Da­ten­si­che­rung erklärt: Backup-Arten, 3-2-1-Regel und Spei­cher­me­di­en

Ein defektes Laufwerk, ein ver­se­hent­lich ge­lösch­ter Ordner oder ein Ran­som­wa­re-Angriff genügen, und wichtige Daten sind weg. Wer ein aktuelles Backup besitzt, kann sie wie­der­her­stel­len. Wir erklären, was ein Backup genau ist, welche Backup-Arten es gibt, wie die 3-2-1-Regel funk­tio­niert und welche Spei­cher­me­di­en sich wofür eignen.

Was ist ein Backup?

Ein Backup (deutsch: Da­ten­si­che­rung) ist eine Kopie von Daten, die getrennt vom Original auf einem anderen Spei­cher­me­di­um oder an einem anderen Ort auf­be­wahrt wird, damit sich die Daten nach einem Verlust, einer Be­schä­di­gung oder einer un­er­wünsch­ten Änderung wie­der­her­stel­len lassen. Die Si­cher­heits­ko­pie enthält die Daten also redundant, das heißt ein zweites Mal. Gehen Daten verloren oder wird ein älterer Stand benötigt, lässt sich der Da­ten­be­stand über das Backup ganz oder teilweise wie­der­her­stel­len. Diese Wie­der­her­stel­lung (englisch: Restore) erfolgt entweder manuell, etwa durch das Zu­rück­ko­pie­ren einzelner Dateien, oder mit der Restore-Funktion einer Backup-Software.

Für Selbst­stän­di­ge und Un­ter­neh­men sind Backups un­ver­zicht­bar. Geschäfts- und Kun­den­da­ten sowie die IT-Systeme müssen sich nach einem Hard­ware­aus­fall, einem Be­dien­feh­ler oder einem Cy­ber­an­griff schnell wie­der­her­stel­len lassen, sonst drohen Be­triebs­aus­fäl­le und hohe fi­nan­zi­el­le Verluste. Auch der Ruf leidet, wenn Kun­den­an­fra­gen liegen bleiben oder zugesagte Leis­tun­gen nicht frist­ge­recht erbracht werden können. Werden per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten ver­ar­bei­tet, kommt eine recht­li­che Pflicht hinzu: Art. 32 DSGVO verlangt, dass Ver­ant­wort­li­che die Ver­füg­bar­keit dieser Daten nach einem phy­si­schen oder tech­ni­schen Zwi­schen­fall rasch wie­der­her­stel­len können.

Deshalb sollten Sie eine durch­dach­te Backup-Strategie als „Le­bens­ver­si­che­rung“ für Ihre Daten haben. Ein aktuelles Backup er­leich­tert zudem den Umzug auf neue Hardware oder ein neues System, weil sich der Da­ten­be­stand voll­stän­dig über­tra­gen lässt.

Backup, Syn­chro­ni­sa­ti­on, RAID und Archiv: Was ist der Un­ter­schied?

Nicht alles, was Daten doppelt vorhält, ist ein Backup. Ent­schei­dend ist, ob sich ein früherer, un­be­schä­dig­ter Stand wie­der­her­stel­len lässt, auch wenn das Original gelöscht, ver­schlüs­selt oder über­schrie­ben wurde.

RAID und Snapshots erhöhen also die Ver­füg­bar­keit, ersetzen aber kein Backup auf einem ge­trenn­ten Medium.

Der erste Schritt: Was muss gesichert werden?

Bei einer Backup-Strategie klären Sie zunächst, ob ganze Laufwerke be­zie­hungs­wei­se Systeme oder nur einzelne Ordner und Dateien gesichert werden sollen (etwa Mail­ar­chi­ve, Da­ten­ban­ken, Ar­beits­ord­ner). Ein Image-Backup (Sys­tem­ab­bild) sichert ein kom­plet­tes Laufwerk samt Be­triebs­sys­tem, Pro­gram­men und Ein­stel­lun­gen; damit lässt sich ein Rechner nach einem To­tal­aus­fall voll­stän­dig wie­der­her­stel­len. Ein Datei-Backup sichert dagegen nur aus­ge­wähl­te Dateien und Ver­zeich­nis­se.

Selektive Backups sparen Spei­cher­platz und Band­brei­te. Al­ler­dings müssen Sie die Auswahl re­gel­mä­ßig an Ver­än­de­run­gen anpassen, sonst werden womöglich neue wichtige Daten nicht erfasst. Dafür brauchen Sie eine genaue Kenntnis der Spei­cher­or­te: Wo legt das Mail­pro­gramm seine Archive ab? Wo speichern Browser und Pass­wort­ma­na­ger ihre Profile und ver­schlüs­sel­ten Tresore?

