Was ist eine OST-Datei? Erklärung und Unterschied zu PST
Eine OST-Datei (Offline Storage Table) ist eine lokale Kopie eines Outlook-Postfachs. Sie ermöglicht den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte auch ohne Internetverbindung. Die Originaldaten bleiben auf dem Server; die OST dient nur dem Offline-Zugriff. Wir erklären, wie OST-Dateien funktionieren, wo sie gespeichert werden und worin sie sich von PST-Dateien unterscheiden.
Was ist eine OST-Datei?
Eine OST-Datei (Offline Storage Table) ist die lokale Kopie eines Outlook-Postfachs, die automatisch beim Arbeiten mit Exchange-, Microsoft 365- oder IMAP-Konten angelegt wird. Sie ermöglicht den Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte auch ohne Internetverbindung und gleicht Änderungen beim nächsten Onlinegehen mit dem Server ab.
Die Speicherung Ihrer Mails und Daten erfolgt bei aktuellen Versionen von Microsoft Outlook in Form von OST-Dateien. Outlook lädt Ihre Daten vom Mailserver herunter und speichert sie lokal in einer OST-Datei zwischen. Diese lokale Kopie dient dem Offline-Zugriff, die Originaldateien verbleiben sicher und zentral auf dem Mailserver.
In neueren Versionen von Outlook gibt es Verbesserungen beim Offline-Caching wie eine verfeinerte Steuerung oder bessere Performance bei großen OST-Dateien. In Microsoft 365-Umgebungen mit Cloud-Archiven kann die OST-Datei kleiner gehalten werden, da weniger Daten lokal gespeichert werden müssen.
Anmerkung: Dieser Artikel bezieht sich auf Outlook (klassisch). Im neuen Outlook für Windows können Offline-Speicherung und PST-Unterstützung abweichen.
Microsofts E-Mail-Client Outlook erleichtert vielen Menschen den Arbeitsalltag. Er archiviert und organisiert Mails und Daten aus Kalendern, Journals und Terminplanern und macht sie auch ohne Internetverbindung auf dem Computer verfügbar. Weitere praktische Aspekte des Outlook-Diensts sind die Option, falsch oder unvollständig verschickte Mails zurückzuholen, und die Möglichkeit, versehentlich gelöschte Outlook-Mails wiederherzustellen.
Wozu dienen OST-Dateien?
Outlook nutzt OST-Dateien für Outlook 365-, Exchange-, IMAP- und Outlook.com-Konten, damit User auch offline auf Mails und Informationen zugreifen und daran arbeiten können. Während heruntergeladene, lokal gespeicherte PST-Dateien auch im Offlinebetrieb aktualisiert werden können (z. B. wenn Sie Nachrichten verschieben oder löschen), werden Änderungen an einer OST-Datei erst mit den Daten auf dem Server synchronisiert, wenn Sie mit Ihrem Konto wieder online gehen.
- Bekannt als weltweit führende E-Mail- und Kalender-Lösung
- Sicheres Hosting in deutschen Rechenzentren
- Jederzeit mobiler Zugriff dank Microsoft Outlook
Vor- und Nachteile einer OST-Datei
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zugriff auf E-Mails, Kalender und Kontakte auch offline möglich | Datei ist an Konto/Profil gebunden, nicht frei portierbar |
| Automatische Synchronisation mit dem Server | Reparatur bei Beschädigung nur eingeschränkt möglich |
| Datenverlust gering, da Serverkopie als „Master“ erhalten bleibt | Große OST-Dateien können Outlook ausbremsen |
| Geeignet für Mehrgeräte-Nutzung (Server gleicht Inhalte ab) | Lokale Ordner gehen bei Defekt verloren |
| Sicherheit durch zentrale Speicherung auf Exchange/Microsoft 365 | Bei Geräteverlust anfällig, wenn keine Verschlüsselung aktiviert ist |
Der große Vorteil einer Outlook-OST-Datei ist die zentrale Speicherung auf dem Mailserver. So haben Sie orts- und geräteunabhängig Zugriff auf Ihre Konten. Sollte Ihr Computer beschädigt werden, gehen lediglich die zwischengespeicherten OST-Dateien verloren – die auf dem Mailserver gesicherten Daten bleiben erhalten. Um verlorene OST-Dateien wiederherzustellen, konfigurieren Sie einfach das Outlook-Konto neu und synchronisieren es wieder mit dem jeweiligen Gerät.
