Erfolgreiches E-Mailing: Diese Grundregeln sollten Sie beherrschen

Das Versenden von E-Mailings ist beliebt, doch viele Kunden werden mit Werbemails regelrecht bombardiert. Wenn Sie mit Ihrem E-Mailing also nicht aus der Masse hervorstechen, könnten Ihre Mails ziemlich schnell im Spam-Ordner der Empfänger landen. Um das zu vermeiden, sollten Marketer einige Grundregeln für E-Mailings beachten.

Was sind E-Mailings?¶

Mit dem Begriff E-Mailing bezeichnet man den Versand von E-Mails an mehrere (potenzielle) Kunden in nicht regelmäßigen zeitlichen Abständen.

Ziel jedes Unternehmens ist es, über solche Werbemails mit Interessenten und Kunden in Kontakt zu treten und so eine Kundenbeziehung zu schaffen oder zu festigen. E-Mailings sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie als Unternehmer Ihre neuen Produkte vorstellen oder auf aktuelle Aktionen aufmerksam machen möchten. Während Newsletter in regelmäßigen Abständen – beispielsweise einmal pro Woche – an den Kunden verschickt werden, handelt es sich beim E-Mailing um den unregelmäßigen Versand von Werbemails.

10 Schritte für ein erfolgreiches E-Mailing¶

Planen Sie zum Winterschlussverkauf eine Rabattaktion? Oder haben Sie ein neues Produkt entwickelt, dass Sie auf schnellem Wege Ihren Kunden vorstellen möchten? Das Internet bietet Ihnen hierzu zahlreiche Möglichkeiten. Allerdings nutzt Ihre Konkurrenz diese ebenfalls – infolgedessen werden die Konsumenten von allen Seiten mit Werbung konfrontiert. Daher gilt es, sich von der Masse abzuheben.

Ein erfolgreiches E-Mailing erfordert neben Vorbereitung und Kreativität vor allem ein strukturiertes Vorgehen. Ein noch so kleiner Fehler, wie z. B. eine falsche Verlinkung oder eine spamverdächtige Betreffzeile, kann dazu führen, dass die Empfänger die Mail in den Papierkorb schieben, noch bevor sie sie gänzlich gelesen haben. Darum erläutern wir im Folgenden die wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches E-Mailing.

Schritt 1: Schaffen Sie mit genauer Planung die Basis für erfolgreiches E-Mailing¶

Mit einem gut durchdachten Konzept legen Sie den Grundstein für ein erfolgreiches E-Mailing. Die Planungsphase ist insofern der wichtigste Abschnitt der Projektentwicklung, als sie alle Folgeschritte beeinflusst. Im ersten Schritt sollten Sie sich alle fürs Mailing relevanten Fragen notieren und Ihre Ziele festlegen. Die Beantwortung folgender Fragen kann die Planung erheblich erleichtern:

• Welche Ziele möchte ich mit meinem Projekt erreichen? (Kundenbindung, Kundengewinnung, Umsatzsteigerung etc.)
• Welche Erfolgswerte sind dabei realistisch? (Mit wie vielen Neukundinnen und -kunden kann man bestenfalls rechnen, welche Umsatzsteigerungen sind möglich etc.)
• Wer ist meine Zielgruppe? (Privatpersonen, Geschäftskundinnen und -kunden, Jugendliche)
• Welche Kennzahlen sind von Bedeutung? (Im E-Mail-Marketing insbesondere: Öffnungsrate, Mobile Rate, Click-Through-Rate etc.)
• Bestehen die notwendigen Voraussetzungen für den Versand von E-Mailings? (eine gut strukturierte Adressdatenbank, rechtliche Voraussetzungen)
• Über welche Incentives (Anreize) gewinne ich die Aufmerksamkeit der Kundinnen und Kunden? (Rabatte, kostenloser Versand, Willkommensgeschenke etc.)
• Wie muss der Content aussehen, damit er der Zielgruppe gefällt?
• Welches Design ist das beste für mein E-Mailing?
• Zu welchem Zeitpunkt sollte ich mein E-Mailing versenden?
• Welche Optimierungsmaßnahmen kann ich vornehmen, um meinen Erfolg zu steigern?