Legen Sie außerdem fest, wie oft gesichert wird. Zwei Kenn­zah­len helfen dabei:

• RPO (Recovery Point Objective): Wie viel Da­ten­ver­lust ist höchstens to­le­rier­bar? Wer maximal einen Ar­beits­tag verlieren darf, muss min­des­tens täglich sichern.
• RTO (Recovery Time Objective): Wie schnell müssen Daten und Systeme nach einem Ausfall wieder verfügbar sein? Davon hängen Spei­cher­me­di­um und Wie­der­her­stel­lungs­ver­fah­ren ab.

Beziehen Sie den gesamten Ge­rä­te­park ein: Desktop-PCs ebenso wie Laptops, Smart­phones, Server und virtuelle Maschinen. Auch Daten in Cloud-Diensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace sollten Sie zu­sätz­lich sichern. Die Anbieter sorgen in der Regel für die Ver­füg­bar­keit ihrer In­fra­struk­tur, schützen aber nicht au­to­ma­tisch vor ver­se­hent­lich ge­lösch­ten Daten oder kom­pro­mit­tier­ten Konten. Wer über längere Zeit an um­fang­rei­chen Dateien arbeitet, sollte zudem Zwi­schen­ver­sio­nen auf­be­wah­ren, um bei Bedarf auf einen früheren Stand zu­rück­grei­fen zu können.

Die wich­tigs­ten Backup-Arten im Vergleich

Für eine sinnvolle Backup-Strategie sollten Sie die Un­ter­schie­de zwischen voll­stän­di­gen, dif­fe­ren­zi­el­len und in­kre­men­tel­len Backups kennen. Die folgende Tabelle zeigt sie am Beispiel einer täglichen Sicherung:

Für welche Methode oder welche Kom­bi­na­ti­on Sie sich ent­schei­den, hängt vom Ein­zel­fall ab. Als Faust­re­gel gilt: Eine Voll­si­che­rung erfolgt in größeren Abständen (z. B. wö­chent­lich oder monatlich), da­zwi­schen kommen in­kre­men­tel­le oder dif­fe­ren­zi­el­le Backups zum Einsatz. Moderne Backup-Software arbeitet häufig nach dem Prinzip „in­kre­men­tell für immer“ und setzt aus den Teil­si­che­run­gen bei Bedarf au­to­ma­tisch eine neue Voll­si­che­rung zusammen (syn­the­ti­sche Voll­si­che­rung). Das verkürzt die Si­che­rungs­dau­er, ohne die Wie­der­her­stel­lung unnötig zu ver­kom­pli­zie­ren.

Die 3-2-1-Regel: Wie viele Kopien brauchen Sie?

Ein Backup auf der internen Fest­plat­te desselben Notebooks hilft wenig: Fällt das Laufwerk aus oder wird das Gerät gestohlen, sind Original und Sicherung zugleich verloren. Ver­läss­li­che Da­ten­si­che­run­gen gehören deshalb auf ein separates Medium, denn dass mehrere un­ab­hän­gi­ge Medien gleich­zei­tig ausfallen, ist deutlich un­wahr­schein­li­cher.

Bewährt hat sich die 3-2-1-Regel:

• 3 Kopien der Daten (das Original und zwei Backups)
• auf 2 un­ter­schied­li­chen Spei­cher­me­di­en
• davon 1 Kopie außer Haus, bei­spiels­wei­se in der Cloud oder in einem anderen Gebäude

Weil Ran­som­wa­re gezielt auch er­reich­ba­re Backups angreift, wird die Regel heute oft zur 3-2-1-1-0-Regel erweitert: Min­des­tens eine Kopie liegt offline (vom Netzwerk getrennt) oder un­ver­än­der­bar (immutable) vor, und re­gel­mä­ßi­ge Wie­der­her­stel­lungs­tests verlaufen mit null Fehlern.

Wie aufwendig die Umsetzung sein muss, hängt von Da­ten­men­ge und Schutz­be­darf ab. Für wenige private Dateien kann schon eine re­gel­mä­ßi­ge Sicherung auf eine externe Fest­plat­te plus eine Kopie in der Cloud genügen. Bei der IT-In­fra­struk­tur eines mit­tel­stän­di­schen Un­ter­neh­mens sind au­to­ma­ti­sier­te, zentral ver­wal­te­te Lösungen nötig, um den Schaden im Notfall gering zu halten.