Da OST-Dateien lokal auf dem Gerät gespeichert werden, sind sie anfällig bei Geräteverlust, Malware oder unbefugtem Zugriff. Empfehlenswert sind eine lokale Verschlüsselung, regelmäßige Backups und ggf. externe Sicherung besonders wichtiger Ordner oder Entwürfe.
OST und PST: Was ist der Unterschied?
Die Outlook-Datendatei PST ist die alternative Speichermethode zu OST – „PST“ steht dabei für „Personal Storage Table“. Outlook lädt in diesem Fall die Daten vom Mailserver herunter und speichert sie im PST-Format lokal auf dem Gerät. Eine OST-Datei wird hingegen nur als synchronisierte Offlinedatei auf dem Computer zwischengespeichert; die „originale“ Version verbleibt auf dem Server.
Die Unterscheidung zwischen OST und PST ist abhängig von der Outlook-Konfiguration: Sogenannte POP-Konten rufen Mails und Daten per POP3-Protokoll vom Server ab und speichern sie im PST-Format. Bei POP-Konten dient .pst als primäre lokale Datendatei; IMAP-Konten verwenden eine .ost als Cache.
Zu beachten ist, dass Änderungen an lokalen PST-Dateien tatsächlich Änderungen an den Originaldateien sind. Verlorene oder gelöschte PST-Dateien bedeuten somit einen Verlust der Originale und können nur noch mit Recovery-Tools wiederhergestellt werden. Bei OST-Dateien werden Offline-Änderungen erst mit dem Original synchronisiert, wenn Sie online gehen.
In älteren Outlook-Versionen (vor allem 2013 und 2016) konnten bei IMAP- oder Outlook.com-Konten bestimmte Ordner mit dem Hinweis „Nur auf diesem Computer“ angelegt werden. Diese Inhalte wurden ausschließlich lokal gespeichert und gingen bei einem Defekt oder Kontowechsel verloren. Heute spielt diese Funktion kaum noch eine Rolle und sollte eher als historischer Sonderfall betrachtet werden.
Vergleich: OST- vs. PST-Dateien
| Merkmal | OST-Datei | PST-Datei |
|---|---|---|
| Speicherort | Lokale Kopie eines Serverpostfachs (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP) | Primäre lokale Datei, vor allem bei POP-Konten im Einsatz |
| Synchronisation | Änderungen offline → Abgleich mit Server beim nächsten Onlinegehen | Änderungen gelten sofort als „Originale“, kein Serverabgleich |
| Nutzung | Offline-Zugriff, zentrale Daten bleiben auf dem Server | Archivierung, lokale Sicherung oder Entlastung des Postfachs |
| Abhängigkeit vom Konto | Funktioniert nur mit aktivem und verknüpftem Konto/Profil | Kann unabhängig vom Server geöffnet werden |
| Risiko | Gering, da Server als „Master“ dient | Verlust oder Beschädigung der PST = Verlust der Originaldaten |
| Typische Szenarien | Arbeit mit Exchange/Microsoft 365 oder IMAP im Cached Mode | POP-Konten, Langzeitarchivierung, Auslagerung großer Datenmengen |
Ein großer Vorteil von PST: Wenn der Speicherplatz in Ihrem Postfach knapp wird, können Sie Daten einfach als verknüpfte PST-Datei auf Ihr Gerät verschieben, E-Mails mit Outlook archivieren und so Speichervolumen freigeben.
- Automatische Archivierung ausgewählter Postfächer
- Sicherung in deutschen Rechenzentren
- Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie GoBD
Wo befinden sich OST-Dateien?
Die Ordner mit den Outlook-Datendateien (PST sowie OST) können Sie wie folgt aufrufen:
- Schritt 1: Öffnen Sie in Outlook die Registerkarte „Datei“.
- Schritt 2: Klicken Sie auf „Kontoeinstellungen“ und anschließend erneut auf „Kontoeinstellungen“.
- Schritt 3: Wählen Sie unter dem Reiter „Datendateien“ einen Eintrag aus und klicken Sie auf „Dateispeicherort öffnen…“.
OST-Dateien finden Sie auch im Verzeichnis <Laufwerk>\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Gespeicherte OST-Dateien sind jedoch nur mit einem aktiven und verknüpften Outlook-Account abrufbar und anwendbar. Der Speicherort lässt sich in neueren Outlook-Versionen nicht einfach über die Oberfläche ändern; technisch geht es per ForceOSTPath-Registry-Schlüssel.
Outlook ist nicht die einzige Lösung, um Mailkonten on- und offline zu synchronisieren. Kostenlose Outlook-Alternativen sind z. B. Thunderbird, SeaMonkey oder Mailbird.