Prinzipiell bezeichnet man als E-Procurement die digitale Abwicklung der Beschaffung. Das bedeutet, dass nicht mit ausgedruckten Bestellformularen, Katalogen und Preislisten aus Papier hantiert werden muss und die Kommunikation mit dem Lieferanten überwiegend auf digitalem Wege erfolgt. Die Unternehmen setzen beim E-Procurement auf Software, die Arbeitsabläufe im Rahmen des Einkaufs effizienter gestalten soll. Was genau alles zum Electronic Procurement gezählt wird, ist nicht klar definiert: So hat man beispielsweise auch schon vor den Zeiten des Internets EDV im Einkauf eingesetzt, aber größtenteils auf analoge Mittel gesetzt. Eine genaue Abgrenzung fällt daher schwer.
Inzwischen ist für das E-Procurement entscheidend, dass die Abläufe perfekt ineinandergreifen. Im besten Fall arbeiten die Systeme auf Seiten der Lieferanten und auf Seiten der einkaufenden Unternehmen problemlos miteinander. Dann sieht das Unternehmen sofort, ob der entsprechende Lieferant den gewünschten Artikel vorrätig hat und ob die anschließende Bestellung in den Logistikapparat des Zulieferers eingegangen ist.
Zur Kommunikation setzen beide Parteien inzwischen meist auf das Internet. Einige Firmen bevorzugen aufgrund der höheren Datensicherheit aber auch die Vernetzung über ein eigenes Extranet. Dann können die Geschäftspartner zum Beispiel mittels VPN-Verbindung auf das Intranet des anderen zugreifen. Die Daten werden dabei über einen sicheren IP-Tunnel übermittelt.