Welche Spei­cher­me­di­en eignen sich für Backups?

Für die Umsetzung der 3-2-1-Regel stehen ver­schie­de­ne Spei­cher­me­di­en zur Verfügung. Die Übersicht zeigt ihre typischen Stärken und Schwächen:

Optische Da­ten­trä­ger

Optische Da­ten­trä­ger wie CD, DVD und Blu-ray sind für kleine Da­ten­men­gen eine günstige Option. Die Discs lassen sich leicht an mehreren Orten auf­be­wah­ren. Al­ler­dings ist ein passender Brenner nötig, und der gehört kaum noch zur Grund­aus­stat­tung von PCs und Notebooks. Ein Vorteil: Optische Da­ten­trä­ger eignen sich für „kalte“ Backups, also Si­che­run­gen ohne Ver­bin­dung zum laufenden System. Einmal be­schreib­ba­re Rohlinge (z. B. DVD-R, BD-R) lassen sich nach­träg­lich nicht verändern. Ran­som­wa­re kann eine solche Sicherung daher nicht ver­schlüs­seln, sodass Sie Ihre Daten auch nach einem Angriff wie­der­her­stel­len können. Vor der Ver­öf­fent­li­chung ge­stoh­le­ner Daten, mit der Angreifer zunehmend zu­sätz­lich erpressen, schützt al­ler­dings kein Backup.

Nach­tei­lig sind die geringe Kapazität pro Disc und der Aufwand: Bei re­gel­mä­ßi­gen Voll­si­che­run­gen entstehen schnell Stapel von Da­ten­trä­gern, die be­schrif­tet, verwaltet und ir­gend­wann entsorgt werden müssen. Zudem ist die Halt­bar­keit begrenzt und hängt stark von Rohling und Lagerung ab; Discs können nach einigen Jahren unlesbar werden. Prüfen Sie ältere Si­che­run­gen daher re­gel­mä­ßig und kopieren Sie sie bei Bedarf um. Für kleinere, selten geänderte Da­ten­be­stän­de von Pri­vat­per­so­nen oder Selbst­stän­di­gen sind optische Da­ten­trä­ger dennoch eine Option.

USB-Sticks und Spei­cher­kar­ten

USB-Sticks und Spei­cher­kar­ten haben optische Da­ten­trä­ger im Alltag weit­ge­hend abgelöst. Sie sind klein, robust, günstig und schnell be­schrie­ben. Al­ler­dings sind sie wie­der­be­schreib­bar und damit anfällig für Malware; ein in­fi­zier­ter Stick kann Schad­soft­ware auf andere Geräte im Fir­men­netz über­tra­gen. Wegen ihrer geringen Größe gehen sie zudem leicht verloren. Für die lang­fris­ti­ge Auf­be­wah­rung sind Flash-Speicher nicht gedacht, da sie stromlos gelagert über die Jahre Daten verlieren können.

Gut geeignet sind sie für eine schnelle, temporäre Zu­satz­ko­pie kleinerer Da­ten­men­gen. Speichern Sie sensible Daten auf mobilen Da­ten­trä­gern nur ver­schlüs­selt und mit einem sicheren Passwort.

Externe Fest­plat­ten und SSDs

Externe Fest­plat­ten und SSDs sind günstig, mobil und bieten im Vergleich zu USB-Sticks und optischen Medien eine hohe Spei­cher­ka­pa­zi­tät. Für Pri­vat­an­wen­der, Selbst­stän­di­ge und kleinere Betriebe sind sie die na­he­lie­gen­de Wahl und lassen sich gut in eine Strategie nach der 3-2-1-Regel einbinden, etwa mit zwei Lauf­wer­ken, die ab­wech­selnd genutzt und an ver­schie­de­nen Orten gelagert werden. Manche externe Gehäuse enthalten zwei Laufwerke, die sich als RAID 1 betreiben lassen. Die Spie­ge­lung schützt vor dem Ausfall eines Laufwerks, aber nicht vor ge­lösch­ten oder ver­schlüs­sel­ten Dateien, da jede Änderung sofort auf beiden Lauf­wer­ken landet.

Auch externe Laufwerke sind mal­ware­ge­fähr­det, solange sie mit dem Rechner verbunden sind. Trennen Sie sie deshalb nach jeder Sicherung. Zudem altern die Laufwerke, Fest­plat­ten sind stoß­emp­find­lich, und Pro­duk­ti­ons­feh­ler zeigen sich oft in den ersten Be­triebs­wo­chen. Den Zustand können Sie über die S.M.A.R.T.-Werte (Self-Mo­ni­to­ring, Analysis and Reporting Tech­no­lo­gy) über­wa­chen, die Laufwerke selbst auf­zeich­nen. Prüfen Sie neue Laufwerke vor dem Einsatz und danach in re­gel­mä­ßi­gen Abständen mit ent­spre­chen­den Ana­ly­se­tools.

