Gruß­for­meln in E-Mails: So finden Sie das passende E-Mail-Ende

Von „MfG“ bis „Liebe Grüße“: Das Ende einer E-Mail ist min­des­tens so wichtig wie der Einstieg – und wird doch häufig ver­nach­läs­sigt. Dabei bieten die letzten Worte im schrift­li­chen Kontakt eine einmalige Ge­le­gen­heit, Pro­fes­sio­na­li­tät zu beweisen und gleich­zei­tig die (Geschäfts-)Beziehung mit dem Empfänger der Nachricht zu pflegen. Wir geben Ihnen einen Überblick über geläufige Gruß­for­meln in E-Mails und verraten Ihnen, wann Sie welche Formel verwenden und worauf Sie am Schluss einer E-Mail ver­zich­ten sollten.

Wenn Sie nicht immer auf die reinen Stan­dard­for­mu­lie­run­gen zu­rück­grei­fen möchten, bieten Ihnen die Woche, das Jahr und der Alltag viele Mög­lich­kei­ten in Ihrem E-Mail-Ende für Ab­wechs­lung zu sorgen und so eine gewisse Ver­bin­dung und Ver­traut­heit mit dem Empfänger her­zu­stel­len. Zum Beispiel:

Sämtliche oben gelistete Gruß­for­meln mit Bezug zu einem Anlass lassen sich natürlich abwandeln und mit anderen Stan­dard­for­mu­lie­run­gen kom­bi­nie­ren.

Grund­sätz­lich ent­schei­det immer die per­sön­li­che Beziehung zum Empfänger, welche Gruß­for­mal am Ende einer E-Mail die pas­sends­te ist. Gehen Sie im be­ruf­li­chen Kontext im Zwei­fels­fall auf Nummer sicher und beenden Ihre Mail mit einer neutralen For­mu­lie­rung. Vergessen Sie außerdem nicht, dass Sie mit jeder E-Mail sich selbst und Ihr Un­ter­neh­men re­prä­sen­tie­ren. Gestalten Sie daher auch das E-Mail-Ende ent­spre­chend. Reagieren Sie im laufenden Kontakt außerdem ggf. auf die Wortwahl Ihres Ge­gen­übers – welche For­mu­lie­rung benutzt der andere, wie per­sön­lich darf es (schon) werden?

Ein An­halts­punkt dafür, wie „locker“ Sie for­mu­lie­ren dürfen, können ver­schie­de­ne Ei­gen­schaf­ten des Emp­fän­gers geben, wie zum Beispiel die Position, das Alter aber auch die komplette Un­ter­neh­mens­kul­tur und Branche. In der Me­di­en­welt und Startup-Szene wird meist von Anfang an sehr leger mit­ein­an­der kom­mu­ni­ziert – bei Banken, Behörden oder Ver­si­che­run­gen herrscht oftmals ein deutlich kon­ser­va­ti­ver E-Mail-Knigge.

Variieren Sie außerdem in Ihren Gruß­for­meln am Ende einer E-Mail – vor allem, wenn Sie sich auf einen Anlass oder eine Be­ge­ben­heit in Ihrem Umfeld beziehen. Wünschen Sie immer sonnige Grüße oder einen er­folg­rei­chen Start in den Tag, wirkt der Gruß schnell beliebig, au­to­ma­ti­siert und wenig wert­schät­zend.

Nicht nur die Gruß­for­mel gehört zu einem voll­ende­ten Abschluss einer E-Mail. Beachten Sie außerdem folgende Be­stand­tei­le:

• Ab­schlie­ßen­der Satz: Noch vor der ei­gent­li­chen Gruß­for­mel sollten Sie einen zu­sam­men­fas­sen­den Satz for­mu­lie­ren, welcher den Inhalt der E-Mail zu­sam­men­fasst und/oder eine Hand­lungs­auf­for­de­rung an den Empfänger richtet. Bei­spiels­wei­se die Bitte um eine Rück­mel­dung, die Über­sen­dung der Un­ter­la­gen, usw.
   
• Ihren vollen Namen: Wenn Sie den Empfänger der E-Mail siezen, sind der volle Vor- und Nachname Pflicht. Aber auch wenn Sie bereits beim „Du“ sind, kann der volle Name helfen, Ver­wechs­lun­gen (mit gleich­na­mi­gen Kollegen) zu vermeiden.
   
• Position und Kon­takt­in­for­ma­tio­nen: In der Regel sind diese In­for­ma­tio­nen in Ihrer Signatur enthalten – haben Sie noch keine, sollten Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur erstellen. Vergessen Sie nicht, diese In­for­ma­tio­nen auch im laufenden Kontakt an­zu­hän­gen, damit bei­spiels­wei­se die Te­le­fon­num­mer für te­le­fo­ni­sche Rück­fra­gen schnell auf­find­bar ist.

Ich freue mich über einen Ter­min­vor­schlag zur Be­spre­chung der Un­ter­la­gen.

Herzliche Grüße nach Hamburg

Max Müller

(Signatur)

Ich freue mich auf Ihre Rück­mel­dung und ein per­sön­li­ches Ken­nen­ler­nen.

Mit freund­li­chen Grüßen

Marion Meier

(Signatur)

Ich freue mich auf den Termin am Montag.

Viele Grüße und ein schönes Wo­chen­en­de

Kim Kramer

(Signatur)

Wie weiter oben bereits be­schrie­ben, sollten Sie sowohl Ab­kür­zun­gen als auch die For­mu­lie­rung „Beste Grüße“ am Ende einer E-Mail vermeiden. Es gibt aber noch weitere Stol­per­stei­ne bei den E-Mail-Gruß­wor­ten:

• Hoch­ach­tungs­voll: veraltet und etwas „drüber“; ähnlich verhält es sich mit „Herz­lichst“
• Gruß/Grüße: sehr lieblos; wirkt schnell so, als ob der Absender sauer ist
• Schöne Grüße: der Begriff „schön“ passt in diesem Kontext nicht, da er sehr subjektiv ist
• Keine Gruß­for­mel verwenden: Fast noch schlimmer als der falsche, ist gar kein ab­schlie­ßen­der Gruß. Einzige Ausnahme: Schreiben Sie mit einem gut bekannten Ge­schäfts­kon­takt innerhalb kurzer Zeit viele E-Mails hin und her, können Sie manchmal auf den Abschluss ver­zich­ten, da es sich fast schon um ein (schrift­li­ches) Gespräch handelt.