Al­ter­na­ti­ven zu Outlook im großen Vergleich

Viele Selbst­stän­di­ge und Pri­vat­leu­te sind auf der Suche nach einer kos­ten­frei­en bzw. kos­ten­güns­ti­ge­ren Outlook-Al­ter­na­ti­ve. Wir stellen einige spannende Lösungen inklusive ihrer Vor- und Nachteile vor.

Outlook-Al­ter­na­ti­ven in der Übersicht

Was macht eine gute Al­ter­na­ti­ve für Outlook aus?

Geht es um E-Mail-Clients, führt grund­sätz­lich kein Weg an Outlook vorbei. Damit eine Anwendung der Microsoft-Lösung Paroli bieten kann, sollten ein paar grund­le­gen­de Features auf keinen Fall fehlen:

• Mög­lich­keit, Mails zu ver­ar­bei­ten und Termine sowie Aufgaben zu planen
• möglichst geringe, im Op­ti­mal­fall gar keine Kosten für die Nutzung
• für viele ver­schie­de­ne Desktop- und Mo­bil­ge­rä­te und/oder als Web­an­wen­dung verfügbar
• um­fang­rei­che Si­cher­heits­fea­tures wie Ver­schlüs­se­lung, Spam­fil­ter etc.
• be­nut­zer­freund­li­ches, auf­ge­räum­tes Interface
• leichte In­te­gra­tio­nen von anderen Pro­gram­men wie Cloud-Speichern
• genügend Spei­cher­platz

Postbox

Die Outlook-Al­ter­na­ti­ve Postbox wurde zunächst von ehe­ma­li­gen Mozilla-Mit­ar­bei­tern erstellt und basierte daher auf Thun­der­bird. Mitt­ler­wei­le hat sich die Software zu einem ei­gen­stän­di­gen und kraft­vol­len Mail-Client wei­ter­ent­wi­ckelt. Der Aufbau des In­ter­faces ähnelt dem, was man auch von anderen Lösungen kennt, und ist deshalb sehr intuitiv zu bedienen. Wem das Aussehen dennoch nicht passt, der findet viele ver­schie­de­ne Themes oder kann sein eigenes Design erstellen.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Einfache Hand­ha­bung mit vielen Ab­kür­zun­gen
• Hil­fe­stel­lun­gen beim Verfassen von Mails
• HTML-Editor für E-Mails

Um einen möglichst pro­duk­ti­ven Workflow zu er­mög­li­chen, arbeitet Postbox mit ver­schie­de­nen Ab­kür­zun­gen. Nutzer können an un­ter­schied­li­chen Stellen die Quick Bar per Hotkey aufrufen, um so Nach­rich­ten bei­spiel­wei­se schnell zu ver­schie­ben oder zu ka­te­go­ri­sie­ren. Beim Verfassen einer Mail fügt man per Quick Bar auch die passende Signatur ein – ohne dabei die Maus nutzen zu müssen.

Das Schreiben von E-Mails in Postbox hat noch weitere Vorteile: Die Software kommt mit zahl­rei­chen Vorlagen und Text­bau­stei­nen, die Ihnen helfen sollen, schnell pro­fes­sio­nel­le An­schrei­ben und Antworten zu verfassen. Die Vorlagen sind leider alle in eng­li­scher Sprache verfasst. Sie können aber eigene erstellen und in diese ver­schie­de­ne Platz­hal­ter einbauen, die dann bei­spiel­wei­se durch den Namen des Emp­fän­gers ersetzt werden.

