Word-Dokument verschlüsseln

Word-Dokumente mit vertraulichen Inhalten sollen nicht in unbefugte Hände gelangen. Selbst wenn eine Datei über Windows-Benutzerrechte geschützt ist, kann sie kopiert und verbreitet werden. Verschlüsseln Sie eine Word-Datei und schützen Sie sie mit einem Passwort, dann lässt sich der Inhalt auch mit anderen Dateibetrachtern, die möglicherweise den Passwortschutz von Word umgehen, nicht einsehen. Wir helfen Ihnen dabei, ein verschlüsseltes Dokument zu erstellen, zu öffnen und die Sicherung wieder aufzuheben.

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Kurzanleitung: Word-Dokumente verschlüsseln

Alle lokal installierten Word-Versionen (also nicht die Webversion im Browser) ermöglichen es, Word-Dokumente zu verschlüsseln. Sie lassen sich dann nur noch mit einem Passwort öffnen.

  1. In den Word-Versionen 2019 bis 2010 sowie in Microsoft 365 legen Sie das Passwort zur Verschlüsselung unter „Datei“ > „Dokument schützen“ > „Mit Kennwort verschlüsseln“ fest.
  2. In den Word-Versionen 2007 bis 2003 legen Sie das Passwort im Dialogfeld „Speichern unter“ mit Klicks auf „Extras“ > „Sicherheitsoptionen“ fest.

Danach müssen Sie das Dokument erst neu speichern, um die Verschlüsselung abzuschließen.

Word-Datei verschlüsseln: Anleitungen

In den folgenden Anleitungen erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie in verschiedenen Word-Versionen Dateien verschlüsseln können.

Word 2019, 2016, 2013, 2010 und Word in Microsoft 365

Seit Office 2010 verwendet Microsoft in Word die Menübänder mit Symbolpaletten anstelle einfacher Pull-down-Menüs. In diesen Versionen gehen Sie wie folgt vor, um das geöffnete Word-Dokument zu verschlüsseln:

Schritt 1: Klicken Sie oben links auf „Datei“ und dann auf die Schaltfläche „Dokument schützen“. Ist das Dokument bereits verschlüsselt oder gibt es einen Schreibschutz bzw. eine andere Einschränkung im Dokument, ist dieser Bereich gelb hervorgehoben.

Schritt 2: Es erscheint ein Auswahlmenü. Klicken Sie darin auf „Mit Kennwort verschlüsseln“.

Schritt 3: Geben Sie ein Kennwort ein, mit dem Sie das Word-Dokument verschlüsseln möchten, und bestätigen Sie mit „OK“. Das Kennwort dürfen Sie nicht vergessen, da ansonsten kein Entschlüsseln des Dokuments möglich ist. Um sicherzugehen, dass es keine Tippfehler gibt, müssen Sie das Kennwort anschließend noch ein zweites Mal eingeben.

Schritt 4: Der Bereich „Dokument schützen“ in den Datei-Informationen ist jetzt gelb markiert. Sichern und schließen Sie das Dokument. Das Passwort wird beim nächsten Öffnen automatisch abgefragt.

Tipp

Microsoft 365, früher unter dem Namen „Microsoft Office 365“ bekannt, ist eine serverbasierte Office-Lösung mit Word, Excel und PowerPoint für Privatanwender und kleine Unternehmen. Damit erhalten Sie automatisch immer die aktuelle Version und brauchen sich um Updates nicht zu kümmern.

Word 2007 und 2003

In den älteren Office-Versionen können Sie geöffnete Word-Dokumente folgendermaßen verschlüsseln:

Schritt 1: Wählen Sie im Menü „Datei“ > „Speichern unter“.

Schritt 3: Geben Sie im Feld „Dateiverschlüsselungsoptionen für dieses Dokument“ ein Kennwort ein und bestätigen Sie mit „OK“. Um zu prüfen, ob Sie das Kennwort korrekt eingegeben haben, werden Sie danach aufgefordert, die Eingabe zu wiederholen.

Schritt 4: Klicken Sie jetzt auf „Speichern“, um das Dokument zu speichern. Vor dem nächsten Öffnen wird automatisch nach dem Passwort gefragt.

Verschlüsseltes Word-Dokument öffnen

Wenn Sie ein verschlüsseltes Dokument in Word oder im Explorer per Doppelklick öffnen, erscheint automatisch ein Dialogfeld zur Eingabe des Passworts. Wenn Sie das korrekte Passwort eingeben, öffnet sich das Dokument.

Viele andere Textverarbeitungsprogramme, z. B. das in Windows 10 standardmäßig installierte WordPad, können verschlüsselte Dokumente nicht öffnen und zeigen einen entsprechenden Hinweis an. Die freien Office-ProgrammeLibreOffice und Apache OpenOffice behandeln verschlüsselte Dokumente genauso wie Word und fragen beim Öffnen das Passwort ab.

Bei der Verwendung eines einfachen Dateibetrachters werden im Klartext in einem verschlüsselten Word-Dokument keine Daten angezeigt. Es erscheint nur ein Hinweis, dass es sich um ein verschlüsseltes Dokument handelt.

Hinweis

Immer mehr Nutzer achten auf sichere Passwörter, die oft schwer zu merken sind. Passwort-Manager bieten hierbei eine nützliche Hilfe. Allerdings können Sie einige dieser Tools nur im Browser und nicht in Word verwenden.

Lässt sich ein Word-Dokument nicht öffnen, auch bei korrekt eingegebenem Passwort, ist die Datei möglicherweise beschädigt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Word-Dokument wiederherzustellen.

Auch ZIP-Dateien lassen sich verschlüsseln, sodass andere Tools nicht auf die Inhalte zugreifen können.

Verschlüsselung eines Word-Dokuments aufheben

Die Verschlüsselung einer Word-Datei können Sie, nach dem Sie diese mithilfe des Kennworts geöffnet haben, in wenigen Schritten wieder aufheben. Auch dazu gehen Sie je nach Word-Version unterschiedlich vor.

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Word 2019, 2016, 2013, 2010 und Word in Microsoft 365

Möchten Sie die Verschlüsselung in den Word-Versionen ab 2010 wieder aufheben und das Dokument unverschlüsselt speichern, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie das Menü „Datei“ und klicken Sie dann auf die Option „Dokument schützen“. Dieser Bereich ist bei verschlüsselten Dokumenten gelb markiert.

Schritt 2: Klicken Sie im Auswahlmenü auf die Option „Mit Kennwort verschlüsseln“.

Schritt 3: Löschen Sie das (nur mit Punkten angezeigte) Kennwort und bestätigen Sie mit „OK“.

Schritt 4: Speichern und schließen Sie das Dokument.

Das Dokument wird entschlüsselt und das Passwort beim nächsten Öffnen nicht mehr abgefragt.

Word 2007 und 2003

In den älteren Office-Versionen mit der klassischen Bedienoberfläche entschlüsseln Sie das gerade geöffnete Dokument mit folgenden Schritten:

Schritt 1: Wählen Sie „Datei“ > „Speichern unter“.

Schritt 2: Jetzt müssen Sie einen Ordner und einen Dateinamen festlegen. Klicken Sie auf „Extras“ und dann auf „Sicherheitsoptionen“.

Schritt 3: Löschen Sie das Kennwort und bestätigen Sie mit „OK“.


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