Vi­deo­kon­fe­renz-Software: 9 Lösungen für er­folg­rei­che Meetings

Man kann und muss nicht immer an einem Ort zu­sam­men­kom­men, um er­folg­reich Meetings ab­zu­hal­ten. Statt um die halbe Welt zu reisen, kann man in­zwi­schen auch vieles online erledigen. Auf dem Markt sind zahl­rei­che Programme für Vi­deo­kon­fe­ren­zen verfügbar. Außer im Preis un­ter­schei­den sich die Dienste auch hin­sicht­lich des Da­ten­schut­zes, der ver­füg­ba­ren Zu­satz­funk­tio­nen und der maximalen Anzahl an Kon­fe­renz­teil­neh­men­den.

Vi­deo­kon­fe­renz-Programme im Überblick

Es gibt ei­gent­lich keinen klaren Gewinner auf dem Markt der Konferenz-Software. Die einzelnen Anbieter richten sich an un­ter­schied­li­che Ziel­grup­pen und bieten teilweise ver­schie­de­ne Features an. Die Wahl hängt also stark von den eigenen An­for­de­run­gen ab. Die folgende Übersicht kann bei der Ent­schei­dungs­fin­dung helfen:

Vi­deo­kon­fe­renz-Software-Vergleich: Die Tools im Detail

Jedes Programm hat ganz in­di­vi­du­el­le Vor- und Nachteile. Manche sind perfekt für kleine Teams geeignet, andere sind nur für große Un­ter­neh­men sinnvoll. Wir stellen die einzelnen Programme für Vi­deo­kon­fe­ren­zen im Kurz­por­trait vor.

Zoom

Mit Zoom können bis zu 1.000 Teil­neh­men­de in einer Konferenz zu­sam­men­kom­men. 49 der Kon­fe­renz­teil­neh­mer und Kon­fe­renz­teil­neh­me­rin­nen lassen sich gleich­zei­tig in einem Bild­schirm dar­stel­len. Wenn es um Webinare geht, bei denen der größte Teil der Nutzenden nur zuhören und zuschauen muss, ohne selbst aktiv zu werden, lassen sich sogar noch mehr Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer in­te­grie­ren.

Solche Grö­ßen­ord­nun­gen er­mög­licht al­ler­dings nur eines der kos­ten­pflich­ti­gen Pakete. In der Gratis-Version kann man aber immerhin 100 Teil­neh­men­de in einem Meeting mit­ein­an­der vereinen. Ein schöner Vorteil: Wird man zu einem Zoom-Meeting ein­ge­la­den, muss man nicht einmal einen eigenen Account bei dem Dienst ein­ge­rich­tet haben, um teil­neh­men zu können.

Beliebt ist die Vi­deo­kon­fe­renz-Software auch, weil sie viele zu­sätz­li­che Features bietet:

• Text-Chat: Teil­neh­men­de an Meetings und Kon­fe­ren­zen können auch über einen Chat mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren.
• Da­tei­über­mitt­lung: Es lassen sich sehr leicht Dateien über Zoom teilen.
• Screen-Sharing: Es ist möglich, den eigenen Bild­schirm via Zoom frei­zu­ge­ben.
• White­board: Während eines Meetings kann man gemeinsam an einem digitalen White­board arbeiten.
• Flexible Hin­ter­grün­de: Statt Einblicke ins Büro oder das eigene Zuhause zu er­mög­li­chen, kann man auch einen ge­son­der­ten Hin­ter­grund ein­stel­len.

Die Software ist als Desktop-Variante für Windows, Linux und macOS verfügbar, lässt sich auch auf iOS- und Android-Geräten in­stal­lie­ren oder einfach über einen Browser ausführen. Zahl­rei­che Plugins, z.B. auch für Microsoft Outlook, machen die Hand­ha­bung im Be­triebs­all­tag sehr einfach.

In der Kritik steht Zoom al­ler­dings immer wieder wegen des man­geln­den Da­ten­schut­zes – und zwar in ver­schie­de­ner Hinsicht. Auf der einen Seite können Ad­mi­nis­tra­to­ren einer Vi­deo­kon­fe­renz per Zoom mehr sehen, als Teil­neh­mer oft wissen. So kann man sich bei­spiels­wei­se anzeigen lassen, wenn ein Nutzer bzw. eine Nutzerin in ein anderes Fenster wechselt. Auf der anderen Seite haben teilweise auch Dritte Zugriff auf sensible Daten: Meeting-Räume sind stan­dard­mä­ßig nicht aus­rei­chend gesichert und können von Internet-Kri­mi­nel­len gekapert werden. Zudem hat das US-Un­ter­neh­men erst nach aus­führ­li­cher Be­richt­erstat­tung der Medien die Wei­ter­ga­be von Daten an Facebook un­ter­bun­den.

