In Outlook eine PST-Datei im­por­tie­ren: Schritt für Schritt erklärt

Um eine PST-Datei in Outlook zu im­por­tie­ren, stehen Ihnen zwei Mög­lich­kei­ten zur Verfügung: Nutzen Sie im Outlook-Menü „Datei“ > „Öffnen und Ex­por­tie­ren“ die Optionen „Outlook-Da­ten­da­tei öffnen“ oder „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“. Mit der ersten Mög­lich­keit im­por­tie­ren Sie die voll­stän­di­ge PST-Datei in Ihr Outlook. Die zweite Mög­lich­keit öffnet den Import/Export-As­sis­ten­ten von Outlook und bietet Ihnen weitere Import-Optionen.

Kurz­an­lei­tung: Outlook PST-Datei im­por­tie­ren

PST-Datei direkt im­por­tie­ren:

1. Im Outlook-Menü „Datei“ die Option „Outlook-Da­ten­da­tei öffnen“ wählen
2. Ordner wählen, in dem die PST-Datei ge­spei­chert ist
3. PST-Datei auswählen und auf „Öffnen“ klicken
4. Die Inhalte der PST-Datei werden dann in Outlook links in der Ord­ner­leis­te unter „Outlook-Da­ten­da­tei“ angezeigt. Rechts­klick auf den Ordner zeigt ver­schie­de­ne Ord­ner­op­tio­nen an, z.B. „Ver­schie­ben“ und „Kopieren“.

PST-Datei mit dem Import/Export-As­sis­ten­ten im­por­tie­ren:

1. Im Outlook-Menü „Datei“ die Option „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“ wählen.
2. Im Dia­log­fens­ter die Option „Aus anderen Pro­gram­men oder Dateien im­por­tie­ren“ wählen und mit „Weiter be­stä­ti­gen“.
3. Zu im­por­tie­ren­den Da­tei­ty­pen wählen: „Outlook-Da­ten­da­tei (.pst)“ und „Weiter“ klicken.
4. Ordner wählen, in dem die PST-Datei ge­spei­chert ist und ggf. Optionen wie „Duplikate … ersetzen“ festlegen und „Weiter“ klicken.
5. Ggf. zu im­por­tie­ren­de Ordner und Un­ter­ord­ner auswählen und „Fertig stellen“ klicken.

Si­tua­tio­nen, in denen Sie eine PST-Datei im­por­tie­ren möchten

Outlook erstellt in der Regel au­to­ma­tisch eine so­ge­nann­te PST-Datei mit sämt­li­chen Mails, Notizen, Aufgaben und Ka­len­der­ein­trä­gen. Dieser „Personal Store“, kurz PST, können Sie dann als Outlook-Archiv im­por­tie­ren, um zum Beispiel alle ge­spei­cher­ten Daten auch auf anderen Rechnern wie­der­her­stel­len zu können. Die PST-Datei wird beim Speichern auf Ihrem PC angelegt oder in einem Postfach ge­spei­chert, das sich auf dem Server befindet. Der große Vorteil dieser Methode: Durch die Sicherung der Daten in einer PST-Datei liegen alle Outlook-Daten physisch an einem Ort ab, sodass Sie bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können.

Nicht syn­chro­ni­sier­te Outlook-Daten wie­der­her­stel­len

In Outlook eine PST-Datei zu im­por­tie­ren, kommt bei­spiels­wei­se dann in Frage, wenn ein User seinen PC wechselt und im Vorfeld keine Syn­chro­ni­sa­ti­on der Daten über eine Cloud erfolgt ist. Dies kann der Fall sein, wenn eine Syn­chro­ni­sie­rung nicht gewünscht war, bei­spiels­wei­se aufgrund von Da­ten­schutz­aspek­ten im Un­ter­neh­men. Dann kann ein Export aller Outlook-Daten und eine Über­tra­gung auf ein Spei­cher­me­di­um mit an­schlie­ßen­dem Import auf dem neuen System die ein­fachs­te und schnells­te Lösung sein. So stellen Sie sicher, dass nicht nur ein be­stimm­ter Typ Daten auf dem neuen Rechner wie­der­her­ge­stellt wird.

Wenn Sie PST-Dateien einbinden, werden zu­sätz­lich zu E-Mails auch alte und noch an­ste­hen­de Ka­len­der­ein­trä­ge und Aufgaben direkt mit­in­te­griert. Sie können so auch alle be­stehen­den Outlook-Kontakte im­por­tie­ren.

Outlook-Konten in einer Ansicht zu­sam­men­füh­ren

Manche User greifen auch auf mehrere Konten parallel zu. Hier kann es Sinn ergeben, diese Konten in einem Client zu­sam­men­zu­füh­ren, um eine bessere Or­ga­ni­sa­ti­on zu er­mög­li­chen. Outlook erlaubt hierzu eine Ordner-Struktur, womit auch mehrere Konten über­sicht­lich dar­ge­stellt werden. Dazu bietet sich ein Export eines Kontos als Archiv an, das dann auf dem passenden Rechner mit einem be­stehen­den Konto zu­sam­men­ge­führt wird, womit Sie lediglich einmal die PST-Datei im­por­tie­ren müssen.

Dies kann bei­spiels­wei­se dann wichtig werden, wenn ein Mit­ar­bei­ten­der aus dem Un­ter­neh­men aus­schei­det und ein anderer Zugriff auf be­stehen­de Daten erhalten soll, bei­spiels­wei­se weil man um­fang­rei­che Outlook-Verteiler anlegen möchte.

