Outlook-Suche funk­tio­niert nicht: So können Sie das Problem beheben

Probleme bei der Outlook-Suche können un­ter­schied­li­che Ursachen haben und ver­schie­de­ne Ausmaße annehmen: Während dem einen User zum Beispiel gar keine Such­ergeb­nis­se mehr angezeigt werden, könnte es sein, dass andere Nut­ze­rin­nen und Nutzer nur noch Teile der Er­geb­nis­lis­te sehen.

Was tun, wenn die Outlook-Suche nicht mehr funk­tio­niert?

Damit Sie Ihr Outlook-Programm so schnell wie möglich wieder wie gewohnt nutzen können, stehen Ihnen zahl­rei­che Lö­sungs­an­sät­ze zur Verfügung, um das Problem zu be­sei­ti­gen. Nicht immer helfen alle Lö­sungs­vor­schlä­ge. In vielen Fällen ist es ratsam, mehrere aus­zu­pro­bie­ren, um zum ge­wünsch­ten Ergebnis zu kommen.

Outlook neu­star­ten

Manchmal ist die ein­fachs­te Lösung am ef­fek­tivs­ten. Starten Sie das Programm neu, indem Sie es einmal komplett schließen und danach wieder neu öffnen. Doch Achtung: U. U. ist Outlook bei Ihnen so vor­ein­ge­stellt, dass ein Klick auf das Schließ­kreuz kein Beenden des Programms bedeutet. Es läuft im Hin­ter­grund weiter und ist lediglich nicht mehr direkt für Sie sichtbar.

Ob das bei Ihnen der Fall ist, finden Sie über die Task­leis­te heraus. Ist dort das Outlook-Icon noch aktiv, haben Sie das Programm nicht beendet. Schauen Sie bei den sicht­ba­ren und den ver­steck­ten Icons nach. Um Outlook endgültig zu beenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon und wählen „Beenden“ aus. Al­ter­na­tiv klicken Sie im Outlook-Menü auf „Datei“ und „Beenden“.

Programm mit dem Task-Manager beenden

Reagiert Outlook nicht auf Ihren Versuch, es zu schließen, können Sie dies auch über den Task-Manager erzwingen. Dazu öffnen Sie den Task-Manager und beenden den Prozess „OUTLOOK.EXE“. Das funk­tio­niert in wenigen einfachen Schritten:

1. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die [Strg] + [Alt] + [Entf]. Danach öffnet sich ein Aus­wahl­feld, in dem Sie auf „Task-Manager starten“ klicken.
2. Der Task-Manager listet Ihnen nun alle An­wen­dun­gen auf, die gerade auf Ihrem PC aktiv sind. Daraus wählen Sie Outlook aus und beenden es.
3. Zudem führt der Task-Manager unter dem Reiter „Prozesse“ alle laufenden Prozesse auf. Auch darunter ist Outlook zu finden. Beenden Sie dort „Microsoft Outlook“, indem sie den Eintrag auswählen und auf „Prozess beenden“ klicken.

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Suche ein­schrän­ken

Hin und wieder ist Outlook mit der Masse an ge­spei­cher­ten E-Mails und In­for­ma­tio­nen über­for­dert. Starten Sie in solch einem Moment die Outlook-Suche, findet diese oftmals nichts. In diesem Fall ist es ratsam, die Suche ein­zu­gren­zen. Wenn Sie bei­spiels­wei­se mehrere E-Mail-Accounts mit Outlook verwenden, sollten Sie das be­tref­fen­de Be­nut­zer­kon­to bereits vor der Suche auswählen.

Zudem kann die Ein­gren­zung auf einen be­stimm­ten Ordner helfen, z. B. auf „Gesendete Nach­rich­ten“ oder einen Ihrer Un­ter­ord­ner im Post­ein­gang. Funk­tio­niert die Outlook-Suche dann immer noch nicht, empfiehlt sich ein Neustart des PCs.

