Nextcloud Workspace erklärt: Module und Use Cases im Überblick

Nextcloud Workspace ist eine umfassende Plattform für die digitale Zusammenarbeit, mit der Sie Dateien, Kommunikation und Organisation an einem Ort vereinen. Sie ermöglicht Unternehmen und Teams, effizient zusammenzuarbeiten und ist eine datenschutzkonforme Alternative zu Cloud-Diensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace.

Was ist Nextcloud Workspace?

Nextcloud Workspace ist ein Kollaborationstool auf Basis von Nextcloud, das verschiedene Module zu einer zentralen Plattform kombiniert. Sie ermöglicht es, Dateien zu speichern, zu bearbeiten und zu teilen, Termine zu koordinieren, E-Mails zu verwalten, Aufgaben zu planen und in Echtzeit zu kommunizieren. Alle Funktionen sind über eine einheitliche Benutzeroberfläche erreichbar, sodass der Wechsel zwischen Anwendungen entfällt.

Im Gegensatz zu klassischen Cloud-Diensten wird Nextcloud Workspace maßgeschneidert für Ihre Zwecke bei einem vertrauenswürdigen Anbieter gehostet, sodass alle Daten unter Ihrer Kontrolle bleiben. Auch das Hosting auf eigener Hardware ist prinzipiell möglich. Das Open-Source-System ermöglicht es Unternehmen, Funktionen individuell zu aktivieren, Nutzerrechte zu verwalten und eigene Workflows zu integrieren.

Welche Module enthält Nextcloud Workspace?

Nextcloud Workspace besteht aus mehreren Funktionsbereichen, die verschiedene Aufgaben im Arbeitsalltag abdecken. Auf diese Weise entsteht eine flexible Arbeitsumgebung, die sich an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt.

Modul: Files

Das Modul Files bildet das Herzstück von Nextcloud Workspace. Es ermöglicht das Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dateien über verschiedene Geräte hinweg. Nutzerinnen und Nutzer können Ordnerstrukturen anlegen, Freigaben verwalten und Dokumente mit externen Partnern teilen. Dabei sorgt eine detaillierte Rechtevergabe dafür, dass nur die legitimierten Personen Zugriff erhalten.

Dank Nextcloud File Sync, der Datei-Synchronisierungsfunktion von Nextcloud, werden die lokalen Dateien automatisch mit dem Cloud-Server abgeglichen, sodass User jederzeit und auf allen Geräten auf die aktuelle Version ihrer Daten zugreifen können. Share ist die Freigabefunktion von Nextcloud, mit der Nutzerinnen und Nutzer Dateien und Ordner entweder intern über Benutzerkonten oder extern über passwortgeschützte Links sicher mit anderen Personen teilen können.

Nextcloud File Drop ermöglicht es dank integrierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sensible Dateien über einen speziellen Upload-Link sicher in einen Ordner hochzuladen. Auf diese Weise werden Dateien bereits auf dem Client verschlüsselt, sodass nur die sendenden und die empfangenden Personen sie lesen können, der Server aber nicht.

Funktionen wie Versionierung und Kommentarfelder unterstützen die Teamarbeit. Die Integration in Office-Tools und Groupware sorgt dafür, dass Dokumente direkt in Nextcloud bearbeitet werden können.

Modul: Groupware

Das Modul Groupware umfasst verschiedene Nextcloud-Apps zur Organisation und Koordination von Arbeitsabläufen:

• Mit Nextcloud Mail verwalten Sie Ihre E-Mails inklusive IMAP-Integration und gemeinsamer Postfächer direkt in Nextcloud.
• Nextcloud Calendar ermöglicht die einfache Terminplanung und das Teilen von Kalendern im Team.
• Nextcloud Contacts dient der zentralen Verwaltung von Adressbüchern.
• Nextcloud Deck bietet ein flexibles Kanban-Board zur Aufgabenplanung, das sich ideal für agile Teamarbeit eignet.

