E-Procurement – die elektronische Beschaffung

Die elektronische Beschaffung – meist schlicht als „E-Procurement“ bezeichnet – ist ein Begriff aus dem professionellen Einkauf und praktisch das E-Commerce für den B2B-Bereich – es geht dabei also nicht um Warenbestellungen einzelner Kunden, sondern um die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Beim Electronic Procurement kaufen nicht Privatkunden in einem Webshop, sondern Unternehmen nutzen eine digitale Lösung, um untereinander den Einkauf zu regeln. Dabei moderne Technologien zu nutzen, bringt einige Vorteile mit sich: So bedeuten Automatisierungen häufig eine erhebliche Zeitersparnis für die beteiligten Unternehmen.

Im Zuge der Digitalisierung haben sich viele Bereiche und Arbeitsabläufe innerhalb der Unternehmen verändert: Insbesondere im Backoffice lassen sich Vorgänge durch digitale Lösungen effizienter gestalten. Dazu gehört auch der Einkauf. Dass dort E-Procurement eine immer wichtigere Rolle spielt, hat aber auch damit zu tun, dass man inzwischen einige Waren und Dienstleistungen – wie Software oder Webdienste – ohnehin nur digital erwerben kann.

In den meisten Fällen baut Electronic Procurement auf sogenannte ERP-Systeme auf: Enterprise-Ressource-Planning-Systeme sind Softwarelösungen, die speziell für Unternehmen und deren Bedürfnisse erstellt worden sind und die Steuerung von Geschäftsprozessen unterstützen und die Warenwirtschaft vereinfachen.

Prinzipiell bezeichnet man als E-Procurement die digitale Abwicklung der Beschaffung. Das bedeutet, dass nicht mit ausgedruckten Bestellformularen, Katalogen und Preislisten aus Papier hantiert werden muss und die Kommunikation mit dem Lieferanten überwiegend auf digitalem Wege erfolgt. Die Unternehmen setzen beim E-Procurement auf Software, die Arbeitsabläufe im Rahmen des Einkaufs effizienter gestalten soll. Was genau alles zum Electronic Procurement gezählt wird, ist nicht klar definiert: So hat man beispielsweise auch schon vor den Zeiten des Internets EDV im Einkauf eingesetzt, aber größtenteils auf analoge Mittel gesetzt. Eine genaue Abgrenzung fällt daher schwer.

Inzwischen ist für das E-Procurement entscheidend, dass die Abläufe perfekt ineinandergreifen. Im besten Fall arbeiten die Systeme auf Seiten der Lieferanten und auf Seiten der einkaufenden Unternehmen problemlos miteinander. Dann sieht das Unternehmen sofort, ob der entsprechende Lieferant den gewünschten Artikel vorrätig hat und ob die anschließende Bestellung in den Logistikapparat des Zulieferers eingegangen ist.

Zur Kommunikation setzen beide Parteien inzwischen meist auf das Internet. Einige Firmen bevorzugen aufgrund der höheren Datensicherheit aber auch die Vernetzung über ein eigenes Extranet. Dann können die Geschäftspartner zum Beispiel mittels VPN-Verbindung auf das Intranet des anderen zugreifen. Die Daten werden dabei über einen sicheren IP-Tunnel übermittelt.

E-Procurement-Systeme versuchen, für alle Schritte des Einkaufs beziehungsweise der Beschaffung eine digitale Lösung anzubieten. Die Prozesse des Einkaufs greifen allerdings oft auch auf andere Bereiche eines Unternehmens zu, und so kann auch die elektronische Beschaffung mit Prozessen und Programmen aus anderen Abteilungen verknüpft sein.

Im Einkauf besteht ein großer Teil der Arbeit darin, Angebote einzuholen und zu vergleichen. Durch E-Procurement-Lösungen können solche Tätigkeiten zentralisiert werden. Dies ist allerdings abhängig davon, wie das verwendete System aufgestellt ist. Mitunter fließen alle Angebote direkt in die Software ein. Zumindest aber lassen sich Online-Kataloge bei der Recherche verwenden. Auch ein intern gepflegter Katalog beschleunigt Prozesse.

