Pro­fes­sio­nel­le E-Mails schreiben: 8 Tipps und prak­ti­sche Beispiele

Täglich werden über 300 Mil­li­ar­den E-Mails um die Welt geschickt – ein Großteil davon im Be­rufs­all­tag. Umso är­ger­li­cher ist es, wenn die ent­spre­chen­de E-Mail schlecht und chaotisch ge­schrie­ben oder gar unnötig ist. Damit Sie nicht auch in diese Fett­näpf­chen treten, sollten Sie sich an bestimmte Regeln halten.

Wie schreibt man eine gute E-Mail?

Das Verfassen einer formellen E-Mail zeugt von Pro­fes­sio­na­li­tät und Respekt dem Empfänger gegenüber. Schreiben Sie E-Mails immer ziel­ge­recht. Außerdem ist es un­er­läss­lich, dass Ihr Text in­for­ma­tiv und gut struk­tu­riert ist. Machen Sie deutlich, worum es geht, und helfen Sie dem Empfänger bzw. der Emp­fän­ge­rin dabei, Ihr Anliegen zu verstehen. Halten Sie Ihre Nachricht so kurz wie möglich, ohne dabei Höf­lich­keit und Form zu igno­rie­ren. So machen Sie es dem Leser einfacher, die wichtigen In­for­ma­tio­nen her­aus­zu­zie­hen. Darüber hinaus haben beide Seiten weniger Zeit­auf­wand: Sie beim Schreiben und die Empfänger beim Lesen.

Außerdem sollten Sie niemals auf Höf­lich­keit und Etikette ver­zich­ten., wenn Sie eine formelle E-Mail schreiben – eine ver­nünf­ti­ge Anrede, Bitte und Danke sowie freund­li­che Grüße zum Abschluss gehören zum Pflicht­pro­gramm. Es ist ratsam, sich an die E-Mail-Etikette zu halten. So erhöhen Sie die Chance, dass Ihre E-Mail vom Empfänger ernst genommen und be­ant­wor­tet wird.

E-Mail schreiben: Schritt für Schritt Anleitung zur perfekten E-Mail

Wie bei Briefen auf Papier, folgen E-Mails einem be­stimm­ten Muster. Da alle Le­se­rin­nen und Leser diese Norm kennen und erwarten, sollten auch Sie Ihre digitalen Briefe ent­spre­chend struk­tu­rie­ren. Damit er­leich­tern Sie es Ihrem Gegenüber, den Überblick in Ihrem Text zu behalten.

Schritt 1: Betreff

Am Anfang jeder E-Mail steht die gern igno­rier­te Be­treff­zei­le. Diese ist dafür gedacht, das Thema der Nachricht auf den ersten Blick zu ver­mit­teln. So können Empfänger und Emp­fän­ge­rin­nen besser ent­schei­den, ob Sie sich direkt nach Eingang der Nachricht Zeit nehmen oder erst später. Zu­sätz­lich helfen die Angaben in der Be­treff­zei­le dabei, E-Mails wie­der­zu­fin­den und zu sortieren. Gute Beispiele für einen Betreff:

• Meeting: Pro­jekt­start / 24.03. / 10-12 Uhr
• Leis­tungs­spek­trum des Fach­kräf­te-Coachings
• Zu­sam­men­fas­sung des Gesprächs vom 7. April
• IT-In­for­ma­ti­on: Update für YZ-Software

Bei diesen Bei­spie­len wird den an­ge­spro­che­nen Personen direkt klar, was sie im Folgenden erwartet. Aus der Be­treff­zei­le lässt sich so auch schon die Dring­lich­keit ablesen. Umgekehrt heißt das: Ver­zich­ten Sie auf einen Betreff, der nicht auf das Thema eingeht, viel zu lang ist oder eventuell sogar passiv-ag­gres­si­ve Bot­schaf­ten enthält:

• Dringend!!! (Es wäre sinn­vol­ler zu sagen, was denn so dringend ist.)
• Eine Bitte (Lieber das Thema der Bitte nennen.)
• Zu unserem Gespräch am ver­gan­ge­nen Freitag in der Lobby haben sich bei mir noch ein paar Fragen ergeben! (Auch in der Be­treff­zei­le ist Kürze gefragt.)
• Re: AW: Re: AW: Re: AW: Sonntags-Brunch mit Günther und Claudia (Die Reihung der Ant­wort­kür­zel sollte immer reduziert werden.)
• Muss das sein? (Es ist keine gute Idee, bereits so in die Kritik ein­zu­stei­gen.)

Schritt 2: Begrüßung

Sie beginnen den ei­gent­li­chen Text Ihrer E-Mail mit einer Kom­bi­na­ti­on aus Be­grü­ßungs­for­mel, Wert­schät­zung und Anrede. So kurz dieses Text­ele­ment auch ist, viele Menschen ver­zwei­feln daran.

Wie formell muss ich eine E-Mail schreiben?

Seien Sie lieber zu formell und höflich als zu wenig. Auf der sicheren Seite sind Sie grund­sätz­lich mit der klas­si­schen For­mu­lie­rung: „Sehr geehrte …“. Besonders wenn Sie sich an Fremde wenden, ist diese Formel die richtige Wahl. Noch formeller brauchen Sie nur bei Staats­ober­häup­tern oder re­li­giö­sen Wür­den­trä­gern und -trä­ge­rin­nen werden. Sollten Sie Ihr gegenüber bereits besser kennen, können Sie auch „Liebe …“ oder ein freund­li­ches „Guten Tag“ an den Anfang Ihres elek­tro­ni­schen Briefs setzen. Nur unter guten Freunden und Freun­din­nen oder Kollegen und Kol­le­gin­nen ist ein „Hallo“ oder „Hi“ ak­zep­ta­bel.

Welche Titel gehören in die Anrede?

Kon­tak­tie­ren Sie Personen, die wis­sen­schaft­li­che Grade innehaben? In­ter­es­sant für die Begrüßung sind grund­sätz­lich nur Pro­fes­so­ren- und Dok­tor­ti­tel. Magister, Diplom und andere Ab­schlüs­se werden an dieser Stelle in der Regel nicht auf­ge­führt.

• Sehr geehrte Frau Pro­fes­so­rin Schmidt
• Sehr geehrter Herr Professor Schmidt
• Sehr geehrte Frau Dr. Müller
• Sehr geehrter Herr Dr. Müller

Wen soll ich zuerst nennen?

Bei mehreren Adres­sier­ten müssen selbst­ver­ständ­lich auch alle angeredet werden. Nur bei An­schrei­ben, die keine konkrete An­sprech­per­son haben, ist das „Sehr geehrte Damen und Herren“ ak­zep­ta­bel. Deshalb muss man sich fragen, in welcher Rei­hen­fol­ge die An­ge­schrie­be­nen in der Begrüßung auf­tau­chen. Generell gilt, dass hier­ar­chisch Hö­her­ge­stell­te immer zuerst genannt werden. Stehen die Personen auf gleicher Ebene, sortieren Sie am besten al­pha­be­tisch.

Was ist, wenn ich mir nicht sicher bin, ob die An­sprech­per­son männlich oder weiblich ist?

Manchmal kennt man nur den Nachnamen der Kon­takt­per­son oder der Vorname ist nicht eindeutig einem Ge­schlecht zu­zu­ord­nen. Dann sollten Sie etwas De­tek­tiv­ar­beit einsetzen, denn eine falsche Anrede kann Ihre Mail ins Abseits stellen. Un­ter­neh­mens­web­site, Social Media oder das Te­le­fon­buch können in dieser un­an­ge­neh­men Situation helfen. Wenn es nicht anders geht, muss schließ­lich auf das un­per­sön­li­che „Sehr geehrte Damen und Herren“ aus­ge­wi­chen werden.

Welches Satz­zei­chen kommt nach der Anrede?

Die beste Lösung hierfür ist das Komma. Sie beenden damit die Zeile, fügen eine Leerzeile ein und schreiben dann klein weiter. Als Al­ter­na­ti­ve gibt es im Deutschen nur das Aus­ru­fe­zei­chen: Nach diesem beginnen Sie den ersten Satz Ihres Briefes al­ler­dings groß­ge­schrie­ben. Nicht zulässig ist laut Duden ein Punkt.

Schritt 3: Ein­lei­tung

Bevor Sie mit Ihrem ei­gent­li­chen Anliegen beginnen, sollten Sie in Ihren Text einführen. Halten Sie diese ein­lei­ten­den Worte aber möglichst kurz, denn Sie möchten weder die Zeit der Lesenden noch Ihre eigene beim Schreiben ver­schwen­den. Abhängig von der Situation gibt es mehrere Mög­lich­kei­ten, wie die Ein­lei­tung Ihrer E-Mail schreiben können:

• Hiermit möchte ich mich bei Ihnen für die aus­ge­schrie­be­ne Stelle bewerben.
• Hatten Sie einen schönen Urlaub?
• Vielen Dank für das nette Gespräch in der ver­gan­ge­nen Woche.
• Haben Sie vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.
• Ihr Vortrag zum Thema „E-Mail richtig schreiben“ hat mir sehr gut gefallen!

