n8n-Workflows: 15 pra­xis­na­he Beispiele zur Au­to­ma­ti­sie­rung

n8n er­mög­licht es, Workflows zur Au­to­ma­ti­sie­rung ver­schie­dens­ter Prozesse zu erstellen und so wie­der­keh­ren­de Aufgaben effizient zu erledigen. Viele prak­ti­sche Beispiele lassen sich durch die Kom­bi­na­ti­on aus visuellen Nodes und In­te­gra­tio­nen ohne großen Pro­gram­mier­auf­wand umsetzen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 15 leicht nach­voll­zieh­ba­re n8n-Workflows, die sich direkt in der Praxis einsetzen lassen.

Social-Media-Posts au­to­ma­tisch ver­öf­fent­li­chen

Mit diesem Workflow au­to­ma­ti­sie­ren Sie die Ver­öf­fent­li­chung von Beiträgen auf mehreren Platt­for­men gleich­zei­tig. Inhalte können zentral in einem Google Sheet oder einer Notion-Datenbank gepflegt werden. n8n ruft die Daten ab, for­ma­tiert sie und postet sie au­to­ma­tisch zu geplanten Zeiten. Das spart Zeit und sorgt für kon­sis­ten­te Inhalte. Zu­sätz­lich können Sie Hashtags dynamisch ge­ne­rie­ren lassen. Auch Bild-Uploads lassen sich in diese n8n-Au­to­ma­ti­on in­te­grie­ren. Besonders für Marketing und Personal Branding ist dieser Workflow sehr hilfreich.

So erstellen Sie Ihren Au­to­ma­ti­sie­rungs-Workflow:

• Schedule-Node für die Zeit­pla­nung: Der Schedule-Node startet den Workflow au­to­ma­tisch zu einem fest­ge­leg­ten Zeitpunkt, zum Beispiel jeden Morgen oder an be­stimm­ten Wo­chen­ta­gen. So können Social-Media-Beiträge geplant ver­öf­fent­licht werden, ohne dass Sie den Workflow manuell auslösen müssen.
• Google-Sheets-Node zum Abrufen der Inhalte: Über den Google-Sheets-Node liest n8n die vor­be­rei­te­ten Inhalte aus einer Tabelle aus, zum Beispiel den Bei­trags­text, den Ver­öf­fent­li­chungs­zeit­punkt oder einen Link zu einem Bild. Dadurch können Sie Ihre Postings zentral pflegen und bei Bedarf jederzeit anpassen.
• Edit-Fields-Node zur For­ma­tie­rung der Daten: Im Edit-Fields-Node bereiten Sie die ab­ge­ru­fe­nen Inhalte für die spätere Übergabe an die jeweilige Plattform auf. Hier können Sie zum Beispiel Felder um­be­nen­nen, Text­bau­stei­ne ergänzen oder Hashtags und Links in das passende Format bringen.
• HTTP-Request-Node für die Ver­öf­fent­li­chung: Der HTTP-Request-Node sendet die auf­be­rei­te­ten Daten an die API der ge­wünsch­ten Social-Media-Plattform. Auf diese Weise wird der Beitrag au­to­ma­tisch ver­öf­fent­licht, sofern die be­nö­tig­ten Zu­gangs­da­ten und API-Endpunkte korrekt hin­ter­legt sind. Sie können mehrere APIs hin­ter­le­gen, um ver­schie­de­ne Social-Media-Kanäle gleich­zei­tig zu bedienen.

E-Mail-Postfach au­to­ma­tisch sortieren

Dieser Workflow ana­ly­siert ein­ge­hen­de E-Mails au­to­ma­tisch und ka­te­go­ri­siert sie. Die Inhalte werden von einer KI bewertet und bei­spiels­wei­se in Ka­te­go­rien wie „Support“, „Spam“ oder „Wichtig“ ein­ge­ord­net. An­schlie­ßend werden Labels gesetzt oder Wei­ter­lei­tun­gen ausgelöst. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Besonders für Free­lan­ce­rin­nen und Free­lan­cer oder Support-Teams ist ein solcher n8n-Workflow sinnvoll. Auch au­to­ma­ti­sche Antworten können bei Bedarf ergänzt werden.

