POS-Systeme im Überblick – De­fi­ni­ti­on, Funk­ti­ons­wei­se und Vergleich

Ein funk­tio­nie­ren­des Point-of-Sale-System ist un­er­läss­lich für ein er­folg­rei­ches Geschäft. Ganz egal, in welcher Branche Sie arbeiten, passende POS-Systeme stehen bereit. Im Un­ter­schied zu her­kömm­li­chen Kas­sen­sys­te­men können nicht nur Zahlungen ab­ge­wi­ckelt, sondern auch viele zu­sätz­li­che In­for­ma­tio­nen verwaltet werden.

Als „Point of Sale“ wird in der Be­triebs­wirt­schaft der Ort be­zeich­net, an dem der Verkauf von Waren statt­fin­det. Hierbei muss es sich nicht um einen tat­säch­li­chen Ort wie bei­spiels­wei­se einen Su­per­markt oder eine Gas­tro­no­mie handeln, auch On­line­shops sind typische Beispiele für eine Ver­kaufs­stel­le. POS-Systeme werden also dort ein­ge­setzt, wo Waren verkauft werden.

Diese Systeme dienen nicht nur dazu, Zahlungen ab­zu­wi­ckeln. Ihr Ein­satz­ge­biet umspannt ein ganzes Spektrum an ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten: Neben be­triebs­wirt­schaft­li­chen Analysen bieten moderne Point-of-Sale-Systeme u. a. Funk­tio­nen zur Be­stands­ver­wal­tung und zur Preis­an­pas­sung oder Tools für das Kun­den­ma­nage­ment. POS-Systeme bestehen aus einer Kom­bi­na­ti­on von Hard- und Software, die flexibel an die Be­dürf­nis­se des Un­ter­neh­mens angepasst werden kann. So sind sie in allen Branchen ein­setz­bar.

Im All­ge­mei­nen wird ein POS-Automat sowohl zum Abrufen von ver­schie­de­nen ge­tä­tig­ten Verkäufen als auch zur Annahme von Zahlungen verwendet. Durch Einsatz eines so­ge­nann­ten POS-Terminals können auch bar­geld­lo­se Be­zahl­me­tho­den ohne Umstände in­te­griert werden. Damit die POS-Software ein­wand­frei funk­tio­niert, ist es wichtig, das System an das jeweilige Un­ter­neh­men an­zu­pas­sen. Hierzu muss die Kas­sen­soft­ware so pro­gram­miert werden, dass sie die Ver­kaufs­ge­gen­stän­de des Geschäfts erkennt und ak­zep­tiert. Es gibt mitt­ler­wei­le eine Vielzahl ver­schie­de­ner POS-Systeme. Moderne Anbieter setzen aber immer häufiger auf eine cloud­ba­sier­te Spei­che­rung der Ver­kaufs­da­ten. So ist es möglich, dass Sie Ihre Daten jederzeit über das Internet abrufen können.

Welche Funk­tio­nen Ihnen bei Ihrem Point-of-Sale-System wichtig sind, hängt natürlich stark von der Branche ab, in der Sie die Software benötigen. Dennoch ist es loh­nens­wert, sich einen Überblick über die grund­le­gen­den Funk­tio­nen moderner POS-Systeme zu ver­schaf­fen.

Viele Systeme können den aktuellen Wa­ren­be­stand anzeigen und er­leich­tern die Inventur somit enorm. Hierzu wird das System zunächst so pro­gram­miert, dass es den Pro­dukt­ka­ta­log des je­wei­li­gen Un­ter­neh­mens kennt. Wird ein Artikel aus dem Sortiment verkauft, bemerkt das System diese Ver­än­de­rung und passt die Be­stands­da­ten au­to­ma­tisch an. Teilweise können die POS-Systeme auch auf niedrige Bestände reagieren und ver­schi­cken au­to­ma­tisch Nach­rich­ten, sodass eine recht­zei­ti­ge Nach­be­stel­lung be­nö­tig­ter Ver­kaufs­gü­ter si­cher­ge­stellt wird.

Die Software bietet darüber hinaus Funk­tio­nen für er­folg­rei­ches Kun­den­ma­nage­ment. Es ist möglich, die wich­tigs­ten Kun­den­in­for­ma­tio­nen auf­zu­zeich­nen und so Kun­den­pro­fi­le zu erstellen, die vielfach ge­winn­brin­gend im Marketing ein­ge­setzt werden können. Einige Point-of-Sale-Systeme bieten außerdem prak­ti­sche Features wie Treue­pro­gram­me an.

POS-Systeme sind in der Lage, au­to­ma­ti­siert eine Reihe ver­schie­de­ner Berichte zu erstellen, die bei der Analyse von Ge­schäfts­pro­zes­sen helfen. Diese Berichte werden bei modernen Systemen meistens cloud­ba­siert ge­spei­chert, aber auch die Ablage auf lokalen Servern ist möglich. Auch Kun­den­ver­kaufs­da­ten werden auf dieselbe Weise gesichert.

