Wie be­ar­bei­tet man ein PDF-Dokument?

Es ist möglich, dass das neue Word-Dokument nicht ganz so aussieht wie in der PDF-Form. Vor allem bei Grafiken und For­ma­tie­run­gen kommen kleine Än­de­run­gen in der Text­struk­tur nach der Um­wand­lung vor: Rechnen Sie mit ver­scho­be­nen Bildern oder fehlenden in­ter­ak­ti­ven Elementen. Um das zu ver­hin­dern, gibt es bestimmte Programme abseits von Microsoft, die besser zur Kon­ver­tie­rung geeignet sind.

Um wichtige In­for­ma­tio­nen im Nach­hin­ein in einer PDF-Datei her­vor­zu­he­ben oder bei­spiels­wei­se eine we­sent­li­che Passage ein­zu­krei­sen, sind kos­ten­lo­se und einfach zu be­die­nen­de Online-PDF-Editoren eine gute Wahl. Bei diesen können Sie Dateien oftmals sogar per Drag-and-Drop kon­ver­tie­ren lassen. Die Mög­lich­kei­ten sind dabei al­ler­dings un­ter­schied­lich: Manche lassen nur ober­fläch­li­che Ver­än­de­run­gen zu, indem sie das Dokument wie ein Bild behandeln und somit nur grafische Elemente oder Text hin­zu­ge­fügt werden kann. Andere wandeln die PDF-Dokumente um und geben Ihnen die Frei­hei­ten einer Text­be­ar­bei­tung. Ex­em­pla­risch seien an dieser Stelle zum einen das Tool Smallpdf und zum anderen eine Mög­lich­keit von Google vor­ge­stellt.

Mit dem PDF-Editor Smallpdf kann man PDFs kostenlos be­ar­bei­ten. Bei diesem Tool gibt es die Funktion, die PDF-Datei in ein Word-Dokument zu­rück­zu­kon­ver­tie­ren, um die Datei be­ar­bei­ten zu können. Dies funk­tio­niert prin­zi­pi­ell wie in Word selbst: Wählen Sie die Datei aus, und das Tool wandelt diese au­to­ma­tisch in ein Word-Dokument um. An­schlie­ßend steht die Datei zum Download bereit. Sie können PDF-Dateien aber auch direkt online be­ar­bei­ten. Dafür müssen Sie das Dokument al­ler­dings hochladen, was generell ein Si­cher­heits­ri­si­ko mit sich bringt. Smallpdf ist deshalb über eine mit SSL ver­schlüs­sel­te Ver­bin­dung aufrufbar. Darüber hinaus gibt der schwei­ze­ri­sche Her­stel­ler an, dass er die Dateien nicht län­ger­fris­tig speichert. Die Dateien sollen nach einer Stunde au­to­ma­tisch wieder gelöscht werden. Smallpdf ist für alle Windows-, Linux- und Mac-Geräte geeignet, erfordert keine In­stal­la­ti­on oder Re­gis­trie­rung und funk­tio­niert in allen beliebten Browsern wie Firefox, Safari, Chrome und IE.

Auch mit den On­line­werk­zeu­gen von Google können Sie in PDFs kostenlos be­ar­bei­ten. Mit Google Drive und der Text­ver­ar­bei­tung Google Docs lässt sich der PDF-Text ganz einfach be­ar­bei­ten.

Um die PDF-Funktion von Google zu benutzen, brauchen Sie ein kos­ten­lo­ses Konto beim Such­ma­schi­nen­an­bie­ter. Nutzer, die den E-Mail-Dienst Gmail benutzen oder auf der Social-Media-Plattform Google+ aktiv sind, haben ohnehin schon einen Account, mit dem auch viele andere Dienste genutzt werden können. Ohne Re­gis­trie­rung geht es leider nicht: Um ein Konto bei Google zu erstellen, klickt man auf der Start­sei­te auf den Anmelden-Knopf und kann auf der nächsten Seite unter „Weitere Optionen“ ein Konto erstellen.

Än­de­run­gen in Do­ku­men­ten speichert Google au­to­ma­tisch in Google Drive. Sie können die geänderte Datei aber auch in ver­schie­de­nen Formaten wieder her­un­ter­la­den. Über „Datei“ > „Her­un­ter­la­den als“ finden Sie Formate wie DOCX, ODT, HTML, EPUB oder eben auch PDF. Da die Datei aber in der Cloud liegt, lässt sie sich auch einfach mit anderen teilen: Oben rechts befindet sich der Freigeben-Button. Google erstellt einen Link, den Sie an andere wei­ter­ge­ben können, damit auch Kollegen oder Freunde auf das Dokument zugreifen können.

PDF-Dateien kann man nicht nur online im Browser be­ar­bei­ten, sondern auch offline. Dazu benötigt man nur ein Programm, das man zunächst in­stal­lie­ren muss.

Mit dem Editor Adobe Acrobat DC hat man viele Mög­lich­kei­ten, die PDF-Datei zu be­ar­bei­ten. Zwar erlaubt auch der kos­ten­lo­se Adobe Acrobat Reader DC in­zwi­schen, PDF-Dateien nicht nur zu lesen, sondern auch im geringen Umfang zu be­ar­bei­ten, den vollen Funk­ti­ons­um­fang bekommen Sie aber nur im kos­ten­pflich­ti­gen Adobe Acrobat DC.

Wenn Sie bereits den Adobe Acrobat Reader DC benutzen, um PDF-Dokumente zu lesen, werden Sie die kos­ten­lo­sen Funk­tio­nen bereits kennen: Sie können Kom­men­ta­re einfügen, digitale Un­ter­schrif­ten in PDF ein­zu­fü­gen oder die Dateien an andere senden, damit diese das Dokument un­ter­schrei­ben. Wenn Sie aber wei­ter­ge­hen­de Ver­än­de­run­gen an dem Dokument vornehmen möchten, müssen Sie das kos­ten­pflich­ti­ge Adobe Acrobat DC wählen.

Dieses gibt es in zwei ver­schie­de­nen Varianten: Pro und Standard. Für beide müssen Sie ein Abon­ne­ment ab­schlie­ßen. Zu den Un­ter­schie­den zwischen beiden gehört, dass Sie in der teureren Version Ja­va­Script und Mul­ti­me­dia-Elemente einbauen, PDFs auf Bar­rie­re­frei­heit hin op­ti­mie­ren und zwei Dokumente mit­ein­an­der ver­glei­chen können. Darüber hinaus steht für Mac nur die Pro-Version zur Verfügung. Wenn Sie das Programm zunächst aus­pro­bie­ren möchten, können Sie auf der Homepage von Adobe auch eine 14-tätige Test­ver­si­on her­un­ter­la­den.

Um eine PDF-Datei be­ar­bei­ten zu können, öffnet man das ent­spre­chen­de Dokument wie man es auch von anderen Pro­gram­men gewohnt ist: Über den Menüpunkt „Datei“ finden Sie die Funktion, Dateien zu öffnen. Al­ter­na­tiv lässt sich Adobe Acrobat DC als Stan­dard­pro­gramm zum Öffnen von PDF-Dateien ein­stel­len. Noch einfacher öffnet man eine PDF-Datei, indem man diese per Drag-and-Drop in das Fenster des Programms zieht. Die Anwendung kann al­ler­dings nicht nur mit Do­ku­men­ten im PDF-Format umgehen: Sie können ebenfalls andere Formate wie etwa Word-Dateien direkt öffnen und so in PDF umwandeln.

Das be­ar­bei­te­te Dokument kann als PDF ge­spei­chert oder wei­ter­ge­schickt werden – an Kollegen, Ge­schäfts­part­ner oder Freunde, damit diese kom­men­tie­ren oder signieren können. Das Programm gibt den Nutzern aber auch die Mög­lich­keit, das Dokument in andere Formate zu ex­por­tie­ren. So können Sie eine PDF-Datei bei­spiels­wei­se in ein Word-Dokument umwandeln.

Mit FlexiPDF kann man PDF-Dateien öffnen und direkt be­ar­bei­ten. Das kos­ten­pflich­ti­ge FlexiPDF ist auch in einer Test­ver­si­on er­hält­lich.

Das Werkzeug gibt es in zwei ver­schie­de­nen Versionen: Standard und Pro­fes­sio­nal. Für beide sind Fest­prei­se vor­ge­se­hen, d. h. Sie müssen kein Abon­ne­ment wie bei Adobe eingehen. Die Lizenz für das Programm ist für 3 PCs gültig. Die Stan­dard­ver­si­on bietet nahezu alle Funk­tio­nen, die man zum Erstellen und Be­ar­bei­ten einer PDF-Datei benötigt, z. B. das Einfügen von Bildern und Grafiken oder die Text­be­ar­bei­tung. Un­ter­schie­de finden sich aber bei­spiels­wei­se in den er­wei­ter­ten Funk­tio­nen der PDF-Er­stel­lung.

