Col­la­bo­ra­ti­on-Tools: Die besten An­wen­dun­gen für mehr Pro­duk­ti­vi­tät

Col­la­bo­ra­ti­on-Tools sind digitale Werkzeuge, die die stand­ort­un­ab­hän­gi­ge Zu­sam­men­ar­beit und Kom­mu­ni­ka­ti­on innerhalb von Teams er­leich­tern. Sie er­mög­li­chen das ge­mein­sa­me Arbeiten an Do­ku­men­ten, den Austausch von In­for­ma­tio­nen in Echtzeit sowie die Or­ga­ni­sa­ti­on von Aufgaben und Projekten. Ver­schie­de­ne Tools über­zeu­gen dabei mit un­ter­schied­li­chem Funk­ti­ons­um­fang.

Die 10 besten Col­la­bo­ra­ti­on-Tools im ta­bel­la­ri­schen Überblick

Kos­ten­le­gen­de: + = günstig ++ = mittel +++ = teuer

Stand: Oktober 2025

Was sind Col­la­bo­ra­ti­on-Tools?

Ein Col­la­bo­ra­ti­on-Tool bzw. eine Col­la­bo­ra­ti­on-Software bietet ver­schie­de­ne Funk­tio­nen zur Ver­wal­tung von Projekten und Team­ar­beit. Der Zweck einer solchen Software-Lösung ist die Op­ti­mie­rung des Ar­beits­pro­zes­ses, weshalb die einzelnen Werkzeuge für Bereiche wie Planung, Or­ga­ni­sa­ti­on oder Analyse geeignet sind. So kann sich ein Tool bei­spiels­wei­se durch folgende Inhalte und Features aus­zeich­nen:

• Mind-Mapping: Viele Tools un­ter­stüt­zen Teams bei der Ideen­fin­dung bzw. dem ge­mein­sa­men kreativen Arbeiten. Werkzeuge zum Erstellen von Mind-Maps sowie andere Brain­stor­ming-Features animieren die Pro­jekt­teil­neh­men­den, eigene Ideen mit­ein­an­der zu teilen und das Projekt aktiv mit­zu­ge­stal­ten.
• File­sha­ring: Einer der wich­tigs­ten Grund­ge­dan­ken von Col­la­bo­ra­ti­on-Software ist, dass die Nutzenden Tabellen, Dokumente und weitere Daten mit anderen Nut­ze­rin­nen und Nutzern teilen können. Viele Tools bieten eine zentrale Spei­cher­platt­form und die Mög­lich­keit, in­di­vi­du­el­le Zu­griffs­rech­te zu de­fi­nie­ren.
• Echtzeit-Kom­mu­ni­ka­ti­on: Col­la­bo­ra­ti­on-Tools enthalten oftmals ver­schie­de­ne Funk­tio­nen, um in Echtzeit mit­ein­an­der zu kom­mu­ni­zie­ren. Viele im­ple­men­tier­te An­wen­dun­gen setzen auf alt­be­währ­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­for­men wie Video-Telefonie, Instant-Messaging und E-Mail oder verfügen über Schnitt­stel­len zu gängigen Pro­gram­men wie Outlook.
• Ge­mein­sa­mer Kalender: Egal, ob Sie ein Team-Meeting angesetzt haben, wichtige Business-Calls anstehen oder eine Deadline fest­ge­legt wurde: E-Mails, Anrufe oder Chat-Nach­rich­ten sind ein gutes Mittel, um über be­vor­ste­hen­de Events zu in­for­mie­ren – oft sind sie al­ler­dings ebenso schnell vergessen. Aus diesem Grund stellen Col­la­bo­ra­ti­on-Tools Ka­len­der­funk­tio­nen zur Verfügung, durch die alle re­le­van­ten Termine geteilt und jederzeit ein­ge­se­hen werden können.
• Ma­nage­ment-Features: Gute Col­la­bo­ra­ti­on-Software zeichnet sich auch dadurch aus, dass Projekt- und Team­lei­ter die ver­schie­de­nen Ar­beits­pro­zes­se optimal planen und über­bli­cken können. So stehen also Kom­po­nen­ten zur Verfügung, durch die man die vor­han­de­nen Res­sour­cen optimal aufteilen und or­ga­ni­sie­ren kann. Darüber hinaus bieten viele Tools Lösungen, um Ar­beits­ab­läu­fe und Fort­schrit­te zu do­ku­men­tie­ren und aus­zu­wer­ten.

Darum lohnt sich der Einsatz von Col­la­bo­ra­ti­on-Software

Um Projekte zu or­ga­ni­sie­ren und Ar­beits­pro­zes­se zu op­ti­mie­ren, benötigen Sie natürlich nicht zwangs­läu­fig ein Col­la­bo­ra­ti­on-Tool. Ein kleines Team, das im selben Büro arbeitet, lässt sich bei­spiels­wei­se auch ohne spe­zi­fi­sche Software oder lediglich mit einzelnen An­wen­dun­gen für spe­zi­fi­sche Bereiche ko­or­di­nie­ren. Mit wach­sen­der Zahl an Mit­ar­bei­ten­den und Projekten sowie Be­tei­lig­ten, die nicht mit dem Fir­men­netz­werk verbunden sind, steigt jedoch der Wert einer solchen Software zur Op­ti­mie­rung des Workflows erheblich:

• Kom­ple­xi­tät steigt: Übersicht geht verloren, wenn mehrere Teams und Deadlines ko­or­di­niert werden müssen.
• Ef­fi­zi­enz­ge­winn: Status-Updates und Ab­spra­chen lassen sich zentral und zeit­spa­rend abbilden.
• Kos­ten­er­spar­nis: Weniger manueller Aufwand und mehr Zeit für stra­te­gi­sche Aufgaben.
• Zentrale Da­tei­frei­ga­be: File­sha­ring funk­tio­niert un­ab­hän­gig vom Fir­men­netz­werk.
• Einfache Part­ner­in­te­gra­ti­on: Externe lassen sich nahtlos in Prozesse einbinden.

