis zu 10 Nutzern und un­be­grenz­ten Projekten ein­ge­setzt werden. Die kos­ten­pflich­ti­gen Tarife Team, Business und Pro­fes­sio­nal Cloud beginnen bei 7,99 € pro Nutzer im Monat und fügen unter anderem Sicht- und Be­ar­bei­tungs­rech­te, ein Gantt-Diagramm, eine Zeit­er­fas­sung oder eine Aus­las­tungs­über­sicht hinzu.

Auf den ersten Blick weisen die vor­ge­stell­ten Pro­jekt­ma­nage­ment-Tools große Ähn­lich­kei­ten auf. Das Kanban-Board ist eine beliebte und auch bewährte Dar­stel­lungs­me­tho­de, die Ihnen bei jeder vor­ge­stell­ten Software zur Verfügung steht. Doch während Trello darauf be­schränkt ist, erweitern Al­ter­na­ti­ven zu Trello die Optionen und bieten somit prak­ti­sche Al­ter­na­ti­ven für kom­ple­xe­re Projekte und in­di­vi­du­el­le An­for­de­run­gen. Auch die Funk­tio­nen gehen bei einigen Al­ter­na­ti­ven deutlich über das Anlegen von Aufgaben hinaus und bieten Features zur Kos­ten­kon­trol­le, zum Res­sour­cen-Ma­nage­ment oder zum Customer-Re­la­ti­onship-Ma­nage­ment.

Die folgende Tabelle zeigt einen Vergleich der vor­ge­stell­ten Trello-Al­ter­na­ti­ven sowie ihrer Vor- und Nachteile.