WENN-Funktion in Excel einfach erklärt

Die WENN-DANN-Funktion ist eine der ältesten und be­lieb­tes­ten Excel-Funk­tio­nen. Das Prinzip ist sehr simpel: Wenn ein Wert wahr ist, dann mach das eine, sonst mach das andere. Wir erklären Ihnen, wie die WENN-DANN-Funktion richtig ein­ge­setzt wird und wofür man sie braucht.

Was ist die WENN-DANN-Funktion?

Mit der WENN-Funktion (so heißt die Formel korrekt) können Sie einen logischen Vergleich anstellen: Ist der ab­ge­frag­te Wert mit dem er­war­te­ten identisch oder nicht? Nur wenn diese Abfrage wahr ist, soll ein be­stimm­ter Fall eintreten. Ist der Vergleich falsch, löst dies eine andere Aktion aus – also: wenn A, dann B, sonst C.

Damit gehört WENN-DANN in Excel zu den wich­tigs­ten Hilfs­mit­teln. Die Funktion kann in allen möglichen Si­tua­tio­nen zum Einsatz kommen: Egal, ob Sie mit einem einfachen Mit­glie­der­ver­zeich­nis, einem Ta­bel­len­blatt zu Un­ter­neh­mens­kenn­zah­len oder sta­tis­ti­schen Aus­wer­tun­gen arbeiten – WENN wird Ihnen allein oder in Kom­bi­na­ti­on mit anderen Funk­tio­nen eine große Hilfe sein.

Wie funk­tio­niert die Excel-WENN-DANN-Funktion?

Jeder Funktion in Excel liegt eine bestimmte Syntax zugrunde, so auch im Falle von WENN:

=WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)

Die Funktion be­inhal­tet demnach drei Parameter, von denen Sie die ersten beiden ver­pflich­tend ausfüllen müssen.

• Prüfung: An dieser Stelle muss eine Bedingung stehen, ein Vergleich zwischen zwei Werten, wobei einer oder beide in Form von Re­fe­ren­zen auf Zellen vorliegen können. Mögliche Be­din­gun­gen lauten:
  • Gleich =
  • Ungleich <>
  • Kleiner als <
  • Größer als >
  • Kleiner als oder gleich <=
  • Größer als oder gleich >=
• Dann_Wert: In diesen Parameter tragen Sie ein, was passieren soll, wenn die ab­ge­prüf­te Bedingung wahr ist. Als Er­geb­nis­se können Werte, Zei­chen­ket­ten, Zell­be­zü­ge oder auch andere Funk­tio­nen dienen. Sie müssen Zei­chen­ket­ten in An­füh­rungs­zei­chen setzen.
• Sonst_Wert: Der letzte Parameter ist optional. Wenn Sie an dieser Stelle nichts angeben, wird die Funktion FALSCH ausgeben. Ansonsten verhält sich Sonst_Wert analog zum Dann_Wert.

In der Praxis könnte eine WENN-DANN-Funktion in Excel also so aussehen:

=WENN(A1>=100;"Ziel erreicht";"Ziel noch nicht erreicht")

Wenn Sie möchten, müssen Sie die Wenn-Funktion auch nicht per Hand in die Be­ar­bei­tungs­zei­le eintragen. Mit „Funktion einfügen“ bietet Ihnen Excel eine Hilfe beim korrekten Ausfüllen von Formeln.

Die WENN-DANN-Funktion an einigen Bei­spie­len erklärt

Die WENN-DANN-Funktion findet in den ver­schie­dens­ten Si­tua­tio­nen Anwendung, sowohl bei einfachen als auch bei sehr komplexen Ta­bel­len­kal­ku­la­tio­nen. Wir ver­an­schau­li­chen die Funk­ti­ons­wei­se und Ein­satz­mög­lich­kei­ten der Funktion anhand von fünf kurzen Bei­spie­len.

Sor­tie­rung von Da­ten­punk­ten

Wollen Sie eine Reihe von Da­ten­punk­ten basierend auf einem Kriterium in zwei Gruppen aufteilen, können Sie dies mit der Excel-WENN-Funktion tun. Bei­spiels­wei­se könnten Sie über­prü­fen, ob jemand eine Prüfung bestanden hat oder nicht. In folgendem Beispiel ist die Prüfung mit 50 Prozent der Punkte bestanden.

