Outlook-Kontakte im­por­tie­ren: So ak­tua­li­sie­ren Sie Ihr Outlook-Adress­buch

Auch in Zeiten von Facebook und WhatsApp sind E-Mails, besonders in Un­ter­neh­men, ein zentrales Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel. Microsoft Outlook ist für Viel­nut­zen­de aufgrund seiner flexiblen Kon­takt­ver­wal­tungs­mög­lich­kei­ten besonders gut als Mail-Client geeignet. Dank des in­te­grier­ten Import/Export-As­sis­ten­ten können vor­han­de­ne Kon­takt­da­ten mühelos in Outlook im­por­tiert werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre wich­tigs­ten Kontakte in nur wenigen Schritten ins Outlook-Adress­buch einfügen.

Kurz­an­lei­tung: Outlook-Kontakte im­por­tie­ren

1. In Outlook auf „Datei“ gehen -> „Öffnen und Ex­por­tie­ren“ -> „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“
2. Im Import/Export-As­sis­ten­ten „Aus anderen Pro­gram­men oder Dateien im­por­tie­ren“ auswählen -> „Weiter“
3. „Durch Trenn­zei­chen getrennte Werte“ auswählen -> „Weiter“ -> „Durch­su­chen“ anklicken, CSV-Datei und an­schlie­ßend Import-Variante auswählen -> „Weiter“
4. Ziel­ord­ner „Kontakte“ anklicken -> „Weiter“ -> „Fertig stellen“

Outlook-Kontakte im­por­tie­ren: Was sind die Vor­aus­set­zun­gen?

Es gibt ver­schie­de­ne Szenarien, in denen es sinnvoll bzw. notwendig ist, Kontakte in Outlook zu im­por­tie­ren: Ty­pi­scher­wei­se haben Sie externe Listen mit Ge­schäfts­kon­tak­ten bzw.privaten Kontakten, die Sie gerne auch in Ihr Outlook-Adress­buch über­tra­gen wollen. Es ist aber ebenso gut möglich, dass Sie Kontakte im­por­tie­ren wollen, die Sie zuvor aus Outlook ex­por­tiert haben – etwa, um ein Backup anzulegen oder weil Sie einen Ver­si­ons­wech­sel vornehmen. In letzterem Fall liegt die Kon­takt­lis­te bereits in dem er­for­der­li­chen Import-Format CSV vor. Haben Sie also eine eigene Kon­takt­lis­te, z. B. in Form einer Excel-Tabelle, müssen Sie diese zunächst ebenfalls im CSV-Format speichern, bevor Sie sie in Ihr Outlook-Adress­buch im­por­tie­ren können.

So speichern Sie Ihre Ta­bel­len­do­ku­men­te als CSV-Datei

Alle gängigen Ta­bel­len­kal­ku­la­tio­nen wie Microsoft Excel oder Open­Of­fice bzw. Libre­Of­fice Calc bieten die Mög­lich­keit, Ar­beits­map­pen als CSV-Datei zu speichern. Für Excel-Nutzende bei­spiels­wei­se funk­tio­niert dies fol­gen­der­ma­ßen:

1. Im ersten Schritt klicken Sie auf das Ar­beits­blatt, das die Kon­takt­da­ten enthält, die Sie in das Outlook-Adress­buch im­por­tie­ren wollen. An­schlie­ßend na­vi­gie­ren Sie zur Re­gis­ter­kar­te „Datei“ und drücken auf „Speichern unter“.
2. Klicken Sie auf „Durch­su­chen“ und ent­schei­den Sie, wo die Datei ge­spei­chert werden soll. Daraufhin klappen Sie das Menü im Feld „Dateityp“ auf, indem Sie auf das kleine, nach unten zeigende Dreieck-Symbol klicken.
3. Suchen Sie den Eintrag „CSV (Trenn­zei­chen-getrennt)“ und wählen Sie diesen aus. Drücken Sie zum Abschluss auf „Speichern“. Sie erhalten von Excel den Hinweis, dass einige Features der Ar­beits­map­pe verloren gehen (Folge des Umstiegs auf das CSV-Format), was Sie durch „OK“ ak­zep­tie­ren.