Thun­der­bird

Der Mozilla-Mail-Client Thun­der­bird ist si­cher­lich die am häu­figs­ten genutzte Outlook-Al­ter­na­ti­ve – sowohl unter Pri­vat­per­so­nen als auch in Un­ter­neh­men. Die Open-Source-Lösung ist zudem kostenlos verfügbar. Die Grund­ver­si­on des Programms ist eher schlank gehalten und verfügt über oft genutzte Ba­sis­funk­tio­nen.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Kos­ten­lo­se Open-Source-Lösung
• verfügbar für Windows, Mac & Linux
• Ver­schlüs­se­lung möglich
• Ver­wal­tung von RSS-Feeds möglich

Ein großes Plus: Es stehen zahl­rei­che Add-ons zur Verfügung. So kann die Software zum Beispiel mit Modulen für die Termin- und Auf­ga­ben­ver­wal­tung erweitert werden. Wer seine In­stal­la­ti­on von Thun­der­bird ak­tua­li­sie­ren will, muss dann al­ler­dings auch die genutzten Add-ons ak­tua­li­sie­ren bzw. warten, bis die passenden Versionen verfügbar sind.

SeaMonkey

Die Software SeaMonkey stellt ein Allround-Paket für die Office-Kom­mu­ni­ka­ti­ondar. Es umfasst neben Browser-, E-Mail- und Chat-Client auch einen HTML-Editor. Die Mail-Or­ga­ni­sa­ti­on erfolgt über eine be­nut­zer­de­fi­nier­te Be­schrei­bung, außerdem stehen Funk­tio­nen zur flexiblen Sor­tie­rung und visuellen Her­vor­he­bung zur Verfügung. Die Ver­schlüs­se­lung erfolgt nach S/MIME. Die SSL/TLS-Ver­schlüs­se­lung muss zunächst manuell aktiviert werden.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• verfügbar für Windows, Mac und Linux
• Emp­fangs­be­stä­ti­gung
• digitale Signatur
• Ein­bin­dung in LDAP-Ver­zeich­nis­diens­te
• in­di­vi­dua­li­sier­ba­rer Spam­fil­ter
• Ver­wal­tung mehrerer Konten möglich

Für ein nicht­kom­mer­zi­el­les Open-Source-Projekt erhält man als Nutzer von SeaMonkey eine enorm um­fang­rei­che Outlook-Al­ter­na­ti­ve, die weit über die ei­gent­li­che Funktion eines E-Mail-Clients hin­aus­geht. Im Grunde ist SeaMonkey die ge­bün­del­te Version vieler ver­schie­de­ner Mozilla-Projekte.

Spike

Spike verbindet die Funk­tio­nen eines klas­si­schen E-Mail-Clients mit denen moderner Messenger. Sobald Sie ein privates E-Mail-Postfach mit der App ver­knüp­fen, gehören um­ständ­li­che Elemente wie Be­treff­zei­len oder Si­gna­tu­ren der Ver­gan­gen­heit an, während die ele­men­ta­ren Mail-Client-Funk­tio­nen – wie der zentrale Post­ein­gang, der Kalender oder die Kon­takt­ver­wal­tung – in das moderne Messenger-Umfeld ein­ge­bun­den sind. Nicht von ungefähr be­zeich­net der Her­stel­ler Spike als „dia­log­ba­sier­te E-Mail-App“. Zu­sätz­lich können über die Software auch Audio- und Video-Anrufe getätigt werden.

Die wich­tigs­ten Funk­tio­nen im Überblick:

• Verfügbar für Windows, Mac, iOS und Android sowie als Web­an­wen­dung
• Kol­la­bo­ra­ti­on-Features wie Grup­pen­chats
• An­bin­dun­gen an Cloud-Services wie Google Drive, Dropbox und OneDrive
• In­te­grier­ter Datei-Manager

Auch in Sachen Si­cher­heit setzt Spike auf moderne Standards: Mit einem einzigen Klick lässt sich jegliche Kom­mu­ni­ka­ti­on inklusive der an­ge­häng­ten Dateien ver­schlüs­seln (AES-256), sodass Ihre Nach­rich­ten optimal vor un­be­fug­ten Zugriffen geschützt sind. Empfänger, die die App nicht nutzen, können die er­hal­te­nen Nach­rich­ten ebenfalls mit einem einzigen Klick ent­schlüs­seln. Spike ist für Pri­vat­nut­zen­de mit gewissen Ein­schrän­kun­gen kostenlos – für die Ein­bin­dung von E-Mail-Ge­schäfts­kon­tos werden mo­nat­li­che Gebühren fällig.

eM Client

eM Client ist eine Outlook-Al­ter­na­ti­ve für den privaten und ge­schäft­li­chen Gebrauch. Das kos­ten­lo­se Programm für Windows, macOS, iOS und Android bietet Standard-Funk­tio­nen zur Termin- und Kon­takt­ver­wal­tung, außerdem verfügt es über einen in­te­grier­ten Instant Messenger. Die kos­ten­lo­se Nutzung ist al­ler­dings nur für Pri­vat­an­wen­der und -an­wen­de­rin­nen möglich: Die kom­mer­zi­el­le Nutzung sowie die Nutzung von mehr als zwei Konten setzen den Kauf der Pro-Lizenz voraus. In der kos­ten­lo­sen Variante fehlen außerdem einige wichtige Features.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Verfügbar für Windows und Mac
• RSS-Reader
• In­te­grier­ter Instant Messenger
• au­to­ma­ti­sche Updates

Das Programm un­ter­stützt alle wich­tigs­ten Basic-Dienste, darunter Gmail, Exchange, iCloud und Outlook. Auch in der Liste der un­ter­stütz­ten E-Mail-Tech­no­lo­gien findet man mit POP3, SMTP, IMAP, EWS und AirSync alle re­le­van­ten Optionen. Einige Zu­satz­fea­tures wie z. B. die Über­set­zungs­funk­ti­on und die enorm schnelle Volltext-Such­funk­ti­on er­leich­tern den Ar­beits­all­tag. Sichere Kom­mu­ni­ka­ti­on wird über SSL/TLS-Standards ge­währ­leis­tet, die Ver­schlüs­se­lung erfolgt über PGP und S/MIME.

Mailbird

Eine Al­ter­na­ti­ve zu Outlook, die in einer stark ab­ge­speck­ten Version kos­ten­frei ist, ist das für Windows ver­füg­ba­re Programm Mailbird. Die Lösung er­mög­licht es Ihnen, Ihre Nach­rich­ten und Kontakte von mehreren Konten in einem einzigen Post­ein­gang zu vereinen und zu verwalten. Mit ver­schie­de­nen kos­ten­frei­en Themes gestalten Sie die Ober­flä­che dabei ganz nach Ihren Vor­stel­lun­gen.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Verfügbar für Windows
• Drag-and-Drop-Kon­takt­ma­na­ger
• Leis­tungs­star­ke Anhang-Such­funk­ti­on
• Tas­ten­kür­zel für diverse Aktionen wie Verfassen, Antworten, Wei­ter­lei­ten etc.

Mailbird bietet Schnitt­stel­len zu zahl­rei­chen Apps, die Ihr Postfach um nützliche Features zur Or­ga­ni­sa­ti­on, In­ter­ak­ti­on und Team­ar­beit erweitern. Unter anderem können Sie z. B. WhatsApp, Twitter, Google Kalender, Dropbox und Slack in den E-Mail-Client in­te­grie­ren und diesen auf diese Weise in eine Multi-Funktions-Plattform um­ge­stal­ten.

IONOS Hosted Microsoft Exchange

Ein Al­ter­na­tiv­an­ge­bot zu Outlook stellt auch das Produkt Hosted Microsoft Exchange von IONOS dar. Microsoft® Exchange Server ist eine Groupware, die es er­mög­licht, von überall auf der Welt aus auf die Kontakt-, Termin- und E-Mail-Da­ten­ban­ken innerhalb eines Un­ter­neh­mens zu­zu­grei­fen. Kurz: Sie können Microsoft Office überall öffnen, wo Sie wollen.