In den meisten Unternehmen sind spezifische Genehmigungsabläufe erforderlich, bevor man eine Transaktion durchführen kann. Denn nicht jeder Mitarbeiter darf benötigte Bestellungen auch ausführen. Übergeordnete Instanzen müssen dafür ihre Zustimmung geben. Solche Vorgänge lassen sich durch Electronic-Procurement-Systeme vereinfachen und beschleunigen. Die Software kann den Vorgang automatisch an den nächsten Teilnehmer im Genehmigungsprozess weiterleiten. Unter Umständen reicht dann schon ein Knopfdruck und man leitet den Bestellvorgang ein. Darüber hinaus kann man über die Software Rechte zentral vergeben und wieder entziehen.

Schließlich führt das E-Procurement-System auch die eigentliche Bestellung durch. Die Datenübergabe kann hierbei auf verschiedenen Wegen stattfinden. So lassen sich bei einigen Systemen Daten direkt über das Internet oder via VPN an den Server des Zulieferers weiterleiten. Etwas umständlicher ist es, wenn die Informationen erst via E-Mail an einen Mitarbeiter des Lieferanten geschickt werden müssen, damit dieser die Daten dann vor Ort einpflegt. Doch auch dieser Vorgang lässt sich beschleunigen, wenn beide Seiten standardisierte Formate verwenden, durch die man die Daten unkompliziert übertragen kann.

Bei der Transaktion unterscheidet man zwischen strukturierten und unstrukturierten Beschaffungen:

• Strukturierte Beschaffung: Abhängig vom benötigten Produkt können E-Procurement-Systeme Waren automatisiert ordern. Dies Vorgehen eignet sich zum Beispiel für Artikel, die für die Produktion notwendig sind. Ausschlaggebend hierfür ist selbstverständlich, dass es feste Lieferverträge gibt. Ist das Bestellsystem an ein Warenwirtschaftssystem angeschlossen, können Bestellungen beispielsweise automatisch ab einem bestimmten Mindestbestand im Lager auszuführen. Denkbar ist aber auch eine periodische Bestellung.
   
• Unstrukturierte Beschaffung: Auch unstrukturierte Beschaffungen, die in unregelmäßigen Zeitabständen erforderlich und nicht an einen bestimmten Lieferanten gebunden sind (und bei denen mitunter komplexere Genehmigungsprozesse erforderlich sind) können durch E-Procurement unterstützt werden. Denn Freigaben durch autorisierte Mitarbeiter lassen sich über EDV-Lösungen oft schneller übermitteln als auf anderem Wege.

Auch nach der erfolgreichen Überlieferung einer Bestellung kann die elektronische Beschaffung weiterhin Teil des Prozesses sein. Denn wird es mit Echtzeitdaten des Lieferanten versorgt, ermöglicht das System, die Lieferung zu überwachen. So lässt sich die Lieferkette vom Hersteller oder Vertreiber aus bis zum bestellenden Unternehmen verfolgen. Letzteres kann man mit einer elektronischen Erfassung des Wareneingangs den Empfang bestätigen und so den Vorgang abschließen. Für ein verlässliches Tracking ist eine gute Verknüpfung des E-Procurements mit den digitalen Lösungen von Logistik und Warenwirtschaft von Vorteil.

Die finanzielle Abwicklung kann über die Lösung zur elektronischen Beschaffung erledigt werden – sofern eine Verknüpfung zur Buchhaltungssoftware besteht. Dabei können beide Teilnehmer von der digitalen Abwicklung profitieren: Auf Seiten des Lieferanten ist es möglich, die (teilweise automatisierte) Erstellung von Rechnung über das System zu erledigen. Die Übermittlung der Rechnung kann ebenfalls direkt über das System erfolgen und kommt auch im bestellenden Unternehmen direkt beim Verantwortlichen an.

Elektronische Rechnungen müssen allerdings mit einer zugelassenen elektronischen Unterschrift signiert sein. Eine solche muss daher in dem entsprechenden E-Procurement-System integriert sein, um Gültigkeit zu haben. Direkt nach der Rechnungsprüfung kann dann die Überweisung der ausstehenden Beträge erfolgen.

Da das System alle Vorgänge dokumentiert, ist die Erstellung von Reports sehr viel einfacher als bei der klassischen Beschaffung, die vor allem auf Papierunterlagen setzt. Analysen können dabei oft auf die zahlreichen im elektronischen System hinterlegten Daten zurückgreifen: Denkbar sind Reports zu einzelnen Mitarbeitern, unterschiedlichen Abteilungen oder auch zu den verwendeten Lieferanten. Daraus lassen sich sowohl Rückschlüsse zur Effektivität der eigenen Mitarbeiter als auch zur Leistung der Lieferanten ziehen.

Damit E-Procurement optimal funktionieren kann, sollte man Standards – bestenfalls international – einhalten. Diese gehen weit über die offensichtlichen, technischen Anforderungen hinaus.

• Produktidentifikation: Der Handel hat standardisierte Identifikationsnummern eingeführt. So lässt sich schon allein an der Nummer erkennen, um welche Ware es sich handelt, ohne dass man die weiteren Artikelspezifikationen betrachten und vergleichen muss. Standardisierte Produktidentifikationen können von den meisten Datenbanken auch leichter erfasst werden. Beispiele: EAN, UPC
• Klassifikation: Die Klassifikation von Produkten und Dienstleistungen ist nicht immer einfach, da mitunter die Zuordnung in mehrere Kategorien möglich ist. Damit Produkte in Kataloge eingefügt und richtig kategorisiert werden können, sind allerdings einheitliche Standards sinnvoll. Auf diesem Wege findet der Kunde das Produkt auch schneller in den entsprechenden Verzeichnissen. Ein solcher Standard kann sogar die Beschreibung der Artikel vereinheitlichen. Beispiele: eCl@ss, UN/SPSC
• Formate: Damit alle Beteiligten die für die Beschaffung wichtigen Informationen erhalten, muss man Datenformate verwenden, mit denen idealerweise auch alle Parteien ohne Konvertierungen umgehen können. Beispiele: CSV, PRICAT, PRODAT, cXML
• Transaktionen: Um Vorgänge möglichst schnell auszuführen, Bestellungen abzuschließen und Lieferungen auszulösen, ist es sinnvoll, ein einheitliches Format für Transaktionsdokumente zu verwenden. Diese können direkt von Maschinen verarbeitet werden. Beispiele: EDIFACT, cXML
• Geschäftsprozesse: Über einzelne Transaktionen hinaus gibt es die Möglichkeit, die Abbildung von ganzen Geschäftsprozessen zu standardisieren. So lassen sich mehrere Aktionen innerhalb eines Prozesses mit nur einer Nachricht auslösen. Beispiele: ebXML, Biztalk

Es gibt verschiedene Arten von Systemen, die sich aufgrund von technischen Aspekten unterscheiden lassen, oder dahingehend, wer der beteiligten kommerziellen Geschäftspartner die Systemvorgaben bestimmt.

Die technische Realisierung bezieht sich auf die Kommunikation zwischen den Unternehmen, also zwischen Beschaffern und Lieferanten. Diese muss möglichst einheitliche Standards nutzen, damit nicht durch fehlende Integration mehr Probleme entstehen, als die Digitalisierung löst. Ältere Systeme haben oft mit eigenen Dateiformaten gearbeitet, die der Geschäftspartner nur schwer verwenden konnte, sofern er nicht dasselbe System genutzt hat. Heutzutage setzt man daher meist auf offenere Formate wie zum Beispiel XML. Damit können selbst unterschiedliche Softwarelösungen miteinander Informationen austauschen.

Man unterscheidet die Systeme vor allem danach, wie offen sie sind:

• Geschlossene Systeme: Bei einem geschlossenen System sind Lieferanten und Einkäufer fest miteinander verbunden. Dafür müssen beide Seiten entweder die gleiche Software verwenden oder ihre Schnittstellen angleichen. Letzteres kann mitunter sehr aufwendig sein, weshalb sich die Einrichtung nur lohnt, wenn davon auszugehen ist, dass beide Seiten dauerhaft und häufig miteinander kommunizieren.
• Halboffene Systeme: Ein solches System geht meist vom Lieferanten aus. Dieser hat ein in sich geschlossenes Netz und bietet seinen Kunden über eine Schnittstelle Zugang dazu. So können die Unternehmen entweder über den Browser auf das System zugreifen und Bestellungen vornehmen oder ihre eigene Software an die Schnittstelle des Lieferanten anpassen.
• Offene Systeme: Bei einem offenen System gibt es keine direkte Verbindung der Systeme beider Parteien. Stattdessen wird in regelmäßigen Abständen eine Art Online-Katalog vom Lieferanten ins Internet gestellt, über den Kunden Bestellungen vornehmen können. Dies System ist asynchron, da die Software Bestellungen und Bestände nicht in Echtzeit abgleicht.

Die kommerzielle Realisierung unterscheidet man danach, welche Seite der Transaktion (Lieferant oder Beschaffer) die Vorgaben zum verwendeten System macht. Das hängt meist damit zusammen, welche von beiden Partnern finanzstärker und damit einflussreicher ist. So gibt es große Unternehmen, die zahlreiche kleinere Zulieferer beauftragen, weshalb sich diese an die Vorgaben des Auftraggebers halten. Andererseits gibt es aber auch einflussreiche Lieferanten, von denen viele Unternehmen abhängig sind. In solchen Fällen kann oft der Lieferant die Vorgaben machen.

Zwar sind die drei nachfolgend vorgestellten Modelle prinzipiell unabhängig voneinander, doch durch zunehmende Standardisierungen von Formaten und Techniken ist es inzwischen oft möglich, die unterschiedlichen Lösungen miteinander zu verbinden.

In diesem Modell gibt der Lieferant vor, wie die Abnehmer Bestellungen bei ihm vorzunehmen haben. Da es aber im Sinne des Anbieters ist, möglichst viel Umsatz zu erzeugen, möchte er seinen Käufern selbstverständlich einen möglichst komfortablen Zugang gewährleisten. Dafür kann der Lieferant eine einfach zu bedienende Webanwendung bereitstellen, entsprechende Software anbieten oder sogar ganze Handware-Lösungen an den Kunden übergeben. Sell-Side-Systeme haben oftmals Ähnlichkeit mit einem Webshop, denn der Kunde kann das Sortiment des Anbieters sehen und Bestellungen direkt aufgeben. Der Nachteil für den Einkäufer ist hierbei (neben der Implementierung des Systems), dass er keine Möglichkeit zum Angebotsvergleich hat.

Wenn Unternehmen oder Zusammenschlüsse von Unternehmen eine entsprechende Marktmacht haben, sind sie in der Lage, Lieferanten ihr System aufzudiktieren. Dann müssen Zulieferer ihre Lösungen an das System des jeweiligen Unternehmens anpassen. Dadurch hat das Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten und kann Prozesse leichter in seinem Sinne anpassen (z. B. die Rechteverteilung und die Vereinfachung der Buchhaltung), was mit einer Sell-Side-Lösung umständlicher wäre.

Oftmals setzen Unternehmen solche Strukturen in Form von Desktop-Purchasing-Systemen (DPS) um: Jeder Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten kann dann von seinem Arbeitsplatz aus alle Bestellungen erledigen. Solche Lösungen müssen nicht vom Unternehmen selbst entwickelt oder gewartet werden: Procurement-Service-Provider bieten oft entsprechende Komplettpakete an, bei denen die Wartung durch externes Fachpersonal erfolgt.

Hierbei wird ein Marktplatz von einer dritten Partei bereitgestellt. In diesem System ist die Ausgangslage für Lieferanten und Beschaffer dieselbe: Beide Seiten müssen ihre Abläufe an die Vorgaben des Betreibers anpassen, der für die Bereitstellung des Systems Gebühren verlangt. Es ist auch denkbar, dass eine Gruppe von Abnehmern und Lieferanten gemeinsam einen solchen Marktplatz anbietet und verwaltet. Der Vorteil für einkaufende Unternehmen ist dabei, dass sich anders als beim Sell-Side-Modell mehrere Anbieter auf solch einem Marktplatz versammeln. Dafür lassen sich solche Lösungen aber nicht so komfortabel in das ERP-System des Beschaffers integrieren. Um dem abzuhelfen, bieten manche Marktplätze Zusatzleistungen an, die die Arbeit mit dem System erleichtern.

Die elektronische Beschaffung kann sowohl für die einkaufenden Unternehmen als auch die beteiligten Lieferanten erhebliche Vorteile haben. Allerdings muss solch ein E-Procurement-System zunächst implementiert werden – und das bezieht sich nicht nur auf die technische Umsetzung: Arbeitsabläufe innerhalb des Betriebs müssen an das neue System angepasst, Aufgaben unter Umständen neu verteilt werden und man muss alle Mitarbeiter in das Electronic Procurement einarbeiten.

Wenn diese initialen Herausforderungen gemeistert sind, bietet E-Procurement folgende Vorteile:

• Automatismen: Bei der traditionellen nicht-digitalen Beschaffung verwenden Mitarbeiter aus dem Einkauf und verwandten Abteilungen sehr viel Zeit drauf, Routineaufgaben immer und immer wieder auszuführen. So erfordert bereits das Anfordern von Lieferantenkatalogen Zeit – ein Prozess, der durch Electronic Procurement entweder automatisiert stattfinden kann oder gänzlich überflüssig wird.
• Beschaffungszeit: Sogar ohne Automatisierungseffekte spart E-Procurement Arbeitszeit der beteiligten Mitarbeiter und verringert die Beschaffungszeit. Das lässt sich bereits darauf zurückführen, dass die Übertragungsgeschwindigkeit von digitalen Daten höher ist als die von ausgedruckten Informationen. Durch ein DPS können zudem alle am Prozess Beteiligten sämtliche Informationen in Echtzeit erhalten. Und durch eine gut funktionierende Schnittstelle zum Lieferanten sind Bestelldaten sofort in dessen System integriert. So lassen sich Bestellungen zeitsparend bearbeiten.
• Rechteverteilung: Ein Electronic-Procurement-System hilft den Nutzern auch dabei, die Vergabe und Einhaltung von Freigaberechten zu optimieren. So kann man über die Technologie sicherstellen, dass niemand ohne entsprechende Rechte Bestellungen durchführt, bevor sie nicht durch einen verantwortlichen Mitarbeiter genehmigt wurden. Entsprechende Rechte lassen sich über eine EDV-Lösung schnell vergeben und können auch schnell wieder entzogen werden.
• Kosten: Beschaffungsvorgänge sind oft kostspielig: Schon allein der Druck- und Papieraufwand kostet Geld. Die Installation von E-Procurement-Systemen ist zwar ebenfalls kostspielig, aber auf lange Sicht lohnt sich die Anschaffung und Integration von digitalen Lösungen. Auch Lagerkosten können durch elektronische Beschaffung sinken. Denn da Bestellungen schneller ausgeführt werden, verkürzen sich auch die Lagerzeiten.
• Flexibilität: Durch E-Procurement und die Nutzung des Internets und digitaler Medien sind Vergleich und Recherche von Angeboten sehr viel einfacher durchzuführen. Darüber hinaus ist auch die Konfiguration der Bestellung über einen Online-Katalog flexibler zu realisieren, als traditionelle Kataloge dies ermöglichen.
• Qualität: Steigendes Niveau hat bei der elektronischen Beschaffung in erster Linie mit der Informationsqualität zu tun. Da alle Informationen (wie zum Beispiel Produktdaten) elektronisch übermittelt werden, reduziert E-Procurement die Zahl an Erfassungsfehlern: Mitarbeiter können Informationen nicht falsch abschreiben. Darüber hinaus bieten Lieferanten durch die digitale Publikation auch sehr viel mehr Informationen zu den Waren, die sich wiederum bedarfsgerecht Filtern lassen. So kann sich jeder Einkäufer genau die Daten anzeigen lassen, die für ihn wichtig sind. Darüber hinaus kann man Produkt- oder Dienstleistungsinformationen durch qualitativ hochwertige Multimedia-Inhalte (Bild, Ton, Video) aufwerten.

Bei der professionellen Beschaffung von Dienstleistungen und Gütern fließen unternehmenskritische Informationen von einer Transaktionsseite zur anderen. Deshalb ist es unerlässlich, dass die Übertragung sicher und zuverlässig abläuft.

• Datensicherheit: Beim E-Procurement muss sichergestellt werden, dass sich die übertragenen Daten nicht von Dritten lesen oder abgreifen lassen. Um Kriminellen möglichst wenig Angriffspunkte zu liefern, läuft die Datenübertragung im besten Fall nicht über das öffentliche Internet ab. Stattdessen stellen die Teilnehmer eine gesicherte, verschlüsselte VPN-Verbindung her.
• Zuverlässige Übertragung: Es ist außerdem wichtig, dass alle Informationen verlustfrei beim Geschäftspartner ankommen. Das lässt sich mit E-Procurement in der Regel einfacher gewährleisten als beim traditionellen Einkauf.
• Verbindliche Daten: Beim E-Procurement übertragen die Systeme Verträge und andere rechtsverbindliche Dokumente. Damit beide Seiten sicher sein können, dass Verpflichtungen eingehalten werden, sind entsprechende Maßnahmen nötig. In manchen Fällen kann zum Beispiel ein Passwort ausreichen, um eine verbindliche Bestätigung zu geben, in anderen Fällen ist eine rechtssichere digitale Signatur erforderlich.