Je nach Projekt sollten Sie noch weitere Kriterien bei Ihrer Planung berücksichtigen. Vor allem bei Rabattaktionen ist eine Kostenkalkulation von Vorteil und bewahrt Sie vor bösen Überraschungen. Je genauer und detaillierter Ihr Konzept ist, desto besser können Sie anschließend Ihren Plan in die Tat umsetzen.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Zielgruppe¶

Die Identifikation der Zielgruppe spielt bereits bei der Planung eine Rolle. Sie ist aber für den Erfolg eines E-Mailings von solch hoher Bedeutung, dass sie eine gesonderte Betrachtung verdient. Denn nahezu alle weiteren Schritte müssen auf die anvisierte Zielgruppe abgestimmt werden – die Erstellung des Contents ebenso wie die Wahl des Designs. Sie sollten sich also unbedingt Gedanken darüber machen, wen Sie mit Ihrem Projektvorhaben ansprechen möchten.

Ein einfaches Beispiel: Bieten Sie eine Rabattaktion auf Frauenbekleidung, sollten Sie die Zielgruppe auf Kundinnen beschränken und diese auch passend ansprechen. Wenn Sie beispielsweise in einer Werbemail für BHs auch Männern erklären, welche Nachteile ihnen ein schlecht sitzender BH bringt, dann wirkt das unfreiwillig komisch und kaum seriös. Und wenn Sie auf Ihre Angebote an Young Fashion hinweisen wollen, sollten Sie den Empfängerkreis auf jüngere Kundinnen beschränken. Denn nur, wer zielgruppengerecht die Bedürfnisse, Interessen und Wünsche der Kundin bzw. des Kunden anspricht, hat im E-Mail-Marketing Erfolgschancen.

Sammeln Sie Informationen über Ihre Zielgruppe¶

Der einfachste Weg, Informationen über Ihre Zielgruppe zu gewinnen, ist die Auswertung Ihrer eigenen Kundendaten. Entsprechende Datensätze vorausgesetzt, können Sie schnell ermitteln, welche Art von Produkten von überwiegend welchem Geschlecht und welcher Altersgruppe gekauft wird.

Doch auch durch Webanalysen können Sie wertvolle Informationen über Ihre Zielgruppe gewinnen. Das gelingt über spezielle Analyse-Tools, wie z. B. Google Analytics. Ebenso liefert Ihnen das Social Web wertvolle Informationen über die Bedürfnisse und Interessen Ihrer Zielgruppe. Durch das sogenannte Social Listening – also das aktive Zuhören im Social Net – können Sie ganz genau ermitteln, welche Inhalte Ihre potenziellen Kundinnen und Kunden interessieren und welche Fragen sie beschäftigen. Nach der Auswertung aller Daten wissen Sie im Idealfall nicht nur, wer Ihre Zielgruppe ist, sondern auch, wie man sie am besten erreicht.

Buyer Personas¶

Wenn Sie an einem personalisierten E-Mailing interessiert sind und den Aufwand nicht scheuen, ist die Erstellung von Buyer Personas empfehlenswert. Hierbei geht es um die Erstellung von fiktiven Charakteren, die in ihren Bedürfnissen und Interessen den potenziellen Kundinnen und Kunden einer Zielgruppe entsprechen. Für jede Persona wird ein umfangreiches Profil angelegt mit einem fiktiven Namen und den Lebensumständen entsprechenden Zielen. Durch solche Profile erlangt man ein viel umfassenderes Kundenverständnis, als es bei einer statistischen Zielgruppenbestimmung möglich ist. Diese Methode hilft Ihnen, Ihre Zielgruppe besser zu verstehen und den Content genau auf sie zuzuschneiden.

Je präziser Sie Ihre Zielgruppe bestimmen, desto personalisierter und erfolgreicher wird auch Ihr E-Mailing. Zahlreiche psychologische Studien haben ergeben, dass personalisierte Werbung von den Adressatinnen und Adressaten positiver aufgenommen wird als nichtpersonalisierte. Passt der Werbeinhalt zu den eigenen Interessen, fühlt sich die Kundin bzw. der Kunde als Person angesprochen. Die Werbemail wird folglich wohlwollender bewertet und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die Empfängerin bzw. der Empfänger ihr Aufmerksamkeit widmet.

Schritt 3: Gestalten Sie den Mailinhalt so, dass er für die Empfangenden relevant ist¶

Je relevanter der Inhalt Ihres E-Mailings für Empfangende ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass diese sich tatsächlich mit Ihrer E-Mail auseinandersetzen. Ist der Inhalt für die Adressatinnen und Adressaten hingegen nicht relevant oder nicht ansprechend genug, landet Ihre Mail voraussichtlich ungelesen im Papierkorb.

Damit Ihre Mail tatsächlich eine Relevanz für die Empfangenden hat, sollten zwei Grundbedingungen erfüllt sein: Sie müssen die Zielgruppe definiert haben (andernfalls können Sie nicht wissen, was für Ihre Adressatinnen und Adressaten relevant ist) und Sie müssen den Content auf diese Zielgruppe abgestimmt haben.

Beachten Sie hierbei auf jeden Fall die Reihenfolge. Erst wenn Sie die Zielgruppe Ihres E-Mailings bestimmt haben, können Sie auch einen für Ihre Kundinnen und Kunden zugeschnittenen, relevanten Inhalt formulieren.

Schritt 4: Erstellen Sie einzigartigen, personalisierten Content, der auffällt¶

Guter Content ist das A und O im E-Mail-Marketing. Wenn Sie es nicht schaffen, interessante und ansprechende Inhalte zu liefern, wird kein Mensch Ihre Mails lesen. Seien Sie kreativ! Versuchen Sie anders zu sein als Ihre Konkurrenz. Ihr oberstes Ziel muss es sein, aus der Masse herauszustechen. Dafür sind nahezu alle kreativen Einfälle und Mittel erlaubt. Es gibt jedoch einige formale Kriterien, die Sie bei der Erstellung Ihres Contents unbedingt beachten sollten.

Was muss Ihr Content liefern?¶

Die Mindestanforderung an guten Content ist, dass er für die Zielgruppe relevant ist. Darüber hinaus sollte es selbstverständlich sein, dass die Texte in Ihren Mails leserfreundlich gestaltet und frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sind. Im Idealfall ist Ihr Content darüber hinaus auch:

• einzigartig („unique“) – die empfangende Person sollte also nicht vergleichbare Texte in den Mails oder auf den Seiten Ihrer Konkurrenz finden
• unterhaltsam und informativ
• knapp und präzise auf die Kernbotschaft formuliert
• dem Ton der Zielgruppe angepasst
• mit dem eigenen Unternehmen verlinkt
• visuell ansprechend – wobei Bilder und Grafiken nicht vom eigentlichen Inhalt ablenken dürfen, sondern diesen unterstützen sollen

Am besten ist es, wenn Ihre Mail der empfangenden Person einen nennenswerten Mehrwert liefert – also interessante Tipps oder Informationen, die sie vorher noch nicht kannte, oder den Hinweis auf günstige Rabattaktionen für Produkte, die sie tatsächlich kaufen möchte. So bleibt Ihre Mail der empfangenden Person positiv in Erinnerung und Sie regen sie zum Kauf an.

Dos & Don’ts bei der Betreffzeile¶

Was die Content-Erstellung betrifft, verdient die Betreffzeile eine besondere Betrachtung, denn diese liest der oder die Empfangende, noch bevor er oder sie die Mail überhaupt geöffnet hat.

Ist die Betreffzeile langweilig oder zu lang, wird Ihre E-Mail höchstwahrscheinlich ungelesen gelöscht. Meist entscheidet die empfangende Person in wenigen Sekunden, ob sie eine Mail öffnet oder nicht. Man sollte die Wichtigkeit der Betreffzeile also nicht unterschätzen. Sie soll Interesse wecken und gleichzeitig das Thema Ihres E-Mailings verdeutlichen. Außerdem sollte sie auf einen Blick erfasst werden können. Achten Sie daher auf kurze und präzise Formulierungen. Mehr als 50 Zeichen sollte die Betreffzeile nicht umfassen. Falsche Grammatik oder Tippfehler sind in der Betreffzeile ein absolutes Tabu!

Dos: Wie die Beispiele zeigen, sollte die Betreffzeile kurz und knackig formuliert werden. Wenn Sie weitere Informationen bieten möchten, dann können Sie zusätzlich zur Betreffzeile den sogenannten Pre-Header nutzen. Dieser bietet Ihnen unterhalb der Betreffzeile noch ein paar Extrazeilen, die Ihren Leserinnen und Lesern eine Vorschau auf den Hauptinhalt geben. Die Betreffzeile bestimmt den ersten Eindruck jedoch am stärksten und beeinflusst den Erfolg Ihres E-Mailings damit maßgeblich. Bringen Sie dort also unbedingt die wichtigsten Keywords unter.

