In einer PST-Datei (Personal Storage Table) werden E-Mails, Kontakte, Kalender und weitere In­for­ma­tio­nen lokal ge­spei­chert. Sie dient vor allem als Backup-Datei für POP-Konten oder zur Ar­chi­vie­rung, wenn Post­fä­cher entlastet werden sollen. Wir zeigen, wie PST-Dateien funk­tio­nie­ren, wo sie ge­spei­chert sind und wie sie sich von OST-Dateien un­ter­schei­den.

Was ist eine PST-Datei?

PST steht für Personal Storage Table. Eine PST-Datei ist also ein per­sön­li­cher Da­ten­con­tai­ner, den Sie sich wie eine Mischung aus Safe und Ak­ten­ord­ner vor­stel­len können. In der PST-Datei sammelt Outlook per­sön­li­che, syn­chro­ni­sier­te Userdaten und speichert sie als Si­cher­heits­ko­pie auf dem Computer. PST ist ein pro­prie­tä­res Da­tei­for­mat von Microsoft, d. h. es ist von Microsoft li­zen­ziert und lässt sich für ge­wöhn­lich nur mit Outlook und einem ent­spre­chen­den Outlook-Account öffnen.

Welche Rolle PST-Dateien für User spielen, hängt in erster Linie von der Art des Outlook-Accounts ab:

  • Outlook mit POP-Konten (auch POP3): Sie laden E-Mails direkt vom Mail­ser­ver herunter und speichern sie im PST-Format lokal auf dem Computer.
  • Outlook mit IMAP-, Microsoft 365-, Exchange- oder Outlook.com-Konten: „Ori­gi­nal­da­ten“ bleiben auf dem Mail­ser­ver, während Offline-Outlook-Da­ten­da­tei­en, die OST-Dateien, auf dem Gerät zwi­schen­ge­spei­chert werden. IMAP nutzt seit Outlook 2013 stan­dard­mä­ßig OST.
Microsoft 365 Business
Ver­netz­tes Arbeiten mit Microsoft 365
  • Bewährt: Voll­stän­di­ges Office-Paket
  • Sicher: 1 TB zentraler Spei­cher­platz
  • Orts­un­ab­hän­gig: Auf bis zu 5 Geräten in­stal­lier­bar

PST vs. OST im Überblick

Merkmal PST-Datei OST-Datei
Spei­cher­ort Lokale Datei auf dem PC, primär bei POP-Konten genutzt Lokale Kopie eines Ser­ver­post­fachs (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)
Syn­chro­ni­sa­ti­on Än­de­run­gen gelten sofort als Original, kein Abgleich mit dem Server Offline-Än­de­run­gen werden beim nächsten On­lin­egang mit dem Server ab­ge­gli­chen
Nutzung Ar­chi­vie­rung, Backup, Spei­cher­er­wei­te­rung Offline-Zugriff auf Ser­ver­post­fach
Ab­hän­gig­keit vom Konto Kann un­ab­hän­gig vom Server geöffnet werden Funk­tio­niert nur mit aktivem Konto/Profil
Risiko Verlust oder Defekt = Ori­gi­nal­da­ten verloren Verlust gering, da Server als „Master“ dient

Der Vorteil am PST-Format ist seine Spei­cher­grö­ße im Vergleich zum deutlich kleineren Spei­cher­vo­lu­men von Mail-Post­fä­chern. Mit PST können Sie somit nach Belieben:

  • In einer lokalen PST-Datei E-Mails mit Outlook ar­chi­vie­ren, z. B. un­ter­schie­den in private und ge­schäft­li­che E-Mail-Ar­chi­vie­rung
  • Si­cher­heits­ko­pien ver­schie­de­ner per­sön­li­cher Userdaten als Outlook-Backup lokal auf dem Computer speichern
  • Daten aus Ihrem Outlook-Konto als PST-Datei ex­por­tie­ren, um Spei­cher­platz im Postfach frei­zu­ge­ben

Welchen Nutzen haben PST-Dateien?