NAS (Network Attached Storage)

Ein NAS ist ein Netz­werk­spei­cher, auf den mehrere Rechner im Netzwerk zugreifen. Backups lassen sich zentral und au­to­ma­ti­siert ein­rich­ten, viele Geräte bieten zu­sätz­lich Snapshots und können ihre Daten selbst in die Cloud oder auf ein zweites NAS spiegeln. Da ein NAS dauerhaft im Netzwerk er­reich­bar ist, kann Ran­som­wa­re jedoch auch die dort ab­ge­leg­ten Si­che­run­gen angreifen. Ein NAS sollte deshalb nicht die einzige Backup-Kopie sein, sondern durch eine Offline- oder Offsite-Kopie ergänzt werden.

Ma­gnet­bän­der

Ma­gnet­bän­der gehören zu den ältesten digitalen Spei­cher­me­di­en und wurden schon in den 1950er-Jahren, lange vor dem PC, in Groß­rech­nern ein­ge­setzt. In Un­ter­neh­men und Re­chen­zen­tren sind sie bis heute ein eta­blier­tes Backup-Medium. Der ver­brei­te­te Standard LTO (Linear Tape-Open) bietet hohe Ka­pa­zi­tä­ten bei niedrigen Kosten pro Terabyte: Kassetten der aktuellen Ge­ne­ra­ti­on LTO-10 speichern 30 TB oder, in der seit 2026 er­hält­li­chen Variante, 40 TB un­kom­pri­miert. Zum Vergleich: LTO-9 fasst 18 TB, LTO-8 12 TB. Damit über­trifft ein Band die Kapazität optischer Da­ten­trä­ger um ein Viel­fa­ches und liegt auch über der vieler han­dels­üb­li­cher Fest­plat­ten. Die Bänder lassen sich platz­spa­rend lagern und mehrfach be­schrei­ben.

Nötig ist al­ler­dings ein spe­zi­el­les Band­lauf­werk, das in der An­schaf­fung teuer ist. Die Wie­der­her­stel­lung einzelner Dateien dauert länger als bei Fest­plat­ten: Diese erlauben einen wahl­frei­en Zugriff (Random Access) auf alle Daten, während ein Band erst eingelegt und an die richtige Stelle gespult werden muss. Hohe Da­ten­men­gen am Stück schreiben und lesen Band­lauf­wer­ke dagegen sehr schnell.

Ma­gnet­bän­der eignen sich vor allem für zu­sätz­li­che Si­che­rungs­ko­pien großer Da­ten­men­gen und für die Lang­zeit­auf­be­wah­rung, weniger für häufige Wie­der­her­stel­lun­gen. Ihr großer Vorteil ist die physische Trennung vom Netzwerk (Air Gap): Ein ent­nom­me­nes und ein­ge­la­ger­tes Band ist für Angreifer nicht er­reich­bar.

Cloud-Backup

Cloud-Backups sind in den letzten Jahren für Un­ter­neh­men jeder Größe zum Standard geworden. Die Daten werden über das Internet in die Re­chen­zen­tren eines Anbieters über­tra­gen und dort ge­spei­chert. Der Spei­cher­platz lässt sich flexibel skalieren, und die Sicherung läuft au­to­ma­tisch, un­ab­hän­gig davon, wo sich die Geräte befinden. Je nach Lösung lassen sich PCs, mobile Geräte, Server, virtuelle Maschinen und Cloud-An­wen­dun­gen wie Microsoft 365 zentral sichern. Damit erfüllt ein Cloud-Backup au­to­ma­tisch die An­for­de­rung der 3-2-1-Regel nach einer Kopie außer Haus.

Wichtig ist der Un­ter­schied zu einem reinen Cloud-Speicher mit Syn­chro­ni­sie­rung: Syn­chro­ni­sa­ti­ons­diens­te über­tra­gen Än­de­run­gen sofort, also auch gelöschte oder von Ran­som­wa­re ver­schlüs­sel­te Dateien. Ein echtes Cloud-Backup bewahrt dagegen mehrere Versionen getrennt vom Original auf und lässt sich auf einen früheren Stand zu­rück­set­zen.