Dank der einfachen Ge­stal­tung des Programms findet man sich schnell zurecht, und so ist auch das Öffnen von Dateien sehr leicht. Na­vi­gie­ren Sie entweder über die Me­nü­leis­te oder klicken Sie auf das Ord­ner­sym­bol in der Werk­zeug­leis­te. Auch hier können Sie in Ihrer Da­tei­struk­tur nach der ge­wünsch­ten PDF suchen.

Auch das Speichern der Dateien läuft, wie man es von Text­ver­ar­bei­tungs­an­wen­dun­gen her kennt. Dabei arbeitet das Programm aber nicht nur mit PDF-Dateien, sondern kann Ihre Dokumente auch in zahl­rei­che andere Formate ex­por­tie­ren: HTML, TXT, RTF, EPUB und Word-Dateien stehen genauso zur Verfügung wie die Bild­for­ma­te JPEG, TIFF, BMP oder PNG.

Der PDF-XChange Editor von Tracker Software aus der Schweiz ist laut eigener Aussage ein sehr schneller PDF-Editor. Dabei wartet das Programm auch noch mit einem recht großen Funk­ti­ons­um­fang auf.

Wie andere Programme zum Editieren von PDFs gibt es PDF-XChange sowohl in ver­schie­de­nen kos­ten­pflich­ti­gen Varianten als auch in einer kos­ten­lo­sen Version. Doch schon in der Freeware sind die meisten Funk­tio­nen enthalten, die Sie zum Be­ar­bei­ten einer PDF benötigen. Aber auch die Stan­dard­va­ri­an­te gibt es in einer kos­ten­pflich­ti­gen und einer kos­ten­lo­sen Version: Wenn Sie sich für eine Lizenz ent­schei­den, erhalten Sie zu­sätz­lich pro­fes­sio­nel­len Support. Noch mehr erhält man, wenn man die Plus-Variante wählt: Diese erlaubt u. a. Formulare zu erzeugen, PDF-Dokumente zu­sam­men­zu­fü­gen sowie einzelne Seiten zu ver­schie­ben oder zu löschen.

Das volle Paket stellt PDF-XChange Pro zur Verfügung. Bei dieser Lizenz sind zu­sätz­lich zu den Funk­tio­nen des Editors auch noch ein PDF-Drucker zur Er­stel­lung von PDF-Dateien und die PDF-Tools enthalten, womit sich PDF-Dokumente schnell aus mehreren Quellen erstellen lassen.

Auch PDF-XChange verfügt über ein deutsch­spra­chi­ges Menü, das nach der In­stal­la­ti­on des Programms al­ler­dings erst noch aktiviert werden muss. Über „Edit“ > „Pre­fe­ren­ces“ oder die Tas­ten­kom­bi­na­ti­on [Strg] + [K] kann man die Sprache auf Deutsch umstellen.

Neben den üblichen Mög­lich­kei­ten, eine PDF-Datei in einem Editor zu öffnen, können Nutzer in PDF-XChange Dokumente direkt im Be­ar­bei­tungs­fens­ter mit einem Dop­pel­klick laden. Per Drag-and-Drop lassen sich außerdem mehrere Dateien in die Be­ar­bei­tungs­an­sicht und damit zu einem be­stehen­den Dokument hin­zu­fü­gen. Außerdem können Sie das Programm mit Konten bei Google Drive, Office365 oder Share­Point verbinden.

Auch mit PDF-XChange können Sie den Text im Dokument be­ar­bei­ten: Verändern ist genauso möglich wie Löschen oder Hin­zu­fü­gen. Das gleiche gilt für Bilder oder andere Grafiken. Sogar Mul­ti­me­dia-Inhalte inklusive Ton un­ter­stützt das Programm.

Neben den üblichen Spei­cher­mög­lich­kei­ten (auch über das Dis­ket­ten­sym­bol in der Werk­zeug­leis­te aufrufbar) eines PDF-Editors können Nutzer die Dateien direkt in Word oder sogar Power­Point kon­ver­tie­ren, um sie dort wei­ter­zu­be­ar­bei­ten. Ebenso lassen sich die kom­plet­ten Dokumente oder nur aus­ge­wähl­te Seiten in ver­schie­de­ne Bild­for­ma­te ex­por­tie­ren.

