Pa­pier­lo­ses Büro: alles digital oder was?

Geordnete und jederzeit griff­be­rei­te Vertrags-, Auftrags- oder Rech­nungs­un­ter­la­gen zeichnen einen gut or­ga­ni­sier­ten Ar­beits­platz aus. Nor­mal­zu­stand in den meisten Büros ist das al­ler­dings nicht. Und selbst, wenn man viele Ar­beits­stun­den in­ves­tiert hat, um die re­gel­mä­ßig be­nö­tig­ten Dokumente optimal zu struk­tu­rie­ren, so wächst mit der Zeit zumindest der Pa­pier­sta­pel im Archiv immer mehr an, sodass die Suche nach älteren In­for­ma­tio­nen oft eine kleine Ewigkeit dauert. Das pa­pier­lo­se Büro scheint einen Ausweg zu bieten: Mithilfe digitaler Ar­chi­vie­rung wird dem Pa­pier­krieg ein Ende gesetzt und der Workflow spürbar ver­bes­sert.

Ob sich der Umstieg auf ein pa­pier­lo­ses Büro für Sie lohnt, sollten Sie vor allem von den Antworten auf die folgenden Fragen abhängig machen: Wie viel Zeit verlieren Sie bzw. Ihre Mit­ar­bei­ter re­gel­mä­ßig bei der Suche nach be­stimm­ten Do­ku­men­ten? Und wie stark lenkt diese Suche von der ei­gent­li­chen Arbeit ab? Ins­be­son­de­re bei größeren Archiven können einige Minuten oder gar Stunden pro Woche zu­sam­men­kom­men – Zeit, die man durch digitale Ar­chi­vie­rung an­der­wei­tig nutzen kann. Die Um­stel­lung auf ein Büro ohne pa­pier­be­zo­ge­ne Dokumente sollten Sie al­ler­dings nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn die bereits erwähnten not­wen­di­gen Schritte lassen sich nicht von heute auf morgen durch­füh­ren. Zu­sätz­lich kommen auch Kosten für die An­schaf­fung von Soft- und Hardware auf Sie zu, die je nach be­stehen­den Res­sour­cen variieren. Plant man einen Umstieg auf pa­pier­lo­se Ar­beits­pro­zes­se, sollte man folgende Bereiche vorab genau über­prü­fen:

• Speicher- und Ser­ver­ka­pa­zi­tä­ten: Egal, für welche Art von Spei­cher­me­di­en Sie sich ent­schei­den, benötigen Sie aus­rei­chend freien Spei­cher­platz für die bereits vor­han­de­nen und die künftig ent­ste­hen­den Dokumente. Sichern Sie diese auf einem lokalen Server inklusive Datenbank ab, muss selbiger auch aus­rei­chend Ka­pa­zi­tä­ten bieten. Außerdem ist es notwendig, eine geeignete Back-up-Strategie zu planen und zu rea­li­sie­ren. Eine externe Speicher-Al­ter­na­ti­ve stellen Cloud-Lösungen wie Dropbox oder Evernote dar, bei denen Sie zwar die Ver­ant­wor­tung für das Hosting, aber auch die Si­cher­heit der Dokumente in fremde Hände legen.

• Scanner: Die digitale Ar­chi­vie­rung aller wichtigen Dokumente ist das Herzstück des pa­pier­lo­sen Büros. Umso ent­schei­den­der ist daher das Funk­ti­ons­spek­trum des genutzten Scanners. Wägen Sie bei der Auswahl des Gerätes den Nutzen und die Not­wen­dig­keit einer hohen Scan-Ge­schwin­dig­keit sowie -Auflösung ab und achten darauf, dass Ihr Scan-Gerät diverse Formate und – sofern notwendig – Pa­pier­di­cken ver­ar­bei­ten kann.

• Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem (DMS): Um die ein­ge­scann­ten Dokumente möglichst einfach und unter passendem Namen abzulegen, ist es emp­feh­lens­wert, Ihr pa­pier­lo­ses Büro mit Software zu verwalten. Es gibt dazu zahl­rei­che Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­me – wie bei­spiels­wei­se das quell­of­fe­ne Alfresco oder die Programme ELOoffice und BSCW . Mit iDocument rea­li­sie­ren Sie ein pa­pier­lo­ses Büro am Mac.

• Rechts­gül­ti­ge elek­tro­ni­sche Signatur: Bei of­fi­zi­el­len Do­ku­men­ten wie Verträgen, die Sie zuvor durch eine hand­schrift­li­che Un­ter­schrift besiegelt haben, reicht ein normaler Scan (zumindest für zu­künf­ti­ge Dokumente) nicht aus – mit dem Ein­scan­nen verliert die Un­ter­schrift Gül­tig­keit. Für eine rechts­gül­ti­ge elek­tro­ni­sche Signatur benötigen Sie die Dienste einer Zer­ti­fi­zie­rungs­stel­le wie der Bun­des­dru­cke­rei, die Si­gna­tur­kar­ten verkauft, mit deren Hilfe Sie beliebig viele Dokumente per PIN-Eingabe digital un­ter­schrei­ben können.

Das pa­pier­lo­se Büro be­schleu­nigt Ihre Ar­beits­pro­zes­se, da alle re­le­van­ten Dokumente jederzeit und überall digital zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sparen Sie den nor­ma­ler­wei­se für pa­pier­ge­bun­de­ne Dokumente an­fal­len­den Büroplatz sowie die Por­to­kos­ten für Post­nach­rich­ten. Die digitale Ar­chi­vie­rung Ihrer Ar­beits­do­ku­men­te, die auch besonders umwelt- und res­sour­cen­scho­nend ist, kann somit ein Gewinn für den Ar­beits­all­tag sein.

Al­ler­dings sollten Sie auch even­tu­el­le Schwie­rig­kei­ten bedenken, die mit dem pa­pier­lo­sen Büro verbunden sind: Dass alle Dokumente zentral – immer häufiger in einer Cloud – ge­spei­chert sind, er­leich­tert den Zugriff nicht nur für die be­rech­tig­ten Personen, sondern auch für Hacker. Achten Sie daher aus Da­ten­schutz­grün­den darauf, dass aus­rei­chen­de Si­cher­heits­maß­nah­men getroffen werden – von Ihnen oder dem externen Hosting-Anbieter. Zu­sätz­lich sollte auch das genutzte Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­tem ein um­fas­sen­des Rech­te­sys­tem be­inhal­ten, das nur den ge­wünsch­ten Mit­ar­bei­tern Ihres Un­ter­neh­mens Zugriff auf die je­wei­li­gen Dokumente er­mög­licht. Weiterhin müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche Un­ter­la­gen, die recht­li­che Relevanz haben, in un­ver­än­der­ter Form gemäß den geltenden Auf­be­wah­rungs­fris­ten verfügbar sind.

Be­rück­sich­ti­gen Sie die genannten Aspekte und scheuen die an­fäng­li­chen Mühen nicht, dann werden Sie schnell von der Umsetzung des pa­pier­lo­sen Büros pro­fi­tie­ren – und haben dort, wo sich früher Un­ter­la­gen stapelten, wahr­schein­lich bald frei­ge­wor­de­nen Büroraum zur Verfügung.