Ar­chi­vie­rung nicht ver­wen­de­ter Daten

Die Spei­che­rung aller Daten in einem PST-Ver­zeich­nis dient auch dazu, sämtliche In­for­ma­tio­nen aus Outlook, die aktuell keine Ver­wen­dung finden, als Archiv zu speichern. Wenn es al­ler­dings nur um eine Spei­che­rung der E-Mails geht, können Sie auch nur die Outlook-Mails ar­chi­vie­ren.

Für die­je­ni­gen, die auch auf einem anderen Rechner alle Termine im Blick haben möchten, kann es schon aus­rei­chen, den Outlook-Kalender freigeben zu lassen. So können Sie bei­spiels­wei­se auch unterwegs Meetings ver­schie­ben oder neu planen, ganz einfach mit dem Smart­phone.

PST-Datei direkt als Outlook-Da­ten­da­tei im­por­tie­ren

Outlook bietet Ihnen eine prak­ti­sche Mög­lich­keit, Ar­chiv­ord­ner zu in­te­grie­ren. So können Sie PST-Dateien einfach einbinden und als eine Art Un­ter­ord­ner nutzen.

Mit dem Anhängen einer PST-Datei in Ihrem Outlook erhalten Sie Zugriff auf die ge­spei­cher­ten Daten in Form eines eigenen Da­ten­sat­zes im Outlook-Profil (siehe Screen­shot bei Schritt 3). Das Prak­ti­sche daran: Die Daten werden nicht in ein be­stehen­des Profil überführt und mit den bereits be­stehen­den Mails und Ka­len­der­da­ten vermischt, sondern er­schei­nen als ab­ge­grenz­ter Teil in der links an­ge­sie­del­ten Über­sichts­leis­te. Auf Wunsch ist aber auch eine In­te­gra­ti­on in ein be­stehen­des Profil – ohne Ab­gren­zung – möglich.

Wir zeigen Ihnen im Folgenden Schritt für Schritt, wie Sie eine Outlook-Datei im­por­tie­ren:

1. Klicken Sie in der oberen Na­vi­ga­ti­ons­leis­te auf „Datei“ und dann auf „Öffnen und Ex­por­tie­ren“ und wählen Sie dort den Menüpunkt **„Outlook-Da­ten­da­tei öffnen“.

2. Wenn Sie den Menüpunkt an­ge­klickt haben, erscheint ein Fenster, in dem Sie die zu im­por­tie­ren­de Datei aussuchen. Im Beispiel haben wir vorher eine Benutzer-spe­zi­fi­sche Datei unter Benutzer > Be­nut­zer­na­me > Dokumente > Outlook-Dateien ge­spei­chert genannt. Klicken Sie die Datei an und wählen Sie als nächstes den rechts un­ten­ste­hen­den Befehl „Öffnen“.

3. Be­stä­ti­gen Sie mit „Öffnen“ und in der Über­sichts-Seite von Outlook wird links nun die Outlook-Da­ten­da­tei angezeigt.

4. Die Da­ten­da­tei können Sie per Rechts­klick auch in ein anderes Profil ver­schie­ben oder kopieren.

Outlook-Archiv im­por­tie­ren mit dem Outlook-Import-As­sis­ten­ten

Eine noch bequemere Methode, PST-Dateien in Outlook zu im­por­tie­ren, er­mög­licht der Outlook Import Wizard. Mit diesem bestimmen Sie, ob Sie alle oder nur bestimmte Daten einer PST-Datei beim Import über­tra­gen möchten.

1. Um Outlook-Dateien zu im­por­tie­ren, wählen Sie „Datei“ in der Na­vi­ga­ti­ons­leis­te und dort „Öffnen und Ex­por­tie­ren“. Klicken Sie auf „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“.

2. Im nächsten Schritt öffnet sich ein Aus­wahl­bild­schirm, bei dem Sie den Punkt „Aus anderen Pro­gram­men oder Dateien im­por­tie­ren“ wählen und mit „Weiter >“ be­stä­ti­gen.

3. Dann müssen Sie sich nur noch den Dateityp wählen, den Sie im­por­tie­ren möchten. Da es sich in diesem Beispiel um ein PST-Ver­zeich­nis handelt, klicken Sie den Menüpunkt „Outlook-Da­ten­da­tei (.pst)“ an und be­stä­ti­gen dies mit „Weiter >“.

4. Nun öffnen Sie die PST-Datei, die im­por­tiert werden soll, indem Sie diese aus dem ent­spre­chen­den Ver­zeich­nis wählen. Hier haben Sie nun die Mög­lich­keit, Ihren Computer nach der ge­wünsch­ten Datei zu „Durch­su­chen…“. Gleich­zei­tig geben Sie bei diesem Schritt an, ob Sie Duplikate im­por­tie­ren möchten. Klicken Sie wieder auf „Weiter >“, um diesen Schritt ab­zu­schlie­ßen.

5. Im letzten Schritt haben Sie noch die Mög­lich­keit, nur bestimmte Teile eines Ver­zeich­nis­ses bzw. nur einzelne Un­ter­ord­ner einer Outlook PST-Datei zu im­por­tie­ren. Hierhin gelangen Sie, indem Sie den Haupt­ord­ner Outlook-Da­ten­da­tei wie hier im Beispiel gezeigt auf­klap­pen. Klicken Sie dann auf „Fertig stellen“, um den Da­ten­im­port ab­zu­schlie­ßen.