Alle Groupware-Apps sind dabei nahtlos miteinander verbunden und erleichtern die Organisation von Projekten, Meetings und Teamaufgaben. Ergänzt wird das Groupware-Modul durch Nextcloud Notes, eine App zur Erstellung und Verwaltung von Notizen. Notes eignet sich ideal, um Gedanken, Meetingprotokolle oder Aufgabenideen direkt im Browser oder per Mobil-App festzuhalten. Die Notizen werden automatisch synchronisiert und können über Schlagworte und Suchfunktionen organisiert werden.

Auch die App Nextcloud Forms zur Erstellung von Umfragen, Fragebögen und Formularen ist eine hilfreiche Erweiterung der Funktionen des Groupware-Moduls. Sie eignet sich, um Feedback von Teammitgliedern einzuholen, Abstimmungen durchzuführen oder Daten strukturiert zu erfassen.

Modul: Talk

Nextcloud Talk ist die integrierte Kommunikationsplattform für Chats, Audio- und Videokonferenzen. Sie ermöglicht sichere Echtzeitkommunikation innerhalb des Unternehmens, ohne dabei auf externe Anbieter wie Zoom oder Teams setzen zu müssen.

Talk unterstützt Gruppenräume, Bildschirmfreigabe, Gastzugänge und für Anrufe eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl bei der Nutzung des Clients als auch bei der Nutzung von Talk über das Web. Durch die Integration in Files und Office können Teams während eines Gesprächs direkt gemeinsam an Dokumenten arbeiten. So entsteht ein reibungsloser Arbeitsablauf.

Modul: Office

Das Nextcloud-Modul Office erlaubt das gleichzeitige Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser. Mehrere Personen können Dokumente dank des praktischen WYSIWYG-Editors parallel bearbeiten, Änderungen nachverfolgen und Kommentare hinterlassen. Dadurch entfällt der Versand von Dateianhängen per E-Mail. Nextcloud Office macht die Zusammenarbeit in Echtzeit produktiv und transparent, und besteht dabei aus verschiedenen Apps, deren Funktionsumfang an klassische Office-Suites erinnert:

• Nextcloud Write: Ein Online-Texteditor in Nextcloud, mit dem Nutzerinnen und Nutzer gemeinsam Dokumente erstellen und bearbeiten können.
• Nextcloud Spreadsheet: Ein Tabellenkalkulationstool, das das gemeinsame Arbeiten an Tabellen und Daten direkt im Browser ermöglicht.
• Nextcloud Present: Eine Präsentationsanwendung, mit der Benutzerinnen und Benutzer Folien erstellen, bearbeiten und gemeinsam präsentieren können.
• Nextcloud Draw: Ein Zeichen- und Diagrammwerkzeug, das kollaboratives Erstellen von Skizzen, Flussdiagrammen und visuellen Notizen erlaubt.

Modul: Assistant

Das „Assistant“-Modul von Nextcloud Workspace basiert auf künstlicher Intelligenz und zielt darauf ab, alltägliche Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten. Der Assistent kann Texte automatisch zusammenfassen, Inhalte generieren, intelligente Suchvorschläge liefern und hilft dabei, Informationen schneller zu organisieren oder zu analysieren. Darüber hinaus integriert sich die KI-Lösung nahtlos in verschiedene Nextcloud-Apps wie Chat, Mail oder Files und bietet dort kontextbezogene Empfehlungen oder Antworten.

Der KI-Assistent unterstützt mehrere lokal ausgeführte Large Language Models (LLMs). Dadurch können Nutzerinnen und Nutzer die volle Leistungsfähigkeit moderner KI nutzen, ohne Kompromisse beim Datenschutz eingehen zu müssen. Alle Verarbeitungsprozesse finden innerhalb der eigenen Infrastruktur statt, sodass keine sensiblen Informationen an Dritte gelangen.

Modul: Flow

Das Modul Nextcloud Flow erweitert Nextcloud Workspace um leistungsstarke Automatisierungsfunktionen. Mit Flow lassen sich wiederkehrende Prozesse definieren, die automatisch ausgeführt werden – wie beispielsweise Benachrichtigungen, Dateiaktionen oder Freigabe-Workflows. Flow folgt dem intuitiven Prinzip von „Wenn-Dann-Regeln“ und ermöglicht es auch Nicht-Programmiererinnen und -Programmierern, komplexe Abläufe zu erstellen.