„Re­pa­rie­ren“-Funktion verwenden

Lässt sich das Problem durch einen Neustart nicht lösen, haben Sie die Mög­lich­keit, das Programm virtuell zu re­pa­rie­ren. Gehen Sie dafür in die Ein­stel­lun­gen von Windows und wählen Sie dort die Kategorie „Apps und Features“ aus. Sie haben nun die Option, das Programm zu de­instal­lie­ren oder zu ändern. In der Regel wählen Sie für die Reparatur Microsoft 365 aus, denn darin ist Outlook enthalten.

Klicken Sie auf „Ändern“, dann auf „Re­pa­rie­ren“. Ist die Reparatur ab­ge­schlos­sen, schließen Sie das Fenster und starten Windows neu. Liegt die Ursache des Problems im Zu­griffs­be­reich des Re­pa­ra­tur­tools, geht die Outlook-Suche danach wieder.

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Outlook auf Updates über­prü­fen

Stellen Sie sicher, dass Ihr Outlook-Programm auf dem neuesten Stand ist. Die Updates erfolgen zentral über das Windows-Update. Veraltete Versionen des Programms sind mitunter nicht mehr kom­pa­ti­bel mit den neuesten Updates, die Ihr Windows-Be­triebs­sys­tem im Hin­ter­grund bereits aus­ge­führt hat. Daher ist es wichtig, dass Sie auch Outlook selbst immer aktuell halten.

Ob dies der Fall ist, über­prü­fen Sie, indem Sie ver­füg­ba­re Updates suchen lassen. Bei Windows 10 ist dies unter „Ein­stel­lun­gen“ möglich. Wählen Sie dort die Kategorie „Update und Si­cher­heit“. Klicken Sie auf „Er­wei­ter­te Optionen“ und „Updates für andere Microsoft-Produkte be­reit­stel­len“. Gehen Sie an­schlie­ßend auf die vorherige Seite zurück und starten Sie einen Suchlauf nach neuen Updates, indem Sie auf „Nach Updates suchen“ klicken. Sind keine verfügbar, können Sie diese Ursache in aller Regel aus­schlie­ßen.

Search-Tools von Dritt­an­bie­tern de­ak­ti­vie­ren

Einige Dritt­an­bie­ter haben Add-ons ent­wi­ckelt, die in das Outlook-Programm in­te­griert werden können. U. U. ver­ur­sa­chen diese Probleme bei der Outlook-Suche. Denn auch Er­wei­te­run­gen greifen auf die Datenbank des Programms zu, damit Nut­ze­rin­nen und Nutzer über sie nach Nach­rich­ten suchen können. Um diese Un­stim­mig­keit zu beheben, sollten Sie alle nach­träg­lich in­stal­lier­ten Tools von Dritt­an­bie­tern de­ak­ti­vie­ren. War das Add-on die Ursache für den Fehler in der Outlook-Suche, sollte diese nun wieder funk­tio­nie­ren.

Outlook-In­di­zie­rung über­prü­fen

Der E-Mail-Client Outlook besitzt einen Index, der wie ein Da­ten­ka­ta­log aufgebaut ist. Er vereint alle wichtigen Begriffe der ge­spei­cher­ten E-Mails. Dies er­mög­licht Nut­ze­rin­nen und Nutzern, über die Eingabe eines Such­be­griffs bestimmte Nach­rich­ten zu finden.

Wenn die Suche bei Outlook nicht mehr gelingt, liegt es oftmals daran, dass die Pro­gram­mein­stel­lun­gen falsch sind und nicht mehr alle not­wen­di­gen Daten erfasst werden. Um her­aus­zu­fin­den, ob das bei Ihnen der Fall ist, müssen Sie die In­di­zie­rungs­op­tio­nen über­prü­fen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie im Outlook-Programm auf „Datei“ und öffnen Sie den Tab „Optionen“. Es erscheint ein neues Pop-up-Fenster „Outlook-Optionen“.
2. Wählen Sie darauf „Durch­su­chen“ oder „Suchen“ aus.
3. Auf der rechten Seite sehen Sie nun das Feld „In­di­zie­rungs­op­tio­nen…“. Nach einem Klick drauf sehen Sie ein Fenster mit allen von Outlook in­di­zier­ten Spei­cher­or­ten.
4. Schauen Sie nach, ob „Microsoft Outlook“ auf­ge­führt ist. Falls nicht, klicken Sie auf „Ändern“ und dann auf „In­di­zier­te Orte“.
5. An­schlie­ßend setzen Sie einen Haken bei „Microsoft Outlook“.
6. Be­stä­ti­gen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

