Was ist eine OST-Datei? Erklärung und Un­ter­schied zu PST

Eine OST-Datei (Offline Storage Table) ist eine lokale Kopie eines Outlook-Postfachs. Sie er­mög­licht den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte auch ohne In­ter­net­ver­bin­dung. Die Ori­gi­nal­da­ten bleiben auf dem Server; die OST dient nur dem Offline-Zugriff. Wir erklären, wie OST-Dateien funk­tio­nie­ren, wo sie ge­spei­chert werden und worin sie sich von PST-Dateien un­ter­schei­den.

Was ist eine OST-Datei?

Eine OST-Datei (Offline Storage Table) ist die lokale Kopie eines Outlook-Postfachs, die au­to­ma­tisch beim Arbeiten mit Exchange-, Microsoft 365- oder IMAP-Konten angelegt wird. Sie er­mög­licht den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte auch ohne In­ter­net­ver­bin­dung und gleicht Än­de­run­gen beim nächsten On­lin­ege­hen mit dem Server ab.

Die Spei­che­rung Ihrer Mails und Daten erfolgt bei aktuellen Versionen von Microsoft Outlook in Form von OST-Dateien. Outlook lädt Ihre Daten vom Mail­ser­ver herunter und speichert sie lokal in einer OST-Datei zwischen. Diese lokale Kopie dient dem Offline-Zugriff, die Ori­gi­nal­da­tei­en ver­blei­ben sicher und zentral auf dem Mail­ser­ver.

In neueren Versionen von Outlook gibt es Ver­bes­se­run­gen beim Offline-Caching wie eine ver­fei­ner­te Steuerung oder bessere Per­for­mance bei großen OST-Dateien. In Microsoft 365-Um­ge­bun­gen mit Cloud-Archiven kann die OST-Datei kleiner gehalten werden, da weniger Daten lokal ge­spei­chert werden müssen.

Anmerkung: Dieser Artikel bezieht sich auf Outlook (klassisch). Im neuen Outlook für Windows können Offline-Spei­che­rung und PST-Un­ter­stüt­zung abweichen.

Wozu dienen OST-Dateien?

Outlook nutzt OST-Dateien für Outlook 365-, Exchange-, IMAP- und Outlook.com-Konten, damit User auch offline auf Mails und In­for­ma­tio­nen zugreifen und daran arbeiten können. Während her­un­ter­ge­la­de­ne, lokal ge­spei­cher­te PST-Dateien auch im Off­line­be­trieb ak­tua­li­siert werden können (z. B. wenn Sie Nach­rich­ten ver­schie­ben oder löschen), werden Än­de­run­gen an einer OST-Datei erst mit den Daten auf dem Server syn­chro­ni­siert, wenn Sie mit Ihrem Konto wieder online gehen.

Vor- und Nachteile einer OST-Datei

Der große Vorteil einer Outlook-OST-Datei ist die zentrale Spei­che­rung auf dem Mail­ser­ver. So haben Sie orts- und ge­rä­te­un­ab­hän­gig Zugriff auf Ihre Konten. Sollte Ihr Computer be­schä­digt werden, gehen lediglich die zwi­schen­ge­spei­cher­ten OST-Dateien verloren – die auf dem Mail­ser­ver ge­si­cher­ten Daten bleiben erhalten. Um verlorene OST-Dateien wie­der­her­zu­stel­len, kon­fi­gu­rie­ren Sie einfach das Outlook-Konto neu und syn­chro­ni­sie­ren es wieder mit dem je­wei­li­gen Gerät.

OST und PST: Was ist der Un­ter­schied?

Die Outlook-Da­ten­da­tei PST ist die al­ter­na­ti­ve Spei­cher­me­tho­de zu OST – „PST“ steht dabei für „Personal Storage Table“. Outlook lädt in diesem Fall die Daten vom Mail­ser­ver herunter und speichert sie im PST-Format lokal auf dem Gerät. Eine OST-Datei wird hingegen nur als syn­chro­ni­sier­te Off­line­da­tei auf dem Computer zwi­schen­ge­spei­chert; die „originale“ Version verbleibt auf dem Server.

Die Un­ter­schei­dung zwischen OST und PST ist abhängig von der Outlook-Kon­fi­gu­ra­ti­on: So­ge­nann­te POP-Konten rufen Mails und Daten per POP3-Protokoll vom Server ab und speichern sie im PST-Format. Bei POP-Konten dient .pst als primäre lokale Da­ten­da­tei; IMAP-Konten verwenden eine .ost als Cache.

Zu beachten ist, dass Än­de­run­gen an lokalen PST-Dateien tat­säch­lich Än­de­run­gen an den Ori­gi­nal­da­tei­en sind. Verlorene oder gelöschte PST-Dateien bedeuten somit einen Verlust der Originale und können nur noch mit Recovery-Tools wie­der­her­ge­stellt werden. Bei OST-Dateien werden Offline-Än­de­run­gen erst mit dem Original syn­chro­ni­siert, wenn Sie online gehen.

In älteren Outlook-Versionen (vor allem 2013 und 2016) konnten bei IMAP- oder Outlook.com-Konten bestimmte Ordner mit dem Hinweis „Nur auf diesem Computer“ angelegt werden. Diese Inhalte wurden aus­schließ­lich lokal ge­spei­chert und gingen bei einem Defekt oder Kon­to­wech­sel verloren. Heute spielt diese Funktion kaum noch eine Rolle und sollte eher als his­to­ri­scher Son­der­fall be­trach­tet werden.

Vergleich: OST- vs. PST-Dateien

Ein großer Vorteil von PST: Wenn der Spei­cher­platz in Ihrem Postfach knapp wird, können Sie Daten einfach als ver­knüpf­te PST-Datei auf Ihr Gerät ver­schie­ben, E-Mails mit Outlook ar­chi­vie­ren und so Spei­cher­vo­lu­men freigeben.

Wo befinden sich OST-Dateien?

Die Ordner mit den Outlook-Da­ten­da­tei­en (PST sowie OST) können Sie wie folgt aufrufen:

• Schritt 1: Öffnen Sie in Outlook die Re­gis­ter­kar­te „Datei“.
• Schritt 2: Klicken Sie auf „Kon­to­ein­stel­lun­gen“ und an­schlie­ßend erneut auf „Kon­to­ein­stel­lun­gen“.
• Schritt 3: Wählen Sie unter dem Reiter „Da­ten­da­tei­en“ einen Eintrag aus und klicken Sie auf „Da­tei­spei­cher­ort öffnen…“.

OST-Dateien finden Sie auch im Ver­zeich­nis <Laufwerk>\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Ge­spei­cher­te OST-Dateien sind jedoch nur mit einem aktiven und ver­knüpf­ten Outlook-Account abrufbar und anwendbar. Der Spei­cher­ort lässt sich in neueren Outlook-Versionen nicht einfach über die Ober­flä­che ändern; technisch geht es per ForceOSTPath-Registry-Schlüssel.