Point-of-Sale-Systeme umfassen auch die gängigen Kas­sen­funk­tio­nen. Die Einkäufe der Kunden werden manuell ein­ge­ge­ben oder gescannt, die Steuern werden hin­zu­ad­diert und schließ­lich wird die zu be­zah­len­de Ge­samt­sum­me au­to­ma­tisch berechnet. Nachdem der Kunde seinen Einkauf entweder bar oder unter Zu­hil­fe­nah­me eines POS-Terminals bar­geld­los bezahlt hat, wird diese Zahlung vom POS-System ak­zep­tiert und ein Beleg erzeugt. Im On­line­shop kann man mittels Point-of-Sale-Systemen ver­schie­de­ne Online-Be­zahl­me­tho­den einbinden.

In die meisten POS-Systeme kann man außerdem Ge­schäfts­pro­gram­me von Dritt­an­bie­tern in­te­grie­ren, wodurch enorm viel Zeit ein­ge­spart werden kann. Es ist nicht länger vonnöten, Dateien manuell bei den ver­schie­de­nen An­wen­dun­gen hoch­zu­la­den – die interne Kom­mu­ni­ka­ti­on zwischen der Software erledigt dies bereits.

Auch im Bereich der Mit­ar­bei­ter­ver­wal­tung bieten moderne Point-of-Sale-Systeme viele prak­ti­sche Features. Sie können den Zugriff der Mit­ar­bei­ter auf das System begrenzen. Im Regelfall kann außerdem der Umsatz der einzelnen Mit­ar­bei­ter au­to­ma­tisch auf­ge­zeich­net werden. Einige POS-Systeme enthalten darüber hinaus ver­schie­de­ne Funk­tio­nen für die Zeit­er­fas­sung und die Ar­beits­pla­nung der Mit­ar­bei­ter an.

Die Kosten für Point-of-Sale-Systeme sind sehr in­di­vi­du­ell. Sie hängen nicht nur vom je­wei­li­gen Anbieter und den ge­wünsch­ten Features, sondern auch von der Anzahl der genutzten Kassen ab. Wenn Sie bei­spiels­wei­se einen On­line­shop gründen, haben Sie ganz andere An­for­de­run­gen an Ihr POS-System und somit auch ganz andere Kosten als ein Gastronom. Im All­ge­mei­nen ist es aber er­for­der­lich, zwischen den Kosten für die POS-Software und für die Hardware zu un­ter­schei­den.

Bei den Kosten für Point-of-Sale-Software werden meistens so­ge­nann­te Software-as-a-Service(SaaS)-Pläne verfolgt. Hierbei zahlen die Nutzer einen Abon­ne­ment­preis, der entweder monatlich, vier­tel­jähr­lich, halb­jähr­lich oder jährlich erhoben wird. Außerdem werden Kar­ten­zah­lun­gen mit bis zu 3 Prozent der Trans­ak­ti­ons­sum­me berechnet. Die konkreten Preise un­ter­schei­den sich je nach Anbieter und Größe des Un­ter­neh­mens, im Groben kann aber mit mo­nat­li­chen Kosten zwischen 50 Euro bis etwa 250 Euro gerechnet werden.

Zu­sätz­lich zu den mo­nat­li­chen Gebühren muss man die An­schaf­fungs­kos­ten für die Hardware be­rück­sich­ti­gen. Auch hier ist die Spann­wei­te je nach ge­wünsch­ter Aus­stat­tung und der Anzahl der be­nö­tig­ten Geräte groß. Die Grund­aus­stat­tung, bestehend aus Bar­geld­kas­se und Bon­dru­cker mitsamt passender Kabel, schlägt bereits mit etwa 400 Euro zu Buche. Für ein op­tio­na­les POS-Terminal muss man je nach Modell mit etwa 100 Euro rechnen.

Moderne Kar­ten­le­se­ge­rä­te enthalten die Mög­lich­keit, Mobile Payment an­zu­bie­ten. Diese Zah­lungs­va­ri­an­te, die auch in Deutsch­land immer beliebter wird, funk­tio­niert kon­takt­los mittels in Smart­phone in­te­grier­ten NFC-Chips. POS-Terminals, die zu­sätz­lich einen in­te­grier­ten Be­leg­dru­cker enthalten, sind mit An­schaf­fungs­kos­ten ab 250 Euro noch einmal deutlich teurer.

Die größten Kosten fallen in jedem Fall für den Touch­screen an. Computer mit passenden Touch­screens sind deutlich teurer als han­dels­üb­li­che Tablets, die ebenfalls genutzt werden können. Gleich­zei­tig sind die Computer al­ler­dings we­sent­lich robuster und lang­le­bi­ger. Die Kosten belaufen sich in jedem Fall auf mehrere hundert Euro.

