SMTP‑Server erklärt: Alles zu Funk­tio­nen, Ports & Si­cher­heit ---

SMTP-Server stellen streng nach Protokoll sicher, dass elek­tro­ni­sche Post die ge­wünsch­ten Emp­fän­ge­rin­nen und Empfänger erreicht. Im Internet gibt es ein ganzes Netzwerk solcher Ver­tei­ler­sta­tio­nen oder auch Relays, die den E-Mail-Verkehr überhaupt erst möglich machen.

Was ist ein SMTP-Server?

Als „SMTP-Server“ be­zeich­net man einen Mail­ser­ver, der E-Mails von einem Absender bzw. einer Ab­sen­de­rin an einen oder mehrere Emp­fän­ger­adres­sen gemäß den Re­ge­lun­gen des Netz­werk­pro­to­kolls SMTP ins Internet einspeist und wei­ter­lei­tet. Eine wichtige Funktion des SMTP-Servers ist dabei die Ver­mei­dung von Spam mittels Au­then­ti­fi­zie­rungs­me­cha­nis­men, durch die es nur befugten Usern möglich ist, E-Mails zu ver­schi­cken.

Als so­ge­nann­te Relays stellen SMTP-Server das es­sen­zi­el­le Bin­de­glied bei der E-Mail-Über­tra­gung dar, an der gleich mehrere Server beteiligt sind: der Post­aus­gangs­ser­ver des Absenders bzw. der Ab­sen­de­rin, ein oder mehrere externe Wei­ter­lei­tungs­ser­ver und der Post­ein­gangs­ser­ver des Emp­fän­gers bzw. der Emp­fän­ge­rin.

Wie funk­tio­niert ein SMTP-Server?

Schritt 1: Ver­bin­dung mit dem Post­aus­gangs­ser­ver

Nachdem Sie eine E-Mail ver­schickt haben, wandelt die Webmail-Anwendung Ihres Providers be­zie­hungs­wei­se Ihr Mail-Programm (der SMTP-Client, auch „Mail User Agent“ genannt, kurz: MUA) diese in einen Header und einen Body um und lädt beide auf den Post­aus­gangs­ser­ver – also einen SMTP-Server. Dieser verfügt über einen so­ge­nann­ten „Mail Transfer Agent“ (MTA), der die Soft­ware­grund­la­ge zum Versand und Empfang von E-Mails darstellt. Der MTA überprüft die Mail auf Größe sowie auf Spam und speichert sie dann ab. Um den MTA zu entlasten, ist ihm ge­le­gent­lich auch ein „Mail Sub­mis­si­on Agent“ (MSA) vor­ge­schal­tet, der die Validität der Mail im Vorfeld prüft. An­schlie­ßend sucht der MTA im „Domain Name System“ (DNS) nach der IP-Adresse des emp­fan­gen­den Mail­ser­vers.

Schritt 2: Aus­lie­fe­rung bzw. Wei­ter­lei­tung der E-Mail

Wenn die Emp­fän­ger­adres­se mit demselben Mail­ser­ver verbunden ist wie die Ab­sen­der­adres­se, wird die E-Mail direkt aus­ge­lie­fert. Ist dies nicht der Fall, zerlegt der MTA sie in kleine Da­ten­pa­ke­te, die auf dem kürzesten und zugleich traf­ficärms­ten Weg an den Ziel-SMTP-Server wei­ter­ge­lei­tet werden. Dabei passieren die Pakete mitunter mehrere MTAs auf externen SMTP-Servern (im Fach­jar­gon „Relays“ genannt), welche sich um die stetige Wei­ter­lei­tung kümmern.

Schritt 3: Ankunft im Post­ein­gangs­ser­ver der Emp­fän­ger­adres­se

Bei der Ankunft beim Ziel-SMTP-Server werden die Da­ten­pa­ke­te wieder zu einer voll­stän­di­gen E-Mail zu­sam­men­ge­setzt. Diese wird vom MSA und/oder MTA ein weiteres Mal auf Spam gecheckt und dann in den Nach­rich­ten­spei­cher des Post­ein­gangs­ser­vers über­tra­gen. Von dort aus über­mit­telt sie der so­ge­nann­te „Mail Delivery Agent“ (MDA) ins E-Mail-Postfach der Emp­fän­ge­rin bzw. des Emp­fän­gers. Dann über­neh­men andere Netz­werk­pro­to­kol­le – entweder IMAP oder POP3 – das Her­un­ter­la­den der elek­tro­ni­schen Post auf den SMTP-Client des Emp­fän­gers.

Welche SMTP-Mail­ser­ver gibt es?

Als Ab­sen­de­rin oder Absender haben Sie grund­sätz­lich die Wahl zwischen den SMTP-Servern un­ter­schied­li­cher Anbieter, um Ihre E-Mails ins Netzwerk ein­zu­spei­sen und wei­ter­zu­lei­ten. Eine durchaus in­ter­es­san­te Al­ter­na­ti­ve ist zudem, selbst einen eigenen Server ein­zu­rich­ten.

Öf­fent­lich ver­füg­ba­re SMTP-Server

SMTP-Server von den eta­blier­ten Anbietern werden auch von anderen Providern als ver­trau­ens­wür­dig anerkannt. Zudem gelten ihre Spam­fil­ter aufgrund der großen ab­ge­wi­ckel­ten Da­ten­men­gen als besonders stark. Jedoch müssen Sie sich bei kos­ten­frei­en Angeboten meist mit strengen Li­mi­tie­run­gen bezüglich täglicher E-Mail-Anzahl, maximaler Größe von Anhängen und Post­fach­spei­cher­platz ar­ran­gie­ren.

Die Angebote werden von ver­schie­de­nen Seiten un­ter­brei­tet:

• In­ter­net­dienst­an­bie­ter: „Internet Service Provider“ (ISP) bieten zu einem In­ter­net­an­schluss oft auch eine E-Mail-Adresse an, mit der man Zugriff auf die kon­zern­ei­ge­nen SMTP-Mail­ser­ver erhält.
• E-Mail-Provider: Die für Pri­vat­per­so­nen wohl ty­pischs­te Art, E-Mails an Freunde und Verwandte zu schicken, besteht in der Ver­wen­dung der Webmail-Anwendung eines kos­ten­lo­sen E-Mail-Providers wie Gmail, Yahoo oder Web.de. Vor­aus­set­zung ist lediglich eine zur Domain passende E-Mail-Adresse, mit der man den SMTP-Server des Providers für die per­sön­li­che Kor­re­spon­denz nutzen kann. Ihr Postfach müssen Sie dazu lediglich für die korrekte SMTP-Server-Adresse kon­fi­gu­rie­ren – eine Übersicht der be­lieb­tes­ten Provider und ihrer Adressen folgt weiter unten.
• Hosting-Dienst­leis­ter: In vielen Hosting-Paketen, wie etwa denen von IONOS, ist stan­dard­mä­ßig eine SMTP-Server-Nutzung enthalten, über die sich der un­ter­neh­mens­in­ter­ne und der externe Mail­ver­kehr abwickeln lassen.
• Spe­zia­li­sier­te Anbieter: Einige Un­ter­neh­men haben sich auf die Ver­mie­tung von SMTP-Servern spe­zia­li­siert. Dazu gehören zum Beispiel Amazon SES und SparkPost, bei denen man ent­spre­chen­de Hardware auf Wunsch mieten kann.

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Eigener SMTP-Server

Mit etwas tech­ni­schem Ba­sis­wis­sen ist es auch möglich, sich einen eigenen SMTP-Server ein­zu­rich­ten, zum Beispiel im Rahmen eines eigenen Raspberry-Pi-Mail­ser­vers mit ent­spre­chen­der Software.

Die Vorteile sind of­fen­sicht­lich: keine Nut­zungs­be­schrän­kun­gen durch einen Provider, volle Kontrolle über alle Ein­stel­lun­gen und maximale Da­ten­ho­heit. Zudem eignet sich ein Server Marke Eigenbau perfekt dafür, sich mit den Hin­ter­grün­den des E-Mail-Verkehrs vertraut zu machen. Aber es gibt auch Schat­ten­sei­ten: Wegen der dy­na­mi­schen IP-Adresse privater In­ter­net­zu­gän­ge werden private SMTP-Server von großen Mail-Providern oft als Spam­ver­tei­ler ein­ge­stuft. Ein Problem, das man jedoch mit nur wenigen Um­struk­tu­rie­rungs­maß­nah­men und/oder Zu­satz­kos­ten lösen kann. Will man seine E-Mails aber lediglich an einen anderen privaten Client schicken, ist ein eigener SMTP-Server auf jeden Fall eine gute Al­ter­na­ti­ve.

Anbieter-SMTP vs. Eigener SMTP: Vor- und Nachteile in der Übersicht

Nach­fol­gend noch einmal zu­sam­men­ge­fasst, welche Vor- und Nachteile Server von Anbietern im Vergleich zu selbst ein­ge­rich­te­ten Servern mit sich bringen:

Wichtige SMTP-Server im Überblick

Nach­fol­gend eine aktuelle Liste (Stand: Juli 2025) der wich­tigs­ten E-Mail-Provider und Adressen ihrer öf­fent­lich zu­gäng­li­chen SMTP-Server:

SMTP-Server ein­rich­ten: So funk­tio­niert’s (am Beispiel von Outlook)

Damit Ihre E-Mails zu­ver­läs­sig versendet werden können, ist ein korrekt kon­fi­gu­rier­ter SMTP-Server un­er­läss­lich. Je nach E-Mail-Anbieter un­ter­schei­det sich die Ein­rich­tung leicht. Nach­fol­gend zeigen wir ex­em­pla­risch, wie die Ein­rich­tung des SMTP-Servers in Outlook funk­tio­niert.

Um den SMTP-Server in Outlook ein­zu­rich­ten bzw. zu ändern, öffnen Sie im ersten Schritt den E-Mail-Client von Microsoft und rufen dann den Reiter „Datei“ auf. An­schlie­ßend wählen Sie nach­ein­an­der „Kon­to­ein­stel­lun­gen“ und „Profile verwalten“ aus.

Drücken Sie auf „E-Mail-Konten“, um zur Übersicht der ein­ge­rich­te­ten Post­fä­cher zu gelangen. Sollten Sie bisher noch keine Adresse ein­ge­rich­tet haben, klicken Sie auf „Neu“ und geben die Adresse samt Passwort an. An­dern­falls wählen Sie direkt die ge­wünsch­te E-Mail-Adresse aus und klicken auf „Ändern“, um zu den POP- und IMAP-Kon­to­ein­stel­lun­gen zu gelangen.

Unter „Post­aus­gangs­ser­ver“ können Sie nun den SMTP-Server Ihrer Wahl eintragen, wie zum Beispiel den IONOS SMTP-Server smtp.ionos.de.

Schutz­maß­nah­men für SMTP-Server

Die Si­cher­heit eines SMTP-Servers ist ent­schei­dend dafür, dass Ihre ver­schick­ten E-Mails vor un­be­fug­tem Zugriff und Ma­ni­pu­la­ti­on geschützt sind. Da das Protokoll von Hause aus nicht besonders sicher ist, wurden im Laufe der Zeit ver­schie­de­ne Schutz­maß­nah­men ent­wi­ckelt. In den nach­fol­gen­den Ab­schnit­ten finden Sie einige der wich­tigs­ten Methoden für die Ab­si­che­rung von SMTP-Über­tra­gun­gen.

Ver­pflich­ten­de Au­then­ti­fi­zie­rung via SMTP-Auth

Nahezu alle modernen Mail­ser­ver verlangen heute eine ein­deu­ti­ge Au­then­ti­fi­zie­rung der Ab­sen­de­rin bzw. des Absenders über SMTP-Auth (Extended SMTP). Das bedeutet: Nur wer sich mit einem gültigen Be­nut­zer­na­men und dem zu­ge­hö­ri­gen Passwort am SMTP-Server anmeldet, darf E-Mails versenden.

Diese Au­then­ti­fi­zie­rung dient dem Schutz vor Spam, Spoofing und un­be­rech­tig­ter Nutzung. Sie ver­hin­dert, dass Dritte beliebige Ab­sen­der­adres­sen angeben und über Ihren Server E-Mails ver­schi­cken. Viele Anbieter setzen zudem im Rahmen einer Zwei-Faktor-Au­then­ti­fi­zie­rung auf so­ge­nann­te App-Pass­wör­ter – ein reguläres Passwort reicht dann nicht mehr aus.

SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge als Grund­vor­aus­set­zung

Neben der Au­then­ti­fi­zie­rung über SMTP-Auth wird zunehmend auch die Au­then­ti­zi­tät der Domain überprüft, von der eine E-Mail stammt. Dazu dienen drei DNS-Einträge, die bei der Do­main­ver­wal­tung hin­ter­legt sein müssen:

• SPF (Sender Policy Framework): Legt fest, welche Server be­rech­tigt sind, im Namen der Domain E-Mails zu versenden
• DKIM: Signiert aus­ge­hen­de E-Mails kryp­to­gra­fisch, damit der emp­fan­gen­de Server prüfen kann, ob die Nachricht unterwegs verändert wurde
• DMARC: Gibt an, wie mit Nach­rich­ten umzugehen ist, die SPF und DKIM nicht bestehen – z. B. ablehnen oder in den Spam-Ordner ver­schie­ben

Fehlen diese Einträge oder sind sie feh­ler­haft, kann dies dazu führen, dass E-Mails von anderen Servern blockiert oder als Spam ein­ge­stuft werden.

Strikte Ab­sen­der­adress­re­ge­lun­gen

Viele E-Mail-Provider – darunter auch IONOS – haben in den letzten Jahren ihre Richt­li­ni­en zum Versand von E-Mails über SMTP-Server ver­schärft. Im Mit­tel­punkt steht dabei die Frage, welche Ab­sen­der­adres­se beim Versand zulässig ist. Der Hin­ter­grund: Spam-Versender und Phishing-Angriffe nutzen häufig frei erfundene oder ge­fälsch­te Ab­sen­der­adres­sen, um Se­rio­si­tät vor­zu­täu­schen.

In der Folge dürfen beim SMTP-Versand in­zwi­schen nur noch Ab­sen­der­adres­sen verwendet werden, die …

• … zur au­then­ti­fi­zier­ten E-Mail-Adresse gehören (z. B. max@beispiel.de, wenn mit max@beispiel.de am Server an­ge­mel­det).
• … im Be­nut­zer­kon­to explizit als zulässige Ab­sen­der­adres­se hin­ter­legt bzw. ve­ri­fi­ziert wurden (z. B. bei Versand im Auftrag einer anderen Person oder Adresse).

Wird eine ab­wei­chen­de, nicht ve­ri­fi­zier­te Adresse als Absender angegeben, ver­wei­gert der SMTP-Server den Versand meist mit einem ent­spre­chen­den Feh­ler­code.

Ports mit Ver­schlüs­se­lung verwenden

Je nach Anbieter und ein­ge­setz­ter Software gibt es ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, eine ver­schlüs­sel­te Ver­bin­dung zum SMTP-Server her­zu­stel­len. Dabei spielt nicht nur die Ver­schlüs­se­lungs­me­tho­de (z. B. TLS oder STARTTLS) eine Rolle, sondern auch der ver­wen­de­te Port. Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Varianten:

Häufige SMTP-Server-Feh­ler­mel­dun­gen und ihre Ursache

Bei falscher Kon­fi­gu­ra­ti­on oder Ver­bin­dungs­pro­ble­men zeigen Mail­pro­gram­me ent­spre­chen­de SMTP-Feh­ler­codes an. In der nach­fol­gen­den Tabelle haben wir die wich­tigs­ten Meldungen zu­sam­men­ge­fasst.