Entwicklerinnen und Entwickler bietet Nextcloud eine umfangreiche API, über die sich externe Anwendungen und eigene Skripte integrieren lassen. So können Unternehmen individuelle Workflows oder Anbindungen an bestehende Systeme umsetzen. Mit Windmill steht zudem eine Plattform bereit, um Automatisierungen auf Codebasis zu erstellen und mit Nextcloud zu verbinden.

Ein weiteres starkes Werkzeug ist Nextcloud Tables, das sich hervorragend für die strukturierte Datenerfassung eignet. Ähnlich wie eine Datenbank erlaubt Tables das Erfassen, Filtern und Visualisieren von Informationen direkt in Nextcloud.

Was sind die Vorteile von Nextcloud Workspace?

Nextcloud Workspace bietet eine ganze Reihe von Vorteilen für Unternehmen und Organisationen, die Wert auf Sicherheit, Flexibilität und Unabhängigkeit legen. Der wohl größte Vorteil des Kollaborationstools liegt in der vollen Datenkontrolle, denn alle Informationen bleiben auf eigenen Servern oder bei DSGVO-konformen Hosting-Partnern.

Durch die integrierte Plattformstruktur entfällt außerdem das Wechseln zwischen verschiedenen Tools. Dateien, E-Mails, Termine und Chats sind zentral verknüpft, was Zeit spart und Arbeitsprozesse beschleunigt. Als Open-Source-Lösung ist Nextcloud transparent, individuell anpassbar und frei von Lizenzkosten pro User. Unternehmen können eigene Branding-Elemente integrieren, Workflows automatisieren und Sicherheitsrichtlinien zentral steuern.

Weitere Pluspunkte sind die skalierbare Architektur, die sowohl für kleine Teams als auch für Großunternehmen geeignet ist, sowie die aktive Community, die regelmäßig neue Funktionen bereitstellt. Nicht zuletzt überzeugt Nextcloud Workspace durch seine starke Sicherheitsarchitektur mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und umfassenden Audit-Logs.

Für wen eignet sich Nextcloud Workspace?

Nextcloud Workspace ist vielseitig einsetzbar und richtet sich an Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Behörden und Organisationen, die datenschutzfreundlich und effizient zusammenarbeiten möchten. Dank der modularen Struktur lässt sich die Plattform an unterschiedlichste Anforderungen anpassen.

Unternehmen und Organisationen

Für Unternehmen bietet Nextcloud Workspace eine sichere und zentrale Plattform für interne Kommunikation, Dokumentenmanagement und Projektarbeit. Teams können ortsunabhängig zusammenarbeiten, ohne auf externe Cloud-Dienste angewiesen zu sein. Besonders für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen ist Nextcloud dank der Unabhängigkeit von Cloud-Anbietern die ideale Lösung.

Bildungseinrichtungen

Schulen, Hochschulen und Universitäten nutzen Nextcloud Workspace, um Lernmaterialien zu teilen, Kurse zu organisieren und virtuelle Klassenräume zu betreiben. Lehrkräfte und Studierende profitieren von einer einfachen Bedienung und einer sicheren Datenumgebung, die den europäischen Datenschutzvorgaben entspricht.

Öffentliche Verwaltung

Auch Behörden und öffentliche Einrichtungen setzen Nextcloud Workspace ein, um vertrauliche Daten sicher zu speichern und die digitale Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern. Durch die Selbst- oder Partner-Hosting-Option bleibt die Kontrolle über sensible Informationen vollständig erhalten.

IT-Dienstleister und Agenturen

Agenturen und Provider von IT-Dienstleistungen verwenden Nextcloud Workspace, um Projekte gemeinsam mit Kundinnen und Kunden zu planen, Dateien auszutauschen und Kommunikationskanäle zu bündeln. Durch die Integration externer Benutzerinnen und Benutzer lassen sich Workflows effizient gestalten, ohne die Sicherheit zu gefährden.