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PST-Dateien re­pa­rie­ren

Eine PST-Datei („PST“ steht für „Personal Store“) dient dem E-Mail-Programm Outlook als Ablage für sämtliche per­sön­li­chen Elemente eines Users. Dazu gehören neben E-Mails auch Termine, Kontakte oder Notizen. Das Programm verwaltet und speichert alle Daten in der PST-Datei wie in einem vir­tu­el­len Ak­ten­schrank. Outlook benötigt min­des­tens eine PST-Datei, kann aber pro­blem­los mehrere solcher Dateien von­ein­an­der trennen. Wird bei­spiels­wei­se zwischen privaten und ge­schäft­li­chen E-Mails un­ter­schie­den, erstellt Outlook zwei un­ter­schied­li­che PST-Dateien in seinem Index.

Vermuten Sie, dass eine dieser Dateien be­schä­digt ist, benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie den Post­ein­gang re­pa­rie­ren können. Outlook hat das Tool scanpst.exe bereits in­te­griert. Es erkennt, ob PST-Dateien be­schä­digt sind, und ist in der Lage, diese wieder zu re­pa­rie­ren. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, eine solche Reparatur einer PST-Datei vor­zu­neh­men:

1. Beenden Sie zunächst das Outlook-Programm.
2. Rufen Sie nun den Ordner C:\Program Files bzw. C:\Program Files (x86) auf. In einem der beiden befindet sich der Outlook-Pro­gramm­ord­ner.
3. Geben Sie im Suchfeld des Datei-Explorers „scanpst.exe“ ein, um die ge­wünsch­te Datei zu finden. Sie können auch manuell in Ihrem Outlook-Ordner nachsehen.
4. Öffnen Sie scanpst.exe.
5. Nun sehen Sie das Feld „Geben Sie den Namen der zu prüfenden Datei an“. Dort geben Sie den Namen der zu über­prü­fen­den PST-Datei ein. Haben Sie den Namen nicht parat, können Sie auch mit „Durch­su­chen“ die be­tref­fen­de Datei suchen und auswählen.
6. Beginnen Sie die Über­prü­fung mit „Starten“.
7. Sollten Fehler in der Datei vorhanden sein, zeigt Ihnen die Über­prü­fung diese an. Mit einem Klick auf „Re­pa­rie­ren“ starten Sie den Re­pa­ra­tur­vor­gang.
8. Starten Sie nun Outlook erneut und über­prü­fen Sie, ob die Reparatur gelungen ist.

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Gesamten Index löschen und neu erstellen

In einigen Fällen kann jedoch auch scanpst.exe nichts aus­rich­ten, und Sie müssen den gesamten Index löschen und neu erstellen. Dieser Prozess nimmt einige Zeit in Anspruch und ist nicht für eine kurz­fris­ti­ge Pro­blem­lö­sung gedacht. Wer seinen Rechner gerade zum Arbeiten benötigt, sollte den Vorgang später durch­füh­ren.

1. Gehen Sie im Outlook-Programm auf „Datei“ und öffnen den Tab „Optionen“. Es öffnet sich ein neues Pop-up-Fenster „Outlook-Optionen“.
2. Wählen Sie darauf „Durch­su­chen“ oder „Suchen“ aus.
3. Auf der rechten Seite sehen Sie nun das Feld „In­di­zie­rungs­op­tio­nen…“. Klicken Sie darauf. Sie sehen nun ein Fenster mit allen von Outlook in­di­zier­ten Orten.
4. Wählen Sie „Erweitert“ bzw. „Er­wei­ter­te Optionen“. Dort finden Sie den Punkt „Pro­blem­be­hand­lung“.
5. Klicken Sie nun auf den Button „Neu erstellen“, der neben „Index löschen und neu erstellen“ zu finden ist.
6. Be­stä­ti­gen Sie mit „OK“. Nun erstellt das Programm einen neuen Index. Dieser Vorgang kann einige Momente dauern. Schließen Sie alle offenen Fenster.

