E-Pro­cu­re­ment – die elek­tro­ni­sche Be­schaf­fung

Die elek­tro­ni­sche Be­schaf­fung – meist schlicht als „E-Pro­cu­re­ment“ be­zeich­net – ist ein Begriff aus dem pro­fes­sio­nel­len Einkauf und praktisch das E-Commerce für den B2B-Bereich – es geht dabei also nicht um Wa­ren­be­stel­lun­gen einzelner Kunden, sondern um die Ge­schäfts­be­zie­hun­gen zwischen Un­ter­neh­men. Beim Elec­tro­nic Pro­cu­re­ment kaufen nicht Pri­vat­kun­den in einem Webshop, sondern Un­ter­neh­men nutzen eine digitale Lösung, um un­ter­ein­an­der den Einkauf zu regeln. Dabei moderne Tech­no­lo­gien zu nutzen, bringt einige Vorteile mit sich: So bedeuten Au­to­ma­ti­sie­run­gen häufig eine er­heb­li­che Zeit­er­spar­nis für die be­tei­lig­ten Un­ter­neh­men. Im Zuge der Di­gi­ta­li­sie­rung haben sich viele Bereiche und Ar­beits­ab­läu­fe innerhalb der Un­ter­neh­men verändert: Ins­be­son­de­re im Back­of­fice lassen sich Vorgänge durch digitale Lösungen ef­fi­zi­en­ter gestalten. Dazu gehört auch der Einkauf. Dass dort E-Pro­cu­re­ment eine immer wich­ti­ge­re Rolle spielt, hat aber auch damit zu tun, dass man in­zwi­schen einige Waren und Dienst­leis­tun­gen – wie Software oder Web­diens­te – ohnehin nur digital erwerben kann. In den meisten Fällen baut Elec­tro­nic Pro­cu­re­ment auf so­ge­nann­te ERP-Systeme auf: En­ter­pri­se-Ressource-Planning-Systeme sind Soft­ware­lö­sun­gen, die speziell für Un­ter­neh­men und deren Be­dürf­nis­se erstellt worden sind und die Steuerung von Ge­schäfts­pro­zes­sen un­ter­stüt­zen und die Wa­ren­wirt­schaft ver­ein­fa­chen.

Prin­zi­pi­ell be­zeich­net man als E-Pro­cu­re­ment die digitale Ab­wick­lung der Be­schaf­fung. Das bedeutet, dass nicht mit aus­ge­druck­ten Be­stell­for­mu­la­ren, Katalogen und Preis­lis­ten aus Papier hantiert werden muss und die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem Lie­fe­ran­ten über­wie­gend auf digitalem Wege erfolgt. Die Un­ter­neh­men setzen beim E-Pro­cu­re­ment auf Software, die Ar­beits­ab­läu­fe im Rahmen des Einkaufs ef­fi­zi­en­ter gestalten soll. Was genau alles zum Elec­tro­nic Pro­cu­re­ment gezählt wird, ist nicht klar definiert: So hat man bei­spiels­wei­se auch schon vor den Zeiten des Internets EDV im Einkauf ein­ge­setzt, aber größ­ten­teils auf analoge Mittel gesetzt. Eine genaue Ab­gren­zung fällt daher schwer.

In­zwi­schen ist für das E-Pro­cu­re­ment ent­schei­dend, dass die Abläufe perfekt in­ein­an­der­grei­fen. Im besten Fall arbeiten die Systeme auf Seiten der Lie­fe­ran­ten und auf Seiten der ein­kau­fen­den Un­ter­neh­men pro­blem­los mit­ein­an­der. Dann sieht das Un­ter­neh­men sofort, ob der ent­spre­chen­de Lieferant den ge­wünsch­ten Artikel vorrätig hat und ob die an­schlie­ßen­de Be­stel­lung in den Lo­gis­ti­k­ap­pa­rat des Zu­lie­fe­rers ein­ge­gan­gen ist.

Zur Kom­mu­ni­ka­ti­on setzen beide Parteien in­zwi­schen meist auf das Internet. Einige Firmen be­vor­zu­gen aufgrund der höheren Da­ten­si­cher­heit aber auch die Ver­net­zung über ein eigenes Extranet. Dann können die Ge­schäfts­part­ner zum Beispiel mittels VPN-Ver­bin­dung auf das Intranet des anderen zugreifen. Die Daten werden dabei über einen sicheren IP-Tunnel über­mit­telt.

E-Pro­cu­re­ment-Systeme versuchen, für alle Schritte des Einkaufs be­zie­hungs­wei­se der Be­schaf­fung eine digitale Lösung an­zu­bie­ten. Die Prozesse des Einkaufs greifen al­ler­dings oft auch auf andere Bereiche eines Un­ter­neh­mens zu, und so kann auch die elek­tro­ni­sche Be­schaf­fung mit Prozessen und Pro­gram­men aus anderen Ab­tei­lun­gen verknüpft sein.

Im Einkauf besteht ein großer Teil der Arbeit darin, Angebote ein­zu­ho­len und zu ver­glei­chen. Durch E-Pro­cu­re­ment-Lösungen können solche Tä­tig­kei­ten zen­tra­li­siert werden. Dies ist al­ler­dings abhängig davon, wie das ver­wen­de­te System auf­ge­stellt ist. Mitunter fließen alle Angebote direkt in die Software ein. Zumindest aber lassen sich Online-Kataloge bei der Recherche verwenden. Auch ein intern ge­pfleg­ter Katalog be­schleu­nigt Prozesse.

In den meisten Un­ter­neh­men sind spe­zi­fi­sche Ge­neh­mi­gungs­ab­läu­fe er­for­der­lich, bevor man eine Trans­ak­ti­on durch­füh­ren kann. Denn nicht jeder Mit­ar­bei­ter darf benötigte Be­stel­lun­gen auch ausführen. Über­ge­ord­ne­te Instanzen müssen dafür ihre Zu­stim­mung geben. Solche Vorgänge lassen sich durch Elec­tro­nic-Pro­cu­re­ment-Systeme ver­ein­fa­chen und be­schleu­ni­gen. Die Software kann den Vorgang au­to­ma­tisch an den nächsten Teil­neh­mer im Ge­neh­mi­gungs­pro­zess wei­ter­lei­ten. Unter Umständen reicht dann schon ein Knopf­druck und man leitet den Be­stell­vor­gang ein. Darüber hinaus kann man über die Software Rechte zentral vergeben und wieder entziehen.

Schließ­lich führt das E-Pro­cu­re­ment-System auch die ei­gent­li­che Be­stel­lung durch. Die Da­ten­über­ga­be kann hierbei auf ver­schie­de­nen Wegen statt­fin­den. So lassen sich bei einigen Systemen Daten direkt über das Internet oder via VPN an den Server des Zu­lie­fe­rers wei­ter­lei­ten. Etwas um­ständ­li­cher ist es, wenn die In­for­ma­tio­nen erst via E-Mail an einen Mit­ar­bei­ter des Lie­fe­ran­ten geschickt werden müssen, damit dieser die Daten dann vor Ort einpflegt. Doch auch dieser Vorgang lässt sich be­schleu­ni­gen, wenn beide Seiten stan­dar­di­sier­te Formate verwenden, durch die man die Daten un­kom­pli­ziert über­tra­gen kann.

Bei der Trans­ak­ti­on un­ter­schei­det man zwischen struk­tu­rier­ten und un­struk­tu­rier­ten Be­schaf­fun­gen:

• Struk­tu­rier­te Be­schaf­fung: Abhängig vom be­nö­tig­ten Produkt können E-Pro­cu­re­ment-Systeme Waren au­to­ma­ti­siert ordern. Dies Vorgehen eignet sich zum Beispiel für Artikel, die für die Pro­duk­ti­on notwendig sind. Aus­schlag­ge­bend hierfür ist selbst­ver­ständ­lich, dass es feste Lie­fer­ver­trä­ge gibt. Ist das Be­stell­sys­tem an ein Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem an­ge­schlos­sen, können Be­stel­lun­gen bei­spiels­wei­se au­to­ma­tisch ab einem be­stimm­ten Min­dest­be­stand im Lager aus­zu­füh­ren. Denkbar ist aber auch eine pe­ri­odi­sche Be­stel­lung.
   
• Un­struk­tu­rier­te Be­schaf­fung: Auch un­struk­tu­rier­te Be­schaf­fun­gen, die in un­re­gel­mä­ßi­gen Zeit­ab­stän­den er­for­der­lich und nicht an einen be­stimm­ten Lie­fe­ran­ten gebunden sind (und bei denen mitunter kom­ple­xe­re Ge­neh­mi­gungs­pro­zes­se er­for­der­lich sind) können durch E-Pro­cu­re­ment un­ter­stützt werden. Denn Freigaben durch au­to­ri­sier­te Mit­ar­bei­ter lassen sich über EDV-Lösungen oft schneller über­mit­teln als auf anderem Wege.

Auch nach der er­folg­rei­chen Über­lie­fe­rung einer Be­stel­lung kann die elek­tro­ni­sche Be­schaf­fung weiterhin Teil des Prozesses sein. Denn wird es mit Echt­zeit­da­ten des Lie­fe­ran­ten versorgt, er­mög­licht das System, die Lieferung zu über­wa­chen. So lässt sich die Lie­fer­ket­te vom Her­stel­ler oder Ver­trei­ber aus bis zum be­stel­len­den Un­ter­neh­men verfolgen. Letzteres kann man mit einer elek­tro­ni­schen Erfassung des Wa­ren­ein­gangs den Empfang be­stä­ti­gen und so den Vorgang ab­schlie­ßen. Für ein ver­läss­li­ches Tracking ist eine gute Ver­knüp­fung des E-Pro­cu­re­ments mit den digitalen Lösungen von Logistik und Wa­ren­wirt­schaft von Vorteil.

Die fi­nan­zi­el­le Ab­wick­lung kann über die Lösung zur elek­tro­ni­schen Be­schaf­fung erledigt werden – sofern eine Ver­knüp­fung zur Buch­hal­tungs­soft­ware besteht. Dabei können beide Teil­neh­mer von der digitalen Ab­wick­lung pro­fi­tie­ren: Auf Seiten des Lie­fe­ran­ten ist es möglich, die (teilweise au­to­ma­ti­sier­te) Er­stel­lung von Rechnung über das System zu erledigen. Die Über­mitt­lung der Rechnung kann ebenfalls direkt über das System erfolgen und kommt auch im be­stel­len­den Un­ter­neh­men direkt beim Ver­ant­wort­li­chen an.

Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen müssen al­ler­dings mit einer zu­ge­las­se­nen elek­tro­ni­schen Un­ter­schrift signiert sein. Eine solche muss daher in dem ent­spre­chen­den E-Pro­cu­re­ment-System in­te­griert sein, um Gül­tig­keit zu haben. Direkt nach der Rech­nungs­prü­fung kann dann die Über­wei­sung der aus­ste­hen­den Beträge erfolgen.

Da das System alle Vorgänge do­ku­men­tiert, ist die Er­stel­lung von Reports sehr viel einfacher als bei der klas­si­schen Be­schaf­fung, die vor allem auf Pa­pier­un­ter­la­gen setzt. Analysen können dabei oft auf die zahl­rei­chen im elek­tro­ni­schen System hin­ter­leg­ten Daten zu­rück­grei­fen: Denkbar sind Reports zu einzelnen Mit­ar­bei­tern, un­ter­schied­li­chen Ab­tei­lun­gen oder auch zu den ver­wen­de­ten Lie­fe­ran­ten. Daraus lassen sich sowohl Rück­schlüs­se zur Ef­fek­ti­vi­tät der eigenen Mit­ar­bei­ter als auch zur Leistung der Lie­fe­ran­ten ziehen.

Damit E-Pro­cu­re­ment optimal funk­tio­nie­ren kann, sollte man Standards – bes­ten­falls in­ter­na­tio­nal – einhalten. Diese gehen weit über die of­fen­sicht­li­chen, tech­ni­schen An­for­de­run­gen hinaus.