Eine solche n8n-Au­to­ma­ti­on besteht aus folgenden Nodes:

• IMAP-E-Mail-Node für neue E-Mails: Der IMAP-Node überwacht Ihr E-Mail-Postfach und erkennt au­to­ma­tisch neue ein­ge­hen­de Nach­rich­ten. Sobald eine neue E-Mail eingeht, wird der Workflow ausgelöst und die Inhalte (Betreff, Text, ab­sen­den­de Person) an die nächsten Schritte übergeben.
• OpenAI-Node zur Klas­si­fi­ka­ti­on der Inhalte: Im OpenAI-Node wird der Inhalt der E-Mail ana­ly­siert und anhand eines Prompts in Ka­te­go­rien ein­ge­ord­net, zum Beispiel „Support“, „Wichtig“, „Spam“ oder „Allgemein“. Dadurch kann die weitere Ver­ar­bei­tung au­to­ma­ti­siert und in­tel­li­gent gesteuert werden.
• IF-Node für die Ent­schei­dungs­lo­gik: Der IF-Node prüft das Ergebnis der Klas­si­fi­ka­ti­on und ent­schei­det, welchen Weg die E-Mail im Workflow nimmt. So können un­ter­schied­li­che Aktionen für ver­schie­de­ne Ka­te­go­rien definiert werden, etwa Prio­ri­sie­rung oder Wei­ter­lei­tung.
• Gmail-Node zum Setzen von Labels: Im letzten Schritt versieht der Gmail-Node die E-Mail au­to­ma­tisch mit passenden Labels oder ver­schiebt sie in bestimmte Ordner. Dadurch bleibt Ihr Postfach über­sicht­lich und wichtige Nach­rich­ten lassen sich schneller erkennen und be­ar­bei­ten.

Website-Formulare au­to­ma­tisch ver­ar­bei­ten

Neue Leads aus For­mu­la­ren werden mit diesem n8n-Workflow au­to­ma­tisch ver­ar­bei­tet und ohne manuellen Aufwand wei­ter­ge­lei­tet. Die über­mit­tel­ten Daten werden direkt im CRM ge­spei­chert und parallel an Ihr Team in Slack gesendet. Durch die Ver­bin­dung von n8n und Slack können Anfragen schneller be­ar­bei­tet werden und gehen nicht im Postfach verloren. Optional lassen sich au­to­ma­ti­sche Follow-ups oder Be­stä­ti­gungs-E-Mails in­te­grie­ren. Dieser Workflow eignet sich besonders für kleine und mit­tel­stän­di­sche Un­ter­neh­men mit re­gel­mä­ßig ein­ge­hen­den Anfragen.

Ihre n8n-Au­to­ma­ti­on lässt sich in wenigen Schritten umsetzen:

• Webhook-Node erstellen: Der Webhook-Node dient als Ein­stiegs­punkt für den Workflow und empfängt die Daten aus Ihrem Website-Formular. Sobald ein Formular ab­ge­sen­det wird, wird der Workflow au­to­ma­tisch gestartet und die über­mit­tel­ten In­for­ma­tio­nen stehen zur Wei­ter­ver­ar­bei­tung bereit.
• Edit-Fields-Node für das Da­ten­map­ping: Im Edit-Fields-Node werden die ein­ge­hen­den Daten struk­tu­riert und in das passende Format für das CRM gebracht.
• CRM-Node zur Spei­che­rung der Leads: Der CRM-Node (z. B. HubSpot) legt auf Basis der über­ge­be­nen Daten au­to­ma­tisch einen neuen Kontakt oder Lead an. Optional können Sie prüfen, ob der Kontakt bereits existiert, um doppelte Einträge zu vermeiden.
• Slack-Node für die Team-Be­nach­rich­ti­gung: Im letzten Schritt sendet der Slack-Node eine Nachricht an einen de­fi­nier­ten Channel, bei­spiels­wei­se mit den wich­tigs­ten Lead-In­for­ma­tio­nen. So wird Ihr Team in Echtzeit in­for­miert und kann sofort reagieren.