Nextcloud Workspace

Die eu­ro­päi­sche Al­ter­na­ti­ve zu Microsoft 365

• Sou­ve­rä­nes Hosting in deutschen Re­chen­zen­tren
• Sichere Team­ar­beit mit E-Mail, Office, Chat und KI
• DSGVO-konform & ISO-zer­ti­fi­ziert

Zum Angebot

Welche Col­la­bo­ra­ti­on-Tools gibt es? 10 Tools im Detail

Die Suche nach einem ge­eig­ne­ten Programm zur Op­ti­mie­rung des Workflows ist häufig schwie­ri­ger, als man zunächst vermuten mag. Das ist ins­be­son­de­re durch zwei Faktoren bedingt: Zum einen un­ter­schei­den sich die ver­schie­de­nen Angebote teilweise erheblich hin­sicht­lich ihres Umfangs und auch hin­sicht­lich der Kosten (die Spanne reicht von kos­ten­in­ten­si­ven En­ter­pri­se- bis hin zu kos­ten­frei­en Freemium- oder Open-Source-Lösungen).

Einige An­wen­dun­gen bieten zudem eine Vielzahl von un­ter­schied­li­chen Col­la­bo­ra­ti­on-Werk­zeu­gen, während andere Lösungen auf bestimmte Features spe­zia­li­siert sind. Zudem gilt es, bei Col­la­bo­ra­ti­on-Software zwischen lokalen, selbst ge­hos­te­ten Lösungen und von Anbietern ge­hos­te­ten Online-An­wen­dun­gen (Cloud oder SaaS) zu un­ter­schei­den. Während erstere vor allem in puncto Si­cher­heit die Nase vorn haben, liegen die Stärken bei letzteren in Sachen Fern­zu­griff.

Microsoft 365

Microsoft ist neben Windows in erster Linie für seine Office-An­wen­dun­gen bekannt. Im Jahr 2011 hat das Un­ter­neh­men mit Microsoft 365 die Programme als Web­an­wen­dun­gen in die Cloud gebracht und damit den Weg geebnet, aus Word und Co. eine Col­la­bo­ra­ti­on-Software zu machen. Statt das An­wen­dungs­pa­ket zu kaufen, abon­nie­ren Sie bei Microsoft 365 die Programme und können über den Web­brow­ser auf diese zugreifen.

Ein zentraler Vorteil: Microsoft 365 bietet nicht nur eine Vielzahl in­te­grier­ter An­wen­dun­gen, sondern seit einiger Zeit auch KI-Funk­tio­nen unter dem Namen Copilot. Diese KI-ge­stütz­ten Tools helfen z. B. in Word beim Verfassen von Texten, in Excel beim Erstellen komplexer Formeln oder in Outlook beim au­to­ma­ti­sier­ten Sortieren und Be­ant­wor­ten von E-Mails – direkt in den bekannten An­wen­dun­gen.

Da Microsoft 365 aus ver­schie­dens­ten Pro­gram­men besteht, sind auch die Mög­lich­kei­ten zur Zu­sam­men­ar­beit viel­fäl­tig. Mit Outlook (und Exchange) lassen sich bei­spiels­wei­se ver­schie­de­ne Kalender innerhalb des Un­ter­neh­mens teilen. Word, Excel und Power­Point bieten in der Cloud nicht nur einem Nutzenden die Mög­lich­keit, an Dateien zu arbeiten, sondern vielen gleich­zei­tig. So müssen Dokumente nicht mehr um­ständ­lich um­her­ge­sen­det werden. Microsoft Teams ist eine Kol­la­bo­ra­ti­ons­soft­ware, die vor allem die Kom­mu­ni­ka­ti­on unter den Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­tern er­mög­licht.

Ein solches Spektrum an Mög­lich­kei­ten bieten nur wenige andere Lösungen. Während man bei vielen anderen Col­la­bo­ra­ti­on-Tools mit Schnitt­stel­len und zu­sätz­li­chen Apps den Umfang erweitern kann, hat Microsoft 365 alle wichtigen Werkzeuge direkt in­te­griert.

An­wen­dun­gen für die Zu­sam­men­ar­beit bei Microsoft 365:

• Word: Text­ver­ar­bei­tung mit mehreren Nut­ze­rin­nen und Nutzern
• Excel: Ta­bel­len­kal­ku­la­ti­on mit mehreren Nut­ze­rin­nen und Nutzern
• Power­Point: mit mehreren Nut­ze­rin­nen und Nutzern Prä­sen­ta­tio­nen vor­be­rei­ten
• Outlook: Termine, Kalender und Aufgaben mit Team­mit­glie­dern teilen
• Teams: mit Kol­le­gin­nen und Kollegen kom­mu­ni­zie­ren
• Access: Da­ten­ban­ken mit mehreren Nut­ze­rin­nen und Nutzern erstellen
• OneNote: Notizen mit anderen Nut­ze­rin­nen und Nutzern teilen
• OneDrive: gemeinsam nutzbarer Cloud-Speicher

Google Workspace

Google ist zwar weiterhin in erster Linie als Such­ma­schi­nen­an­bie­ter bekannt, doch nutzen Millionen Menschen weltweit auch die anderen Angebote des Un­ter­neh­mens. Einige davon sind gesammelt als Google Workspace verfügbar. Es handelt sich hierbei um ein An­wen­dungs­pa­ket mit Software zur Bü­ro­ar­beit und mehreren Col­la­bo­ra­ti­on-Tools. Den meisten dürften diese An­wen­dun­gen bekannt sein: Gmail, der Freemail-Dienst von Google; Google Docs etc. zur Er­stel­lung von Do­ku­men­ten; sowie Google Drive, der Cloud-Speicher des Anbieters. Ein Großteil der ent­hal­te­nen An­wen­dun­gen ist bereits für Pri­vat­an­wen­der kostenlos mit einer Re­gis­trie­rung bei Google verfügbar. Für Un­ter­neh­men steht al­ler­dings auch eine er­wei­ter­te Version mit zu­sätz­li­chen Services bereit: pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Adresse, mehr Spei­cher­platz und Support rund um die Uhr.

Die An­wen­dun­gen sind als Software-as-a-Service bzw. Cloud Computing gedacht: Die Software läuft also nicht auf den Geräten der Nut­ze­rin­nen und Nutzer, sondern wird über eine Web­ober­flä­che bedient. Da sich alle Daten in der Cloud befinden, können Nutzende auch pro­blem­los gemeinsam auf diese zugreifen. Kalender lassen sich teilen, Dokumente zur ge­mein­sa­men Be­ar­bei­tung freigeben und Meetings direkt online durch­füh­ren.

Kol­la­bo­ra­ti­ons-Features von Google Workspace:

• Kom­mu­ni­ka­ti­on: Mit dem E-Mail-Dienst Gmail, Google Chat (Anwendung für interne Chatrooms) und Google Meet (App für Vi­deo­kon­fe­ren­zen) können Team­mit­glie­der sich un­ter­ein­an­der aus­tau­schen.
• Auf­ga­ben­ver­tei­lung: Mit Kalender- und Notizen-Apps können Aufgaben verteilt und Termine fest­ge­legt werden.
• Kreation: Neben den bekannten An­wen­dun­gen zur Do­ku­men­ten­er­stel­lung (Docs, Tabellen, Formulare und Prä­sen­ta­tio­nen) können Sie mit Google Workspace auch gemeinsam an Websites und selbst er­stell­ten Apps arbeiten.
• Spei­che­rung: Neben dem Cloud-Speicher Drive bietet Google mit Vault auch ein Archiv für Business-Kunden.
• Ad­mi­nis­tra­ti­on: Um Un­ter­neh­men die volle Kontrolle über Google Workspace zu geben, kann man in der Admin-App bei­spiels­wei­se Nut­ze­rin­nen und Nutzer verwalten und Rechte verteilen.
• AI-Assistenz: Google bietet Nutzenden außerdem den all­ge­mei­nen KI-As­sis­ten­ten Gemini, der unter anderem Inhalte in Docs und Sheets zu­sam­men­fas­sen kann, und die Recherche-KI Note­book­LM an.

Nextcloud Workspace

Mit Nextcloud Workspace bietet IONOS eine souveräne Col­la­bo­ra­ti­on-Software aus Europa, die weit über klas­si­sches File­sha­ring hin­aus­geht. Die Suite basiert auf der Open-Source-Lösung Nextcloud und kom­bi­niert sicheren Da­ten­aus­tausch mit einer voll­stän­di­gen Office-Umgebung – gehostet in deutschen Re­chen­zen­tren nach höchsten Da­ten­schutz­stan­dards. Teams können in einer zentralen, DSGVO-konformen Umgebung gemeinsam an Do­ku­men­ten arbeiten, Meetings durch­füh­ren, Aufgaben planen und sich in Echtzeit aus­tau­schen.

Nextcloud kommt mit einem Antiviren-Scan sowie einer Zwei-Faktor-Au­then­ti­fi­zie­rung. Der Zugriff auf Nextcloud Workspace ist denkbar einfach und un­ab­hän­gig vom ver­wen­de­ten Endgerät. Nut­ze­rin­nen und Nutzer melden sich über den Web­brow­ser oder die mobilen Apps (Android, iOS) an und greifen dort direkt auf alle Dateien, Chats und Office-Dokumente zu. Eine lokale In­stal­la­ti­on oder Ser­ver­kon­fi­gu­ra­ti­on ist nicht notwendig: IONOS stellt die Umgebung voll­stän­dig bereit, inklusive Updates, Da­ten­si­che­rung und Si­cher­heits­maß­nah­men. So können Teams orts­un­ab­hän­gig zu­sam­men­ar­bei­ten – im Büro, im Ho­me­of­fice oder unterwegs – und behalten dabei die volle Kontrolle über ihre Daten.

Nextcloud Workspace vereint sämtliche Funk­tio­nen für die moderne Team­ar­beit in einer Ober­flä­che:

• Files: Sicherer Cloud-Speicher mit Zu­griffs­kon­trol­le, Ver­sio­nie­rung und Da­tei­frei­ga­be
• Office: Voll­stän­di­ge Office-Suite (Text, Tabellen, Prä­sen­ta­tio­nen) für die ge­mein­sa­me Be­ar­bei­tung in Echtzeit (kom­pa­ti­bel mit Word, Excel und Power­Point)
• Talk: In­te­grier­te Kom­mu­ni­ka­ti­on per Chat, Audio- und Vi­deo­kon­fe­renz
• Groupware: Zentrale Or­ga­ni­sa­ti­on von Terminen, E-Mails und Kontakten
• Assistant: KI-basierte Un­ter­stüt­zung direkt in der Nextcloud-Umgebung, z. B. beim Struk­tu­rie­ren oder Zu­sam­men­fas­sen von Inhalten

Die Ab­rech­nung erfolgt monatlich pro Nut­zer­kon­to, sodass sich IONOS Nextcloud Workspace flexibel an die Teamgröße und den tat­säch­li­chen Bedarf anpassen lässt.

Asana

2011 ver­öf­fent­lich­ten Facebook-Mit­grün­der Dustin Moskovitz und der Pro­gram­mie­rer Justin Ro­sen­stein die Col­la­bo­ra­ti­on-Software Asana. Beide ar­bei­te­ten zuvor an haus­ei­ge­nen Lösungen zur Op­ti­mie­rung des Workflows für den Social-Media-Riesen, wobei auch die Idee entstand, ein ei­gen­stän­di­ges Tool zu ent­wi­ckeln. Im Fokus der SaaS-Web­an­wen­dung, die auf den Servern der gleich­na­mi­gen Firma gehostet wird, steht die Ver­wal­tung von Projekten und Aufgaben ohne Not­wen­dig­keit einer zu­sätz­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form. Zu­sätz­lich zu der Web­an­wen­dung, die über jeden gängigen In­ter­net­brow­ser auf­ge­ru­fen werden kann, stehen Apps für iOS und Android zur Verfügung, über die sich Asana nutzen lässt. Die Personal-Version des Tools ist kos­ten­frei, bietet im Gegensatz zu den kos­ten­pflich­ti­gen Versionen „Starter“, „Advanced“ und „En­ter­pri­se“ al­ler­dings nur einen ein­ge­schränk­ten Funk­ti­ons­um­fang.

Mithilfe von Asana können Sie einer be­lie­bi­gen Anzahl von Teams einen eigenen Workspace zuordnen. In einem solchen digitalen Ar­beits­be­reich lassen sich wiederum beliebig viele Projekte managen, indem Tasks (Aufgaben) erstellt, über­nom­men und be­ar­bei­tet werden. Zu diesem Zweck lassen sich bei­spiels­wei­se Deadlines de­fi­nie­ren, Tags zur Filterung der Aufgaben hin­zu­fü­gen oder lokale Dateien sowie Dokumente aus Dropbox, OneDrive, Box und Google Drive anhängen. Einen Ge­samt­über­blick über die ver­schie­de­nen Projekte und Aufgaben liefert das Dashboard, das eine Sor­tie­rung nach Alphabet, Deadline oder Auf­ga­ben­sta­tus er­mög­licht.

Weitere Features des Col­la­bo­ra­ti­on-Tools:

• Eigener Team-Kalender
• Projekt-Chat (Con­ver­sa­ti­ons)
• Nach­rich­ten­sys­tem (Inbox) mit Archiv
• Undo-Funktion
• Syn­chro­ni­sa­ti­on von Tasks mit externer Kalender-Software
• Print- und Export-Funktion (CSV) für Projekte und Tasks
• Au­to­ma­ti­sche Auf­ga­ben­prio­ri­sie­rung und Sta­tus­be­rich­te durch ge­ne­ra­ti­ve KI

Die Ba­sis­ver­si­on erlaubt es Ihnen, Projekte für bis zu 10 Personen anzulegen. Für den Fall, dass Sie größere Teams managen müssen, sollten Sie also in jedem Fall auf die „Premium“-Editionen zu­rück­grei­fen. Diese enthalten darüber hinaus auch vor­ge­fer­tig­te Templates, mit deren Hilfe sich mit nur einem Klick neue Projekte erstellen lassen. Zu­sätz­lich gewähren die kos­ten­pflich­ti­gen Pakete auch er­wei­ter­te Such- und Re­port­funk­tio­nen, die den Ar­beits­pro­zess noch einfacher gestalten, sowie Zugriff auf spezielle Ad­mi­nis­tra­tor-Features für eine noch bessere Kontrolle über die Projekte und User. In der „En­ter­pri­se“-Version erhalten Sie unter anderem ex­klu­si­ven Support und die Mög­lich­keit, den Login auf SAML-Basis (Security Assertion Markup Language) für alle Be­nut­ze­rin­nen und Benutzer vor­zu­schrei­ben.

Trello

Das ame­ri­ka­ni­sche Un­ter­neh­men Fog Creek Software brachte im September 2011 nach etwa ein­jäh­ri­ger Ent­wick­lungs­zeit sein Col­la­bo­ra­ti­on-Tool mit dem Namen Trello auf den Markt, das mitt­ler­wei­le von der Software-Firma Atlassian über­nom­men wurde. Das Tool, das als platt­form­un­ab­hän­gi­ge Web­an­wen­dung und als mobile App für iOS und Android verfügbar ist, er­mög­licht die Ko­or­di­nie­rung von Aufgaben über die über­sicht­li­chen Trello-Boards. Zu­sätz­li­che Col­la­bo­ra­ti­on-Features wie Kalender oder Ver­knüp­fun­gen zu Cloud-An­wen­dun­gen lassen sich über so­ge­nann­te Power-Ups hin­zu­fü­gen. Auch eine KI-Un­ter­stüt­zung ist in­te­griert. Auf diese können al­ler­dings erst Nutzende der Pakete „Standard“, „Premium“ und „En­ter­pri­se“ zu­rück­grei­fen.

Wenn Sie in Trello ein neues Board erstellen, haben Sie drei Freigabe-Optionen: Im privaten Modus können lediglich manuell hin­zu­ge­füg­te Nutzende das Board sehen und Ver­än­de­run­gen vornehmen. Team-Boards sind hingegen au­to­ma­tisch für alle Mit­glie­der des Pro­jekt­teams sichtbar. Wählen Sie die öf­fent­li­che Freigabe, können alle Webnutzer das Board sehen, die über den ent­spre­chen­den Link verfügen. Die Be­ar­bei­tung ist in beiden Fällen al­ler­dings wie bei privaten Boards nur möglich, wenn man durch den Pro­jekt­lei­ter hin­zu­ge­fügt wurde. Die Auf­ga­ben­ver­tei­lung funk­tio­niert über so­ge­nann­te Karten, die man in un­ter­schied­li­che Listen einordnen kann, um auf diese Weise den Be­ar­bei­tungs­sta­tus zu kenn­zeich­nen. Für die Ge­stal­tung der einzelnen Aufgaben (Karten) stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Mit­glie­der zuordnen
• Label hin­zu­fü­gen (Farbe und optional Muster)
• Check­lis­ten mit beliebig vielen Punkten hin­zu­fü­gen
• Kom­men­tie­ren
• Frist für die Er­le­di­gung der Aufgabe setzen
• Links oder Dateien anhängen (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Ak­ti­vi­tä­ten­pro­to­koll ansehen
• In andere Liste ver­schie­ben, sobald sich der Be­ar­bei­tungs­stand verändert

Wenn Sie Dateien von Ihrem Computer anhängen wollen, stehen Ihnen stan­dard­mä­ßig 10 MB zur Verfügung. Da­tei­an­hän­ge mit einer Größe von bis zu 250 MB können Sie ab dem „Standard“-Paket hin­zu­fü­gen. Ferner können zahlende Nutzende auch genau kon­trol­lie­ren, wer öf­fent­li­che oder private Boards erstellen kann, und ehemalige Mit­glie­der mit nur einem Klick entfernen. Dank Premium-Support per E-Mail durch einen per­sön­li­chen An­sprech­part­ner erhalten Sie bei tech­ni­schen Problemen und Fragen ga­ran­tiert innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.

Slack

Seit 2014 ver­ein­facht das Col­la­bo­ra­ti­on-Tool Slack die Kom­mu­ni­ka­ti­on in Un­ter­neh­men und Agenturen. Zudem sorgt die Software dafür, dass die Be­nut­ze­rin­nen und Benutzer jederzeit Zugang zu allen An­wen­dun­gen, Diensten und Res­sour­cen haben, die sie für ihre täglichen Arbeiten benötigen. So wird Slack täglich bereits von über 40 Millionen aktiven Usern aus mehr als 150 Ländern und über 750.000 Un­ter­neh­men genutzt. Die web­ba­sier­te Anwendung, die es auch als App für iOS, Android, Windows, macOS und Linux gibt, kann kos­ten­frei oder gegen eine mo­nat­li­che Gebühr („Pro“, „Business+“ und „En­ter­pri­se+“) genutzt werden. Die Be­zahl­pa­ke­te zeichnen sich dabei durch einen größeren Funk­ti­ons­um­fang aus.

Der Haupt­fo­kus von Slack ist, den Nut­ze­rin­nen und Nutzern die best­mög­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form zu bieten. Zu diesem Zweck lassen sich beliebig viele Channels ein­rich­ten, die im Prinzip wie Chaträume funk­tio­nie­ren. Bei der Kon­fi­gu­ra­ti­on eines solchen Channels haben Sie die Wahl, diesen entweder für alle ein­ge­la­de­nen Mit­ar­bei­ten­den frei­zu­ge­ben oder manuell zu bestimmen, wer ihm beitreten kann (Private Channel). Ferner können alle Mit­glie­der, die in dem Col­la­bo­ra­ti­on-Tool an­ge­mel­det sind, auch per Di­rekt­nach­richt mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren. Es können dabei nicht nur ge­wöhn­li­che Text­nach­rich­ten ver­schickt, sondern auch Dateien frei­ge­ge­ben (PC, Google Drive), Dokumente geteilt (Google Docs) oder Code-Snippets (HTML, CSS, C++, PHP u. v. m.) prä­sen­tiert werden. Die zweite Kern­funk­ti­on von Slack ist die In­te­gra­ti­on von Dritt­an­wen­dun­gen. So exis­tie­ren bereits Schnitt­stel­len zu unter anderem folgenden Web­diens­ten:

• Da­tei­ma­nage­ment: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Kom­mu­ni­ka­ti­on: Google Hangouts, RSS, MailChimp
• Ent­wick­lung: GitHub, IFTTT, Zapier, Jira Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Pro­duk­ti­vi­tät: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social & Fun: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Design: InVision App, Zeplin, Lu­cid­chart, Real­time­Board

Je mehr Kanäle erstellt und für die Ver­wal­tung und Be­ar­bei­tung von Projekten genutzt werden, desto schwerer fällt es natürlich, den Überblick zu behalten – einzelne Gespräche und Dateien lassen sich in Slack aber dank der hoch­wer­ti­gen Such­funk­ti­on jederzeit wie­der­fin­den und aufrufen. In der kos­ten­frei­en Version greift die Col­la­bo­ra­ti­on-Software hierfür al­ler­dings nur auf die letzten 90 Tage Nach­rich­ten zurück. Zudem ist die Anzahl an möglichen Dritts­oft­ware-In­te­gra­tio­nen auf zehn be­schränkt. Beide Li­mi­tie­run­gen sind mit dem „Pro“-Paket auf­ge­ho­ben, das zudem den Gast­zu­tritt zu den Channels erlaubt und Features zur Umsetzung von OAuth (Open Au­then­ti­ca­ti­on) be­reit­hält. Die „Business+“-Version ver­spricht 24/7-Support und eine Ant­wort­zeit von maximal vier Stunden. Eine En­ter­pri­se-Version bietet noch mehr Funk­tio­nen. Preise hierfür gibt es nur auf Anfrage.

Slack setzt außerdem zunehmend auf AI-gestützte, au­to­ma­ti­sier­te Workflows, die Nach­rich­ten zu­sam­men­fas­sen, Stim­mun­gen erkennen und Inhalte aus anderen Apps kon­text­be­zo­gen ein­blen­den.

Basecamp

2004 ver­öf­fent­lich­te das in Chicago be­hei­ma­te­te Un­ter­neh­men 37signals (heute Basecamp) seine Col­la­bo­ra­ti­on-Software mit dem Namen Basecamp, die seitdem über drei Millionen Mal verkauft wurde. Das Tool or­ga­ni­siert sowohl die un­ter­neh­mens­in­ter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und Pro­jekt­ar­beit als auch die Zu­sam­men­ar­beit mit Busi­ness­part­nern und vereint auf diese Weise alle Ihre Teams, Projekte und Ar­beits­grup­pen in einer einzigen Plattform. Der Zugriff auf Basecamp erfolgt dabei entweder über gängige Web­brow­ser wie Google Chrome, Safari, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox oder über die Desktop-Anwendung, die für Windows und macOS verfügbar ist. Dank Apps für iOS und Android können außerdem auch Nut­ze­rin­nen und Nutzer mobiler Geräte die aus­ge­klü­gel­ten Col­la­bo­ra­ti­on-Features verwenden.

Die Be­nut­zer­ober­flä­che von Basecamp, die für Neu­ein­stei­gen­de zunächst etwas un­über­sicht­lich zu sein scheint, ist grund­sätz­lich in drei Bereiche ein­ge­teilt: Das „Head­quar­ter“ (HQ) bietet Platz für un­ter­neh­mens­wei­te An­kün­di­gun­gen, all­ge­mei­ne In­for­ma­tio­nen und Dateien, die für jeden Mit­ar­bei­ten­den in der Firma verfügbar sein sollen – lo­gi­scher­wei­se ist dieser Bereich für die Un­ter­neh­mens­füh­rung angedacht. Unter „Teams“ können Sie eigene Platt­for­men für die einzelnen Ab­tei­lun­gen erstellen, über die selbige kom­mu­ni­zie­ren und planen können. Unter „Projects“ zeigt das Col­la­bo­ra­ti­on-Tool die ver­schie­de­nen Kanäle für die er­stell­ten Ar­beits­pro­jek­te und deren Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer an. Un­ab­hän­gig davon, um welche Rubrik es sich handelt, stehen immer folgende sechs Kern­fea­tures zur Verfügung:

• Chatroom: In­di­vi­du­el­ler Chat-Raum für die jeweilige Gruppe (ehemals als „Campfire“ be­zeich­net)
• Message Board: Nach­rich­ten-Board für Neu­ig­kei­ten und Status-Updates
• To-dos: To-do-Listen zum Prä­sen­tie­ren der wich­tigs­ten Ar­beits­schrit­te (inkl. Deadline)
• Schedule: Mit Google Cal, iCal oder Outlook kom­bi­nier­ba­rer Kalender
• Automatic Check-ins: Au­to­ma­ti­sier­te Status-Be­fra­gun­gen (täglich, wö­chent­lich oder monatlich möglich)
• Docs & Files: Zentraler Spei­cher­ort für Dateien, Dokumente und Ver­lin­kun­gen zu Google Docs, der sich über Ordner struk­tu­rie­ren lässt

Basecamp kann für ein Projekt kostenlos genutzt werden. Wenn Sie mehr als ein Projekt managen möchten, müssen Sie dafür auf eine der kos­ten­pflich­ti­gen Versionen der Software zu­rück­grei­fen. Hier haben Sie die Wahl zwischen dem Plan „Basecamp Plus“ und „Basecamp Pro Unlimited“. Beide Pläne bieten zu­sätz­li­che Funk­tio­nen wie erhöhten Spei­cher­platz oder besseren Support. Eine Be­son­der­heit: Die Preis­ge­stal­tung beim Pro Unlimited-Plan ist un­ab­hän­gig von der Anzahl der Nutzenden.

Wrike

Das Col­la­bo­ra­ti­on-Tool Wrike ist das Kern­pro­dukt der gleich­na­mi­gen Firma, die 2006 in Ka­li­for­ni­en gegründet und bereits mehrfach für ihre Leis­tun­gen in den Sparten Pro­jekt­ma­nage­ment, Ar­beits­ma­nage­ment und Un­ter­neh­mens­wachs­tum aus­ge­zeich­net wurde. Seit März 2021 gehört Wrike dem US-ame­ri­ka­ni­schen Soft­ware­kon­zern Citrix.

Mit Features, die die Kom­mu­ni­ka­ti­on, Trans­pa­renz und Ver­ant­wort­lich­keit in Projekten re­gu­lie­ren, eignet sich die Software laut dem Anbieter unter anderem für Marketing-, Kreativ-, Pro­jekt­ma­nage­ment- und Pro­dukt­ent­wick­lungs­teams. Neben einer Free-Edition mit ein­ge­schränk­tem Funk­ti­ons­um­fang bietet Wrike ver­schie­de­ne, maß­ge­schnei­der­te Lösungen wie „Team“ oder „Business“ mit un­ter­schied­li­chen Schwer­punk­ten an. Der Zugriff auf die Anwendung gelingt entweder über die Web­an­wen­dung oder über die jeweilige Desktop- (Windows, macOS) bzw. Mobile-App (iOS, Android).

Jedes Projekt, das Sie mit Wrike verwalten, können Sie mühelos in beliebig viele Teil­schrit­te un­ter­tei­len. Die einzelnen Aufgaben lassen sich dabei mithilfe von Ordnern und Zeit­plä­nen or­ga­ni­sie­ren, die sich in der Zeit­pro­to­koll-Ansicht über­bli­cken und anpassen lassen. So können Sie sich jederzeit über den Fort­schritt und die Beiträge aller Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter in­for­mie­ren. Dabei helfen auch der Live-Ak­ti­vi­täts-Stream, die Ver­si­ons­ver­wal­tung und der ge­mein­sa­me Da­tei­spei­cher (ab 2 Gigabyte), in dem die re­le­van­ten Dokumente ge­spei­chert und verlinkt werden können. Damit Sie nicht jeden Task neu anlegen müssen, bietet das Col­la­bo­ra­ti­on-Tool eine prak­ti­sche Ko­pier­funk­ti­on, mit deren Hilfe Sie wie­der­keh­ren­de Aufgaben oder ein kom­plet­tes Projekt ganz einfach du­pli­zie­ren können. Wie einige andere Lösungen auch, lässt sich das Wrike-Board über In­te­gra­tio­nen wie die folgenden erweitern:

• File­sha­ring: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• De­ve­lo­p­ment: Jira, GitHub
• Analytics: Tableau
• Chat/Messaging: Slack, Microsoft Teams
• Single-Sign-on: SAML-In­te­gra­ti­on, Okta, Microsoft-In­te­gra­ti­on

Wer höhere Ansprüche an eine Col­la­bo­ra­ti­on-Software stellt, sollte min­des­tens zur „Team“-Variante greifen, die unter anderem 5 GB Spei­cher­platz, Zugang zu ge­ne­ra­ti­ver KI, teilbare Da­sh­boards sowie eine un­be­grenz­te Zahl kos­ten­lo­ser Be­trach­te­rin­nen und Be­trach­ter be­inhal­tet. Ab dem „Business“-Paket erhalten Sie zu­sätz­lich zu 15 GB Spei­cher­platz pro User weitere Features wie Res­sour­cen­ver­wal­tung, Nut­zer­grup­pen und -rechte, Report-Vorlagen sowie die Mög­lich­keit, den eigenen Workspace zu in­di­vi­dua­li­sie­ren. Wenn Sie sich ent­schei­den, Wrike zu testen, können Sie frei aus den ver­füg­ba­ren Paketen wählen und Ihre Wahl nach Ablauf der Testphase be­stä­ti­gen oder al­ter­na­tiv ein anderes Abon­ne­ment auswählen, sofern Sie sich für einen Kauf ent­schei­den.

Spike

Kein um­fang­rei­ches Col­la­bo­ra­ti­on-Tool, aber eine gute Ergänzung für jedes Team – egal ob in großen Konzernen oder bei kleinen Projekten: Spike re­vo­lu­tio­niert die Art, wie man mit E-Mails umgeht. Statt sich mit langen E-Mail-Threads, unnötigen Be­treff­zei­len und un­in­ter­es­san­ten Si­gna­tu­ren her­um­zu­schla­gen, verwendet man bei Spike E-Mails, als wären es Chat-Nach­rich­ten. Die KI-gestützte Software stellt die Nach­rich­ten in einer über­sicht­li­chen Dia­log­form dar und ver­zich­tet dabei auf alles, was nicht zum ei­gent­li­chen Inhalt der Nachricht gehört. Auf Wunsch werden sogar Ant­wort­vor­schlä­ge generiert. Anders als bei der tra­di­tio­nel­len E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on ist Spike nicht zeit­ver­zö­gert. Nut­ze­rin­nen und Nutzer erhalten Nach­rich­ten in Echtzeit.

Neben dieser in­no­va­ti­ven Dar­stel­lungs­art überzeugt Spike aber noch mit weiteren Features: So ist es möglich, über die Anwendung VoIP- oder Vi­deo­te­le­fo­na­te zu führen. Außerdem führen An­wen­de­rin­nen und Anwender einen Kalender mit der Software und können pro­blem­los Dateien mit­ein­an­der aus­tau­schen. Auf Wunsch werden alle Nach­rich­ten ver­schlüs­selt.

Diese Funk­tio­nen machen aus Spike eine gute Ergänzung zu anderer Col­la­bo­ra­ti­on-Software:

• E-Mail-Kom­mu­ni­ka­ti­on im Chat-Format
• Sprach- und Vi­deo­te­le­fo­nie
• Da­tei­aus­tausch
• Ka­len­der­ver­wal­tung

Um Spike zu nutzen, muss man nur In­for­ma­tio­nen zu seinem E-Mail-Konto hin­ter­le­gen. Für Pri­vat­an­wen­der ist die Anwendung bis zu einem gewissen Maß kostenlos. Wer ein mo­nat­li­ches Abon­ne­ment (für Stu­die­ren­de kos­ten­frei) ab­schließt, erhält u. a. zu­sätz­li­chen Spei­cher­platz (ab 5 Gigabyte) oder einen prio­ri­sier­ten Support. Pro­fes­sio­nel­le Teams zahlen immer einen mo­nat­li­chen Beitrag. Spike ist für Android, iOS, macOS, Windows und als Web-App verfügbar.

Notion

Auch Notion ist kein Col­la­bo­ra­ti­on-Tool im klas­si­schen Sinne. Vielmehr handelt es sich bei der Software um ein Tool zur internen Kom­mu­ni­ka­ti­on, das sich besonders durch seine modulare Struktur und hohe Fle­xi­bi­li­tät aus­zeich­net. Es kom­bi­niert Funk­tio­nen für Notizen, Auf­ga­ben­ma­nage­ment, Da­ten­ban­ken, Kalender und Wikis in einer einzigen Ober­flä­che. Teams können damit zentrale In­for­ma­ti­ons­quel­len erstellen, pro­jekt­be­zo­ge­ne Inhalte or­ga­ni­sie­ren und Aufgaben visuell verwalten. Statt auf feste Vorlagen zu setzen, erlaubt Notion es den Nut­ze­rin­nen und Nutzern, ihre Seiten in­di­vi­du­ell mit ver­schie­de­nen Block-Elementen zu gestalten. Hierzu zählen Texte, Tabellen, To-do-Listen, Kanban-Boards, Kalender oder ein­ge­bet­te­te Medien. Besonders beliebt ist das Tool für seine Fähigkeit, interne Wis­sens­da­ten­ban­ken auf­zu­bau­en und zu pflegen.

Die Zu­sam­men­ar­beit mit Notion erfolgt in Echtzeit: Än­de­run­gen sind sofort für alle sichtbar, Kom­men­ta­re lassen sich direkt an Inhalten anbringen. Dank Ver­si­ons­ver­lauf können frühere Be­ar­bei­tun­gen nach­voll­zo­gen werden. Mit der in­te­grier­ten Notion AI lassen sich Texte zu­sam­men­fas­sen, um­for­mu­lie­ren, über­set­zen oder struk­tu­rie­ren. Die KI kann außerdem au­to­ma­tisch Aufgaben aus Be­spre­chungs­no­ti­zen ex­tra­hie­ren oder Inhalte in Ta­bel­len­form bringen. Durch zahl­rei­che Vorlagen und In­te­gra­tio­nen (wie Slack, Google Drive oder GitHub) ist der Einstieg leicht und die Anbindung an be­stehen­de Workflows möglich.

Notion ist sowohl über den Web­brow­ser als auch als Desktop- und Mobil-App nutzbar, was flexibles Arbeiten un­ter­stützt. Für kleinere Teams oder Ein­zel­per­so­nen gibt es einen kos­ten­lo­sen Plan, während Un­ter­neh­men in den Plänen „Plus“, „Business“ sowie „En­ter­pri­se“ von er­wei­ter­ten Rechten, Ana­ly­se­funk­tio­nen und besserem Support pro­fi­tie­ren. Die Ober­flä­che ist mi­ni­ma­lis­tisch, aber leis­tungs­fä­hig. Trotz der vielen Funk­tio­nen bleibt die Be­nut­zer­füh­rung intuitiv. Die Daten werden auf Servern in den USA ge­spei­chert.