Der Exchange-Server kann natürlich direkt von Microsoft® bezogen werden. Durch die Hosted Exchange-Lösung von IONOS entlastet man die IT-Abteilung eines Un­ter­neh­mens al­ler­dings erheblich: Man spart so unter anderem die An­schaf­fungs­kos­ten für eine aus­ge­feil­te IT-In­fra­struk­tur, da IONOS die benötigte Server-In­fra­struk­tur zur Verfügung gestellt.

Was das Angebot von IONOS zudem be­inhal­tet, ist ein Rundum-sorglos-Paket: Neben der Outlook-Software als Desktop-Version und der Ver­wal­tung der Post­fä­cher über Microsoft Exchange erhält man zu­sätz­lich eine eigene E-Mail-Domain.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Ver­wal­tung von Post­fä­chern via Microsoft Exchange
• Microsoft-Outlook-Software
• Echtzeit-Syn­chro­ni­sa­ti­on
• mobiler Zugriff auf alle Daten
• je 50 GB Postfach-Spei­cher­platz pro Anwender/An­wen­de­rin

Das Microsoft Exchange Paket minimiert die An­schaf­fungs­kos­ten für eine Server-Struktur und bietet noch weitere Vorteile: Der Aufwand für die Ad­mi­nis­tra­ti­on sinkt, denn Post­fach­pfle­ge, Ak­tua­li­sie­rung von Vi­ren­scan­nern und Spam­fil­tern sowie fort­lau­fen­de Software-Updates übernimmt der Anbieter. Gehostet werden alle Daten auf Si­cher­heits­ser­vern mit speziell ge­si­cher­ter In­fra­struk­tur. Wer auf der Suche nach einer pro­fes­sio­nel­len E-Mail-Lösung ist, findet mit der Variante von IONOS eine gute Outlook-Al­ter­na­ti­ve – auch wenn diese per se nicht kos­ten­frei zur Verfügung steht.

Google Workspace

Auch der In­ter­net­rie­se Google hat eine Outlook-Al­ter­na­ti­ve im Angebot. Google Workspace ist ein um­fas­sen­des, in der Grund­ver­si­on kos­ten­lo­ses Office-Paket für den pro­fes­sio­nel­len Gebrauch. Neben Gmail stehen Usern der Suite z. B. auch Col­la­bo­ra­ti­on-Tools und ein Cloud-Speicher zur Verfügung. Ent­schei­det man sich für das kos­ten­pflich­ti­ge Google Workspace, erhält man jede Ein­zel­an­wen­dung mit vollem Funk­ti­ons­um­fang und kann sich zudem für die ge­schäft­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on eine pro­fes­sio­nel­le E-Mail-Endung sichern.

Im Gegensatz zum Freemail-Angebot bietet Gmail in Google Workspace auch ein wer­be­frei­es Arbeiten und eine pro­fes­sio­nel­le Ver­wal­tung. Admins können die Konten aller Mit­ar­bei­ter und Mit­ar­bei­te­rin­nen zentral verwalten und so in­di­vi­du­ell an die Be­dürf­nis­se des Betriebs anpassen. Dazu gehört auch die Rol­len­ver­ga­be.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Teil einer großen Office-Suite
• Software-as-a-Service
• Viel Spei­cher­platz
• Web­ober­flä­che
• Mobile Apps für iOS & Android
• DSGVO-konform

Google Workspace lässt sich komplett über eine Web­ober­flä­che bedienen. Wie man es von Google gewohnt ist, sind die Be­dien­ele­men­te sehr über­sicht­lich gehalten und der Nutzer kann schnell alle Funk­tio­nen erreichen. Apropos Funk­tio­nen: Da es sich um eine Suite handelt, sind alle Apps eng mit­ein­an­der verbunden. Da­tei­an­hän­ge kann man bei­spiels­wei­se pro­blem­los in den Cloud-Speicher ver­schie­ben und dort mit Google Docs be­ar­bei­ten. Auch Termine zu planen oder On­line­mee­tings durch­zu­füh­ren funk­tio­niert durch die um­fang­rei­chen In­te­gra­tio­nen auch aus Gmail heraus.

Spark

Der Mail-Client Spark versucht den Workflow seiner User zu un­ter­stüt­zen. Dafür setzt er auf in­tel­li­gen­te Funk­tio­nen, die versuchen, Störungen zu vermeiden und wichtige Prozesse zu be­schleu­ni­gen. Das Highlight ist eine Fil­ter­funk­ti­on: Die Outlook-Al­ter­na­ti­ve zeigt nur dann No­ti­fi­ca­ti­ons an, wenn der Absender der E-Mail bereits bekannt ist. Der Filter erfasst auch News­let­ter und packt diese in eine eigene Kategorie. Die App hat zudem Funk­tio­nen, um schnell auf ein­ge­gan­gen Mails zu reagieren und andere dafür „schlum­mern“ zu lassen. Möchten Sie sich nicht direkt um die Be­ant­wor­tung kümmern, erinnert die App Sie später erneut.

Spark ist zudem speziell für die Team­ar­beit ausgelegt. So gibt es ein Feature, mit dem man E-Mails mit anderen Personen be­spre­chen kann. Jedes Team­mit­glied kann Kom­men­ta­re verfassen, ohne dass der Ge­sprächs­part­ner bzw. die Ge­sprächs­part­ne­rin dies erfahren muss. Innovativ ist auch eine Funktion zum De­le­gie­ren: Möchte man selbst die Be­ar­bei­tung der Nachricht nicht über­neh­men, kann man die Aufgabe an jemand anderen in der Or­ga­ni­sa­ti­on wei­ter­ge­ben.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• dauerhaft kostenlos nutzbare Version
• in­no­va­ti­ve Features zur Team­ar­beit
• in­tel­li­gen­te Filter

Spark ist für Windows, macOS sowie mobile Geräte verfügbar. Die App steht grund­sätz­lich kostenlos zur Verfügung. Mit im Lie­fer­um­fang ist sogar ein 5-GB-Speicher für das Team enthalten. Für größere Teams lohnt sich aber eventuell eine kos­ten­pflich­ti­ge Lizenz. Darin sind mehr Spei­cher­platz sowie zu­sätz­li­che Vorzüge enthalten.

Mail­spring

Die kos­ten­lo­se Outlook-Al­ter­na­ti­ve Mail­spring setzt auf Mehr­spra­chig­keit. Die Software ist in über 60 Sprach­ver­sio­nen verfügbar (teilweise Ma­schi­nen­über­set­zung) und er­mög­licht die Über­set­zung von E-Mails. Derzeit bietet Mail­spring neben Deutsch und Englisch Über­set­zun­gen in vier weiteren Sprachen an. Passend dazu hat das Tool auch eine Recht­schreib­prü­fung für ver­schie­de­ne Sprachen im Angebot.

Ansonsten verfügt die Software über alle Features, die man von einer Outlook-Al­ter­na­ti­ve erwartet. Die Such­funk­ti­on ist recht aus­ge­feilt. Zudem lassen sich pro­blem­los mehrere E-Mail-Konten in­te­grie­ren und Social-Media-Accounts hin­zu­fü­gen. Auf diese Weise kann man das eigene Adress­buch mit In­for­ma­tio­nen aus LinkedIn oder Twitter ver­voll­stän­di­gen. In­ter­es­sant ist auch das Ak­ti­vi­täts-Tracking. Das Programm zeigt Ihnen an, ob eine von Ihnen gesendete E-Mail bereits gelesen wurde. Dieses Feature ist neben anderen nütz­li­chen Funk­tio­nen al­ler­dings nur in der Be­zahl­ver­si­on verfügbar.

Die wich­tigs­ten Fakten im Überblick:

• Fokus auf Mehr­spra­chig­keit
• Ak­ti­vi­täts-Tracking
• auf­ge­räum­te Ober­flä­che