RSS-Feed au­to­ma­tisch in einen News­let­ter umwandeln und versenden

Neue Blog­ar­ti­kel oder Inhalte aus einem RSS-Feed werden au­to­ma­tisch gesammelt und wei­ter­ver­ar­bei­tet. Ein LLM fasst die wich­tigs­ten Inhalte kompakt zusammen und erstellt daraus einen fertigen News­let­ter. Dieser wird an­schlie­ßend re­gel­mä­ßig per E-Mail an Ihre Emp­fän­ger­lis­te versendet. Dadurch sparen Sie sich die manuelle Er­stel­lung von News­let­tern und bleiben trotzdem konstant sichtbar. Besonders für Blogs, Magazine oder Content-Projekte ist diese n8n-Au­to­ma­ti­on sehr effizient. Optional können Sie bestimmte Ka­te­go­rien oder Keywords filtern, um nur relevante Inhalte zu be­rück­sich­ti­gen.

Der Workflow besteht aus wenigen Nodes:

• Schedule-Node für die zeit­ge­steu­er­te Aus­füh­rung: Der Schedule-Node startet den Workflow au­to­ma­tisch in fest­ge­leg­ten In­ter­val­len, zum Beispiel täglich oder wö­chent­lich. So wird der News­let­ter re­gel­mä­ßig erstellt.
• RSS-Node zum Abrufen neuer Inhalte: Der RSS-Node liest die neuesten Einträge aus Ihrem Feed aus und stellt Titel, Be­schrei­bung und Links der Artikel bereit. Optional können Sie die Anzahl der Beiträge begrenzen oder nach be­stimm­ten Kriterien filtern.
• OpenAI-Node zur Er­stel­lung des News­let­ters: Im OpenAI-Node werden die ge­sam­mel­ten Inhalte zu­sam­men­ge­fasst und in einen struk­tu­rier­ten News­let­ter-Text um­ge­wan­delt. Mit einem passenden Prompt können Sie Tonalität, Länge und Stil gezielt steuern.
• E-Mail-Node für den Versand: Der E-Mail-Node übernimmt den Versand des fertigen News­let­ters an Ihre Emp­fän­ger­lis­te.

Meeting-Notizen au­to­ma­tisch in Aufgaben umwandeln

Meeting-Notizen oder Tran­skrip­te werden mit diesem n8n-Workflow au­to­ma­tisch ana­ly­siert und in konkrete Aufgaben übersetzt. Eine KI erkennt dabei To-dos, Ver­ant­wort­lich­kei­ten und Fristen aus dem Text. Diese Aufgaben werden an­schlie­ßend direkt in ein Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool wie Trello oder Asana über­tra­gen. So gehen keine wichtigen Punkte verloren und die Nach­be­rei­tung von Meetings wird deutlich ef­fi­zi­en­ter. Besonders für Teams mit vielen Ab­stim­mun­gen spart dieser Workflow viel Zeit.

Die Au­to­ma­ti­sie­rung ist in nur wenigen Schritten erstellt:

• Webhook-Node zum Empfangen der Meeting-Notizen: Der Webhook-Node dient als Ein­stiegs­punkt und empfängt die Meeting-Notizen, zum Beispiel aus einem Tran­skrip­ti­ons-Tool oder manuell über ein Formular. Sobald neue Inhalte eingehen, wird der Workflow au­to­ma­tisch gestartet.
• OpenAI-Node zur Ex­trak­ti­on von Aufgaben: Im OpenAI-Node werden die Notizen ana­ly­siert und gezielt nach Aufgaben, Ver­ant­wort­li­chen und Deadlines durch­sucht. Mithilfe eines passenden Prompts werden die In­for­ma­tio­nen struk­tu­riert auf­be­rei­tet.
• Trello-Node zur Er­stel­lung der Aufgaben: Der Trello-Node legt auf Basis der ex­tra­hier­ten Daten au­to­ma­tisch neue Karten in einem Board an. Dabei können Titel, Be­schrei­bung, Fäl­lig­keits­da­tum und zu­stän­di­ge Personen direkt gesetzt werden.

