E-Mail auf Englisch schreiben: So geht’s

Englisch gehört für viele von uns zum Be­rufs­all­tag. Während im Gespräch kleine Fehler und Un­ge­nau­ig­kei­ten kaum auffallen, sollte bei der schrift­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­on im besten Fall jedes Wort sitzen. Was Sie beim E-Mail auf Englisch verfassen beachten sollten und wie die richtige Anrede und ein ge­lun­ge­ner Abschluss aussieht, erfahren Sie hier – inklusive Beispiel.

Zunächst einmal funk­tio­nie­ren E-Mail-Programme überall auf der Welt gleich – das heißt, Sie müssen sich an keine be­son­de­ren struk­tu­rel­len Vorgaben halten, wenn Sie eine E-Mail auf Englisch schreiben. Neben einem Feld für den oder die Empfänger gibt es auch hier die Mög­lich­keit, Personen in CC oder BCC zu nehmen, an­schlie­ßend for­mu­lie­ren sie einen aus­sa­ge­kräf­ti­gen Betreff und den Inhalt der E-Mail.

Bei Betreff und Inhalt gelten ähnliche Regeln wie im deutschen E-Mail-Knigge. Wählen Sie beim Betreff eine kurze und prägnante Zu­sam­men­fas­sung des Inhalts Ihrer Nachricht und schreiben Sie an­schlie­ßend die E-Mail selbst – inklusive passender Anrede, nach­voll­zieh­ba­rer Schil­de­rung Ihres Anliegens und an­ge­mes­se­ner Groß­for­mel.

Bei der Anrede gilt, wie auch im Deutschen, dass grund­sätz­lich zwischen formeller (be­ruf­li­cher) und in­for­mel­ler (privater) Ansprache un­ter­schie­den wird. Je nachdem, ob und wie gut Sie den Empfänger kennen, kann auch eine in­for­mel­le Anrede im be­ruf­li­chen Kontext verwendet werden – in der Regel sind Sie mit einer formellen Ansprache aber auf der sicheren Seite. Folgende Mög­lich­kei­ten gibt es bei der E-Mail auf Englisch:

Nachdem Sie Ihr Anliegen schrift­lich vor­ge­tra­gen haben, folgt ein ab­schlie­ßen­der Satz – eine Zu­sam­men­fas­sung und/oder eine Hand­lungs­auf­for­de­rung, etwa die Bitte um eine zeitnahe Antwort – und dann die Gruß­for­mel. Auch hier haben Sie ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, je nach Empfänger und Beziehung zu diesem:

In den ver­gan­ge­nen Jahren haben sich in E-Mails bzw. in be­stimm­ten Branchen Ab­kür­zun­gen etabliert, die wir auch im Deutschen verwenden – die al­ler­dings einen eng­li­schen Ursprung haben. Ein Grund mehr, die häu­figs­ten Ab­kür­zun­gen zu erläutern:

Ebenfalls zur Ver­wir­rung beim E-Mail-Schreiben auf Englisch führen immer mal wieder die eng­li­schen Schreib­wei­sen von Uhrzeit und Datum.

Wenn Sie sich es sich bei der Uhrzeit einfach machen möchten, ist die digitale Schreib­wei­se optimal: Auch in Groß­bri­tan­ni­en und Amerika versteht man 13:45 oder 20:15.

Gängiger ist jedoch die Schreib­wei­se mit „am“ und „pm“. „am“ steht für das la­tei­ni­sche „ante meridiem“, also „vor dem Mittag“ – „pm“ bedeutet dem­entspre­chend „post meridiem“, also „nach dem Mittag“. Gezählt werden die Stunden dabei nur bis 12. Um zu ver­deut­li­chen, ob es sich um die nach­mit­täg­li­che oder nächt­li­che (also vor­mit­täg­li­che) Uhrzeit handelt, wird das „am“ oder „pm“ einfach an die Zeit angehängt – bei­spiels­wei­se 4pm für 16 Uhr (4 Uhr nach­mit­tags). Nicht ganz ein­heit­lich geregelt ist, ob ein Leer­schritt zwischen Zahl und Abkürzung gehört.

Beim Datum gibt es Un­ter­schie­de zwischen der bri­ti­schen und ame­ri­ka­ni­schen Schreib­wei­se. In Groß­bri­tan­ni­en werden Daten genauso ge­schrie­ben wie bei uns in Deutsch­land – zum Beispiel „24 December 2020“ oder „24th of December 2020“ bzw. „24/12/2020“. Im Ame­ri­ka­ni­schen wird der Monat dem Tag vor­an­ge­stellt – also „December 24, 2020“. Vor allem bei der reinen Zah­len­schreib­wei­se ist es wichtig, diesen Un­ter­schied zu kennen, damit keine Miss­ver­ständ­nis­se entstehen. „4/12/2020“ könnte schließ­lich der 4. Dezember oder der 12. April 2020 sein.

Um den ge­lun­ge­nen Aufbau zu zeigen und Ihnen eine Vor­stel­lung von passenden For­mu­lie­run­gen zu ver­mit­teln, folgt nun ein Beispiel, das alle Elemente enthält, die für eine gute E-Mail auf Englisch wichtig sind: