SMTP‑Server erklärt: Alles zu Funktionen, Ports & Sicherheit ---

SMTP-Server stellen streng nach Protokoll sicher, dass elektronische Post die gewünschten Empfängerinnen und Empfänger erreicht. Im Internet gibt es ein ganzes Netzwerk solcher Verteilerstationen oder auch Relays, die den E-Mail-Verkehr überhaupt erst möglich machen.

Was ist ein SMTP-Server?

Als „SMTP-Server“ bezeichnet man einen Mailserver, der E-Mails von einem Absender bzw. einer Absenderin an einen oder mehrere Empfängeradressen gemäß den Regelungen des Netzwerkprotokolls SMTP ins Internet einspeist und weiterleitet. Eine wichtige Funktion des SMTP-Servers ist dabei die Vermeidung von Spam mittels Authentifizierungsmechanismen, durch die es nur befugten Usern möglich ist, E-Mails zu verschicken.

Als sogenannte Relays stellen SMTP-Server das essenzielle Bindeglied bei der E-Mail-Übertragung dar, an der gleich mehrere Server beteiligt sind: der Postausgangsserver des Absenders bzw. der Absenderin, ein oder mehrere externe Weiterleitungsserver und der Posteingangsserver des Empfängers bzw. der Empfängerin.

Wie funktioniert ein SMTP-Server?

Schritt 1: Verbindung mit dem Postausgangsserver

Nachdem Sie eine E-Mail verschickt haben, wandelt die Webmail-Anwendung Ihres Providers beziehungsweise Ihr Mail-Programm (der SMTP-Client, auch „Mail User Agent“ genannt, kurz: MUA) diese in einen Header und einen Body um und lädt beide auf den Postausgangsserver – also einen SMTP-Server. Dieser verfügt über einen sogenannten „Mail Transfer Agent“ (MTA), der die Softwaregrundlage zum Versand und Empfang von E-Mails darstellt. Der MTA überprüft die Mail auf Größe sowie auf Spam und speichert sie dann ab. Um den MTA zu entlasten, ist ihm gelegentlich auch ein „Mail Submission Agent“ (MSA) vorgeschaltet, der die Validität der Mail im Vorfeld prüft. Anschließend sucht der MTA im „Domain Name System“ (DNS) nach der IP-Adresse des empfangenden Mailservers.

Schritt 2: Auslieferung bzw. Weiterleitung der E-Mail

Wenn die Empfängeradresse mit demselben Mailserver verbunden ist wie die Absenderadresse, wird die E-Mail direkt ausgeliefert. Ist dies nicht der Fall, zerlegt der MTA sie in kleine Datenpakete, die auf dem kürzesten und zugleich trafficärmsten Weg an den Ziel-SMTP-Server weitergeleitet werden. Dabei passieren die Pakete mitunter mehrere MTAs auf externen SMTP-Servern (im Fachjargon „Relays“ genannt), welche sich um die stetige Weiterleitung kümmern.

Schritt 3: Ankunft im Posteingangsserver der Empfängeradresse

Bei der Ankunft beim Ziel-SMTP-Server werden die Datenpakete wieder zu einer vollständigen E-Mail zusammengesetzt. Diese wird vom MSA und/oder MTA ein weiteres Mal auf Spam gecheckt und dann in den Nachrichtenspeicher des Posteingangsservers übertragen. Von dort aus übermittelt sie der sogenannte „Mail Delivery Agent“ (MDA) ins E-Mail-Postfach der Empfängerin bzw. des Empfängers. Dann übernehmen andere Netzwerkprotokolle – entweder IMAP oder POP3 – das Herunterladen der elektronischen Post auf den SMTP-Client des Empfängers.

Welche SMTP-Mailserver gibt es?

Als Absenderin oder Absender haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen den SMTP-Servern unterschiedlicher Anbieter, um Ihre E-Mails ins Netzwerk einzuspeisen und weiterzuleiten. Eine durchaus interessante Alternative ist zudem, selbst einen eigenen Server einzurichten.

Öffentlich verfügbare SMTP-Server

SMTP-Server von den etablierten Anbietern werden auch von anderen Providern als vertrauenswürdig anerkannt. Zudem gelten ihre Spamfilter aufgrund der großen abgewickelten Datenmengen als besonders stark. Jedoch müssen Sie sich bei kostenfreien Angeboten meist mit strengen Limitierungen bezüglich täglicher E-Mail-Anzahl, maximaler Größe von Anhängen und Postfachspeicherplatz arrangieren.

Die Angebote werden von verschiedenen Seiten unterbreitet:

• Internetdienstanbieter: „Internet Service Provider“ (ISP) bieten zu einem Internetanschluss oft auch eine E-Mail-Adresse an, mit der man Zugriff auf die konzerneigenen SMTP-Mailserver erhält.
• E-Mail-Provider: Die für Privatpersonen wohl typischste Art, E-Mails an Freunde und Verwandte zu schicken, besteht in der Verwendung der Webmail-Anwendung eines kostenlosen E-Mail-Providers wie Gmail, Yahoo oder Web.de. Voraussetzung ist lediglich eine zur Domain passende E-Mail-Adresse, mit der man den SMTP-Server des Providers für die persönliche Korrespondenz nutzen kann. Ihr Postfach müssen Sie dazu lediglich für die korrekte SMTP-Server-Adresse konfigurieren – eine Übersicht der beliebtesten Provider und ihrer Adressen folgt weiter unten.
• Hosting-Dienstleister: In vielen Hosting-Paketen, wie etwa denen von IONOS, ist standardmäßig eine SMTP-Server-Nutzung enthalten, über die sich der unternehmensinterne und der externe Mailverkehr abwickeln lassen.
• Spezialisierte Anbieter: Einige Unternehmen haben sich auf die Vermietung von SMTP-Servern spezialisiert. Dazu gehören zum Beispiel Amazon SES und SparkPost, bei denen man entsprechende Hardware auf Wunsch mieten kann.

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Eigener SMTP-Server

Mit etwas technischem Basiswissen ist es auch möglich, sich einen eigenen SMTP-Server einzurichten, zum Beispiel im Rahmen eines eigenen Raspberry-Pi-Mailservers mit entsprechender Software.

Die Vorteile sind offensichtlich: keine Nutzungsbeschränkungen durch einen Provider, volle Kontrolle über alle Einstellungen und maximale Datenhoheit. Zudem eignet sich ein Server Marke Eigenbau perfekt dafür, sich mit den Hintergründen des E-Mail-Verkehrs vertraut zu machen. Aber es gibt auch Schattenseiten: Wegen der dynamischen IP-Adresse privater Internetzugänge werden private SMTP-Server von großen Mail-Providern oft als Spamverteiler eingestuft. Ein Problem, das man jedoch mit nur wenigen Umstrukturierungsmaßnahmen und/oder Zusatzkosten lösen kann. Will man seine E-Mails aber lediglich an einen anderen privaten Client schicken, ist ein eigener SMTP-Server auf jeden Fall eine gute Alternative.

Anbieter-SMTP vs. Eigener SMTP: Vor- und Nachteile in der Übersicht

Nachfolgend noch einmal zusammengefasst, welche Vor- und Nachteile Server von Anbietern im Vergleich zu selbst eingerichteten Servern mit sich bringen:

Wichtige SMTP-Server im Überblick

Nachfolgend eine aktuelle Liste (Stand: Juli 2025) der wichtigsten E-Mail-Provider und Adressen ihrer öffentlich zugänglichen SMTP-Server:

SMTP-Server einrichten: So funktioniert’s (am Beispiel von Outlook)

Damit Ihre E-Mails zuverlässig versendet werden können, ist ein korrekt konfigurierter SMTP-Server unerlässlich. Je nach E-Mail-Anbieter unterscheidet sich die Einrichtung leicht. Nachfolgend zeigen wir exemplarisch, wie die Einrichtung des SMTP-Servers in Outlook funktioniert.

Um den SMTP-Server in Outlook einzurichten bzw. zu ändern, öffnen Sie im ersten Schritt den E-Mail-Client von Microsoft und rufen dann den Reiter „Datei“ auf. Anschließend wählen Sie nacheinander „Kontoeinstellungen“ und „Profile verwalten“ aus.

Drücken Sie auf „E-Mail-Konten“, um zur Übersicht der eingerichteten Postfächer zu gelangen. Sollten Sie bisher noch keine Adresse eingerichtet haben, klicken Sie auf „Neu“ und geben die Adresse samt Passwort an. Andernfalls wählen Sie direkt die gewünschte E-Mail-Adresse aus und klicken auf „Ändern“, um zu den POP- und IMAP-Kontoeinstellungen zu gelangen.

Unter „Postausgangsserver“ können Sie nun den SMTP-Server Ihrer Wahl eintragen, wie zum Beispiel den IONOS SMTP-Server smtp.ionos.de.

Schutzmaßnahmen für SMTP-Server

Die Sicherheit eines SMTP-Servers ist entscheidend dafür, dass Ihre verschickten E-Mails vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind. Da das Protokoll von Hause aus nicht besonders sicher ist, wurden im Laufe der Zeit verschiedene Schutzmaßnahmen entwickelt. In den nachfolgenden Abschnitten finden Sie einige der wichtigsten Methoden für die Absicherung von SMTP-Übertragungen.

Verpflichtende Authentifizierung via SMTP-Auth

Nahezu alle modernen Mailserver verlangen heute eine eindeutige Authentifizierung der Absenderin bzw. des Absenders über SMTP-Auth (Extended SMTP). Das bedeutet: Nur wer sich mit einem gültigen Benutzernamen und dem zugehörigen Passwort am SMTP-Server anmeldet, darf E-Mails versenden.

Diese Authentifizierung dient dem Schutz vor Spam, Spoofing und unberechtigter Nutzung. Sie verhindert, dass Dritte beliebige Absenderadressen angeben und über Ihren Server E-Mails verschicken. Viele Anbieter setzen zudem im Rahmen einer Zwei-Faktor-Authentifizierung auf sogenannte App-Passwörter – ein reguläres Passwort reicht dann nicht mehr aus.

SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge als Grundvoraussetzung

Neben der Authentifizierung über SMTP-Auth wird zunehmend auch die Authentizität der Domain überprüft, von der eine E-Mail stammt. Dazu dienen drei DNS-Einträge, die bei der Domainverwaltung hinterlegt sein müssen:

• SPF (Sender Policy Framework): Legt fest, welche Server berechtigt sind, im Namen der Domain E-Mails zu versenden
• DKIM: Signiert ausgehende E-Mails kryptografisch, damit der empfangende Server prüfen kann, ob die Nachricht unterwegs verändert wurde
• DMARC: Gibt an, wie mit Nachrichten umzugehen ist, die SPF und DKIM nicht bestehen – z. B. ablehnen oder in den Spam-Ordner verschieben

Fehlen diese Einträge oder sind sie fehlerhaft, kann dies dazu führen, dass E-Mails von anderen Servern blockiert oder als Spam eingestuft werden.

Strikte Absenderadressregelungen

Viele E-Mail-Provider – darunter auch IONOS – haben in den letzten Jahren ihre Richtlinien zum Versand von E-Mails über SMTP-Server verschärft. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, welche Absenderadresse beim Versand zulässig ist. Der Hintergrund: Spam-Versender und Phishing-Angriffe nutzen häufig frei erfundene oder gefälschte Absenderadressen, um Seriosität vorzutäuschen.

In der Folge dürfen beim SMTP-Versand inzwischen nur noch Absenderadressen verwendet werden, die …

• … zur authentifizierten E-Mail-Adresse gehören (z. B. max@beispiel.de, wenn mit max@beispiel.de am Server angemeldet).
• … im Benutzerkonto explizit als zulässige Absenderadresse hinterlegt bzw. verifiziert wurden (z. B. bei Versand im Auftrag einer anderen Person oder Adresse).

Wird eine abweichende, nicht verifizierte Adresse als Absender angegeben, verweigert der SMTP-Server den Versand meist mit einem entsprechenden Fehlercode.

Ports mit Verschlüsselung verwenden

Je nach Anbieter und eingesetzter Software gibt es verschiedene Möglichkeiten, eine verschlüsselte Verbindung zum SMTP-Server herzustellen. Dabei spielt nicht nur die Verschlüsselungsmethode (z. B. TLS oder STARTTLS) eine Rolle, sondern auch der verwendete Port. Die folgende Übersicht zeigt die gängigen Varianten:

Häufige SMTP-Server-Fehlermeldungen und ihre Ursache

Bei falscher Konfiguration oder Verbindungsproblemen zeigen Mailprogramme entsprechende SMTP-Fehlercodes an. In der nachfolgenden Tabelle haben wir die wichtigsten Meldungen zusammengefasst.