Die Ein­lei­tung hat die Funktion, die Stimmung der An­ge­schrie­be­nen zu steigern. Dafür eignen sich vor allem per­sön­li­che und in­di­vi­du­el­le Fragen oder Kom­men­ta­re. Vermeiden Sie dabei stan­dar­di­sier­te Floskeln und gehen Sie mehr auf die Person ein. Fragen nach dem Urlaub, der über­stan­de­nen Krankheit oder der Heimfahrt nach einem Meeting zeigen, dass Sie sich wirklich für die andere Person in­ter­es­sie­ren. Sie können die Ein­lei­tung aber auch nutzen, um zum Thema hin­zu­füh­ren (wie bei einer Bewerbung), um sich selbst vor­zu­stel­len oder ein vor­an­ge­gan­ge­nes Gespräch kurz nochmals auf­zu­grei­fen.

Schritt 4: Hauptteil

Das Herzstück ihrer E-Mail: Hier geht es darum, Inhalte kompakt und wohl­struk­tu­riert zu ver­mit­teln. Bedenken Sie immer, dass Leser und Le­se­rin­nen die In­for­ma­tio­nen schnell und vor allem auch korrekt verstehen müssen. Dafür gibt es einige Regeln, an die Sie sich beim E-Mail-Schreiben halten sollten:

• Kurze Sätze: Greifen Sie auf einfache Satz­kon­struk­tio­nen zurück. Eine Vielzahl an Ne­ben­sät­zen und um­ständ­lich kon­stru­ier­ten Ver­schach­te­lun­gen stören den Lesefluss.
• Fettungen und Kur­si­vie­run­gen: Durch optische Her­vor­he­bun­gen können Le­se­rin­nen und Leser die wich­tigs­ten Daten und Fakten schneller finden. Faust­re­gel: Nicht mehr als eine Mar­kie­rung pro Absatz.
• Sinnvolle Absätze: Absätze struk­tu­rie­ren Ihren Text. Un­ter­glie­dern Sie Ihre E-Mail, damit Sinn­zu­sam­men­hän­ge leichter zu erkennen sind. Planen Sie pro Absatz ungefähr drei Sätze ein.
• Listen: Mit Listen können Sie Daten und Fakten kompakt prä­sen­tie­ren. Daten zu einem Meeting, Kosten für das an­ste­hen­de Projekt, Teil­neh­men­de des nächsten Ausflugs: Die wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen sind auf einen Blick zu erkennen – auch wenn die Mail wieder geöffnet wird.
• Einfache Worte: Machen Sie es nicht noch kom­pli­zier­ter, als es schon ist. Verwenden Sie einfache Wörter, die alle verstehen können. Insofern es wichtig ist, dass Sie sich als Kenner bzw. Kennerin der Materie prä­sen­tie­ren, sind Fremd- bzw. Fach­wör­ter selbst­ver­ständ­lich erlaubt.
• Positive Bot­schaf­ten: Nutzen Sie eine positive Sprache. Gerade wenn Sie eine E-Mail schreiben, in der Sie Kritik üben, ist es wichtig, dass Sie kon­struk­tiv bleiben. Ver­zich­ten Sie auf einen Be­fehls­ton und negative Aussagen in Ihrem Text.

Schritt 5: Schluss

Wenn Sie eine E-Mail richtig schreiben wollen, sollten Sie auch einen runden Abschluss zu Ihrer Nachricht finden. Verwenden Sie den Schluss, um eine Hand­lungs­auf­for­de­rung un­ter­zu­brin­gen oder den Empfänger bzw. die Emp­fän­ge­rin mit einem positiven Gefühl aus Ihrem Text zu entlassen:

• Falls Sie Fragen haben, können Sie mich jederzeit te­le­fo­nisch oder per E-Mail erreichen.
• Ich freue mich schon jetzt darauf, Sie per­sön­lich ken­nen­zu­ler­nen.
• Weitere In­for­ma­tio­nen finden Sie auch auf unserer/meiner Homepage.
• Ich würde mich sehr freuen, schon bald wieder von Ihnen zu hören.
• Ich wünsche Ihnen ein ent­spann­tes Wo­chen­en­de.