Pro­dukt­prei­se au­to­ma­tisch über­wa­chen

Dieser Workflow überprüft re­gel­mä­ßig die Preise be­stimm­ter Produkte auf Websites oder über APIs. Sobald sich ein Preis ändert oder ein de­fi­nier­ter Schwel­len­wert erreicht wird, werden Sie au­to­ma­tisch be­nach­rich­tigt. Dadurch verpassen Sie keine Angebote mehr und können gezielt reagieren. Besonders für Schnäpp­chen­jä­ge­rin­nen und -jäger oder im E-Commerce ist dieser Workflow sehr nützlich. Optional können Preis­ver­läu­fe ge­spei­chert und ana­ly­siert werden. Die Umsetzung funk­tio­niert entweder über APIs oder durch Web Scraping (feh­ler­an­fäl­lig und nicht immer erlaubt).

Die n8n-Au­to­ma­ti­on selbst ist sehr einfach aufgebaut:

• Schedule-Node für die re­gel­mä­ßi­ge Aus­füh­rung: Der Schedule-Node startet den Workflow in fest­ge­leg­ten In­ter­val­len, zum Beispiel alle paar Stunden oder einmal täglich. Dadurch wird der Preis kon­ti­nu­ier­lich überwacht.
• HTTP-Request-Node zum Abrufen der Preis­da­ten: Im HTTP-Request-Node wird die Pro­dukt­sei­te oder eine API abgefragt, um den aktuellen Preis zu erhalten. Je nach Quelle können Sie hier JSON-Daten ver­ar­bei­ten oder bestimmte HTML-Elemente auslesen.
• IF-Node zur Prüfung von Preis­än­de­run­gen: Der IF-Node ver­gleicht den aktuellen Preis mit einem zuvor ge­spei­cher­ten Wert oder einem de­fi­nier­ten Zielpreis. Wird eine Änderung oder ein ge­wünsch­ter Schwel­len­wert erkannt, wird der nächste Schritt im Workflow ausgelöst.
• E-Mail-Node für die Be­nach­rich­ti­gung: Der E-Mail-Node sendet au­to­ma­tisch eine Nachricht mit den re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen, zum Beispiel dem neuen Preis und einem Link zum Produkt. So können Sie schnell reagieren und das Angebot direkt nutzen.

Daten au­to­ma­tisch sichern und Backups erstellen

Mit diesem Workflow werden Daten aus ver­schie­de­nen Tools re­gel­mä­ßig au­to­ma­tisch gesichert. Bei­spiels­wei­se können Inhalte aus Notion, einer Datenbank oder einem anderen Service ex­por­tiert und in Google Drive ge­spei­chert werden. Dadurch erhöhen Sie die Da­ten­si­cher­heit und vermeiden Da­ten­ver­lus­te. Besonders bei ge­schäfts­kri­ti­schen In­for­ma­tio­nen ist ein au­to­ma­ti­sier­tes Backup es­sen­zi­ell. Optional können Sie Versionen speichern, um ältere Da­ten­stän­de wie­der­her­zu­stel­len. Der Workflow lässt sich flexibel an un­ter­schied­li­che Da­ten­quel­len anpassen.

Folgende Nodes sind für die n8n-Au­to­ma­ti­on nötig:

• Schedule-Node für die re­gel­mä­ßi­ge Sicherung: Der Schedule-Node startet den Workflow au­to­ma­tisch in fest­ge­leg­ten In­ter­val­len, um Ihre Daten kon­ti­nu­ier­lich zu sichern.
• API-Node zum Abrufen der Daten: Über einen API- oder HTTP-Request-Node werden die Daten aus dem je­wei­li­gen Tool abgefragt, zum Beispiel aus Notion oder einer Datenbank. Die Inhalte werden dabei struk­tu­riert über­nom­men und für die Spei­che­rung vor­be­rei­tet.
• Google-Drive-Node zum Speichern der Backups: Der Google-Drive-Node lädt die Daten au­to­ma­tisch als Datei hoch, zum Beispiel im JSON- oder CSV-Format. Optional können Sie Da­tei­na­men mit Zeit­stem­peln versehen, um mehrere Versionen Ihrer Backups zu speichern.