Für Firmen ohne eigene IT-Abteilung sind Cloud-Backups besonders attraktiv: Der Anbieter betreibt und wartet die Spei­cher­in­fra­struk­tur, eigene Hardware für die Offsite-Kopie entfällt. Die Ver­ant­wor­tung für die Daten bleibt aber bei Ihnen: Sie legen fest, was wie oft gesichert wird, und sollten re­gel­mä­ßig prüfen, ob die Wie­der­her­stel­lung funk­tio­niert. Durch ge­staf­fel­te Tarife sind Cloud-Backups auch für kleine Betriebe und Selbst­stän­di­ge bezahlbar.

Achten Sie bei der Auswahl eines Anbieters auf folgende Punkte:

• Ver­schlüs­se­lung der Daten bei der Über­tra­gung und bei der Spei­che­rung
• Zer­ti­fi­zier­te Re­chen­zen­tren (z. B. nach ISO 27001) und ein trans­pa­ren­ter Umgang mit Da­ten­schutz
• Ser­ver­stand­ort in der EU, wenn Sie per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten sichern, sowie ein Vertrag zur Auf­trags­ver­ar­bei­tung im Sinne der Da­ten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO)
• Ver­sio­nie­rung und Schutz der Backups vor Löschung oder Ver­än­de­rung
• eine aus­rei­chend schnelle In­ter­net­ver­bin­dung, damit um­fang­rei­che Si­che­run­gen und vor allem Wie­der­her­stel­lun­gen in ak­zep­ta­bler Zeit möglich sind

Warum sollten Sie Backups re­gel­mä­ßig testen?

Ein Backup ist nur so viel wert wie die Wie­der­her­stel­lung, die damit gelingt. Si­che­run­gen können unbemerkt un­voll­stän­dig sein, etwa weil ein Ordner nicht in der Auswahl war, ein Si­che­rungs­job seit Wochen fehl­schlägt oder ein Medium be­schä­digt ist. Prüfen Sie deshalb re­gel­mä­ßig die Pro­to­kol­le Ihrer Backup-Software und stellen Sie testweise einzelne Dateien und, bei wichtigen Systemen, auch komplette Systeme wieder her. Das Bundesamt für Si­cher­heit in der In­for­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) sieht re­gel­mä­ßi­ge Wie­der­her­stel­lungs­tests in seinem IT-Grund­schutz-Baustein zum Da­ten­si­che­rungs­kon­zept aus­drück­lich vor, und auch die DSGVO verlangt, tech­ni­sche und or­ga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen re­gel­mä­ßig auf ihre Wirk­sam­keit zu über­prü­fen.

Windows, Mac und Linux: Bord­mit­tel für die Da­ten­si­che­rung

Für Backups gibt es zahl­rei­che kos­ten­lo­se und kos­ten­pflich­ti­ge Programme. Für den Einstieg reichen oft die Bord­mit­tel des Be­triebs­sys­tems:

• Windows 11: Die App „Windows-Sicherung“ sichert aus­ge­wähl­te Ordner, Ein­stel­lun­gen und App-Listen in OneDrive. Lokale Datei-Backups auf ein externes Laufwerk erstellen Sie mit dem Da­tei­ver­si­ons­ver­lauf. Ein voll­stän­di­ges Sys­tem­ab­bild er­mög­licht nur noch das ältere Werkzeug „Sichern und Wie­der­her­stel­len (Windows 7)“ oder Software von Dritt­an­bie­tern.
• macOS: Time Machine sichert den Mac au­to­ma­tisch auf ein externes Laufwerk oder ein kom­pa­ti­bles NAS: stündlich für die letzten 24 Stunden, täglich für den letzten Monat und wö­chent­lich für alle früheren Monate.
• Linux: Werkzeuge wie Back In Time (Datei-Backups auf Basis von rsync) oder Timeshift (Sys­temsnapshots) sind in vielen Dis­tri­bu­tio­nen verfügbar.

Der Support für Windows 10 endete am 14. Oktober 2025; seither erhält das System außerhalb kos­ten­pflich­ti­ger Zu­satz­pro­gram­me keine Si­cher­heits­up­dates mehr. Die folgende Anleitung zur Da­ten­si­che­rung mit Windows 10 ist dennoch hilfreich, wenn Sie Ihre Daten vor dem Umstieg auf Windows 11 sichern möchten. Das Video zeigt, wie Sie ein Sys­tem­ab­bild erstellen, also eine Sicherung des Laufwerks mit Be­triebs­sys­tem, Ein­stel­lun­gen und Nut­zer­da­ten: