In der (für die meisten) bekannten täglichen E-Mail-Flut den Überblick zu behalten – und vor allem, nach einigen Tagen eine einzelne E-Mail wie­der­zu­fin­den – ist gar nicht so einfach. Doch Gmail hat sich dafür eine smarte Hilfe überlegt: die Gmail-Such­ope­ra­to­ren. Das sind Begriffe und Symbole, die – richtig kom­bi­niert – E-Mails sinnvoll filtern. Wie diese Gmail-Suche funk­tio­niert und welche Ope­ra­to­ren es im Detail gibt, lesen Sie hier.

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Gmail-Such­funk­ti­on nutzen: In aller Kürze

  1. Öffnen Sie Ihre Gmail-Postfach.
  2. Geben Sie in die Such­leis­te am oberen Rand den oder die Gmail-Such­ope­ra­to­ren ein. Eine voll­stän­di­ge Liste aller Ope­ra­to­ren finden Sie nach­fol­gend.

Alle ver­füg­ba­ren Gmail-Such­ope­ra­to­ren

Such­ope­ra­tor Funktion/Suche nach Beispiel
from: Absender from:service@paypal.de
to: Empfänger to:info@gmail.de
cc:/bcc: Empfänger, die eine (Blind-)Kopie erhalten haben cc:info@gmail.de / bcc:info@gmail.de
subject: Wörter in einer Be­treff­zei­le subject:service
label: Nach­rich­ten mit einem be­stimm­ten Label label:Post­ein­gang
( ) Zu­sam­men­fas­sung mehrerer Such­be­grif­fe/Wörter subject:(Service Zahlung)
OR Mehrere Such­kri­te­ri­en: entweder oder from:service@paypal.de OR from:zahlung@kun­den­ser­vice.de
{ } Mehrere Such­kri­te­ri­en: und {from:service@paypal.de from:zahlung@kun­den­ser­vice.de}
" " Exakt fest­ge­leg­te Wort­grup­pe bzw. ein be­stimm­tes Wort "Service zur Ihrer Be­stel­lung xy"
+ Exakte Über­ein­stim­mung mit einem Wort +Service
- Aus­schluss eines Wortes -Service
AROUND Zwei Wörter, die sich in un­mit­tel­ba­rer Nähe zu­ein­an­der befinden; der maximale Abstand kann über eine Zahl vor­ge­ge­ben werden. Damit die Rei­hen­fol­ge der Worte be­rück­sich­tigt wird, fügen Sie An­füh­rungs­zei­chen hinzu. "Service AROUND 10 Zahlung "
label:/category:/in: Bestimmte Ab­la­ge­or­te (Label oder Post­ein­gang, Post­aus­gang, Pa­pier­korb ...) sowie Ka­te­go­rien label:Arbeit in:spam
is: Be­stimm­ter Zustand (wichtig, gelesen, ungelesen, markiert …) is: important Is: unread
has: Anhänge oder spezielle Do­ku­ment­ty­pen (Dateien aus Google Drive, YouTube-Link …) has:at­tach­ment has:youtube has:document
Filename: Anhänge mit be­stimm­tem Do­ku­men­ten­na­men oder -typ filename:info.txt filename:pdf
after:/before: older:/newer: older_than:/newer_than: Nach­rich­ten, die innerhalb eines Zeitraums bzw. vor oder nach einem be­stimm­ten Tag gesendet wurden; beachten Sie, dass ver­schie­de­ne Da­tums­for­ma­tie­run­gen möglich sind. after:2002/05/01 newer:10/07/2003 newer_than:7d
size: lager:/smaller: Nach­rich­ten mit be­stimm­ter Größe, kleiner oder größer als eine bestimmte Größe (in Byte) size:10000 smaller:25M
Hinweis

Such­ope­ra­to­ren können Sie nicht nur für die gezielte Suche, sondern auch zum Anlegen einer Gmail-Regel verwenden. Über Regeln filtern Sie E-Mails und legen fest, was an­schlie­ßend mit dieser Auswahl passieren soll.

Gmail-Suche richtig nutzen: Was sind Such­ope­ra­to­ren?

Gmail-Such­ope­ra­to­ren, auch Such­be­feh­le genannt, sind eine Kom­bi­na­ti­on aus Wörtern und Symbolen – ähnlich den Befehlen, die in einigen Pro­gram­mier­spra­chen vorkommen –, die Sie zur Spe­zi­fi­zie­rung der Er­geb­nis­se innerhalb der Gmail-Such­funk­ti­on nutzen können. Anstatt einfach einen be­lie­bi­gen Such­be­griff ein­zu­ge­ben, der eventuell zu keinem aus­sa­ge­kräf­ti­gen Ergebnis führt, grenzen Gmail-Such­ope­ra­to­ren gezielt das Ergebnis ein.

Ein Beispiel ver­deut­lich dies: An­ge­nom­men, Sie suchen nach einer Online-Rechnung eines be­stimm­ten Absenders. Würden Sie in die Gmail-Suche lediglich „Online-Rechnung“ eingeben, würden Ihnen sämtliche E-Mails, die diesen Begriff (im Betreff oder Inhalt) enthalten, angezeigt. Fügen Sie einen (oder mehrere) Gmail-Such­ope­ra­to­ren hinzu, können Sie das Ergebnis bei­spiels­wei­se nach Absender, Ver­sand­zeit­punkt und anderen Kriterien ein­gren­zen. Sogar der gezielte Aus­schluss be­stimm­ter Begriffe oder Absender ist möglich.

Tipp

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Warum sind Gmail-Such­ope­ra­to­ren sinnvoll?

Zum einen spart die gezielte Ver­wen­dung der Such­ope­ra­to­ren Ihnen Zeit und liefert ein­deu­ti­ge Er­geb­nis­se – gerade bei einem sehr hohen E-Mail-Aufkommen ist das ein Segen. Zum anderen reicht es, nur einzelne Kriterien einer gesuchten E-Mail zu kennen, um dennoch zum Ergebnis zu kommen. Wissen Sie bei­spiels­wei­se nur noch den Zeitraum und Absender, nicht aber den Betreff, können Sie darüber dennoch gezielt den Gmail-Post­ein­gang durch­su­chen.

Ein wichtiges Detail, damit die Gmail-Suche mit Ope­ra­to­ren pro­blem­los funk­tio­niert: Nutzen Sie diese direkt im brow­ser­ba­sier­ten Post­ein­gang. Wenn Sie ein E-Mail-Programm verwenden, in das Sie Ihren Gmail-Account per IMAP in­te­griert haben, werden ggf. nicht alle Er­geb­nis­se richtig angezeigt.

Dass und wie beliebt Gmail als E-Mail-Programm ist, zeigen übrigens aktuelle Sta­tis­ti­ken. Im August ver­gan­ge­nen Jahres wertete der E-Mail-Mar­ke­ting­tool-Anbieter Litmus rund 870 Millionen E-Mail-Öffnungen und welcher Dienst dafür verwendet wurde weltweit aus. Gmail landete dabei mit weitem Vorsprung auf Platz zwei (hinter Apple iPhone).

Infografik: Das iPhone hat das beliebteste Postfach | Statista Mehr In­fo­gra­fi­ken finden Sie bei Statista

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Anleitung: Gmail-Post­ein­gang mit Ope­ra­to­ren durch­su­chen

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Gmail-Postfach und klicken Sie ins Suchfeld oberhalb der Liste aller E-Mails.

Bild: Suchfunktion im Gmail-Posteingang
Finden Sie über die Gmail-Suche wichtige E-Mails wieder.

Schritt 2: Geben Sie den Such­be­fehl und den Wert ein, nach dem gesucht werden soll. Im Beispiel ist der Such­ope­ra­tor „from“, also der Absender. Während Sie den Suchwert (in diesem Fall eine E-Mail-Adresse) eingeben, werden Ihnen bereits Absender vor­ge­schla­gen und passende E-Mails-angezeigt.

Bild: Gmail-Suche mit Suchoperatoren
Einer der häu­figs­ten Gmail-Such­ope­ra­to­ren ist „from:“.

Schritt 3: Ver­voll­stän­di­gen Sie den Suchwert entweder durch Anklicken eines vor­ge­schla­ge­nen Absenders oder indem Sie die E-Mail-Adresse manuell aus­schrei­ben.

Bild: Gmail-Suche mit Suchoperatoren: Vorschläge
Noch während Sie suchen, erhalten Sie erste Er­geb­nis­se zu Ihrer Suche angezeigt.

Schritt 4: Be­stä­ti­gen Sie Ihre Suche, indem Sie [Enter] drücken.

Schritt 5: Ihnen werden alle zur Gmail-Suche passenden E-Mails angezeigt.

Bild: Gmail-Suche mit Suchoperatoren: Ergebnisse
Alle Er­geb­nis­se einer Gmail-Suche werden Ihnen auf­ge­lis­tet.

Schritt 6: Die Er­geb­nis­lis­te können Sie weiter ein­schrän­ken, bei­spiels­wei­se durch die Auswahl eines Zeitraums.

Bild: Gmail-Suche mit Suchoperatoren: Ergebnisse gezielt eingrenzen
Nach einer Suche können Sie die Er­geb­nis­se weiter ein­gren­zen.

Schritt 7: Über die er­wei­ter­te Suche lassen sich die Er­geb­nis­se noch weiter ein­schrän­ken. Wie diese funk­tio­niert, erklären wir Ihnen weiter unten.

Mehrere Gmail-Such­ope­ra­to­ren mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren

Manchmal führt die Auswahl eines einzelnen Such­be­fehls noch nicht zu einem aus­sa­ge­kräf­ti­gen Ergebnis. Sie können dann mehrere Gmail-Such­ope­ra­to­ren mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren. Geben Sie dafür die einzelnen Befehle hin­ter­ein­an­der ein und lassen Sie jeweils nur einen Leer­schritt zwischen den ver­schie­de­nen Werten. Das Beispiel zeigt die Kom­bi­na­ti­on aus Absender (from:) und Ablageort (in:). Es ist außerdem möglich, mehrere mögliche Werte für einen Operator anzugeben – wie genau das aussieht, finden Sie als zu­sätz­li­chen Wert in der Tabelle aller Gmail-Such­ope­ra­to­ren.

Bild: Gmail-Suche mit mehreren Suchoperatoren
Kom­bi­nie­ren Sie mehrere Ope­ra­to­ren mit­ein­an­der.

Gmail-Post­ein­gang mit er­wei­ter­ter Suche durch­su­chen

Anstelle von Gmail-Such­ope­ra­to­ren oder um die Er­geb­nis­se einer solchen Suche zu ver­fei­nern, bietet Gmail noch eine er­wei­ter­te Suche an.

Schritt 1: Klicken Sie dafür auf das Symbol neben dem Suchfeld oberhalb der Liste mit E-Mails.

Bild: Gmail-Posteingang: Suchfunktion
Den Gmail-Post­ein­gang über die er­wei­ter­te Suche durch­su­chen.

Schritt 2: Ein Menü öffnet sich, in dem Sie ver­schie­de­ne Such­kri­te­ri­en eingeben können.

Bild: Gmail-Fenster für die erweiterte Suche
Die er­wei­ter­te Suche erlaubt das Durch­su­chen ohne Kennt­nis­se der Such­ope­ra­to­ren.

Schritt 3: Hier können Sie, ohne die genauen Gmail-Such­ope­ra­to­ren kennen zu müssen, ebenfalls Ein­schrän­kun­gen zu Absender, Empfänger, Betreff usw. vornehmen.

Tipp

Sie wollen noch mehr über die Funk­tio­nen von Gmail erfahren? Dann lesen Sie direkt weiter, wie das Gmail-Archiv funk­tio­niert, wie Sie eine Gmail-Ab­we­sen­heits­no­tiz und eine Le­se­be­stä­ti­gung in Gmail ein­rich­ten.

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