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Än­de­run­gen in der Registry vornehmen

Jeder Microsoft-Windows-PC besitzt eine so­ge­nann­te Registry, auf Deutsch: Re­gis­trie­rungs­da­ten­bank. Sie speichert alle Daten zum vor­han­de­nen Be­triebs­sys­tem sowie zu darauf in­stal­lier­ten Pro­gram­men. Die einzelnen Programme wissen durch die Registry, wie sie auf Befehle reagieren sollen. Zudem sind in ihr An­wei­sun­gen für Programme vermerkt, die au­to­ma­tisch starten sollen, wenn Sie Ihren PC hoch­fah­ren. Auch zu zuletzt ge­öff­ne­ten Dateien innerhalb eines Programms befinden sich in der Registry Vermerke. Beim nächsten Pro­gramm­start kann die jeweilige Anwendung darauf wieder zugreifen.

Manchmal befinden sich Fehler oder falsche In­for­ma­tio­nen in der Registry, wodurch bestimmte Programme nicht korrekt starten und arbeiten. Funk­tio­niert Ihre Outlook-Suche nicht, kann es deshalb auch an in­kor­rek­ten In­for­ma­tio­nen in der Re­gis­trie­rungs­da­ten­bank liegen. Gelingt es Ihnen nicht, eine Outlook-Suche durch­zu­füh­ren, nachdem Sie bereits den Index zu­rück­ge­setzt haben, können Sie über die Registry die „Reinigung“ erzwingen.

Outlook manuell zu­rück­zu­set­zen, ist der letzte Ausweg, bevor nur noch die Neu­in­stal­la­ti­on des Programms hilft. Die Registry-Einträge für Ihr Outlook-Programm löschen Sie, indem Sie zunächst die Registry öffnen:

1. Verwenden Sie die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [Windows] + [R]. Es öffnet sich der Dialog „Ausführen“.
2. Geben Sie dort „regedit“ ein, drücken Sie an­schlie­ßend [Enter] und klicken Sie auf „Ja“.
3. Nun öffnet sich die Registry.

Wählen Sie in der Datenbank den ent­spre­chen­den Pfad für Ihre Software-Version aus. Dies ist z. B. HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook. Abhängig von Ihrer Office-Version tauschen Sie 16.0 durch 14.0 bzw. 15.0 aus. Diesen Registry-Key löschen Sie. Starten Sie danach Ihren PC neu. Die Outlook-Suche sollte wieder ein­wand­frei funk­tio­nie­ren. Falls nicht, hilft nur noch, das Programm zu de­instal­lie­ren und wieder neu auf den Rechner zu spielen.

Outlook neu in­stal­lie­ren

Bei der De­instal­la­ti­on des Programms gehen Sie ähnlich vor wie beim Lö­sungs­an­satz, mit dem sie es zu re­pa­rie­ren. Öffnen Sie auch zum Entfernen des Programms zuerst die Sys­tem­steue­rung des Computers, gehen Sie auf „Programme“ und dann auf „Programm de­instal­lie­ren“. Wählen Sie an­schlie­ßend beim Eintrag „Microsoft Office“ den Punkt „Features hin­zu­fü­gen oder entfernen“ aus und be­stä­ti­gen Sie die Aktion mit „Weiter“.

Danach sehen Sie eine Auf­lis­tung der einzelnen zu­ge­hö­ri­gen Programme. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben „Microsoft Outlook“ und stellen Sie ihn auf „Nicht verfügbar“. Be­stä­ti­gen Sie Ihre Auswahl mit „Weiter“ und beachten Sie even­tu­el­le weitere An­wei­sun­gen des (De-)In­stal­la­ti­ons­as­sis­ten­ten. Ist die De­instal­la­ti­on ab­ge­schlos­sen, schließen Sie das Fenster und starten den Rechner neu.