Social-Media-Kom­men­ta­re au­to­ma­tisch ana­ly­sie­ren und auswerten

Mit diesem Workflow werden Kom­men­ta­re aus Social-Media-Platt­for­men au­to­ma­tisch gesammelt und aus­ge­wer­tet. Eine KI ana­ly­siert dabei die Inhalte und erkennt Stim­mun­gen, Meinungen oder häufige Themen. Die Er­geb­nis­se werden struk­tu­riert ge­spei­chert, sodass Sie Trends und Feedback Ihrer Community besser verstehen. Dadurch können Sie Ihre Inhalte gezielt op­ti­mie­ren und schneller auf Kritik oder positive Resonanz reagieren. Vor allem im Marketing und Community-Ma­nage­ment ist dieser n8n-Workflow sehr wertvoll.

So erstellen Sie diese n8n-Au­to­ma­ti­on:

• HTTP-Request-Node zum Abrufen der Kom­men­ta­re: Der HTTP-Request-Node ruft Kom­men­ta­re über die API der je­wei­li­gen Plattform ab, zum Beispiel von Instagram, X oder YouTube.
• OpenAI-Node zur Analyse der Inhalte: Im OpenAI-Node werden die Kom­men­ta­re ana­ly­siert und nach Kriterien wie Stimmung (positiv, negativ, neutral) oder Themen ka­te­go­ri­siert. Mithilfe eines passenden Prompts können Sie die Aus­wer­tung in­di­vi­du­ell an Ihre An­for­de­run­gen anpassen.
• Datenbank-Node zur Spei­che­rung der Er­geb­nis­se: Der Datenbank-Node speichert die ana­ly­sier­ten Daten in einer Datenbank, zum Beispiel Post­greS­QL oder MySQL. So können Sie die Er­geb­nis­se lang­fris­tig auswerten und für Reports oder Da­sh­boards nutzen.

Rech­nun­gen au­to­ma­tisch erstellen und per E-Mail versenden

Mit diesem n8n-Workflow wird nach einem Kauf oder einer Be­stel­lung eine Rechnung generiert und ver­schickt. Die über­mit­tel­ten Daten werden ver­ar­bei­tet und in ein struk­tu­rier­tes Dokument um­ge­wan­delt. An­schlie­ßend wird daraus eine PDF-Datei erstellt und direkt per E-Mail an die Kundin bzw. den Kunden gesendet. Dadurch sparen Sie sich manuelle Arbeit und re­du­zie­ren Fehler bei der Rech­nungs­er­stel­lung. Optional können Sie Buch­hal­tungs­sys­te­me oder Ar­chi­vie­run­gen in­te­grie­ren. Dieser Workflow eignet sich besonders für Free­lan­ce­rin­nen und Free­lan­cer, Online-Shops oder Dienst­leis­ten­de.

Vier Nodes reichen aus, um die n8n-Au­to­ma­ti­on grund­sätz­lich zu erstellen:

• Webhook-Node zum Empfangen der Be­stell­da­ten: Der Webhook-Node dient als Ein­stiegs­punkt und empfängt au­to­ma­tisch die Daten aus einem Shop, Formular oder Zah­lungs­sys­tem.
• Edit-Fields-Node zur Auf­be­rei­tung der Rech­nungs­da­ten: Im Edit-Fields-Node werden die ein­ge­hen­den Daten struk­tu­riert und für die Rechnung vor­be­rei­tet.
• HTTP-Request-Node: Sie können die Daten dann per HTTP an einen PDF-Generator senden. Dieser wandelt die vor­be­rei­te­ten Daten in ein fertiges Rech­nungs­do­ku­ment um. Dabei können Sie ein Template verwenden, um ein ein­heit­li­ches und pro­fes­sio­nel­les Layout für Ihre Rechnung si­cher­zu­stel­len.
• E-Mail-Node für den Versand der Rechnung: Im letzten Schritt wird die erzeugte PDF-Datei au­to­ma­tisch per E-Mail an die Kundinnen und Kunden gesendet. Betreff, Nachricht und Anhänge lassen sich in­di­vi­du­ell kon­fi­gu­rie­ren.

Er­reich­bar­keit eines Servers über­wa­chen und bei Problemen Alerts senden

Mit diesem Workflow über­wa­chen Sie den Zustand Ihrer Server au­to­ma­tisch in re­gel­mä­ßi­gen Abständen. Dabei werden wichtige Parameter wie Er­reich­bar­keit oder Sta­tus­codes überprüft. Tritt ein Problem auf, wird sofort eine Be­nach­rich­ti­gung ausgelöst. So können Sie schnell reagieren und Aus­fall­zei­ten mi­ni­mie­ren. Die Alerts lassen sich flexibel per Slack, via E-Mail oder mit anderen Tools versenden. Diese Au­to­ma­ti­sie­rung ist besonders für IT-Teams sowie Be­trei­be­rin­nen und Betreiber von Web­an­wen­dun­gen sinnvoll.

Der n8n-Workflow ist fol­gen­der­ma­ßen aufgebaut:

• Schedule-Node für die re­gel­mä­ßi­ge Über­prü­fung: Der Schedule-Node startet den Workflow in fest­ge­leg­ten In­ter­val­len, wodurch der Server kon­ti­nu­ier­lich überwacht wird, ohne dass ein manueller Check notwendig ist.
• HTTP-Request-Node zur Prüfung des Ser­ver­sta­tus: Im HTTP-Request-Node wird eine Anfrage an den Server gesendet, um dessen Er­reich­bar­keit und Antwort zu über­prü­fen. Dabei können Sie bei­spiels­wei­se den HTTP-Sta­tus­code oder die Ladezeit auswerten.
• IF-Node zur Feh­ler­er­ken­nung: Der IF-Node prüft, ob die Antwort des Servers den er­war­te­ten Kriterien ent­spricht (z. B. Sta­tus­code 200). Wird ein Fehler erkannt, wird der Alert-Prozess ausgelöst.
• Slack-Node für die Be­nach­rich­ti­gung: Der Slack-Node sendet im Feh­ler­fall au­to­ma­tisch eine Nachricht an einen de­fi­nier­ten Channel. So wird Ihr Team sofort in­for­miert und kann schnell reagieren.

Be­wer­bun­gen au­to­ma­tisch erfassen und über­sicht­lich tracken

Mit dieser n8n-Au­to­ma­ti­on werden ein­ge­hen­de Be­wer­bun­gen au­to­ma­tisch aus Ihrem E-Mail-Postfach erfasst und struk­tu­riert ge­spei­chert. Relevante In­for­ma­tio­nen wie Name, Position oder Kon­takt­da­ten werden ex­tra­hiert und in einer Tabelle abgelegt. Dadurch behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Be­wer­bun­gen. Status-Updates können später ergänzt oder au­to­ma­ti­siert ak­tua­li­siert werden. Das er­leich­tert den gesamten Be­wer­bungs­pro­zess erheblich. Ins­be­son­de­re für HR-Ab­tei­lun­gen oder die eigene Jobsuche ist dieser Workflow sehr hilfreich.

Der Workflow ist in nur wenigen Schritten erstellt:

• E-Mail-Node zum Abrufen neuer Be­wer­bun­gen: Der E-Mail-Node überwacht Ihr Postfach und erkennt au­to­ma­tisch neue ein­ge­hen­de Be­wer­bun­gen.
• Edit-Fields-Node zur Struk­tu­rie­rung der Be­wer­ber­da­ten: Im Edit-Fields-Node werden die ex­tra­hier­ten In­for­ma­tio­nen auf­be­rei­tet und den passenden Feldern zu­ge­ord­net.
• Google Sheets-Node zur Spei­che­rung der Daten: Der Google-Sheets-Node trägt die Be­wer­ber­da­ten au­to­ma­tisch in eine Tabelle ein. So entsteht eine zentrale Übersicht, die Sie jederzeit einsehen, filtern oder erweitern können.