Um PDF-Dateien auf dem Mac zu be­ar­bei­ten, ist der PDF Expert ein gutes Programm. Der kos­ten­lo­se PDF-Editor kann PDF-Dateien kon­ver­tie­ren, Texte be­ar­bei­ten und Bilder hin­zu­fü­gen.

Auch bei diesem Programm sind ver­schie­de­ne Versionen verfügbar: Für die ei­gent­li­chen Be­ar­bei­tungs­funk­tio­nen müssen Sie zur kos­ten­pflich­ti­gen Variante greifen. Von dieser gibt es al­ler­dings eine ein­wö­chi­ge Test­ver­si­on. Sollte man sich nach der Testphase nicht für die Voll­ver­si­on ent­schei­den, bleibt dem Nutzer der kos­ten­lo­se PDF-Reader. Man kann das Produkt entweder über die Homepage kaufen oder im Mac App Store her­un­ter­la­den.

Über die Desktop-Version hinaus bietet der Her­stel­ler aber auch noch eine mobile Variante für iPhone und iPad, die im App Store zu finden ist. Sie bietet die Mög­lich­keit, PDF-Dokumente auf dem Mo­bil­ge­rät zu be­ar­bei­ten, zu kom­men­tie­ren oder zu signieren.

Es exis­tie­ren mehrere Wege, wie man in der Software PDF-Dokumente öffnen kann: Wenn Sie einen neuen Tab erstellen, können Sie entweder die ent­spre­chen­de Datei in das Fenster ziehen oder über den Button eine Datei auswählen. Drag-and-Drop geht sogar noch schneller: Auf dem Mac erscheint das geöffnete Programm im Dock. Ziehen Sie einfach die ge­wünsch­te Datei auf das Pro­gramm­sym­bol, und das Dokument wird in PDF Expert geöffnet. Selbst­ver­ständ­lich können Sie Dateien aber auch wie gewohnt über die Me­nü­leis­te über den „Öffnen“-Dialog in das Programm laden.

Im Funk­ti­ons­um­fang steht das Mac-Programm seiner Windows-Kon­kur­renz in nichts nach. Neben den Stan­dard­funk­tio­nen wie Kom­men­ta­re hin­zu­fü­gen oder Formulare ausfüllen können Nutzer er­wei­ter­te Features verwenden, mit denen sich auch die vor­han­de­nen Inhalte editieren lassen. Text kann komplett verändert werden, auch Bild­ele­men­te lassen sich be­ar­bei­ten. Beim Erstellen von PDFs können Sie mehrere Dokumente zu­sam­men­füh­ren, einzelne Seiten ex­tra­hie­ren oder diese un­ter­ein­an­der ver­schie­ben. Auch mit PDF Expert kann man Dokumente mit einer digitalen Un­ter­schrift versehen.

Besonders nützlich ist auch die Funktion, aus­ge­wähl­ten Text zu schwärzen: Diese Funktion (die sich ebenso in anderen PDF-Pro­gram­men findet) geht darüber hinaus, den Text einfach mit einer schwarzen Grafik zu übermalen, denn dies ist nicht besonders sicher. Statt­des­sen wird die Text­stel­le durch einen schwarzen Block ersetzt oder komplett gelöscht. Praktisch ist auch, dass Sie dies au­to­ma­tisch für bestimmte Begriffe oder Wort­grup­pen im ganzen Text durch­füh­ren lassen können. Wählen Sie hierfür die Funktion zum Zensieren und geben Sie den ver­trau­li­chen Inhalt ein. Achtung: Nach dem Schwärzen können auch Sie die Zensur nicht mehr rück­gän­gig machen – bewahren Sie also eine Kopie des Originals auf.

Da es sich bei PDF Expert um ein Produkt für Geräte von Apple handelt, kann die Software (egal ob als Desktop-Anwendung oder als mobile App) mit der iCloud umgehen. So ist es sogar möglich, die Dateien direkt zwischen den ver­schie­de­nen Geräten aus­zu­tau­schen. Darüber hinaus funk­tio­niert die Software auch mit dem haus­ei­ge­nen Readdle Transfer. Dieser Dienst er­mög­licht es Ihnen, die Be­ar­bei­tung auf einem Gerät an­zu­fan­gen und auf einem anderen wei­ter­zu­füh­ren. Beim Speichern auf Ihrer Fest­plat­te können Sie zudem ent­schei­den, ob Sie eine ver­än­der­ba­re Datei behalten möchten oder eine ge­wöhn­li­che PDF.