Bei der Vielzahl ver­schie­de­ner Anbieter ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Wir stellen Ihnen daher fünf der be­lieb­tes­ten Point-of-Sale-Systeme in Deutsch­land vor. Alle der hier vor­ge­stell­ten Provider sind fi­nanz­amt­kon­form und erfüllen die GoBD-Kriterien.

LocaFox ist ein modernes Tablet-POS-System, das sich für nahezu alle Un­ter­neh­men eignet. Neben einer Kas­sen­funk­ti­on können Sie Ihren On­line­shop mit einem in­te­grier­ten Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem op­ti­mie­ren. Viele weitere Features wie eine Kun­den­da­ten­bank, eine eigene Gut­schein­ver­wal­tung sowie diverse Ana­ly­se­tools runden das Angebot von LocaFox ab. Be­son­de­ren Schwer­punkt legt der Provider auf die Ver­bin­dung zwischen La­den­ge­schäft und On­line­shop, sodass er sich ins­be­son­de­re für Un­ter­neh­men eignet, die im Bereich E-Commerce unterwegs sind.

Mit ver­schie­de­nen Star­ter­pa­ke­ten bietet LocaFox Un­ter­neh­men jeder Größe einen einfachen Einstieg. Auch die grafische Be­nut­zer­ober­flä­che des Tools ist be­die­nungs­freund­lich und über­sicht­lich gestaltet. Ein be­son­de­rer Pluspunkt: LocaFox funk­tio­niert auch offline. Selbst wenn das System mal offline ist, können Zahlungen ohne Probleme ver­ar­bei­tet werden. Sobald eine Ver­bin­dung her­ge­stellt werden kann, syn­chro­ni­siert LocaFox die Daten au­to­ma­tisch mit der Cloud.

Zettle ist ein Provider für POS-Systeme, der von PayPal geführt wird. Der Schwer­punkt liegt bei Zettle auf der eigenen Kassen-App, die für iOS- und Android-Geräte er­hält­lich ist. Belege können sowohl mit einem Bon­dru­cker gedruckt oder den Kunden per SMS oder E-Mail zu­ge­schickt werden. Mit seinem starken Fokus auf Mobilität kann Zettle bei vielen Un­ter­neh­men punkten. Die An­schaf­fungs­kos­ten für den Zettle-Reader sind gering. Mo­nat­li­che Ausgaben haben Sie bei Zettle nur dann, wenn Sie die Zettle-Pro-App benutzen möchten. Aufgrund der hohen Gebühren pro Trans­ak­ti­on (0,95 % für EC- und 2,75 % der Trans­ak­ti­ons­sum­me für Kre­dit­kar­ten) eignet sich Zettle al­ler­dings eher für An­wen­dun­gen mit geringem Umsatz.

Bei ready2order handelt es sich um ein Point-of-Sale-System, das sehr flexibel ein­setz­bar ist. Aufgrund der cloud­ba­sier­ten Funk­tio­na­li­tät läuft das System platt­form­un­ab­hän­gig und kann auf nahezu allen End­ge­rä­ten ein­ge­setzt werden, sodass auf bereits vor­han­de­ne Hardware zu­rück­ge­grif­fen kann. Bei einer Neu­an­schaf­fung von Hardware bietet ready2order ver­schie­de­ne All-in-one-Geräte an, die zur Mobilität des POS-Systems beitragen. Außerdem gibt es ver­schie­de­ne Zu­satz­pa­ke­te, die bei ready2order gebucht werden können.

Das für mobile Nutzung op­ti­mier­te POS-System von helloCash punktet vor allem mit seinem geringen Preis und eignet sich sehr gut für kleine bis mit­tel­stän­di­sche Un­ter­neh­men aus dem Dienst­leis­tungs­sek­tor. Neben günstigen mo­nat­li­chen Tarifen hat helloCash auch eine kos­ten­lo­se Kas­sen­lö­sung, mit der die grund­le­gen­den Funk­tio­nen abgedeckt sind.

Paymash ist ein Anbieter für Point-of-Sale-Systeme aus der Schweiz und eignet sich vor allem für Un­ter­neh­men, die noch keinen On­line­shop haben. Betreiben Sie bereits einen On­line­shop, ist von der Nutzung abzuraten. Der Grund: Mit Paymash können Sie für einen Aufpreis von 69 Euro pro Monat relativ einfach einen eigenen Webshop erstellen, die Anbindung eines bereits vor­han­de­nen Shops ist al­ler­dings nicht möglich. Eine Be­son­der­heit von Paymash ist das in­te­grier­te Rech­nungs­tool, mit dem auch Angebote an Kunden erstellt werden können. Diese für einen mo­nat­li­chen Aufpreis von 29 Euro er­hält­li­che Funktion eignet sich vor allem für Dienst­leis­ter.