XVERWEIS: Das kann die Excel-Funktion

Excel hat mit XVERWEIS eine relativ neue Funktion, die im August 2019 erstmals als Beta-Feature in­te­griert wurde und momentan nur in Microsoft 365 zur Verfügung steht (Stand: Juli 2021). Wenn Sie zu dieser Nut­zer­grup­pe gehören und re­gel­mä­ßig mit großen Da­ten­samm­lun­gen in Excel arbeiten, lohnt es sich, diese Formel zu be­herr­schen. In unserer Anleitung erklären wir anhand von Bei­spie­len, wie Sie sich die Da­ten­su­che mit dem XVERWEIS erheblich er­leich­tern und wann die Funktion nor­ma­ler­wei­se zum Einsatz kommt.

Der XVERWEIS in Excel gehört zur Familie der Nach­schla­ge- und Ver­weis­funk­tio­nen. Er stellt eine der nütz­lichs­ten Funk­tio­nen in der beliebten Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on von Microsoft dar. Mit XVERWEIS lässt sich auf ein­fachs­te Weise nach be­stimm­ten Einträgen in einem Zell­be­reich suchen. Dabei werden die Einträge in einem vorher fest­ge­leg­ten Zell­be­reich auf­be­rei­tet wie­der­ge­ge­ben. Klingt bekannt? Nach diesem Prinzip funk­tio­niert auch der SVERWEIS. Mit dem fle­xi­ble­ren Excel-XVERWEIS können Sie jedoch nicht nur einen, sondern gleich mehrere Einträge nach­schla­gen. Außerdem ist es möglich, Werte senkrecht und waa­ge­recht zu suchen.

Was heißt das in der Praxis? Stellen Sie sich vor, Sie haben eine digitale Kun­den­da­ten­bank als Excel-Datei und suchen nach der Anschrift und Te­le­fon­num­mer einer be­stimm­ten Person. Mit dem XVERWEIS können Sie nun anhand des Namens nach den zu­ge­hö­ri­gen Einträgen suchen und sich die ge­wünsch­ten In­for­ma­tio­nen sofort anzeigen lassen. Dabei ist es völlig egal, ob sich die gesuchten Werte in einer Spalte, Zeile oder in einer Tabelle auf einer anderen Seite befinden. Somit ersetzt der XVERWEIS nicht nur den SVERWEIS, sondern auch den WVERWEIS.

Bevor wir die Syntax der Excel-XVERWEIS-Funktion und ihre Anwendung anhand von ein paar Bei­spie­len erläutern, hier ein kurzer Überblick über die häu­figs­ten An­wen­dungs­fäl­le:

• Nach­schla­gen eines einzelnen Eintrags
• Nach­schla­gen mehrerer Einträge auf einmal
• Durch­su­chen von Zeilen
• Suchen nach genauer Über­ein­stim­mung und nach nächst­klei­ne­ren oder -größeren Einträgen
• Verwenden von Platz­hal­ter­zei­chen im Such­kri­te­ri­um

Um effizient mit dem XVERWEIS zu arbeiten, sollten Sie sich zunächst mit den einzelnen Pa­ra­me­tern vertraut machen. Jede Excel-Funktion hat eine bestimmte Syntax, die spe­zi­fi­sche Parameter erfordert. Selbst bei kleinsten Ab­wei­chun­gen kann es zu einem falschen Ergebnis oder einer Feh­ler­mel­dung kommen. Für den XVERWEIS gilt folgende Syntax:

Was genau die einzelnen Parameter bedeuten, fasst die nach­fol­gen­de Tabelle zusammen. Die mit einem Sternchen ver­se­he­nen Argumente sind optional:

Für unser erstes Beispiel verwenden wir nur die drei Pflicht­an­ga­ben „Such­kri­te­ri­um“, „Such­ma­trix“ und „Rück­ga­be­ma­trix“. Unsere ex­em­pla­ri­sche Excel-Tabelle, deren Inhalte in den Zellen B2 bis D10 liegen, bildet ver­schie­de­ne Länder und die passenden Vorwahlen ab. Mit der XVERWEIS-Funktion wollen wir nun her­aus­fin­den, welche te­le­fo­ni­sche Vorwahl das Land Ungarn hat. Das Ergebnis soll im Bereich G2 angezeigt werden (markieren Sie hierfür einfach die Zelle). Die er­for­der­li­che Formel lautet wie folgt:

F2 ist das Such­kri­te­ri­um, in diesem Fall „Ungarn“. Die Such­ma­trix besteht aus der Vorwahl-Spalte und erstreckt sich von B2 bis B10. Die Rück­ga­be­ma­trix ist die Spalte, in der der zu­ge­hö­ri­ge Wert stehen soll, besteht im Beispiel also aus dem Bereich D2 bis D10. Sobald Sie auf die Ein­ga­be­tas­te drücken, wird Ihnen die gesuchte Vorwahl angezeigt.

Im nächsten Beispiel soll Excel per XVERWEIS nicht nur die Vorwahl, sondern auch die zu­ge­hö­ri­ge Abkürzung des aus­ge­wähl­ten Landes ausgeben. Hierfür gilt es, die Rück­ga­be­ma­trix zu erweitern, damit Excel beide Er­geb­nis­se finden kann:

Die Formel in unserem nächsten Beispiel enthält nicht nur die drei Pflicht­an­ga­ben, sondern auch das optionale Argument wenn_nicht_gefunden. Mit diesem Zusatz können Sie angeben, welcher Text bei einer Nicht­über­ein­stim­mung aus­ge­wor­fen werden soll. Für das Beispiel de­fi­nie­ren wir den Text: „Ungültige Angabe“ als Aus­ga­be­text und suchen nach dem Land „Portugal“, das nicht Teil unseres Excel-Da­ten­sat­zes ist.

In diesem Beispiel verwenden wir neben den drei Pflicht­an­ga­ben die op­tio­na­len Argumente wenn_nicht_gefunden, Ver­gleichs­mo­dus und Suchmodus.

In der Bei­spiel­ta­bel­le arbeiten wir zu diesem Zweck mit ver­schie­de­nen Steu­er­sät­zen und ihren zu­ge­hö­ri­gen Ein­kom­mens­gren­zen. Mit der passenden XVERWEIS-Formel wollen wir nach der Eingabe der Einkünfte eines Mit­ar­bei­ters in Zelle E2 den richtigen Steu­er­satz in F2 prä­sen­tiert bekommen.

Für den Parameter wenn_nicht_gefunden haben wir in diesem Fall den Wert „0“ angegeben. Bei einer Nicht­über­ein­stim­mung wird so „0“ statt „#/NA“ angezeigt. Da Sie nicht nach einer exakten Über­ein­stim­mung suchen, ist für den Ver­gleichs­mo­dus der Wert „1“ gesetzt, was bedeutet, damit das nächst­grö­ße­re Element angezeigt wird. Der Suchmodus ist ebenfalls auf „1“ fest­ge­legt, damit Excel die Tabelle vom ersten bis zum letzten Element durch­sucht.

Ab­schlie­ßend verwenden wir eine ge­schach­tel­te Excel-XVERWEIS-Funktion. Diese bietet die Mög­lich­keit, gleich­zei­tig eine vertikale und ho­ri­zon­ta­le Über­ein­stim­mung durch­zu­füh­ren – die ei­gent­li­che Be­son­der­heit, die den XVERWEIS ausmacht. Im Beispiel suchen wir nach dem Umsatz des Ver­käu­fers mit der ID „1002“ im Monat April. Die Formel lautet wie folgt: