Collaboration-Tools: Die besten Anwendungen für mehr Produktivität

Collaboration-Tools sind digitale Werkzeuge, die die standortunabhängige Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Teams erleichtern. Sie ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, den Austausch von Informationen in Echtzeit sowie die Organisation von Aufgaben und Projekten. Verschiedene Tools überzeugen dabei mit unterschiedlichem Funktionsumfang.

Die 10 besten Collaboration-Tools im tabellarischen Überblick

Stand: Juli 2025

Was sind Collaboration-Tools?

Ein Collaboration-Tool bzw. eine Collaboration-Software bietet verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Projekten und Teamarbeit. Der Zweck einer solchen Software-Lösung ist die Optimierung des Arbeitsprozesses, weshalb die einzelnen Werkzeuge für Bereiche wie Planung, Organisation oder Analyse geeignet sind. So kann sich ein Tool beispielsweise durch folgende Inhalte und Features auszeichnen:

• Mind-Mapping: Viele Tools unterstützen Teams bei der Ideenfindung bzw. dem gemeinsamen kreativen Arbeiten. Werkzeuge zum Erstellen von Mind-Maps sowie andere Brainstorming-Features animieren die Projektteilnehmenden, eigene Ideen miteinander zu teilen und das Projekt aktiv mitzugestalten.
• Filesharing: Einer der wichtigsten Grundgedanken von Collaboration-Software ist, dass die Nutzenden Tabellen, Dokumente und weitere Daten mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen können. Viele Tools bieten eine zentrale Speicherplattform und die Möglichkeit, individuelle Zugriffsrechte zu definieren.
• Echtzeit-Kommunikation: Collaboration-Tools enthalten oftmals verschiedene Funktionen, um in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Viele implementierte Anwendungen setzen auf altbewährte Kommunikationsformen wie Video-Telefonie, Instant-Messaging und E-Mail oder verfügen über Schnittstellen zu gängigen Programmen wie Outlook.
• Gemeinsamer Kalender: Egal, ob Sie ein Team-Meeting angesetzt haben, wichtige Business-Calls anstehen oder eine Deadline festgelegt wurde: E-Mails, Anrufe oder Chat-Nachrichten sind ein gutes Mittel, um über bevorstehende Events zu informieren – oft sind sie allerdings ebenso schnell vergessen. Aus diesem Grund stellen Collaboration-Tools Kalenderfunktionen zur Verfügung, durch die alle relevanten Termine geteilt und jederzeit eingesehen werden können.
• Management-Features: Gute Collaboration-Software zeichnet sich auch dadurch aus, dass Projekt- und Teamleiter die verschiedenen Arbeitsprozesse optimal planen und überblicken können. So stehen also Komponenten zur Verfügung, durch die man die vorhandenen Ressourcen optimal aufteilen und organisieren kann. Darüber hinaus bieten viele Tools Lösungen, um Arbeitsabläufe und Fortschritte zu dokumentieren und auszuwerten.

Darum lohnt sich der Einsatz von Collaboration-Software

Um Projekte zu organisieren und Arbeitsprozesse zu optimieren, benötigen Sie natürlich nicht zwangsläufig ein Collaboration-Tool. Ein kleines Team, das im selben Büro arbeitet, lässt sich beispielsweise auch ohne spezifische Software oder lediglich mit einzelnen Anwendungen für spezifische Bereiche koordinieren. Mit wachsender Zahl an Mitarbeitenden und Projekten sowie Beteiligten, die nicht mit dem Firmennetzwerk verbunden sind, steigt jedoch der Wert einer solchen Software zur Optimierung des Workflows erheblich:

• Komplexität steigt: Übersicht geht verloren, wenn mehrere Teams und Deadlines koordiniert werden müssen.
• Effizienzgewinn: Status-Updates und Absprachen lassen sich zentral und zeitsparend abbilden.
• Kostenersparnis: Weniger manueller Aufwand und mehr Zeit für strategische Aufgaben.
• Zentrale Dateifreigabe: Filesharing funktioniert unabhängig vom Firmennetzwerk.
• Einfache Partnerintegration: Externe lassen sich nahtlos in Prozesse einbinden.

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Welche Collaboration-Tools gibt es? 10 Tools im Detail

Die Suche nach einem geeigneten Programm zur Optimierung des Workflows ist häufig schwieriger, als man zunächst vermuten mag. Das ist insbesondere durch zwei Faktoren bedingt: Zum einen unterscheiden sich die verschiedenen Angebote teilweise erheblich hinsichtlich ihres Umfangs und auch hinsichtlich der Kosten (die Spanne reicht von kostenintensiven Enterprise- bis hin zu kostenfreien Freemium- oder Open-Source-Lösungen).

Einige Anwendungen bieten zudem eine Vielzahl von unterschiedlichen Collaboration-Werkzeugen, während andere Lösungen auf bestimmte Features spezialisiert sind. Zudem gilt es, bei Collaboration-Software zwischen lokalen, selbst gehosteten Lösungen und von Anbietern gehosteten Online-Anwendungen (Cloud oder SaaS) zu unterscheiden. Während erstere vor allem in puncto Sicherheit die Nase vorn haben, liegen die Stärken bei letzteren in Sachen Fernzugriff.

Microsoft 365

Microsoft ist neben Windows in erster Linie für seine Office-Anwendungen bekannt. Im Jahr 2011 hat das Unternehmen mit Microsoft 365 die Programme als Webanwendungen in die Cloud gebracht und damit den Weg geebnet, aus Word und Co. eine Collaboration-Software zu machen. Statt das Anwendungspaket zu kaufen, abonnieren Sie bei Microsoft 365 die Programme und können über den Webbrowser auf diese zugreifen.

Ein zentraler Vorteil: Microsoft 365 bietet nicht nur eine Vielzahl integrierter Anwendungen, sondern seit einiger Zeit auch KI-Funktionen unter dem Namen Copilot. Diese KI-gestützten Tools helfen z. B. in Word beim Verfassen von Texten, in Excel beim Erstellen komplexer Formeln oder in Outlook beim automatisierten Sortieren und Beantworten von E-Mails – direkt in den bekannten Anwendungen.

Da Microsoft 365 aus verschiedensten Programmen besteht, sind auch die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit vielfältig. Mit Outlook (und Exchange) lassen sich beispielsweise verschiedene Kalender innerhalb des Unternehmens teilen. Word, Excel und PowerPoint bieten in der Cloud nicht nur einem Nutzenden die Möglichkeit, an Dateien zu arbeiten, sondern vielen gleichzeitig. So müssen Dokumente nicht mehr umständlich umhergesendet werden. Microsoft Teams ist eine Kollaborationssoftware, die vor allem die Kommunikation unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht.

Ein solches Spektrum an Möglichkeiten bieten nur wenige andere Lösungen. Während man bei vielen anderen Collaboration-Tools mit Schnittstellen und zusätzlichen Apps den Umfang erweitern kann, hat Microsoft 365 alle wichtigen Werkzeuge direkt integriert.

Anwendungen für die Zusammenarbeit bei Microsoft 365:

• Word: Textverarbeitung mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern
• Excel: Tabellenkalkulation mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern
• PowerPoint: mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern Präsentationen vorbereiten
• Outlook: Termine, Kalender und Aufgaben mit Teammitgliedern teilen
• Teams: mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren
• Access: Datenbanken mit mehreren Nutzerinnen und Nutzern erstellen
• OneNote: Notizen mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen
• OneDrive: gemeinsam nutzbarer Cloud-Speicher

Google Workspace

Google ist zwar weiterhin in erster Linie als Suchmaschinenanbieter bekannt, doch nutzen Millionen Menschen weltweit auch die anderen Angebote des Unternehmens. Einige davon sind gesammelt als Google Workspace verfügbar. Es handelt sich hierbei um ein Anwendungspaket mit Software zur Büroarbeit und mehreren Collaboration-Tools. Den meisten dürften diese Anwendungen bekannt sein: Gmail, der Freemail-Dienst von Google; Google Docs etc. zur Erstellung von Dokumenten; sowie Google Drive, der Cloud-Speicher des Anbieters. Ein Großteil der enthaltenen Anwendungen ist bereits für Privatanwender kostenlos mit einer Registrierung bei Google verfügbar. Für Unternehmen steht allerdings auch eine erweiterte Version mit zusätzlichen Services bereit: professionelle E-Mail-Adresse, mehr Speicherplatz und Support rund um die Uhr.

Die Anwendungen sind als Software-as-a-Service bzw. Cloud Computing gedacht: Die Software läuft also nicht auf den Geräten der Nutzerinnen und Nutzer, sondern wird über eine Weboberfläche bedient. Da sich alle Daten in der Cloud befinden, können Nutzende auch problemlos gemeinsam auf diese zugreifen. Kalender lassen sich teilen, Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung freigeben und Meetings direkt online durchführen.

Kollaborations-Features von Google Workspace:

• Kommunikation: Mit dem E-Mail-Dienst Gmail, Google Chat (Anwendung für interne Chatrooms) und Google Meet (App für Videokonferenzen) können Teammitglieder sich untereinander austauschen.
• Aufgabenverteilung: Mit Kalender- und Notizen-Apps können Aufgaben verteilt und Termine festgelegt werden.
• Kreation: Neben den bekannten Anwendungen zur Dokumentenerstellung (Docs, Tabellen, Formulare und Präsentationen) können Sie mit Google Workspace auch gemeinsam an Websites und selbst erstellten Apps arbeiten.
• Speicherung: Neben dem Cloud-Speicher Drive bietet Google mit Vault auch ein Archiv für Business-Kunden.
• Administration: Um Unternehmen die volle Kontrolle über Google Workspace zu geben, kann man in der Admin-App beispielsweise Nutzerinnen und Nutzer verwalten und Rechte verteilen.
• AI-Assistenz: Google bietet Nutzenden außerdem den allgemeinen KI-Assistenten Gemini und die Recherche-KI NotebookLM an.

Nextcloud

Mit einem gemeinsamen Speicher direkt zusammenarbeiten: Die Open-Source-Lösung Nextcloud gibt Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit, einen eigenen Fileserver einzurichten, um so Dateien auszutauschen oder direkt an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Dabei ist die Software so gestaltet, dass man lokale Verzeichnisse auf dem eigenen PC mit einer Kopie auf dem Server synchronisieren kann. So haben mehrere Teammitglieder Zugriff auf die gleichen Dateien, die zudem immer auf dem aktuellsten Stand sind, ohne dass man die Dateien aufwendig hin und her schicken müsste.

Nextcloud kommt mit einem Antiviren-Scan sowie einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Clients gibt es für die bekannten Desktop-Systeme und als mobile Apps für iOS und Android. Um Nextcloud nutzen zu können, brauchen Sie einen eigenen Server, auf dem die Software installiert ist. Bei IONOS können Sie beides zusammen buchen: Mit Managed Nextcloud erhalten Sie ein Server-Komplettpaket, bei dem Sie die Open-Source-Anwendung mit nur einem Klick installieren und einrichten können. Das ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen sinnvoll.

Noch einen Schritt weiter geht der Nextcloud Hub: Bei dieser Lösung hat man eine komplette Collaboration-Software zur Verfügung:

• Files: geteilter Speicherplatz inklusive Synchronisierung
• Talk: Kommunikation per Chat, Video- oder Audiokonferenz
• Groupware: Integration von Kalender, Kontakten, Mail und anderen Produktivitätsfunktionen
• Assistant: Lokaler, in Nextcloud integrierter KI-Assistent
• Flow: Automatisierung per grafischer Oberfläche
• Office: komplette Office-Suite für die Zusammenarbeit im Team

Asana

2011 veröffentlichten Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz und der Programmierer Justin Rosenstein die Collaboration-Software Asana. Beide arbeiteten zuvor an hauseigenen Lösungen zur Optimierung des Workflows für den Social-Media-Riesen, wobei auch die Idee entstand, ein eigenständiges Tool zu entwickeln. Im Fokus der SaaS-Webanwendung, die auf den Servern der gleichnamigen Firma gehostet wird, steht die Verwaltung von Projekten und Aufgaben ohne Notwendigkeit einer zusätzlichen Kommunikationsplattform. Zusätzlich zu der Webanwendung, die über jeden gängigen Internetbrowser aufgerufen werden kann, stehen Apps für iOS und Android zur Verfügung, über die sich Asana nutzen lässt. Die Personal-Version des Tools ist kostenfrei, bietet im Gegensatz zu den kostenpflichtigen Versionen „Starter“ , „Advanced“ und „Enterprise“ allerdings nur einen eingeschränkten Funktionsumfang.

Mithilfe von Asana können Sie einer beliebigen Anzahl von Teams einen eigenen Workspace zuordnen. In einem solchen digitalen Arbeitsbereich lassen sich wiederum beliebig viele Projekte managen, indem Tasks (Aufgaben) erstellt, übernommen und bearbeitet werden. Zu diesem Zweck lassen sich beispielsweise Deadlines definieren, Tags zur Filterung der Aufgaben hinzufügen oder lokale Dateien sowie Dokumente aus Dropbox, OneDrive, Box und Google Drive anhängen. Einen Gesamtüberblick über die verschiedenen Projekte und Aufgaben liefert das Dashboard, das eine Sortierung nach Alphabet, Deadline oder Aufgabenstatus ermöglicht.

Weitere Features des Collaboration-Tools:

• Eigener Team-Kalender
• Projekt-Chat (Conversations)
• Nachrichtensystem (Inbox) mit Archiv
• Undo-Funktion
• Synchronisation von Tasks mit externer Kalender-Software
• Print- und Export-Funktion (CSV) für Projekte und Tasks

Die Basisversion erlaubt es Ihnen, Projekte für bis zu 10 Personen anzulegen. Für den Fall, dass Sie größere Teams managen müssen, sollten Sie also in jedem Fall auf die „Premium“-Editionen zurückgreifen. Diese enthalten darüber hinaus auch vorgefertigte Templates, mit deren Hilfe sich mit nur einem Klick neue Projekte erstellen lassen. Zusätzlich gewähren die kostenpflichtigen Pakete auch erweiterte Such- und Reportfunktionen, die den Arbeitsprozess noch einfacher gestalten, sowie Zugriff auf spezielle Administrator-Features für eine noch bessere Kontrolle über die Projekte und User. In der „Enterprise“-Version erhalten Sie unter anderem exklusiven Support und die Möglichkeit, den Login auf SAML-Basis (Security Assertion Markup Language) für alle Benutzerinnen und Benutzer vorzuschreiben.

Trello

Das amerikanische Unternehmen Fog Creek Software brachte im September 2011 nach etwa einjähriger Entwicklungszeit sein Collaboration-Tool mit dem Namen Trello auf den Markt, das mittlerweile von der Software-Firma Atlassian übernommen wurde. Das Tool, das als plattformunabhängige Webanwendung und als mobile App für iOS und Android verfügbar ist, ermöglicht die Koordinierung von Aufgaben über die übersichtlichen Trello-Boards. Zusätzliche Collaboration-Features wie Kalender oder Verknüpfungen zu Cloud-Anwendungen lassen sich über sogenannte Power-Ups hinzufügen. Auch eine KI-Unterstützung ist integriert. Auf diese können allerdings erst Nutzende der Pakete „Standard“ , „Premium“ und „Enterprise“ zurückgreifen.

Wenn Sie in Trello ein neues Board erstellen, haben Sie drei Freigabe-Optionen: Im privaten Modus können lediglich manuell hinzugefügte Nutzende das Board sehen und Veränderungen vornehmen. Team-Boards sind hingegen automatisch für alle Mitglieder des Projektteams sichtbar. Wählen Sie die öffentliche Freigabe, können alle Webnutzer das Board sehen, die über den entsprechenden Link verfügen. Die Bearbeitung ist in beiden Fällen allerdings wie bei privaten Boards nur möglich, wenn man durch den Projektleiter hinzugefügt wurde. Die Aufgabenverteilung funktioniert über sogenannte Karten, die man in unterschiedliche Listen einordnen kann, um auf diese Weise den Bearbeitungsstatus zu kennzeichnen. Für die Gestaltung der einzelnen Aufgaben (Karten) stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Mitglieder zuordnen
• Label hinzufügen (Farbe und optional Muster)
• Checklisten mit beliebig vielen Punkten hinzufügen
• Kommentieren
• Frist für die Erledigung der Aufgabe setzen
• Links oder Dateien anhängen (PC, Trello, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive)
• Aktivitätenprotokoll ansehen
• In andere Liste verschieben, sobald sich der Bearbeitungsstand verändert

Wenn Sie Dateien von Ihrem Computer anhängen wollen, stehen Ihnen standardmäßig 10 MB zur Verfügung. Dateianhänge mit einer Größe von bis zu 250 MB können Sie ab dem „Standard“-Paket hinzufügen. Ferner können zahlende Nutzende auch genau kontrollieren, wer öffentliche oder private Boards erstellen kann, und ehemalige Mitglieder mit nur einem Klick entfernen. Dank Premium-Support per E-Mail durch einen persönlichen Ansprechpartner erhalten Sie bei technischen Problemen und Fragen garantiert innerhalb von 24 Stunden eine Antwort.

Slack

Seit 2014 vereinfacht das Collaboration-Tool Slack die Kommunikation in Unternehmen und Agenturen. Zudem sorgt die Software dafür, dass die Benutzerinnen und Benutzer jederzeit Zugang zu allen Anwendungen, Diensten und Ressourcen haben, die sie für ihre täglichen Arbeiten benötigen. So wird Slack täglich bereits von über 40 Millionen aktiven Usern aus mehr als 150 Ländern und über 750.000 Unternehmen genutzt. Die webbasierte Anwendung, die es auch als App für iOS, Android, Windows, macOS und Linux gibt, kann kostenfrei oder gegen eine monatliche Gebühr („Pro“, „Business+“ und „Enterprise+“) genutzt werden. Die Bezahlpakete zeichnen sich dabei durch einen größeren Funktionsumfang aus.

Der Hauptfokus von Slack ist, den Nutzerinnen und Nutzern die bestmögliche Kommunikationsplattform zu bieten. Zu diesem Zweck lassen sich beliebig viele Channels einrichten, die im Prinzip wie Chaträume funktionieren. Bei der Konfiguration eines solchen Channels haben Sie die Wahl, diesen entweder für alle eingeladenen Mitarbeitenden freizugeben oder manuell zu bestimmen, wer ihm beitreten kann (Private Channel). Ferner können alle Mitglieder, die in dem Collaboration-Tool angemeldet sind, auch per Direktnachricht miteinander kommunizieren. Es können dabei nicht nur gewöhnliche Textnachrichten verschickt, sondern auch Dateien freigegeben (PC, Google Drive), Dokumente geteilt (Google Docs) oder Code-Snippets (HTML, CSS, C++, PHP u. v. m.) präsentiert werden. Die zweite Kernfunktion von Slack ist die Integration von Drittanwendungen. So existieren bereits Schnittstellen zu unter anderem folgenden Webdiensten:

• Dateimanagement: Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box
• Kommunikation: Google Hangouts, RSS, MailChimp
• Entwicklung: GitHub, IFTTT, Zapier, Jira Cloud, Nagios
• Marketing: Statsbot, GrowthBot, Drift, Mention, Reveal
• Produktivität: Trello, Google Calendar, Asana, Simple Poll
• Social & Fun: GIPHY, Twitter, Bitmoji, Meme Bot
• Design: InVision App, Zeplin, Lucidchart, RealtimeBoard

Je mehr Kanäle erstellt und für die Verwaltung und Bearbeitung von Projekten genutzt werden, desto schwerer fällt es natürlich, den Überblick zu behalten – einzelne Gespräche und Dateien lassen sich in Slack aber dank der hochwertigen Suchfunktion jederzeit wiederfinden und aufrufen. In der kostenfreien Version greift die Collaboration-Software hierfür allerdings nur auf die letzten 90 Tage Nachrichten zurück. Zudem ist die Anzahl an möglichen Drittsoftware-Integrationen auf zehn beschränkt. Beide Limitierungen sind mit dem „Pro“-Paket aufgehoben, das zudem den Gastzutritt zu den Channels erlaubt und Features zur Umsetzung von OAuth (Open Authentication) bereithält. Die „Business+“-Version verspricht 24/7-Support und eine Antwortzeit von maximal vier Stunden. Eine Enterprise-Version bietet noch mehr Funktionen. Preise hierfür gibt es nur auf Anfrage.

Basecamp

2004 veröffentlichte das in Chicago beheimatete Unternehmen 37signals (heute Basecamp) seine Collaboration-Software mit dem Namen Basecamp, die seitdem über drei Millionen Mal verkauft wurde. Das Tool organisiert sowohl die unternehmensinterne Kommunikation und Projektarbeit als auch die Zusammenarbeit mit Businesspartnern und vereint auf diese Weise alle Ihre Teams, Projekte und Arbeitsgruppen in einer einzigen Plattform. Der Zugriff auf Basecamp erfolgt dabei entweder über gängige Webbrowser wie Google Chrome, Safari, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox oder über die Desktop-Anwendung, die für Windows und macOS verfügbar ist. Dank Apps für iOS und Android können außerdem auch Nutzerinnen und Nutzer mobiler Geräte die ausgeklügelten Collaboration-Features verwenden.

Die Benutzeroberfläche von Basecamp, die für Neueinsteigende zunächst etwas unübersichtlich zu sein scheint, ist grundsätzlich in drei Bereiche eingeteilt: Das „Headquarter“ (HQ) bietet Platz für unternehmensweite Ankündigungen, allgemeine Informationen und Dateien, die für jeden Mitarbeitenden in der Firma verfügbar sein sollen – logischerweise ist dieser Bereich für die Unternehmensführung angedacht. Unter „Teams“ können Sie eigene Plattformen für die einzelnen Abteilungen erstellen, über die selbige kommunizieren und planen können. Unter „Projects“ zeigt das Collaboration-Tool die verschiedenen Kanäle für die erstellten Arbeitsprojekte und deren Teilnehmerinnen und Teilnehmer an. Unabhängig davon, um welche Rubrik es sich handelt, stehen immer folgende sechs Kernfeatures zur Verfügung:

• Chatroom: Individueller Chat-Raum für die jeweilige Gruppe (ehemals als „Campfire“ bezeichnet)
• Message Board: Nachrichten-Board für Neuigkeiten und Status-Updates
• To-dos: To-do-Listen zum Präsentieren der wichtigsten Arbeitsschritte (inkl. Deadline)
• Schedule: Mit Google Cal, iCal oder Outlook kombinierbarer Kalender
• Automatic Check-ins: Automatisierte Status-Befragungen (täglich, wöchentlich oder monatlich möglich)
• Docs & Files: Zentraler Speicherort für Dateien, Dokumente und Verlinkungen zu Google Docs, der sich über Ordner strukturieren lässt

Basecamp kann für ein Projekt kostenlos genutzt werden. Wenn Sie mehr als ein Projekt managen möchten, müssen Sie dafür auf eine der kostenpflichtigen Versionen der Software zurückgreifen. Hier haben Sie die Wahl zwischen dem Plan „Basecamp Plus“ und „Basecamp Pro Unlimited“. Beide Pläne bieten zusätzliche Funktionen wie erhöhten Speicherplatz oder besseren Support. Eine Besonderheit: Die Preisgestaltung beim Pro Unlimited-Plan ist unabhängig von der Anzahl der Nutzenden.

Wrike

Das Collaboration-Tool Wrike ist das Kernprodukt der gleichnamigen Firma, die 2006 in Kalifornien gegründet und bereits mehrfach für ihre Leistungen in den Sparten Projektmanagement, Arbeitsmanagement und Unternehmenswachstum ausgezeichnet wurde. Seit März 2021 gehört Wrike dem US-amerikanischen Softwarekonzern Citrix.

Mit Features, die die Kommunikation, Transparenz und Verantwortlichkeit in Projekten regulieren, eignet sich die Software laut dem Anbieter unter anderem für Marketing-, Kreativ-, Projektmanagement- und Produktentwicklungsteams. Neben einer Free-Edition mit eingeschränktem Funktionsumfang bietet Wrike verschiedene, maßgeschneiderte Lösungen wie „Team“ oder „Business“ mit unterschiedlichen Schwerpunkten an. Der Zugriff auf die Anwendung gelingt entweder über die Webanwendung oder über die jeweilige Desktop- (Windows, macOS) bzw. Mobile-App (iOS, Android).

Jedes Projekt, das Sie mit Wrike verwalten, können Sie mühelos in beliebig viele Teilschritte unterteilen. Die einzelnen Aufgaben lassen sich dabei mithilfe von Ordnern und Zeitplänen organisieren, die sich in der Zeitprotokoll-Ansicht überblicken und anpassen lassen. So können Sie sich jederzeit über den Fortschritt und die Beiträge aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informieren. Dabei helfen auch der Live-Aktivitäts-Stream, die Versionsverwaltung und der gemeinsame Dateispeicher (ab 2 Gigabyte), in dem die relevanten Dokumente gespeichert und verlinkt werden können. Damit Sie nicht jeden Task neu anlegen müssen, bietet das Collaboration-Tool eine praktische Kopierfunktion, mit deren Hilfe Sie wiederkehrende Aufgaben oder ein komplettes Projekt ganz einfach duplizieren können. Wie einige andere Lösungen auch, lässt sich das Wrike-Board über Integrationen wie die folgenden erweitern:

• Filesharing: Google Drive, Box, Dropbox, Microsoft OneDrive
• Development: Jira, GitHub
• Analytics: Tableau
• Chat/Messaging: Slack, Microsoft Teams
• Single-Sign-on: SAML-Integration, Okta, Microsoft-Integration

Wer höhere Ansprüche an eine Collaboration-Software stellt, sollte mindestens zur „Team“-Variante greifen, die unter anderem 5 GB Speicherplatz, Zugang zu generativer KI, teilbare Dashboards sowie eine unbegrenzte Zahl kostenloser Betrachterinnen und Betrachter beinhaltet. Ab dem „Business“-Paket erhalten Sie zusätzlich zu 15 GB Speicherplatz pro User weitere Features wie Ressourcenverwaltung, Nutzergruppen und -rechte, Report-Vorlagen sowie die Möglichkeit, den eigenen Workspace zu individualisieren. Wenn Sie sich entscheiden, Wrike zu testen, können Sie frei aus den verfügbaren Paketen wählen und Ihre Wahl nach Ablauf der Testphase bestätigen oder alternativ ein anderes Abonnement auswählen, sofern Sie sich für einen Kauf entscheiden.

Spike

Kein umfangreiches Collaboration-Tool, aber eine gute Ergänzung für jedes Team – egal ob in großen Konzernen oder bei kleinen Projekten: Spike revolutioniert die Art, wie man mit E-Mails umgeht. Statt sich mit langen E-Mail-Threads, unnötigen Betreffzeilen und uninteressanten Signaturen herumzuschlagen, verwendet man bei Spike E-Mails, als wären es Chat-Nachrichten. Die KI-gestützte Software stellt die Nachrichten in einer übersichtlichen Dialogform dar und verzichtet dabei auf alles, was nicht zum eigentlichen Inhalt der Nachricht gehört. Anders als bei der traditionellen E-Mail-Kommunikation ist Spike nicht zeitverzögert. Nutzerinnen und Nutzer erhalten Nachrichten in Echtzeit.

Neben dieser innovativen Darstellungsart überzeugt Spike aber noch mit weiteren Features: So ist es möglich, über die Anwendung VoIP- oder Videotelefonate zu führen. Außerdem führen Anwenderinnen und Anwender einen Kalender mit der Software und können problemlos Dateien miteinander austauschen. Auf Wunsch werden alle Nachrichten verschlüsselt.

Diese Funktionen machen aus Spike eine gute Ergänzung zu anderer Collaboration-Software:

• E-Mail-Kommunikation im Chat-Format
• Sprach- und Videotelefonie
• Dateiaustausch
• Kalenderverwaltung

Um Spike zu nutzen, muss man nur Informationen zu seinem E-Mail-Konto hinterlegen. Für Privatanwender ist die Anwendung bis zu einem gewissen Maß kostenlos. Wer ein monatliches Abonnement (für Studierende kostenfrei) abschließt, erhält u. a. zusätzlichen Speicherplatz (ab 5 Gigabyte) oder einen priorisierten Support. Professionelle Teams zahlen immer einen monatlichen Beitrag. Spike ist für Android, iOS, macOS, Windows und als Web-App verfügbar.

Notion

Auch Notion ist kein Collaboration-Tool im klassischen Sinne. Vielmehr handelt es sich bei der Software um ein Tool zur internen Kommunikation, das sich besonders durch seine modulare Struktur und hohe Flexibilität auszeichnet. Es kombiniert Funktionen für Notizen, Aufgabenmanagement, Datenbanken, Kalender und Wikis in einer einzigen Oberfläche. Teams können damit zentrale Informationsquellen erstellen, projektbezogene Inhalte organisieren und Aufgaben visuell verwalten. Statt auf feste Vorlagen zu setzen, erlaubt Notion es den Nutzerinnen und Nutzern, ihre Seiten individuell mit verschiedenen Block-Elementen zu gestalten. Hierzu zählen Texte, Tabellen, To-do-Listen, Kanban-Boards, Kalender oder eingebettete Medien. Besonders beliebt ist das Tool für seine Fähigkeit, interne Wissensdatenbanken aufzubauen und zu pflegen.

Die Zusammenarbeit mit Notion erfolgt in Echtzeit: Änderungen sind sofort für alle sichtbar, Kommentare lassen sich direkt an Inhalten anbringen. Dank Versionsverlauf können frühere Bearbeitungen nachvollzogen werden. Mit der integrierten Notion AI lassen sich Texte zusammenfassen, umformulieren, übersetzen oder strukturieren. Die KI kann außerdem automatisch Aufgaben aus Besprechungsnotizen extrahieren oder Inhalte in Tabellenform bringen. Durch zahlreiche Vorlagen und Integrationen (wie Slack, Google Drive oder GitHub) ist der Einstieg leicht und die Anbindung an bestehende Workflows möglich.

Notion ist sowohl über den Webbrowser als auch als Desktop- und Mobil-App nutzbar, was flexibles Arbeiten unterstützt. Für kleinere Teams oder Einzelpersonen gibt es einen kostenlosen Plan, während Unternehmen in den Plänen „Plus“, „Business“ sowie „Enterprise“ von erweiterten Rechten, Analysefunktionen und besserem Support profitieren. Die Oberfläche ist minimalistisch, aber leistungsfähig. Trotz der vielen Funktionen bleibt die Benutzerführung intuitiv. Die Daten werden auf Servern in den USA gespeichert.