Die ent­schei­den­den Vorteile von Outlook und PST-Dateien sind folgende:

  • Outlook syn­chro­ni­siert ver­schie­de­ne all­täg­li­che oder ge­schäft­li­che Daten und vereint sie auf einer Ober­flä­che.
  • Ver­knüp­fun­gen zwischen oftmals ge­trenn­ten Bereichen wie Post­fä­chern, Kalendern und Kon­takt­lis­ten
  • Ar­chi­vie­rung von E-Mails, z. B. getrennt nach privat und ge­schäft­lich
  • Backup per­sön­li­cher Outlook-Daten auf dem PC
  • Export von Daten zur Ent­las­tung des Postfachs oder für den Ge­rä­te­wech­sel
Hinweis

Im neues Outlook für Windows ist die PST-Un­ter­stüt­zung ein­ge­schränkt: PST-Dateien können geöffnet, durch­sucht und kopiert werden, die voll­stän­di­ge Be­ar­bei­tung ist jedoch noch nicht in allen Szenarien möglich.

Outlook er­leich­tert Nut­ze­rin­nen und Nutzern also nicht nur den Zugriff auf die Daten, sondern macht es möglich, den „per­sön­li­chen Speicher“ zu or­ga­ni­sie­ren, PST-Dateien in private und ge­schäft­li­che An­ge­le­gen­hei­ten zu trennen und von ver­knüpf­ten Apps oder Outlook-Al­ter­na­ti­ven ab­zu­gren­zen.

PST-Datei au­to­ma­tisch oder manuell ar­chi­vie­ren

Die Ar­chi­vie­rung von den per­sön­li­chen Outlook-Daten erfolgt mit dem Ver­schie­ben der Daten und ihrer Ord­ner­struk­tu­ren in lokale PST-Dateien. Dabei können Sie ent­schei­den, ob Sie die ar­chi­vier­ten Daten im Postfach behalten oder au­to­ma­tisch löschen wollen. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Sie die Ar­chi­vie­rung in In­ter­val­len au­to­ma­tisch oder manuell durch­füh­ren möchten.

  • Au­to­ma­ti­sche Ar­chi­vie­rung
    • Datei > Optionen > Erweitert > Au­to­Ar­chi­vie­rung
    • In­ter­val­le ein­stel­len (z. B. alle x Tage/Wochen/Monate)
    • Spei­cher­ort wählen und festlegen, wann alte Daten gelöscht werden

  • Manuelle Ar­chi­vie­rung
    • Datei > Tools > Alte Elemente be­rei­ni­gen
    • Ar­chi­vie­rung nach Alter oder Ordner auswählen
    • Daten gezielt in eine PST-Datei ver­schie­ben
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Outlook: PST-Datei finden

Der Spei­cher­ort einer PST-Datei hängt von Outlook-Version, Kontotyp und Ein­stel­lun­gen ab. Typische Stan­dard­pfa­de sind:

Outlook-Version Spei­cher­ort
Outlook 2013–2021 / Microsoft 365 Dokumente\Outlook-Dateien
Windows 10/11 C:\Benutzer\<Name>\AppData\Local\Microsoft\Outlook
Ältere Versionen (<2010) Dokumente und Einstellungen\…\Microsoft\Outlook (his­to­risch)

Am ein­fachs­ten finden Sie PST-Dateien direkt in Outlook:

  • Datei > Kon­to­ein­stel­lun­gen > Kon­to­ein­stel­lun­gen
  • Reiter „Da­ten­da­tei­en“ wählen
  • „Da­tei­spei­cher­ort öffnen“ anklicken

Um wirklich alle Si­che­rungs­da­tei­en zu finden, sollten Sie ver­steck­te Dateien und Ordner anzeigen lassen.

Hinweis

Wer E-Mails nicht gleich ar­chi­vie­ren will, aber Nach­rich­ten des Öfteren voreilig ver­schickt oder löscht, kann mit Outlook Scha­dens­be­gren­zung betreiben. Gelöschte E-Mails in Outlook wie­der­her­stel­len ist einfach.

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