• Pro­dukt­iden­ti­fi­ka­ti­on: Der Handel hat stan­dar­di­sier­te Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mern ein­ge­führt. So lässt sich schon allein an der Nummer erkennen, um welche Ware es sich handelt, ohne dass man die weiteren Ar­ti­kel­spe­zi­fi­ka­tio­nen be­trach­ten und ver­glei­chen muss. Stan­dar­di­sier­te Pro­dukt­iden­ti­fi­ka­tio­nen können von den meisten Da­ten­ban­ken auch leichter erfasst werden. Beispiele: EAN, UPC
• Klas­si­fi­ka­ti­on: Die Klas­si­fi­ka­ti­on von Produkten und Dienst­leis­tun­gen ist nicht immer einfach, da mitunter die Zuordnung in mehrere Ka­te­go­rien möglich ist. Damit Produkte in Kataloge eingefügt und richtig ka­te­go­ri­siert werden können, sind al­ler­dings ein­heit­li­che Standards sinnvoll. Auf diesem Wege findet der Kunde das Produkt auch schneller in den ent­spre­chen­den Ver­zeich­nis­sen. Ein solcher Standard kann sogar die Be­schrei­bung der Artikel ver­ein­heit­li­chen. Beispiele: eCl@ss, UN/SPSC
• Formate: Damit alle Be­tei­lig­ten die für die Be­schaf­fung wichtigen In­for­ma­tio­nen erhalten, muss man Da­ten­for­ma­te verwenden, mit denen idea­ler­wei­se auch alle Parteien ohne Kon­ver­tie­run­gen umgehen können. Beispiele: CSV, PRICAT, PRODAT, cXML
• Trans­ak­tio­nen: Um Vorgänge möglichst schnell aus­zu­füh­ren, Be­stel­lun­gen ab­zu­schlie­ßen und Lie­fe­run­gen aus­zu­lö­sen, ist es sinnvoll, ein ein­heit­li­ches Format für Trans­ak­ti­ons­do­ku­men­te zu verwenden. Diese können direkt von Maschinen ver­ar­bei­tet werden. Beispiele: EDIFACT, cXML
• Ge­schäfts­pro­zes­se: Über einzelne Trans­ak­tio­nen hinaus gibt es die Mög­lich­keit, die Abbildung von ganzen Ge­schäfts­pro­zes­sen zu stan­dar­di­sie­ren. So lassen sich mehrere Aktionen innerhalb eines Prozesses mit nur einer Nachricht auslösen. Beispiele: ebXML, Biztalk

Es gibt ver­schie­de­ne Arten von Systemen, die sich aufgrund von tech­ni­schen Aspekten un­ter­schei­den lassen, oder da­hin­ge­hend, wer der be­tei­lig­ten kom­mer­zi­el­len Ge­schäfts­part­ner die Sys­tem­vor­ga­ben bestimmt.

Die tech­ni­sche Rea­li­sie­rung bezieht sich auf die Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen den Un­ter­neh­men, also zwischen Be­schaf­fern und Lie­fe­ran­ten. Diese muss möglichst ein­heit­li­che Standards nutzen, damit nicht durch fehlende In­te­gra­ti­on mehr Probleme entstehen, als die Di­gi­ta­li­sie­rung löst. Ältere Systeme haben oft mit eigenen Da­tei­for­ma­ten ge­ar­bei­tet, die der Ge­schäfts­part­ner nur schwer verwenden konnte, sofern er nicht dasselbe System genutzt hat. Heut­zu­ta­ge setzt man daher meist auf offenere Formate wie zum Beispiel XML. Damit können selbst un­ter­schied­li­che Soft­ware­lö­sun­gen mit­ein­an­der In­for­ma­tio­nen aus­tau­schen.

Man un­ter­schei­det die Systeme vor allem danach, wie offen sie sind:

• Ge­schlos­se­ne Systeme: Bei einem ge­schlos­se­nen System sind Lie­fe­ran­ten und Einkäufer fest mit­ein­an­der verbunden. Dafür müssen beide Seiten entweder die gleiche Software verwenden oder ihre Schnitt­stel­len an­glei­chen. Letzteres kann mitunter sehr aufwendig sein, weshalb sich die Ein­rich­tung nur lohnt, wenn davon aus­zu­ge­hen ist, dass beide Seiten dauerhaft und häufig mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren.
• Halb­of­fe­ne Systeme: Ein solches System geht meist vom Lie­fe­ran­ten aus. Dieser hat ein in sich ge­schlos­se­nes Netz und bietet seinen Kunden über eine Schnitt­stel­le Zugang dazu. So können die Un­ter­neh­men entweder über den Browser auf das System zugreifen und Be­stel­lun­gen vornehmen oder ihre eigene Software an die Schnitt­stel­le des Lie­fe­ran­ten anpassen.
• Offene Systeme: Bei einem offenen System gibt es keine direkte Ver­bin­dung der Systeme beider Parteien. Statt­des­sen wird in re­gel­mä­ßi­gen Abständen eine Art Online-Katalog vom Lie­fe­ran­ten ins Internet gestellt, über den Kunden Be­stel­lun­gen vornehmen können. Dies System ist asynchron, da die Software Be­stel­lun­gen und Bestände nicht in Echtzeit abgleicht.

Die kom­mer­zi­el­le Rea­li­sie­rung un­ter­schei­det man danach, welche Seite der Trans­ak­ti­on (Lieferant oder Be­schaf­fer) die Vorgaben zum ver­wen­de­ten System macht. Das hängt meist damit zusammen, welche von beiden Partnern fi­nanz­stär­ker und damit ein­fluss­rei­cher ist. So gibt es große Un­ter­neh­men, die zahl­rei­che kleinere Zu­lie­fe­rer be­auf­tra­gen, weshalb sich diese an die Vorgaben des Auf­trag­ge­bers halten. An­de­rer­seits gibt es aber auch ein­fluss­rei­che Lie­fe­ran­ten, von denen viele Un­ter­neh­men abhängig sind. In solchen Fällen kann oft der Lieferant die Vorgaben machen.

Zwar sind die drei nach­fol­gend vor­ge­stell­ten Modelle prin­zi­pi­ell un­ab­hän­gig von­ein­an­der, doch durch zu­neh­men­de Stan­dar­di­sie­run­gen von Formaten und Techniken ist es in­zwi­schen oft möglich, die un­ter­schied­li­chen Lösungen mit­ein­an­der zu verbinden.

In diesem Modell gibt der Lieferant vor, wie die Abnehmer Be­stel­lun­gen bei ihm vor­zu­neh­men haben. Da es aber im Sinne des Anbieters ist, möglichst viel Umsatz zu erzeugen, möchte er seinen Käufern selbst­ver­ständ­lich einen möglichst kom­for­ta­blen Zugang ge­währ­leis­ten. Dafür kann der Lieferant eine einfach zu be­die­nen­de Web­an­wen­dung be­reit­stel­len, ent­spre­chen­de Software anbieten oder sogar ganze Handware-Lösungen an den Kunden übergeben. Sell-Side-Systeme haben oftmals Ähn­lich­keit mit einem Webshop, denn der Kunde kann das Sortiment des Anbieters sehen und Be­stel­lun­gen direkt aufgeben. Der Nachteil für den Einkäufer ist hierbei (neben der Im­ple­men­tie­rung des Systems), dass er keine Mög­lich­keit zum An­ge­bots­ver­gleich hat.

Wenn Un­ter­neh­men oder Zu­sam­men­schlüs­se von Un­ter­neh­men eine ent­spre­chen­de Markt­macht haben, sind sie in der Lage, Lie­fe­ran­ten ihr System auf­zu­dik­tie­ren. Dann müssen Zu­lie­fe­rer ihre Lösungen an das System des je­wei­li­gen Un­ter­neh­mens anpassen. Dadurch hat das Un­ter­neh­men zahl­rei­che Mög­lich­kei­ten und kann Prozesse leichter in seinem Sinne anpassen (z. B. die Rech­te­ver­tei­lung und die Ver­ein­fa­chung der Buch­hal­tung), was mit einer Sell-Side-Lösung um­ständ­li­cher wäre.

Oftmals setzen Un­ter­neh­men solche Struk­tu­ren in Form von Desktop-Purcha­sing-Systemen (DPS) um: Jeder Mit­ar­bei­ter mit ent­spre­chen­den Rechten kann dann von seinem Ar­beits­platz aus alle Be­stel­lun­gen erledigen. Solche Lösungen müssen nicht vom Un­ter­neh­men selbst ent­wi­ckelt oder gewartet werden: Pro­cu­re­ment-Service-Provider bieten oft ent­spre­chen­de Kom­plett­pa­ke­te an, bei denen die Wartung durch externes Fach­per­so­nal erfolgt.

Hierbei wird ein Markt­platz von einer dritten Partei be­reit­ge­stellt. In diesem System ist die Aus­gangs­la­ge für Lie­fe­ran­ten und Be­schaf­fer dieselbe: Beide Seiten müssen ihre Abläufe an die Vorgaben des Be­trei­bers anpassen, der für die Be­reit­stel­lung des Systems Gebühren verlangt. Es ist auch denkbar, dass eine Gruppe von Abnehmern und Lie­fe­ran­ten gemeinsam einen solchen Markt­platz anbietet und verwaltet. Der Vorteil für ein­kau­fen­de Un­ter­neh­men ist dabei, dass sich anders als beim Sell-Side-Modell mehrere Anbieter auf solch einem Markt­platz ver­sam­meln. Dafür lassen sich solche Lösungen aber nicht so kom­for­ta­bel in das ERP-System des Be­schaf­fers in­te­grie­ren. Um dem ab­zu­hel­fen, bieten manche Markt­plät­ze Zu­satz­leis­tun­gen an, die die Arbeit mit dem System er­leich­tern.

Die elek­tro­ni­sche Be­schaf­fung kann sowohl für die ein­kau­fen­den Un­ter­neh­men als auch die be­tei­lig­ten Lie­fe­ran­ten er­heb­li­che Vorteile haben. Al­ler­dings muss solch ein E-Pro­cu­re­ment-System zunächst im­ple­men­tiert werden – und das bezieht sich nicht nur auf die tech­ni­sche Umsetzung: Ar­beits­ab­läu­fe innerhalb des Betriebs müssen an das neue System angepasst, Aufgaben unter Umständen neu verteilt werden und man muss alle Mit­ar­bei­ter in das Elec­tro­nic Pro­cu­re­ment ein­ar­bei­ten.

Wenn diese initialen Her­aus­for­de­run­gen ge­meis­tert sind, bietet E-Pro­cu­re­ment folgende Vorteile:

• Au­to­ma­tis­men: Bei der tra­di­tio­nel­len nicht-digitalen Be­schaf­fung verwenden Mit­ar­bei­ter aus dem Einkauf und ver­wand­ten Ab­tei­lun­gen sehr viel Zeit drauf, Rou­ti­ne­auf­ga­ben immer und immer wieder aus­zu­füh­ren. So erfordert bereits das Anfordern von Lie­fe­ran­ten­ka­ta­lo­gen Zeit – ein Prozess, der durch Elec­tro­nic Pro­cu­re­ment entweder au­to­ma­ti­siert statt­fin­den kann oder gänzlich über­flüs­sig wird.
• Be­schaf­fungs­zeit: Sogar ohne Au­to­ma­ti­sie­rungs­ef­fek­te spart E-Pro­cu­re­ment Ar­beits­zeit der be­tei­lig­ten Mit­ar­bei­ter und ver­rin­gert die Be­schaf­fungs­zeit. Das lässt sich bereits darauf zu­rück­füh­ren, dass die Über­tra­gungs­ge­schwin­dig­keit von digitalen Daten höher ist als die von aus­ge­druck­ten In­for­ma­tio­nen. Durch ein DPS können zudem alle am Prozess Be­tei­lig­ten sämtliche In­for­ma­tio­nen in Echtzeit erhalten. Und durch eine gut funk­tio­nie­ren­de Schnitt­stel­le zum Lie­fe­ran­ten sind Be­stell­da­ten sofort in dessen System in­te­griert. So lassen sich Be­stel­lun­gen zeit­spa­rend be­ar­bei­ten.
• Rech­te­ver­tei­lung: Ein Elec­tro­nic-Pro­cu­re­ment-System hilft den Nutzern auch dabei, die Vergabe und Ein­hal­tung von Frei­ga­be­rech­ten zu op­ti­mie­ren. So kann man über die Tech­no­lo­gie si­cher­stel­len, dass niemand ohne ent­spre­chen­de Rechte Be­stel­lun­gen durch­führt, bevor sie nicht durch einen ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter genehmigt wurden. Ent­spre­chen­de Rechte lassen sich über eine EDV-Lösung schnell vergeben und können auch schnell wieder entzogen werden.
• Kosten: Be­schaf­fungs­vor­gän­ge sind oft kost­spie­lig: Schon allein der Druck- und Pa­pier­auf­wand kostet Geld. Die In­stal­la­ti­on von E-Pro­cu­re­ment-Systemen ist zwar ebenfalls kost­spie­lig, aber auf lange Sicht lohnt sich die An­schaf­fung und In­te­gra­ti­on von digitalen Lösungen. Auch La­ger­kos­ten können durch elek­tro­ni­sche Be­schaf­fung sinken. Denn da Be­stel­lun­gen schneller aus­ge­führt werden, verkürzen sich auch die La­ger­zei­ten.
• Fle­xi­bi­li­tät: Durch E-Pro­cu­re­ment und die Nutzung des Internets und digitaler Medien sind Vergleich und Recherche von Angeboten sehr viel einfacher durch­zu­füh­ren. Darüber hinaus ist auch die Kon­fi­gu­ra­ti­on der Be­stel­lung über einen Online-Katalog flexibler zu rea­li­sie­ren, als tra­di­tio­nel­le Kataloge dies er­mög­li­chen.
• Qualität: Stei­gen­des Niveau hat bei der elek­tro­ni­schen Be­schaf­fung in erster Linie mit der In­for­ma­ti­ons­qua­li­tät zu tun. Da alle In­for­ma­tio­nen (wie zum Beispiel Pro­dukt­da­ten) elek­tro­nisch über­mit­telt werden, reduziert E-Pro­cu­re­ment die Zahl an Er­fas­sungs­feh­lern: Mit­ar­bei­ter können In­for­ma­tio­nen nicht falsch ab­schrei­ben. Darüber hinaus bieten Lie­fe­ran­ten durch die digitale Pu­bli­ka­ti­on auch sehr viel mehr In­for­ma­tio­nen zu den Waren, die sich wiederum be­darfs­ge­recht Filtern lassen. So kann sich jeder Einkäufer genau die Daten anzeigen lassen, die für ihn wichtig sind. Darüber hinaus kann man Produkt- oder Dienst­leis­tungs­in­for­ma­tio­nen durch qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Mul­ti­me­dia-Inhalte (Bild, Ton, Video) aufwerten.

Bei der pro­fes­sio­nel­len Be­schaf­fung von Dienst­leis­tun­gen und Gütern fließen un­ter­neh­mens­kri­ti­sche In­for­ma­tio­nen von einer Trans­ak­ti­ons­sei­te zur anderen. Deshalb ist es un­er­läss­lich, dass die Über­tra­gung sicher und zu­ver­läs­sig abläuft.

• Da­ten­si­cher­heit: Beim E-Pro­cu­re­ment muss si­cher­ge­stellt werden, dass sich die über­tra­ge­nen Daten nicht von Dritten lesen oder abgreifen lassen. Um Kri­mi­nel­len möglichst wenig An­griffs­punk­te zu liefern, läuft die Da­ten­über­tra­gung im besten Fall nicht über das öf­fent­li­che Internet ab. Statt­des­sen stellen die Teil­neh­mer eine ge­si­cher­te, ver­schlüs­sel­te VPN-Ver­bin­dung her.
• Zu­ver­läs­si­ge Über­tra­gung: Es ist außerdem wichtig, dass alle In­for­ma­tio­nen ver­lust­frei beim Ge­schäfts­part­ner ankommen. Das lässt sich mit E-Pro­cu­re­ment in der Regel einfacher ge­währ­leis­ten als beim tra­di­tio­nel­len Einkauf.
• Ver­bind­li­che Daten: Beim E-Pro­cu­re­ment über­tra­gen die Systeme Verträge und andere rechts­ver­bind­li­che Dokumente. Damit beide Seiten sicher sein können, dass Ver­pflich­tun­gen ein­ge­hal­ten werden, sind ent­spre­chen­de Maßnahmen nötig. In manchen Fällen kann zum Beispiel ein Passwort aus­rei­chen, um eine ver­bind­li­che Be­stä­ti­gung zu geben, in anderen Fällen ist eine rechts­si­che­re digitale Signatur er­for­der­lich.