Microsoft Teams

Microsoft hat mit Teams eine Vi­deo­kon­fe­renz-Software für Un­ter­neh­men im Angebot. Zweck des Programms ist es, die komplette interne Kom­mu­ni­ka­ti­on einfacher zu gestalten. Doch auch Pri­vat­an­wen­de­rin­nen und -anwender können mit Teams Meetings abhalten.

Als Teil von Microsoft 365 ist Teams mit vielen anderen Diensten des Anbieters ver­knüpf­bar. So arbeitet die Anwendung bei­spiels­wei­se sehr gut in Kom­bi­na­ti­on mit Outlook und der Office-Suite. Dokumente und Tabellen können direkt in die Ar­beits­um­ge­bung von Teams in­te­griert und dort be­ar­bei­tet werden.

Teams stellt ver­schie­de­ne Wege der Kom­mu­ni­ka­ti­on zur Verfügung: Es gibt aus­ge­reif­te Chat-Features, IP-Telefonie ist möglich und auch Online-Meetings lassen sich abhalten. Laut Aussage von Microsoft können einem solchen vir­tu­el­len Zu­sam­men­tref­fen bis zu 10.000 Teil­neh­mer beiwohnen. Es ist außerdem möglich, Vi­deo­kon­fe­ren­zen über den Kalender von Outlook zu planen und dann in Teams durch­zu­füh­ren.

Das Vi­deo­kon­fe­renz-Programm ist für Windows, macOS, Android und iOS verfügbar. Für Linux gibt es eine ab­ge­speck­te Vor­ab­ver­si­on. Wie alle Microsoft-365-Produkte kann man auch Teams komplett über den Browser bedienen. Die Software lässt sich zudem mit Geräten aus dem Bereich der Video-Telefonie verbinden.

alfaview

alfaview ist eine in Karlsruhe ent­wi­ckel­te, DSGVO-konforme Konferenz-Software, die Online-Meetings mit bis zu 200 Teil­neh­mern (Bild und Ton) er­mög­licht. Via Zu­schau­er­funk­ti­on können sich bei größeren Meetings oder Ver­an­stal­tun­gen zudem bis zu 500 weitere Personen zu­schal­ten. Darüber hinaus zeichnet sich alfaview durch folgende Funk­tio­nen aus:

• Text-Chat: Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mer können per­sön­li­che Direkt- und Grup­pen­nach­rich­ten ver­schi­cken.
• Screen-Sharing: alfaview er­mög­licht beliebig viele Bild­schirm­über­tra­gun­gen zur gleichen Zeit.
• Toolbox: In jeden Meeting-Raum können Tools für kol­la­bo­ra­ti­ves Arbeiten wie White­boards, Umfragen etc. oder Weblinks (z. B. zum Intranet des eigenen Un­ter­neh­mens) ein­ge­bun­den werden.
• Gast- und Grup­pen­links: Die Teilnahme an Meetings erfordert keinerlei Re­gis­trie­rung – Ver­an­stal­ten­de teilen einfach spe­zi­fi­sche Teilnahme-Links.
• In­di­vi­du­el­le Raum­struk­tur: Un­ter­neh­men, Hoch­schu­len, Events usw. lassen sich mithilfe der Vi­deo­kon­fe­renz-Software virtuell abbilden.

Eine der größten Stärken der Vi­deo­kon­fe­renz-Software sind die hohen Da­ten­schutz­stan­dards: Sämtliche Daten werden immer ver­schlüs­selt über­tra­gen (TLS und AES-256-Bit). Zudem werden In­for­ma­tio­nen aus­schließ­lich in ISO-27001-zer­ti­fi­zier­ten Re­chen­zen­tren in Deutsch­land ge­spei­chert – wobei Audio- und Vi­deo­strö­me niemals Teil der Da­ten­spei­che­rung oder -wei­ter­ga­be sind. DSGVO-Kon­for­mi­tät wird dem Tool u. a. durch die Berliner Da­ten­schutz­be­hör­de be­schei­nigt. alfaview ist für Windows, macOS, Linux sowie iOS und Android verfügbar.

Google Meet

Auch Google bietet eine Lösung, mit der sich digitale Meetings or­ga­ni­sie­ren lassen. Wie viele andere Produkte der Google-Workspace-Suite ist auch Google Meet in erster Linie für die Ver­wen­dung im Browser optimiert. Das Vi­deo­kon­fe­renz-Programm ist zudem stark in die Google-Pro­dukt­welt in­te­griert und lässt sich daher bei­spiels­wei­se direkt aus dem Gmail-Konto aufrufen. Bei Google Meet können in der kos­ten­frei­en Version 100 Teil­neh­mer gleich­zei­tig in einem Meeting mit­ein­an­der sprechen. Die Mee­ting­dau­er ist dabei auf 60 Minuten begrenzt. Wer sich für die kos­ten­pflich­ti­ge „En­ter­pri­se Plus“-Edition von Workspace ent­schei­det, kann die Anzahl aber auf bis zu 1.000 Nut­ze­rin­nen und Nutzer erweitern.

Wie auch bei anderer Vi­deo­kon­fe­renz-Software lässt sich bei Google Meet der Bild­schirm teilen oder gleich­zei­tig chatten. Einer der Vorteile des Dienstes ist, dass man Menschen in ein Meeting einladen kann, die nicht selbst ein Konto bei Google haben. Zudem ist es möglich, sich per Te­le­fon­an­ruf dazu zu­schal­ten. Neben den Web­an­wen­dun­gen exis­tie­ren auch mobile Apps zur Kon­fe­renz­füh­rung.

WebEx

Auch Cisco hat mit WebEx eine eigene Vi­deo­kon­fe­renz-Software ent­wi­ckelt. Die Software richtet sich an große Un­ter­neh­men und versucht, genau wie Microsoft Teams, die komplette interne Kom­mu­ni­ka­ti­on zu regeln. Mit WebEx sind Chats und Te­le­fo­na­te genauso möglich wie Video-Calls. Meetings lassen sich in den kos­ten­pflich­ti­gen Plänen mit bis zu 200 Teil­neh­men­den (auf Anfrage sind auch höhere Ka­pa­zi­tä­ten möglich) abhalten. Für Si­cher­heit wird dabei zum Beispiel durch Ende-zu-Ende-Ver­schlüs­se­lung gesorgt. Weitere Funk­tio­nen machen das Produkt zu einer guten Lösung im Ar­beits­all­tag:

• Screen-Sharing: Den eigenen Bild­schirm kann man zur Ansicht für andere freigeben.
• White­board: Meetings und Prä­sen­ta­tio­nen lassen sich durch ein für alle sicht­ba­res White­board aufwerten.
• Do­ku­men­ten­be­ar­bei­tung: Gemeinsam können mehrere Personen an Do­ku­men­ten arbeiten.

Vorteile ergeben sich bei WebEx auch durch die viel­sei­ti­gen An­bin­dungs­mög­lich­kei­ten, die den Funk­ti­ons­um­fang der Konferenz-Software erweitern. Außer mit anderen Col­la­bo­ra­ti­on-Tools wie Teams oder Slack kann man WebEx auch mit ver­schie­de­nen Cloud-Speicher-Diensten verbinden oder das Tool mit Sa­les­force kom­bi­nie­ren. In­ter­es­sant ist auch die Anbindung an Facebook: Hierdurch kann man Kon­fe­ren­zen und Webinare von WebEx zu Facebook umleiten und dort als Video-Stream anbieten. Cisco bietet zudem eigene IoT-Geräte an, mit denen Vi­deo­kon­fe­ren­zen noch einfacher gestaltet werden können.

Amazon Chime

Amazon hat mit AWS ein großes Server-Netzwerk. Über dieses bietet der Wa­ren­händ­ler eine eigene Vi­deo­kon­fe­renz-Software an, die sich an Un­ter­neh­men richtet. Es handelt sich um eine komplette Kom­mu­ni­ka­ti­ons­lö­sung, weshalb auch Chat­funk­tio­nen und IP-Telefonie enthalten sind. Online-Meetings kann man mit bis zu 250 Personen halten. Wie bei vielen anderen Lösungen kann man auch bei Amazon Chime den eigenen Bild­schirm­in­halt mit seinen Kollegen teilen, um schnell und einfach In­for­ma­tio­nen zu ver­mit­teln.

Amazon Chime lässt sich über die Web­an­wen­dung und damit im Browser nutzen oder auf Windows, macOS, iOS und Android in­stal­lie­ren. Der Cloud-Service von Amazon steht zwar immer wieder in puncto Da­ten­schutz in der Kritik, dies al­ler­dings vor allem bezüglich der Re­chen­zen­tren in den USA. Es ist al­ler­dings möglich, eu­ro­päi­sche Regionen als Ser­ver­stand­ort zu wählen. Als zu­sätz­li­cher Schutz steht eine komplexe Ver­schlüs­se­lung zur Verfügung.

Nextcloud Talk

Wer si­cher­ge­hen möchte, dass keine sensiblen Daten wei­ter­ge­ge­ben werden, der sollte über eine Lösung auf dem eigenen Un­ter­neh­mens­ser­ver nach­den­ken: Nextcloud Talk ist Open Source und kann exakt auf die Be­dürf­nis­se des je­wei­li­gen Un­ter­neh­mens angepasst werden. Um si­cher­zu­ge­hen, dass keine In­for­ma­tio­nen in falsche Hände gelangen, sind zudem alle Gespräche durch eine Ende-zu-Ende-Ver­schlüs­se­lung vor un­er­wünsch­ten Mithörern gesichert. Ein großer Vorteil von Nextcloud sind also die ver­schie­de­nen Si­cher­heits­me­cha­nis­men:

• Open Source: Offene Software ist oftmals sicherer, da mehr Personen den Quellcode über­prü­fen.
• Self-Hosting: Das ein­set­zen­de Un­ter­neh­men behält alle Daten auf dem eigenen Server und hat die Sicherung damit auch selbst in der Hand.
• Ende-zu-Ende-Ver­schlüs­se­lung: Alle Te­le­fo­na­te sind ver­schlüs­selt und können deshalb nicht mitgehört werden.
• Video Ve­ri­fi­ca­ti­on: Bevor man externen Personen den Beitritt in einen Meeting-Raum erlaubt, kann man sie per Video-Anruf über­prü­fen.

Doch auch abseits seiner Si­cher­heits­tech­ni­ken bietet Nextcloud Talk einige Features, die sich bei Web­kon­fe­ren­zen gut einsetzen lassen. Neben der üblichen Chat­funk­ti­on kann man auch Screen-Sharing ak­ti­vie­ren und Prä­sen­ta­tio­nen online halten. Um externe Personen ein­zu­la­den, muss man diesen nur einen Link zusenden. Wie viele Nut­ze­rin­nen und Nutzer gleich­zei­tig an einem Meeting teil­neh­men können, hängt ganz von der eigenen In­fra­struk­tur ab und ist somit ska­lier­bar.

Talk ist Teil von Nextcloud Hub, einer um­fas­sen­den Groupware-Lösung. Neben dem Programm für Vi­deo­kon­fe­ren­zen bietet diese auch andere An­wen­dun­gen für die Zu­sam­men­ar­beit sowie eine komplette Office-Umgebung. Man benutzt Nextcloud Talk entweder direkt über den Browser oder lädt sich eine App für iOS oder Android herunter.

Big­BlueBut­ton

Big­BlueBut­ton ist eine Open-Source-Vi­deo­kon­fe­renz­soft­ware, die speziell für den Einsatz im Bil­dungs­be­reich ent­wi­ckelt wurde. Sie bietet Funk­tio­nen wie Prä­sen­ta­ti­ons­frei­ga­be, White­board, Umfragen, ge­mein­sa­me Notizen, Breakout-Räume und ein Lern­ana­ly­se-Dashboard. Besonders in Schulen, Uni­ver­si­tä­ten und bei Wei­ter­bil­dungs­an­bie­tern erfreut sich die Plattform großer Be­liebt­heit, da sie sich nahtlos in Lern­ma­nage­ment­sys­te­me wie Moodle oder ILIAS in­te­grie­ren lässt. Big­BlueBut­ton läuft voll­stän­dig im Browser, es ist keine zu­sätz­li­che Soft­ware­instal­la­ti­on nötig.

Ein großer Vorteil ist die Ska­lier­bar­keit: Auf ent­spre­chend leis­tungs­fä­hi­gen Servern sind pro­blem­los Kon­fe­ren­zen mit über 100 Teil­neh­men­den möglich. Die Mo­de­ra­to­ren­rol­le erlaubt gezielte Steuerung der Konferenz, z. B. das Stumm­schal­ten von Teil­neh­me­rin­nen und Teil­neh­mern, das Starten von Umfragen oder das Teilen von Videos. Big­BlueBut­ton kann darüber hinaus selbst gehostet werden. Dadurch behalten Bil­dungs­ein­rich­tun­gen volle Kontrolle über Da­ten­schutz und Ser­ver­stand­ort.