Wenn Sie also eine Rabatt- oder Gutscheinaktion planen, sollten Sie das unbedingt in der Betreffzeile deutlich machen. Kundinnen und Kunden sind meist sehr viel interessierter, wenn sie das Gefühl haben, etwas sparen zu können. Auch die sogenannte Call-to-Action (dt. Handlungsaufforderung, z. B. „Kauf Dir/ Kaufen Sie“) wirkt sich positiv auf das Kaufverhalten aus.

Die Ankündigung von Rabatten oder Gutscheinen weckt das Interesse der Leserin bzw. des Lesers. Ist Ihr Betreff zudem noch unterhaltsam und lustig, steigert das die Chancen, dass Ihre Mail tatsächlich geöffnet wird. Auch die Angabe eines konkreten Zeitraums wie z. B. „Nur noch bis zum Monatsende“ ist vorteilhaft und weckt bei der Leserin bzw. beim Leser Eilbedürftigkeit. Persönlicher wirkt Ihre Betreffzeile, wenn Sie den Wohnort des oder der Empfangenden einbauen.

Don’ts: Fällt Ihre Betreffzeile durch eine unprofessionelle Wortwahl auf oder nutzen Sie das Vokabular von typischen Spam-Mails, landen Ihre E-Mails höchstwahrscheinlich direkt im Spam-Ordner. Damit das nicht passiert, sollten Sie unbedingt einige Regeln beachten. Auch wenn Sie der Meinung sind, mit offensiven Slogans die Aufmerksamkeit der Kunden am schnellsten zu gewinnen – moderne Spam-Filter sind auf genau solche Wortkombinationen eingestellt. Typische Spam-Merkmale sind z. B. der übermäßige Einsatz von aufdringlichen Phrasen, Großbuchstaben oder Symbolen, sonderbare Trennungen sowie die Verwendung von mehreren Ausrufezeichen, Währungszeichen oder werblichen Begriffen.

Die Nutzung von Symbolen ist in der Regel zwar unproblematisch, allerdings sollten Sie mit Sonderzeichen sparsam umgehen. Bedenken Sie, dass einige Symbole von manchen Clients nicht immer korrekt angezeigt oder direkt als Kennzeichen von Junk-Mails gewertet werden. Außerdem lenken sie meist von der Kernbotschaft ab. Wenn überhaupt, entscheiden Sie sich für ein Symbol, das Ihre Kernbotschaft unterstützt.

Auch unnötige Dopplungen sollten Sie in der Betreffzeile vermeiden. Setzen Sie also weder absendende noch empfangende Person oder Ihren Firmennamen in die Betreffzeile – diese Informationen werden bereits separat im Absenderfeld und sicherlich auch im Mail-Text selbst angezeigt. Es ist somit nicht notwendig, sie in der Betreffzeile anzugeben. Außerdem rauben unnötige Wiederholungen Ihnen kostbaren Zeichenplatz.

Checkliste: Die perfekte Betreffzeile

• Wichtigste Keywords zuerst
• Kernbotschaft enthalten
• Länge bis max. 50 Zeichen
• Rabatte oder Gutscheine mit konkreten Zahlen und/oder Ablaufdatum
• Call-to-Action integriert
• Wohnort der Empfängerin oder des Empfängers eingebaut
• Rechtschreibung überprüft
• Spamtypische Phrasen vermieden
• Keine Dopplungen

Dos & Don’ts bei der Formulierung des Hauptcontents¶

Wenn Sie die Betreffzeile ansprechend formuliert haben, ist eine Hürde für ein erfolgreiches E-Mailing bereits gemeistert. Im nächsten Schritt formulieren Sie Ihren Hauptinhalt. Dabei sollten Sie viele der Regeln berücksichtigen, die für auch die Betreffzeile gelten. Was die Länge des Hauptcontents betrifft, haben Sie zwar keine Einschränkungen, doch sollten Sie sich auch im Haupttext auf Ihre Kernbotschaft konzentrieren. Fassen Sie sich kurz und strukturieren Sie längere Abschnitte durch Absätze. Vermeiden Sie die Verwendung von komplizierten Wortkonstruktionen, unverständlichen Fachbegriffen oder Fremdworten. Schreiben Sie in der Sprache Ihrer Zielgruppe und achten Sie auf eine übersichtliche Textstruktur.