Schritt 6: Gruß­for­mel

Die Gruß­for­mel zum Schluss ist genauso wichtig wie die Begrüßung zum Anfang einer E-Mail. Mit ihr drücken Sie Wert­schät­zung dem Lesenden gegenüber aus. Freund­lich­keit und Höf­lich­keit sind auch hierbei oberstes Gebot, aber über­trei­ben Sie es nicht. Mit hoch­ach­tungs­vol­len oder demütigen Grüßen beendet heut­zu­ta­ge wohl niemand mehr seine Business-Mails. „Mit freund­li­chen Grüßen“ ist die sicherste Variante, aber nicht unbedingt die beste, schließ­lich wirkt sie sehr ab­ge­dro­schen. Mit einer per­sön­li­chen Note hin­ter­las­sen Sie einen sehr viel po­si­ti­ve­ren Eindruck:

• Herzliche Grüße
• Mit sonnigen Grüßen aus Berlin
• Viele Grüße nach Köln
• Einen guten Start in die Woche
• Ich wünsche Ihnen einen ent­spann­ten Urlaub

Entgegen der gängigen Meinung wird der Gruß nicht mit einem Komma vom Namen getrennt. Die Zeile endet ohne Satz­zei­chen, es folgt eine Leerzeile und dann der Name des Absenders oder direkt die Signatur. Sie möchten Ihren Gruß in einen anderen Satz einbauen? Auch hier setzen Sie keine Satz­zei­chen, fügen al­ler­dings eine Leerzeile zwischen Satz­an­fang und Gruß ein:

Ich freue mich schon auf unsere Zu­sam­men­ar­beit und sende Ihnen

freund­li­che Grüße nach München

Karl Müller

Schritt 7: Signatur

Ganz am Ende Ihrer E-Mail befindet sich die Signatur. Diese ist dazu gedacht, nähere In­for­ma­tio­nen und Kon­takt­da­ten zum Absender bzw. zur Ab­sen­de­rin zu liefern. Deshalb ist hier kein Platz für Sinn­sprü­che und Le­bens­mot­tos. Welche Angaben im Detail zu machen sind und inwiefern sich der Inhalt der Signatur in ge­schäft­li­chen und privaten Nach­rich­ten un­ter­schei­det, erfahren Sie in unserem Artikel „So op­ti­mie­ren Sie Ihre E-Mail-Signatur“.

Schritt 8: Anhang

Versenden Sie nur dann einen Anhang, wenn es wirklich sein muss, und versuchen Sie die Da­tei­grö­ße so gering wie möglich zu halten. Der Spei­cher­platz von E-Mail-Post­fä­chern ist begrenzt, hinzu kommt, dass viele Menschen E-Mails in­zwi­schen unterwegs lesen: Bei mobiler Da­ten­über­tra­gung können große Anhänge nur sehr langsam oder überhaupt nicht her­un­ter­ge­la­den werden. Be­schrän­ken Sie sich also bei Ihren Anhängen auf eine Ge­samt­grö­ße von 5 MB. Alles darüber hinaus sollten Sie immer erst auf Nachfrage senden oder einen Link zu einem Da­ten­spei­cher setzen, auf dem die Dateien be­reit­ge­stellt werden.

Beispiel für eine pro­fes­sio­nel­le E-Mail

Im folgenden Beispiel sind alle Elemente enthalten, auf die Sie Acht geben sollten, wenn Sie eine pro­fes­sio­nel­le E-Mail schreiben. Für weitere Beispiele lohnt sich ein Blick in den Artikel „Business E-Mail-Vorlagen“.“ im Absatz “

Was wurde in dieser E-Mail richtig gemacht?

• Der Betreff ist konkret und kurz.
• Die Gruß­for­mel ist dem Anlass ent­spre­chend, der Dok­tor­ti­tel der Adres­sa­tin taucht in der Anrede auf.
• In der Ein­lei­tung wird freund­lich auf das ver­gan­ge­ne Gespräch hin­ge­wie­sen.
• Der Hauptteil hat mehrere Absätze, die wich­tigs­ten Daten werden in einer Liste prä­sen­tiert.
• In den Schluss ist eine Hand­lungs­auf­for­de­rung ein­ge­ar­bei­tet.
• Die Gruß­for­mel am Ende ist freund­lich und per­so­na­li­siert.
• Die Signatur ist voll­stän­dig und ent­spricht der Im­pres­sums­pflicht.
• Auf einen unnötigen Anhang wurde ver­zich­tet.

E-Mail richtig schreiben: Was geht und was nicht?