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Kontakte in Outlook im­por­tie­ren: Schritt-für-Schritt-An­lei­tun­gen für Desktop-Clients und Web-App

Wenn Sie die ge­wünsch­ten Kontakte in CSV-Form vorliegen haben, können Sie sofort damit beginnen, sie in das Outlook-Adress­buch zu im­por­tie­ren. Zu­sätz­li­che Software benötigen Sie hierfür nicht: Der bereits erwähnte Import/Export-Assistent von Microsoft Outlook ist stan­dard­mä­ßig in­te­griert. Je nachdem, ob Sie mit dem Desktop- oder dem Web-Client arbeiten, un­ter­schei­det sich die Vor­ge­hens­wei­se leicht von­ein­an­der. Wir haben den Vorgang des Imports in den ver­schie­de­nen Outlook-Editionen im Folgenden für Sie zu­sam­men­ge­fasst.

So im­por­tie­ren Sie Kontakte in der Outlook Desktop-App

Nutzende neuerer Outlook-Versionen finden den Import/Export-As­sis­ten­ten im Menü „Datei“. Dieses öffnen Sie im ersten Schritt über die gleich­na­mi­ge Re­gis­ter­kar­te:

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In der linken Me­nü­leis­te na­vi­gie­ren Sie nun zu „Öffnen und ex­por­tie­ren“, wo Sie den As­sis­ten­ten per Klick auf „Im­por­tie­ren/Ex­por­tie­ren“ starten.

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Im Startmenü des Import/Export-As­sis­ten­ten lassen sich ver­schie­de­ne Aktionen auswählen. Die für den Import benötigte Aktion „Aus anderen Pro­gram­men oder Dateien im­por­tie­ren“ ist stan­dard­mä­ßig bereits markiert, sodass Sie lediglich auf den „Weiter“-Button drücken müssen.

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Auch im nächsten Dia­log­fens­ter können Sie die Auswahl „Durch Trenn­zei­chen getrennte Werte“ bei­be­hal­ten und mit „Weiter“ direkt ins nächste Menü wechseln. Über die „Durch­su­chen“-Funktion können Sie dort den Spei­cher­ort der zu im­por­tie­ren­den Datei angeben:

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Bevor Sie auf „Weiter“ klicken, haben Sie die Mög­lich­keit, eine von drei Import-Varianten aus­zu­wäh­len:

1. Duplikate durch im­por­tier­te Elemente ersetzen: Ist ein Kontakt in Outlook bereits vorhanden, werden die ver­zeich­ne­ten In­for­ma­tio­nen für diesen verworfen und durch die In­for­ma­tio­nen aus der Im­port­da­tei ersetzt.
2. Erstellen von Du­pli­ka­ten zulassen (Stan­dard­op­ti­on): Ist ein Kontakt in Outlook bereits vorhanden, erstellt der Import/Export-Assistent ein Duplikat dieses Kontakts. Später können Sie die In­for­ma­tio­nen im Adress­buch kom­bi­nie­ren oder die ge­wünsch­te Version entfernen.
3. Keine Duplikate im­por­tie­ren: Ist ein Kontakt in Outlook bereits vorhanden, werden die zu im­por­tie­ren­den In­for­ma­tio­nen zu diesem verworfen.

Un­ab­hän­gig von der ge­trof­fe­nen Auswahl werden Sie im dar­auf­fol­gen­den Menü dazu auf­ge­for­dert, den Ziel­ord­ner anzugeben. Suchen Sie nach dem Eintrag „Kontakte“ und klicken Sie auf „Weiter“.

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Nach einem ab­schlie­ßen­den Klick auf „Fertig stellen“ beginnt Outlook mit dem Import-Prozess.

Kontakte in Outlook im Web im­por­tie­ren

Auch in Outlook im Web können Sie neue Kontakte in Ihr Outlook-Adress­buch im­por­tie­ren. Loggen Sie sich hierfür in der Web­an­wen­dung ein und klicken Sie an­schlie­ßend auf das kleine Per­so­nen­sym­bol, das sich in der Sym­bol­leis­te links unten befindet:

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Im nächsten Schritt gehen Sie auf die Schalt­flä­che „Kontakte verwalten“ und wählen dort den Eintrag „Im­por­tie­ren von Kontakten“ aus.

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In der Folge öffnet sich das Import-Menü. Hier klicken Sie auf „Durch­su­chen“, wählen Ihre CSV-Datei und dann „Öffnen“ aus. Zuletzt klicken Sie auf „Im­por­tie­ren“.