Kun­den­feed­back au­to­ma­tisch einholen und auswerten

Der Workflow holt nach ab­ge­schlos­se­nen Support-Anfragen au­to­ma­tisch Feedback von Kundinnen und Kunden ein. Die Anfrage wird direkt aus dem CRM heraus ausgelöst und per E-Mail versendet. Ein­ge­hen­de Antworten werden an­schlie­ßend ge­spei­chert und struk­tu­riert aus­ge­wer­tet. Dadurch erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Zu­frie­den­heit Ihrer Kundinnen und Kunden. Auf dieser Basis können Sie Ihren Service gezielt ver­bes­sern, sodass sich der n8n-Workflow vor allem für Support-Teams sowie Dienst­leis­te­rin­nen und Dienst­leis­ter eignet.

Die n8n-Au­to­ma­ti­on ist fol­gen­der­ma­ßen aufgebaut:

• CRM-Node als Auslöser nach Support-Fällen: Der CRM-Node erkennt, wenn ein Support-Ticket ge­schlos­sen oder eine Anfrage ab­ge­schlos­sen wurde. Dadurch wird der Workflow au­to­ma­tisch gestartet, ohne dass ein manueller Eingriff notwendig ist.
• E-Mail-Node zum Versand der Feedback-Anfrage: Im E-Mail-Node wird eine stan­dar­di­sier­te Feedback-Anfrage an die Kundinnen und Kunden versendet. Dabei können Sie Fragen, Be­wer­tungs­links oder kurze Umfragen einbauen.
• Datenbank-Node zur Spei­che­rung der Antworten: Der Datenbank-Node speichert die ein­ge­hen­den Feedback-Daten struk­tu­riert in einer Datenbank. So können Sie die Er­geb­nis­se lang­fris­tig auswerten und für Analysen oder Reports nutzen.

Tägliche Agenda aus dem Kalender au­to­ma­tisch per Slack versenden

Mit diesem n8n-Workflow werden alle Termine eines Tages au­to­ma­tisch zu­sam­men­ge­fasst und über­sicht­lich dar­ge­stellt. Jeden Morgen wird eine Agenda erstellt und an einen Slack-Channel oder direkt an einzelne Personen gesendet. Dadurch behalten Sie und Ihr Team jederzeit den Überblick über an­ste­hen­de Termine. Die Ta­ges­pla­nung wird auf diese Weise deutlich einfacher und struk­tu­rier­ter. Gerade in Teams mit vielen Meetings ist dieser Workflow sehr hilfreich.

Mit nur drei Nodes können Sie eine Mi­ni­mal­ver­si­on dieser n8n-Au­to­ma­ti­on umsetzen:

• Schedule-Node für den täglichen Start: Der Schedule-Node startet den Workflow au­to­ma­tisch zu einer fest­ge­leg­ten Uhrzeit, zum Beispiel jeden Morgen um 8 Uhr. Dadurch wird die Agenda re­gel­mä­ßig um dieselbe Uhrzeit erstellt.
• Google Calendar-Node zum Abrufen der Termine: Der Google Calendar-Node liest alle Termine des aktuellen Tages aus Ihrem Kalender aus. Dabei können In­for­ma­tio­nen wie Titel, Uhrzeit und Be­schrei­bung über­nom­men und für die Übersicht auf­be­rei­tet werden.
• Slack-Node für den Versand der Agenda: Im Slack-Node wird die zu­sam­men­ge­stell­te Ta­ges­über­sicht als Nachricht an einen Channel oder eine Person gesendet. So erhalten alle Be­tei­lig­ten einen schnellen Überblick über den Tagesplan.

