Excel-Dropdown: Erstellen einer Aus­wahl­lis­te

Viele Nut­ze­rin­nen und Nutzer verwenden Excel nicht nur, um lediglich eine einmalige Be­rech­nung durch­zu­füh­ren. In manchen Ar­beits­map­pen wird re­gel­mä­ßig ge­ar­bei­tet – und das geht leichter und schneller von der Hand, wenn man bestimmte In­for­ma­tio­nen direkt aus einer Liste auswählen kann. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Dropdowns in Excel erstellen können.

Kurz­an­lei­tung: Excel-Dropdowns erstellen

Folgende Kurz­an­lei­tung zeigt Ihnen, wie Sie schnell und un­kom­pli­ziert Dropdown-Menüs in Excel erstellen können.

1. Befüllen Sie eine Tabelle mit den Werten, die in der Dropdown-Liste er­schei­nen sollen. Es empfiehlt sich, diese Tabelle auf einem separaten Blatt anzulegen.
2. Se­lek­tie­ren Sie die Zelle, in der Sie die Liste erstellen möchten. Klicken Sie auf die Re­gis­ter­kar­te „Daten“ und dann in der Kategorie „Da­ten­tools“ auf „Da­ten­über­prü­fung“.
3. Wählen Sie im Ein­ga­be­feld „Zulassen“ „Liste“ aus und se­lek­tie­ren Sie im Feld „Quelle“ die Ta­bel­len­ele­men­te, die Sie vorher angelegt haben. Klicken Sie auf „OK“.

Nun ist Ihre Excel-Dropdown-Liste fer­tig­ge­stellt. Klicken Sie auf dem grauen Kästchen, um ein Element aus der Dropdown-Liste auswählen.

Wofür braucht man in Excel Aus­wahl­lis­ten?

Ein Dropdown-Menü er­mög­licht Ihnen oder anderen Nutzern, bestimmte Werte bzw. Inhalte aus einer be­stehen­den Liste aus­zu­wäh­len. Das hat gleich mehrere Vorteile:

1. Die un­ter­schied­li­chen Werte können per Mausklick aus­ge­wählt werden, wodurch man nicht jedes Mal den kom­plet­ten Begriff oder die ganze Zahl eintippen muss.
2. Durch die Aus­wahl­mög­lich­keit kommt es nicht zu Tipp­feh­lern.
3. Da die Werte vor­ge­ge­ben sind, wird zudem ver­hin­dert, dass andere Nutzer durch Eingabe von nicht vor­ge­se­he­nen Werten Fehler erzeugen.

Das Erstellen von Dropdown-Listen beschert Ihnen und anderen Nutzern damit einen er­heb­li­chen Kom­fort­ge­winn und lässt darüber hinaus viele Formulare deutlich pro­fes­sio­nel­ler er­schei­nen.

Excel-Dropdown einfügen: So geht’s!

Eine Aus­wahl­lis­te befindet sich immer in einer Zelle. Das bedeutet, dass diese for­ma­tiert werden muss, damit man in Excel eine Dropdown-Liste verwenden kann. Gleich­zei­tig braucht man aber auch eine Tabelle mit Werten, die dann in der Aus­wahl­lis­te er­schei­nen soll. Es empfiehlt sich, diese auf einem separaten Blatt in der gleichen Ar­beits­map­pe anzulegen. So haben Sie die Einträge zwar jeder Zeit verfügbar, können diese aber geschickt ver­ste­cken. Außerdem ist es sinnvoll, diese Liste als Excel-Tabelle zu erstellen. So kann Excel besser mit Ihrer Liste umgehen und eine Änderung in der Tabelle schlägt sich sofort in der ver­knüpf­ten Dropdown-Liste nieder.

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An­schlie­ßend wählen Sie im ei­gent­li­chen Ar­beits­blatt die Zelle aus, in der die Aus­wahl­lis­te er­schei­nen soll. Dann wechseln Sie auf die Re­gis­ter­kar­te Daten im Menüband. Dort finden Sie in der Kategorie Da­ten­tools den Punkt Da­ten­über­prü­fung. Wenn Sie diesen anklicken, öffnet sich ein neues Menü. In ihm finden Sie die Gül­tig­keits­kri­te­ri­en. In diesem Bereich können Sie zum Beispiel festlegen, dass nur ganze Zahlen oder Texte mit einer be­stimm­ten Länge zulässig sind.

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Für die Dropdown-Liste wählt man den Punkt Liste aus. Nun geben Sie an, wo sich die Tabelle mit den Werten befindet. Das können Sie entweder direkt eingeben (Achtung: Da sich die Tabelle auf einem anderen Blatt befindet, müssen Sie auch dieses bei der manuellen Eingabe eintragen) oder Sie nutzen die prak­ti­sche Aus­wahl­funk­ti­on. Dann brauchen Sie den Bereich mit den ent­spre­chen­den Werten lediglich mit der Maus markieren. An­schlie­ßend tauchen die In­for­ma­tio­nen in der Dropdown-Liste auf.

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Nun können Sie die In­for­ma­tio­nen aus dem Excel-Dropdown in ver­schie­de­ne Funk­tio­nen einbauen. So lässt sich bei­spiels­wei­se mit der WENN-Funktion abhängig von der ge­trof­fe­nen Auswahl eine andere Be­rech­nung oder ein anderes Ereignis auslösen.

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