OCR-Programme lesen Texte in PDF-Dateien, auf Fotos oder Scans aus und wandeln sie in digitale Texte um. Es gibt zahlreiche kommerzielle und kostenlose OCR-Tools, aber trotz einer hohen Genauigkeit ist auch die beste Texterkennungssoftware nicht hundertprozentig exakt.

Was ist OCR-Software?

OCR-Software („Optical Character Recognition“) dient dazu, gedruckte oder handgeschriebene Texte auf Fotos, Scans, Dokumenten oder PDF-Dateien automatisch zu erkennen und in maschinenlesbaren, durchsuchbaren und editierbaren Text umzuwandeln. Moderne OCR-Tools analysieren Zeichen, Wörter und Strukturen im Bild und stellen die erkannten Inhalte anschließend für die Weiterverarbeitung bereit – etwa für die Digitalisierung von Unterlagen, die Textextraktion aus Bildern oder die Erstellung barrierefreier Dokumente. Je nach Programm und Technologie unterscheiden sich Genauigkeit und Funktionsumfang deutlich.

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Wofür wird Texterkennungssoftware verwendet?

Einen naheliegenden Verwendungszweck der OCR-Texterkennung kennen Sie, wenn Sie jemals privat oder im beruflichen Kontext ein Dokument oder einen Brief bekommen haben und diesen digital archivieren wollten. Zwar können Sie das Papier einscannen, zur Weiterverwendung eignet sich das Format so aber nicht. Statt den Inhalt mühsam händisch zu übertragen, liest die OCR-Software ihn aus und ermöglicht Ihnen die Archivierung und Bearbeitung am Computer oder Smartphone.

Auch in anderen Bereichen kommt die OCR-Software zum Einsatz. Einige davon nutzen Sie vielleicht bereits selbst, ohne dass Sie sich dessen bewusst sind. Übersetzer-Apps, die über die Kamera Ihres Smartphones Texte auslesen, verwenden beispielsweise die OCR-Texterkennung. Auch Fahrzeuge, die automatisch Straßenschilder erkennen und den Fahrer oder die Fahrerin informieren, greifen auf diese Technik zurück. Tools, die Kreditkarteninformationen über die Kamera erfassen, tun dies ebenfalls mit OCR-Texterkennung. Behörden und Firmen lesen Adressdaten, persönliche Angaben oder Kennzeichen automatisch aus.

OCR-Programme sind auch gerade für Menschen mit beeinträchtigtem Sehvermögen sehr nützliche Tools die oft in Verbindung mit einem Screenreader verwendet werden.

OCR-Software und das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz

Seit dem 28. Juni 2025 verpflichtet das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) viele Unternehmen, digitale Dienstleistungen barrierefrei anzubieten. Dazu gehören auch Dokumente, Formulare und PDF-Inhalte, die Kundinnen und Kunden online bereitgestellt werden. Für barrierefreie digitale Angebote ist es entscheidend, dass Texte maschinell lesbar sind, damit Screenreader, Vorlesefunktionen oder assistive Technologien sie korrekt interpretieren können.

Genau hier spielt OCR-Software eine wichtige Rolle: Sie ermöglicht, eingescannte oder fotografierte Dokumente in durchsuchbaren, strukturierten Text umzuwandeln, und damit für Menschen mit Seh- oder Lesebehinderungen zugänglich zu machen. Unternehmen können mithilfe moderner OCR-Tools alte oder eingescannte PDFs, Formulare oder Rechnungen in barrierefreie Versionen überführen – ein wichtiger Schritt, um BFSG-konforme Inhalte bereitzustellen. Allerdings ersetzt OCR nicht die vollständige Barrierefreiheitsprüfung: Strukturinformationen wie Überschriften, Tabellenlogiken, Alternativtexte oder korrekte PDF-Tags müssen im Anschluss manuell oder mit zusätzlicher Software ergänzt werden, um echte Barrierefreiheit zu gewährleisten.

Wie genau funktionieren OCR-Tools?

Im ersten Schritt optimieren die Tools meistens die Bilder, um die Texte besser erkennbar zu machen. So wird beispielsweise das Rauschen entfernt, die Kanten geschärft, Kontraste erhöht, schiefe Seiten geradegerückt und der Textbereich vom Hintergrund getrennt. Als Nächstes wird das Bild in kleinere Bereiche aufgeteilt: Textblöcke, Zeilen, Wörter und einzelne Zeichen.

Jetzt geht es an die Zeichenerkennung. In dieser Phase passiert der entscheidende Schritt: Das OCR-Tool wandelt visuelle Formen – also die Pixel eines Buchstabens oder Symbols – in echte, digitale Zeichen um. Moderne OCR-Systeme arbeiten dabei meist nicht mehr mit starren Vorlagen, sondern mit KI-gestützten Methoden, die viel flexibler und genauer sind. Zunächst analysiert die Software die Form eines Zeichens anhand von Konturen, Linien, Kurven und Kontrasten und zerlegt diese in Muster, die mit einem gelernten Modell verglichen werden. Neuronale Netze spielen dabei eine zentrale Rolle: Sie sind darauf trainiert, typische Merkmale von Buchstaben und Zahlen zu erkennen, selbst wenn diese unsauber gedruckt, verzerrt oder teilweise verdeckt sind.

Zusätzlich arbeitet die KI mit Kontextwissen, denn ein Zeichen wird nicht isoliert interpretiert, sondern im Zusammenhang mit umgebenden Zeichen und dem gesamten Wort. So kann die Software z. B. unterscheiden, ob eine erkennbare Form eher eine „0“ oder ein „O“ sein soll, indem sie prüft, ob das Ergebnis sprachlich plausibel ist.

Wie genau ist die OCR-Texterkennung?

Die Genauigkeit von OCR-Tools variiert von Programm zu Programm. Es wird in diesem Bereich schon seit vielen Jahren geforscht, sodass moderne Texterkennungssoftware bereits deutlich bessere Ergebnisse liefert als früher. Allerdings kommen schlanke Tools zum Nulltarif in der Regel nicht auf dieselbe Trefferquote wie hochpreisige Profi-Lösungen. Ein grundsätzliches Urteil ist jedoch schwierig, da das Ausgangsmaterial ebenfalls eine große Rolle spielt. Während die meisten Programme bei gedruckten schwarzen Buchstaben in lateinischer Schrift auf weißem Grund gute Ergebnisse erzielen, sind Abweichungen von dieser Idealvorlage deutlich schwerer zu identifizieren.

So stellen ostasiatische Schriftzeichen selbst professionelle OCR-Software durch ihre feinen, aber bedeutsamen Linien vor große Probleme. Auch Logos, Grafiken, Sonderzeichen, kleine Buchstaben oder unscharfe Kopien fordern OCR-Programme stark heraus. Schreibfehler im Ausgangsmaterial sind ebenfalls eine Hürde, da viele Programme nicht nur einzelne Buchstaben, sondern ganze Wörter erkennen.

Die größten Schwankungen auch innerhalb der einzelnen OCR-Tools gibt es beim Auslesen von handschriftlichen Texten. Wurde das Dokument in Druckschrift verfasst, sind die Ergebnisse besser als bei einer eilig verfassten Notiz in Schreibschrift. Insgesamt bietet OCR-Texterkennung keine hundertprozentige Sicherheit und sollte am besten immer auf Richtigkeit überprüft werden.

Welche OCR-Programme gibt es?

Der Markt für OCR-Software ist heute breit gefächert – von integrierten Lösungen in bekannten Office-Programmen bis hin zu hochspezialisierten KI-Tools. Je nachdem, ob Sie offline arbeiten, eine mobile Lösung benötigen oder nur gelegentlich ein Dokument umwandeln wollen, kommen unterschiedliche Programme infrage.

Offline-Programme für Windows und macOS

Viele Nutzerinnen und Nutzer besitzen bereits Software, die OCR-Funktionen integriert hat – oft ohne es zu wissen. Adobe Acrobat Pro ist hier das bekannteste Beispiel: Neben umfangreichen PDF-Werkzeugen verfügt es über eine leistungsfähige Texterkennung. Auch zahlreiche Acrobat-Alternativen bieten ähnliche Funktionen.

Zu den etablierten Speziallösungen gehören:

  • ABBYY FineReader: Einer der präzisesten OCR-Engines am Markt. Sie ist stark KI-gestützt und ideal für professionelle Anforderungen, aber dafür ist der Preis auch sehr hoch.
  • Kofax OmniPage: Seit Jahren ein Industriestandard der bekannt für hohe Genauigkeit und umfangreiche Automatisierungsoptionen ist.
  • Readiris: Eine funktionsreiche und kostengünstigere Alternative für Windows und Mac.

Hinzu kommen systemeigene Funktionen wie Apple Live Text (in iOS und macOS integriert), mit dem Text direkt aus Fotos, Screenshots oder Kameraaufnahmen ausgelesen werden kann.

OCR in bekannten Office-Programmen

Auch große Office-Plattformen haben inzwischen integrierte OCR-Funktionen:

  • Microsoft Word und OneDrive: Word kann PDFs automatisch in bearbeitbare Dokumente umwandeln, OneDrive führt OCR im Hintergrund für Bilder und Dokumente aus.
  • Google Drive / Google Docs: Beim Hochladen eines Bildes oder PDFs kann Google Docs den Text automatisch extrahieren – kostenlos und überraschend zuverlässig.

Diese Lösungen sind besonders attraktiv, weil sie ohne zusätzliche Software funktionieren und Teil der bestehenden Arbeitsumgebung sind.

Mobile OCR-Apps

  • Adobe Scan: Eine der beliebtesten kostenlosen OCR-Apps für iOS und Android, die dank der Adobe-KI sehr zuverlässig ist.
  • ABBYY TextGrabber: Spezialisiert auf sofortiges Texterkennen per Kamera.
  • Prizmo: Stark in der Erkennung von Dokumenten, Visitenkarten und handschriftlichen Notizen.

Open-Source-Lösung für Profis

Für Entwickler, Entwicklerinnen sowie technisch versierte Anwender und Anwenderinnen ist Tesseract die wichtigste freie OCR-Engine. Die Software wird seit Jahrzehnten weiterentwickelt, unterstützt über 100 Sprachen und bildet die Grundlage vieler moderner OCR-Projekte. Allerdings erfordert sie Kenntnisse im Umgang mit der Kommandozeile und optional im Training eigener Modelle.

Fazit: OCR-Software für jeden Einsatzzweck

Das Segment der OCR-Texterkennung wird nicht nur immer größer, sondern durch KI und andere Entwicklungen auch immer zuverlässiger. Kostenpflichtige OCR-Programme mit vielen Features lohnen sich aufgrund ihrer teils hohen Preise vor allem für den professionellen oder zumindest regelmäßigen Einsatz, z. B. für die einfachere Arbeit mit EÜR-Software. Für die sporadische Nutzung reicht eine kostenlose Online-OCR-Texterkennung.

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