Daten zwischen Tools au­to­ma­tisch syn­chro­ni­sie­ren

Mit dieser Au­to­ma­ti­sie­rung werden Daten zwischen ver­schie­de­nen An­wen­dun­gen syn­chro­ni­siert. Än­de­run­gen in einem System, zum Beispiel im CRM, werden direkt in ein anderes Tool wie ein Marketing- oder Support-System über­tra­gen. Dadurch bleiben Ihre Daten stets kon­sis­tent und aktuell. Manuelle Über­tra­gun­gen entfallen und Fehler werden auf diese Weise reduziert. Dieser An­wen­dungs­fall gehört zu den häu­figs­ten Ein­satz­mög­lich­kei­ten von n8n. Besonders in Un­ter­neh­men mit vielen Tools ist dieser Workflow sehr wertvoll.

So können Sie diese n8n-Au­to­ma­ti­on erstellen:

• Trigger-Node zum Erkennen von Än­de­run­gen: Der Trigger-Node startet den Workflow au­to­ma­tisch, sobald sich Daten in einer Anwendung ändern, zum Beispiel bei einem neuen Kontakt oder einer Ak­tua­li­sie­rung im CRM. Dadurch wird si­cher­ge­stellt, dass Än­de­run­gen sofort wei­ter­ver­ar­bei­tet werden.
• App-A-Node zum Abrufen der Daten: Im ersten App-Node werden die re­le­van­ten Daten aus der Aus­gangs­an­wen­dung geladen. Hier können Sie festlegen, welche Felder über­nom­men und wei­ter­ge­ge­ben werden sollen.
• App-B-Node zur Syn­chro­ni­sie­rung der Daten: Der zweite App-Node überträgt die Daten in die Ziel­an­wen­dung und erstellt oder ak­tua­li­siert dort ent­spre­chen­de Einträge. So bleiben beide Systeme au­to­ma­tisch auf dem gleichen Stand.

KI-ge­stütz­ter Support-Chatbot

KI-ge­stütz­ter Support er­leich­tert Ihnen die Arbeit mit den Kundinnen und Kunden. Mit einem passenden Workflow be­ant­wor­ten Sie ein­ge­hen­de Support-Anfragen au­to­ma­tisch. Die Anfragen werden ana­ly­siert und direkt be­ant­wor­tet, ohne dass ein Mensch ein­grei­fen muss. Bei kom­ple­xe­ren oder unklaren Fällen wird die Anfrage au­to­ma­tisch an das Support-Team wei­ter­ge­lei­tet. Dadurch werden Support-Mit­ar­bei­ten­de entlastet und Re­ak­ti­ons­zei­ten deutlich verkürzt. Gleich­zei­tig bleibt die Qualität der Antworten durch de­fi­nier­te Prompts steuerbar. Diese n8n-Au­to­ma­ti­on eignet sich besonders für Un­ter­neh­men mit vielen wie­der­keh­ren­den Anfragen.

Der Support-Chatbot lässt sich wie folgt rea­li­sie­ren:

• Webhook-Node zum Empfangen der Anfragen: Der Webhook-Node dient als Ein­stiegs­punkt und nimmt ein­ge­hen­de Support-Anfragen entgegen, zum Beispiel aus einem Chat, Formular oder Messenger. Sobald eine Anfrage eingeht, wird der Workflow au­to­ma­tisch gestartet.
• OpenAI-Node zur Ge­ne­rie­rung der Antwort: Im OpenAI-Node wird die Anfrage ana­ly­siert und eine passende Antwort generiert. Mithilfe eines struk­tu­rier­ten Prompts können Sie Tonalität, Inhalt und Verhalten des Chatbots gezielt steuern.
• IF-Node zur Ent­schei­dung: Der IF-Node prüft, ob die Anfrage voll­stän­dig be­ant­wor­tet werden konnte oder ob eine Wei­ter­lei­tung notwendig ist. Bei komplexen Fällen wird au­to­ma­tisch ein al­ter­na­ti­ver Pfad im Workflow aktiviert.
• Slack- oder E-Mail-Node für die Wei­ter­lei­tung: Falls ein manuelles Ein­grei­fen er­for­der­lich ist, wird die Anfrage über Slack oder E-Mail an das Support-Team wei­ter­ge­lei­tet. So kann ein Mensch die Anfrage über­neh­men und in­di­vi­du­ell be­ar­bei­ten.