=WENN(B2 >= 50%; "Bestanden"; "Durchgefallen")

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Über­prü­fung tex­tu­el­ler Werte

Die WENN-Funktion kann nicht nur zur Über­prü­fung nu­me­ri­scher, sondern auch zur Über­prü­fung tex­tu­el­ler Werte ein­ge­setzt werden. In folgendem Beispiel wird überprüft, ob ein Buch von dem Autor „Stephen King“ ge­schrie­ben wurde. Die ent­spre­chen­de Formel lautet:

=WENN(F2 = "Stephen King"; "Ja"; "Nein")

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Ver­ket­tung der WENN-Funktion

Manchmal kann es der Fall sein, dass eine weitere Bedingung überprüft werden soll, nachdem die erste bestanden bzw. nicht bestanden wurde. In solchen Fällen kann anstelle eines „Dann-Werts“ bzw. „Sonst-Werts“ eine weitere WENN-DANN-Funktion angegeben werden. In folgendem Beispiel wird überprüft, ob Pakete schon versandt wurden.

=WENN(J3="Angekommen";"Ja";WENN(J3="In Zustellung"; "Ja";"Nein"))

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Kom­bi­na­ti­on mit weiteren Funk­tio­nen

Wie bei der Ver­ket­tung von WENN können auch andere Excel-Funk­tio­nen in den Feldern der WENN-Funktion ein­ge­setzt werden. Funk­tio­nen, die als Bedingung der WENN-Funktion angegeben werden, müssen al­ler­dings immer zu „Wahr“ oder „Falsch“ auswerten. Folgend wird das obige Beispiel mit der Excel-ODER-Funktion re­kon­stru­iert.

=WENN(ODER(N2="Angekommen";N2="In Zustellung");"Ja";"Falsch")

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Kom­ple­xe­res Beispiel

Ab­schlie­ßend stellen wir ein etwas kom­ple­xe­res Beispiel vor. In diesem Beispiel wird der Kurs einer Aktie verfolgt, und angegeben, ob es sich um einen Wert­ver­lust oder eine Wert­zu­nah­me handelt. Der Betrag dieses Verlusts bzw. dieser Zunahme wird berechnet und auch angegeben. Dafür wird die Excel-VERKETTEN-Funktion ein­ge­setzt.

=WENN(R3<R2;VERKETTEN("Verlust: "; R2-R3);VERKETTEN("Gewinn: "; R3-R2))

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WENNS: Er­wei­te­rung von Wenn-Dann

Wenn Sie Microsoft 365, Office 2021, Office 2019 oder Office Online nutzen, steht Ihnen noch eine andere Excel-Funktion zur Verfügung. Die WENNS-Funktion arbeitet ähnlich wie WENN: Einer logischen Prüfung wird ein Dann_Wert zu­ge­ord­net – al­ler­dings bis zu 127-mal. Die Syntax lautet demnach:

=WENNS(Etwas ist Wahr1; Wert wenn Wahr1; [Etwas ist Wahr2; Wert wenn Wahr2];…[Etwas ist Wahr127; Wert wenn Wahr127])

Bei­spiels­wei­se wäre es denkbar, für Produkte in einem Laden einen Rabatt zu gewähren, wenn sie schon länger nicht gekauft wurden. Dieses Beispiel könnte erweitert werden, indem der Preis von bereits ver­güns­tig­ten Produkten noch weiter reduziert wird, wenn von diesen Produkten nur noch wenige Exemplare vorhanden sind. Damit hätten wir zwei Be­din­gun­gen: Der letzte Abverkauf ist schon über 30 Tage her und es befinden sich nicht mehr als 10 Exemplare im Lager. Deshalb müssen wir zum einen eine UND-Ver­knüp­fung im ersten Prüf­pa­ra­me­ter un­ter­brin­gen und zum anderen weitere Fälle de­fi­nie­ren, denn wir möchten drei Er­geb­nis­se möglich machen: 50 Prozent Rabatt, 25 Prozent Rabatt und kein Rabatt.

Was dabei auffällt: Es gibt keinen Sonst_Wert mehr. Das bedeutet aber auch, dass man den Um­kehr­schluss – also in unserem Beispiel den Fall, dass keine Rabatte zum Einsatz kommen – selbst de­fi­nie­ren muss. Daher gilt:

=WENNS(UND(TAGE(HEUTE();F2)>30;E2<10);C2*0,5;TAGE(HEUTE();F2)>30;C2*0,75;TAGE(HEUTE();F2)<=30;C2)

Die beiden Prüfungen für die Rabatte kommen jeweils hin­ter­ein­an­der. An­schlie­ßend folgt der Sonst-Fall: Alle Produkte, deren letzter Verkauf weniger oder gleich 30 Tage her ist.

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