Vor allem gilt: Je besser Sie den Content auf die empfangende Person zuschneiden, desto relevanter wird er für sie. Der erste Schritt der Individualisierung erfolgte bereits durch die Eingrenzung Ihrer Zielgruppe. Dadurch erhalten nur solche Nutzerinnen und Nutzer Ihre Mail, bei denen Sie ein grundsätzliches Interesse an Ihrem Angebot voraussetzen können. Jetzt gilt es, den Content zu personalisieren und auf die Empfangende abzustimmen.

Dos: Im E-Mail-Marketing wird, wann immer möglich, die persönliche Anrede genutzt. Personen, die in Mails direkt mit ihrem Namen angesprochen werden, reagieren meist wohlwollender auf den Inhalt der Mail. Daher sollten Sie Ihre potenziellen Kundinnen und Kunden beim Namen nennen. Je nach Altersgruppe und Gesellschaftsschicht können Sie die empfangende Person entweder mit Vor- und Nachnamen oder lediglich mit Vornamen ansprechen. Unternehmen mit jüngerer Zielgruppe entscheiden sich oftmals für Letzteres, da das Duzen noch persönlicher wirkt. Zudem sollten Sie die Leserin bzw. den Leser auch an anderen Stellen Ihres E-Mailings individuell ansprechen und ans Ende eine persönliche Grußformel setzen.

Zum Erstellen eines erfolgreichen E-Mailings gibt es mittlerweile viele professionelle Tools, die sich auf personalisierten Content spezialisiert haben. Diese bieten in der Regel automatisierte Personalisierungsplatzhalter an, den Sie mittels einer Eingabemaske anpassen können. So legen Sie beispielsweise fest, dass in Ihrem E-Mailing Empfängerinnen ab einem Alter von 50 Jahren mit „Sehr geehrte Frau [Nachname]“ angesprochen werden, bei Empfängern entsprechend „Sehr geehrter Herr [Nachname]“. Selbstverständlich können Sie auch lediglich den Vornamen in die Anredezeile setzen lassen: „Hallo [Vorname]“. Diese Dinge lassen sich bereits mit kostenlosen Tools ganz einfach umsetzen. Kostenpflichtige Varianten ermöglichen noch weitere Personalisierungsvorgaben für noch besser angepasste E-Mailings.

Don’ts: Achten Sie darauf, dass das Programm Ihre Personalisierung auch korrekt umsetzt! Es wäre sehr ärgerlich, wenn eine weibliche Empfängerin beispielsweise mit „Sehr geehrter Herr […]“ oder gar mit falschem Namen angesprochen werden würde. Selbstverständlich können Sie nicht jedes einzelne E-Mailing auf Richtigkeit überprüfen, aber kontrollieren Sie Ihre Eingaben im Tool gründlich und vorsichtshalber zwei Mal. Ebenso sollten Sie Ihre Empfängerliste prüfen und sicherstellen, dass Sie auch tatsächlich die richtige Zielgruppe selektiert haben. Ur-Oma Magda braucht sicherlich keinen Gutschein für eine X-Box oder eine Playstation. Mit einer gründlichen Überprüfung können Sie solche „Blindgänger“ vermeiden.

Checkliste: Der perfekte Content

• Persönliche Anrede und Grußformel
• Kernbotschaft steht im Vordergrund
• Textlänge ist angemessen
• Übersichtliche Textstruktur, keine komplizierten Wortkonstruktionen oder Fachbegriffe
• Sprache ist zielgruppengerecht
• Eingaben im Tool sind korrekt
• Empfängerliste stimmt

Dos & Don’ts beim Design¶

Neben dem Content gehört auch das Design zu den wichtigen Bestandteilen eines E-Mailings. Ein gutes Design kann die Aufmerksamkeit der Leserin oder des Lesers erheblich erhöhen. Neurologische Untersuchungen haben ergeben, dass das menschliche Gehirn visuelle Reize – etwa in Form von Bildern oder Videos – schneller verarbeitet als andere Informationen. Das Lesen und Verstehen eines Textes bedeutet demnach eine viel größere Anstrengung als das Betrachten eines Bildes mit gleicher Bedeutung.

Für Sie als Marketer heißt das, dass Sie neben einem aussagekräftigen Content ebenso ein ansprechendes Layout für ein erfolgreiches E-Mailing benötigen – im Idealfall mit aussagekräftigen Bildern. Denn Bilder erhöhen die Aufmerksamkeit und steigern das Reaktionspotenzial enorm.

Dos: Auch bei der Frage des Layouts gilt: Personalisierte Bilder und Grafiken bleiben im Gedächtnis. Gestalten Sie daher auch das Layout zielgruppengerecht. Zudem müssen Bildelemente und Farbwahl zum Content passen. Die Bildauswahl sollte Kernbotschaft Ihres Projekts unterstützen. Hinterlässt Ihre Mail einen positiven emotionalen Eindruck, erhöht das die Bereitschaft der Empfängerin oder des Empfängers, auf sie zu reagieren.

Don’ts: Überlassen Sie die Auswahl Ihres Layouts nicht dem Zufall! Ein falsch ausgewähltes Bild kann zu Irritation oder negativen Emotionen führen. Verbindet die Leserin oder der Leser Ihr E-Mailing mit einer negativen Erfahrung, so wird sie oder er künftig Ihren Mails mit Skepsis begegnen oder sie ganz ignorieren. Nutzen Sie keinesfalls zu viele Bildelemente, dadurch wirkt Ihre Mail überladen. Außerdem lenken zu viele Bilder vom Kerninhalt ab. Wichtig ist ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Bild- und Textelementen.

Checkliste: Das perfekte Design

• Personalisierte Bildelemente passend zur Zielgruppe
• Kernbotschaft erkennbar
• Verstärkt positive Emotionen
• Ausgeglichenes Verhältnis zwischen Bild- und Textelementen

Schritt 5: Rechtliche Absicherung: Das Double-Opt-in-Verfahren¶

In Deutschland dürfen Werbemails nicht ohne vorherige Einwilligung der empfangenden Person verschickt werden. Damit Sie Ihr E-Mailing versenden dürfen, müssen Sie zuerst das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren durchführen. Trägt sich eine Person beispielsweise über Ihre Webseite in den E-Mail-Verteiler Ihres Unternehmens ein, müssen Sie im nächsten Schritt um deren Zustimmung bitten, um Werbemails an ihre Adresse zu schicken.

Das Double-Opt-in ist ein Verfahren, bei dem die Person nach ihrer Anmeldung eine Bestätigungsmail mit einem Link erhält. In dieser Bestätigungsmail muss sie darüber informiert werden, dass sie durch den Klick auf den Link seine Einwilligung zum Erhalt von Werbemails erteilt. Dieser Einwilligung kann die Person zu jeder Zeit widersprechen.

]

Schritt 6: Testmail versenden¶

Bevor Sie Ihr E-Mailing an die selektierten Empfangenden senden, sollten Sie zuerst eine Testmail an sich selbst schicken. Dadurch können Sie die Darstellung der Mail und die Verlinkungen überprüfen. Bedenken Sie hierbei, dass sich die Darstellung von E-Mail-Client zu E-Mail-Client unterscheiden kann. Außerdem kann die mobile Ansicht anders ausfallen als die auf Desktop-Computern. Mittlerweile werden die meisten Mails über mobile Geräte geöffnet. Dieses veränderte Nutzerverhalten ist natürlich auch im E-Mail-Marketing zu berücksichtigen. Im Idealfall überprüfen Sie daher über Testmails die Ansicht auf unterschiedlichen Empfangsgeräten.

Schritt 7: Versand: Überprüfen Sie die wichtigsten Daten¶

Bevor Sie Ihr E-Mailing endgültig verschicken, sollten Sie noch einmal alle wichtigen Faktoren auf ihre Richtigkeit überprüfen. Der kleinste Fehler kann dazu führen, dass Ihr E-Mailing erfolglos bleibt und Ihr Arbeitsaufwand vergeblich war. Folgende Punkte müssen Sie vor dem Versand unbedingt checken:

Richtige Zielgruppe¶

Viele Programme ermöglichen die Erstellung unterschiedlicher Empfängerlisten, über die Sie eine ganz bestimmte Zielgruppe auswählen können. Kontrollieren Sie vor dem Versand Ihres E-Mailings nochmals, ob auch wirklich die richtige Empfängergruppe eingestellt ist.

Korrekter Absender¶

Neben der Betreffzeile ist das Erste, was die Empfängerin oder der Empfänger wahrnimmt, die absendende Person. Ist dieser wenig vertrauenswürdig, wird die Mail umgehend gelöscht. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass die Absenderadresse korrekt ist. Sie sollte mit Ihrem Firmennamen beginnen.

Versandzeitpunkt¶

Auch der Versandzeitpunkt spielt beim Erfolg Ihres E-Mailings eine wichtige Rolle. Sie können den Wochentag sowie die Tagesuhrzeit an die jeweilige Zielgruppe anpassen. Geschäftskundinnen und -kunden erreichen Sie beispielsweise am besten während der gängigen Geschäftszeiten von Montag bis Freitag zwischen 9 und 18 Uhr. Privatkundinnen und -kunden hingegen reagieren auf E-Mailings meist zu Abendzeiten. Der beste Zeitpunkt ist nachweislich der Freitagabend.

Schritt 8: Den Erfolg optimieren¶

Haben Sie Ihr E-Mailing versendet, können Sie nun den Erfolg Ihrer Aktion messen und optimieren. Viele Programme enthalten Analysetools, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Kampagne überprüfen können. Durch integriertes Tracking werden alle wichtigen Kennzahlen (KPIs) beim Versand Ihres E-Mailings bereitgestellt, dazu gehören:

• Zustellrate (Prozentsatz der verschickten E-Mailings)
• Bounce Rate (nicht erhaltene E-Mailings)
• Öffnungsrate (geöffnete E-Mailings)
• Mobile Rate (geöffnete E-Mailings auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets)
• Klickrate (geöffnete Verlinkungen)

Dank dieser Kennzahlen können Sie genau kontrollieren, wie erfolgreich Ihr E-Mailing war. Außerdem können Sie die gewonnenen Daten zur Optimierung von künftigen Aktionen nutzen.

Schritt 9: Die Reminder-Mail¶

Es kann unterschiedlichste Gründe geben, warum Werbemails nicht geöffnet werden oder nicht zur gewünschten Kaufentscheidung geführt haben. Nicht immer ist die Qualität Ihres E-Mailings die Ursache. In vielen Fällen lohnt es sich, eine sogenannte Reminder-Mail zu verfassen, mit der Sie Ihre Zielgruppe erneut auf Ihre Aktion aufmerksam machen. Starten Sie nochmal neu und versuchen Sie mit kreativen Einfällen Ihr E-Mailing interessanter zu gestalten. Eine Reminder-Mail eignet sich auch gut als Erinnerung an ein bevorstehendes Ereignis, auf das Sie bereits in vorangegangenen Mails hingewiesen haben – beispielsweise eine Eröffnungsfeier.

Schritt 10: Whitelists¶

Im E-Mail-Marketing sind sogenannte Whitelists („weiße Listen“) von großer Bedeutung. Ist Ihr Unternehmen bei einem E-Mail-Client in der Whitelist gelistet, können Sie sich sicher sein, dass Ihre E-Mailings nicht automatisch im Spam-Ordner landen. Die Whitelist ist bei Providern ein Indikator dafür, ob ein Unternehmen vertrauenswürdig ist. Werbemails von Unternehmen, die dort gelistet sind, werden ohne besondere Überprüfung an die empfangende Person durchgestellt.

Liegen allerdings vielfach Beschwerden über ein Unternehmen vor oder hat dieses einen Rechtsbruch begangen, so wird es unverzüglich von der Whitelist entfernt und auf die sogenannte Blacklist gesetzt. Unternehmen, die in dieser Liste aufgeführt sind, gelten als äußerst unseriös und werden von den Spam-Filtern sofort ausgesiebt.

Für Unternehmen ist es äußerst vorteilhaft, in einer Whitelist aufgeführt zu sein. Denn dann können deren Marketer sicher sein, dass ihre Werbemails direkt an die Empfangenden übermittelt werden. Bedenken Sie jedoch, dass die Bedingungen, um in eine Whitelist aufgenommen zu werden, von Client zu Client unterschiedlich sind. Und vermeiden Sie unbedingt Spam-Taktiken und andere grobe Fehler, die einen höchst unseriösen Eindruck erwecken. Das ist meist der sichere Weg auf die Blacklists, was dazu führt, dass Sie nicht die geringste Chance haben, mit Ihren E-Mailings die Zielgruppe zu erreichen.